Wiedervorlagen und Erinnerungen – TecArt Handbuch

Wiedervorlagen und Erinnerungen

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Erinnerungen und Wiedervorlagen sind einander in der Funktion sehr ähnlich. Im TecArt-System können Sie fast alles auf Wiedervorlage legen und sich so an verschiedene Dinge erinnern lassen. Termine, Aufgaben, E-Mails oder Anrufe sind die klassischen Beispiele für Erinnerungen. Aber auch an Verträge, Aufträge, Angebote, Rechnungen, Kontakte, Projekte, Tickets, Dokumente etc. können Sie sich erinnern lassen.

Auflistung der Erinnerungen

Popup-Fenster Erinnerungen
Erinnerungen öffnen sich regulär als Popup-Fenster. Das ist eine zwanghafte Einstellung, damit Sie Ihre eigenen Erinnerungen auch wirklich wahrnehmen. Sie können über Ihre persönlichen Einstellungen im Reiter Allgemein die Einstellungen verändern. Sie setzen dafür nur einen Haken im Feld Erinnerungen nicht als Popup-Fenster öffnen.

Damit Ihnen keine Erinnerung verloren geht, gibt es einen optischen interaktiven Warnreiz rote Lampe direkt in der TecArt Modulleiste. Sie können Ihre Wiedervorlagen und Erinnerungen jederzeit durch einen Mausklick links in das LogoTecArt Logo oben am rechten Ende der Modulleiste aufrufen. Ist eine Erinnerung aktiviert, so verändert sich das Logo zu einer roten Lampe, wie eben beschriebenen.

Erinnerungen

Klicken Sie auf das TecArt-Logo mit der linken Maustaste. Auf der ersten Registerkarte Erinnerungen werden Ihnen die aktuellen Erinnerungen aufgelistet. Diese Ansicht entspricht auch der Darstellung im Popup-Fenster. Sie wird in regelmäßigen Abständen vom TecArt-System aktualisiert und erscheint nur, wenn es aktuelle Erinnerungen gibt. Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Erinnerung können Sie das Objekt direkt öffnen und bearbeiten.

Die Erinnerungen können Sie über das Popup-Fenster oder über die oben genannten Registerkarte verwalten. Sie können die Erinnerungen in verschiedenen Abständen um bis zu 24 Monate verlängern.

  • Um alle Erinnerungen zu schließen, nutzen Sie den Button Alle Erinnerungen löschen. Die angezeigten Erinnerungen werden alle geschlossen. Es gibt keine weiteren Erinnerungen oder Hinweise. Für eine neue Erinnerung müssen Sie eine erstellen.
  • Zum Schließen einzelner Erinnerungen markieren Sie die entsprechende Erinnerung. Wird Ihnen nur eine Erinnerung angezeigt, müssen Sie diese ebenfalls markieren. Mehrere Erinnerungen markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste. Klick auf Markierte Erinnerungen löschen, schließt die markierten Erinnerungen. Danach werden Sie nicht mehr an diese Aktivität oder das Objekt erinnert.
  • Möchten Sie die Erinnerung an ein Objekt auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, legen Sie über das Dropdown-Feld die Zeit fest und bestätigen Sie mit Erneut erinnern.
  • Über den Button Alle erneut erinnern können Sie, ohne eine entsprechende Vorauswahl der Erinnerungen, alle aktuell angezeigten auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.


Achtung! Alle Erinnerungen löschen schließt alle aktuell angezeigten Erinnerungen, ohne dass sie vorher markiert waren. Sie können die Erinnerungen nur wiederherstellen, indem Sie für jede Aktivität oder jedes Objekt erneut eine Erinnerung eintragen. Wir empfehlen Ihnen daher die Arbeit mit Erneut erinnern oder Alle erneut erinnern.


Wiedervorlagen

Ansicht der Wiedervorlagen
Wiedervorlagedatum ändern
Die Wiedervorlagen sind alle zukünftigen Erinnerungen und eingerichteten Wiedervorlagen mit Bemerkungen. Über die Registerkarte Wiedervorlagen können Sie sich die Wiedervorlagen durch einen Mausklick links in das Logo TecArt Logo oben am rechten Ende der Modulleiste, anzeigen lassen.


Hinweis! In der unteren Zeile können Sie die Wiedervorlagen nach verfügbaren Modulen filtern oder nach bestimmten Begriffen im Betreff bzw. in den Bemerkungen suchen. Bei entsprechender Berechtigung können Sie auch die Wiedervorlagen Ihrer Mitarbeiter einsehen.


Wiedervorlagen für Objekte einrichten

geöffnetes Kontextmenü
Um eine Wiedervorlage für sich selbst oder anderen Mitarbeitern einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Listenansicht oder die Übersicht bspw. der Kontakte, Projekte, Verträge oder Angebote.
  2. Suchen oder filtern Sie nach dem gewünschten Objekt und markieren Sie es.
  3. Mit der rechten Maustaste können Sie über das Kontextmenü den Eintrag Wiedervorlage hinzufügen... auswählen.

Wiedervorlagen für Dokumente einrichten

Erinnerung hinzufügen bei Dokumenten
Um eine Wiedervorlage für Dokumente einzurichten,
  1. Markieren Sie bitte das entsprechende Dokument und
  2. drücken Sie die rechte Maustaste.
  3. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Neu und Erinnerung hinzufügen...

Siehe auch