Zugriffslisten – TecArt Handbuch

Zugriffslisten

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Übersicht über die Zugriffslisten
Es gibt im TecArt-System zwei Möglichkeiten Zugriffsrechte für die Objekte wie z.B. Kontakte, Projekte oder Tickets zu vergeben. Zu diesen zählen die individuelle Vergabe von Rechten je Objekt. Diese ist jedoch sehr umfangreich, gerade, wenn man die Rechte bei vielen Objekten vergeben möchte.

Als zweite Möglichkeit gibt es mehrere Muster für die Vergabe von Zugriffsrechten. Diese Muster werden in den Zugriffslisten systemweit eingestellt und verwaltet. Selbstverständlich kann der Ersteller im Nachgang die Rechte jederzeit abändern.

Einzelrechtvergabe Zugriffslisten

+ sehr individuell
- sehr aufwendig

+ mehrere Muster möglich
+ individuell Rechtevergabe
+ einfach für Benutzer
- schwierige Administration

Grundlagen für die Erstellung von Zugriffslisten

Wenn Sie stets nach den folgenden Fragen vorgehen wird Ihnen die Einstellung der Objektrechte leichter fallen. Bei der Einstellung der Rechte über Zugriffslisten ist Ihnen unser Support gern behilflich.

  1. Welchen Namen soll die Zugriffsliste erhalten? - Der Name vereinfacht die Auswahl für Ihre Mitarbeiter bei der Bearbeitung oder der Neuanlage eines Objektes.
  2. Für welche Module sollen die eingestellten Rechte gelten? - Sie können Muster für ein, mehrere oder alle Module gleichzeitig festlegen.
  3. Welche Gruppe von Mitarbeitern soll die Zugriffsliste sehen und die Rechte für ein Objekt entsprechend festlegen können? - Hierbei geht es alleinig um die Sichtbarkeit der Listen, welche die jeweiligen Muster der Rechte enthält.
  4. Welche Rechte soll das Objekt erhalten, wenn diese Zugriffsliste ausgewählt wird? - Erst jetzt werden die Rechte für die gewünschten Gruppen als Muster eingestellt.

Für die Erstellung von mehreren Mustern mittels Zugriffslisten, haben wir Ihnen nachfolgend eine kleine Matrix mit vier Zugriffslisten erstellt. Dabei finden die oberen vier Fragen entsprechende Anwendung.

1 Name der Zugriffsliste 2 Modul für
Zugriffsliste
3 Für wen sichtbar? 4 Wer darf... 4 ...was?
Vertriebskontakt Kontakt Gruppe Vertrieb Gruppe Vertrieb
Gruppe Entwicklung
Gruppe Geschäftsführung
Lesen / Bearbeiten / Löschen
Lesen / _________ / ______
Lesen / Bearbeiten / ______
Entwicklerkontakt Kontakt Gruppe Entwicklung Gruppe Entwicklung
Gruppe Geschäftsführung
Lesen / Bearbeiten / Löschen
Lesen / Bearbeiten / ______
Allgemeiner Kontakt Kontakt Gruppe Geschäftsführung Gruppe Vertrieb
Gruppe Entwicklung
Gruppe Geschäftsführung
Lesen / _________ / ______
Lesen / _________ / ______
Lesen / Bearbeiten / Löschen
Geschäftsführerkontakt Kontakt Gruppe Geschäftsführung Gruppe Geschäftsführung Lesen / Bearbeiten / Löschen

Zugriffsliste einrichten und Rechte einstellen

Eine neue Zugriffsliste erstellen

Neue Zugriffsliste
Eine neue Zugriffsliste können Sie erzeugen, wenn Sie im unteren Bereich auf Neu klicken.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Einstellungen der ersten drei Fragen aus den Grundlagen bearbeiten. In diesem vergeben Sie den Namen der Liste 1. Frage, wie er für Ihre Mitarbeiter sichtbar werden soll, stellen die Module 2. Frage ein und legen fest, welche Gruppen von Mitarbeitern 3. Frage zukünftig Zugriff auf die Liste erhalten sollen. Für die Module und Gruppen können Sie eine Mehrfachauswahl verwenden, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten.

Einstellen der Rechte für eine Zugriffsliste

Rechte im Muster vergeben
Nachdem Sie die Zugriffslisten angelegt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Rechte einstellen. Dazu markieren Sie eine der Listen im unteren Bereich des Fensters. Im oberen Bereich werden Ihnen dann die entsprechenden Rechte angezeigt bzw. legen Sie dort neue Rechte fest.

Fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen hinzu. Die entsprechenden individuellen Rechte stellen Sie ein, indem Sie die jeweilige Gruppe oder den jeweiligen Benutzer markieren und die entsprechenden Haken setzen 4. Frage. Vergessen Sie nicht nach jeder Änderung an einem Benutzer oder einer Gruppe Ihre Einstellungen zu Speichern. Eine Bestätigung erhalten Sie nicht.


Tipp! Versuchen Sie möglichst die allgemeinen Zugriffsrechte nur über Gruppen zu regeln und weisen Sie den entsprechenden Gruppen die Mitarbeiter zu. Wechseln Mitarbeiter Abteilungen können Sie für diese die Gruppen ändern und müssen nicht die angelegten Objekte überarbeiten.


Zugriffslisten ändern und löschen

Um eine bestehende Zugriffsliste zu verändern, können Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü Öffnen und die Einstellungen, wie Name, Module oder Gruppensichtbarkeit, verändern. Die Rechte ändern Sie so, wie Sie auch neue Rechte zuordnen.

Zum Löschen wahlen Sie zunächst die entsprechende Zugriffsliste aus und markieren Sie diese. Über das Kontextmenü können Sie diese Löschen.

Zugriffslisten im Modul aktivieren

Im jeweiligen Modul sollten Sie eine Zugriffsliste als Standard festlegen, damit die Rechte nicht manuell gesetzt werden müssen. Die Einstellung nehmen Sie über die jeweilige Moduleinstellung vor.

Verwendung von Zugriffslisten

Die Mitarbeiter verwenden die Zugriffslisten ausschließlich im jeweiligen Objekt, welches sich in diesem Moment in Bearbeitung befinden muss. Im unteren Bereich auf der ersten Registerkarte werden die entsprechenden Auswahllisten angezeigt. Dabei werden die voreingestellten Rechte bei Auswahl einer Zugriffsliste auf das jeweilige Objekt kopiert und alte Einstellungen überschrieben. Näheres entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch und den Sicherheitseinstellungen zu jedem einzelnen Modul.


Hinweis! Die eingestellten Rechte einer Zugriffsliste werden nur bei Auswahl auf das Objekt kopiert. Ändern Sie eine Zugriffsliste, werden die Änderungen nicht automatisch auf die alten Objekte angewandt. Dies können Sie nur über die massenhafte Bearbeitung der Objekte tun.


Wichtige Anmerkungen

Achtung! Setzen Sie so viel wie möglich Rechte über Gruppen. Vermeiden Sie die Rechtevergabe in Mustern über die Benutzer um spätere administrative Nacharbeiten rein über die Neuzuordnung des Benutzers zu einer neuen Gruppe zu gestalten.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.