Verträge – TecArt Handbuch

Verträge

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Vertragsübersicht
Anzeige der letzten 20 Verträge
Um in das Modul Verträge zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Verträge. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit drei Registerkarten. Die erste Registerkarte zeigt Ihnen eine Übersicht über alle Verträge. Wenn Sie die Registerkarte Letzter Vertrag auswählen, gelangen Sie zum zuletzt bearbeiteten Vertrag. In der Registerkarte Letzte 20 Verträge finden Sie eine Liste mit den 20 zuletzt bearbeiteten Verträgen.


Hinweis! Die Anzahl und Reihenfolge der Registerkarten kann von Benutzer zu Benutzer durch individuelle Einstellungen anders aussehen. Im Standard sind diese drei Registerkarten immer vorhanden.


Tipp! Über die rechte Maustaste können Sie zu jedem Vertrag eine Wiedervorlage hinterlegen. Weiterhin werden Ihnen Verträge mit einem Kündigungsmerkmal in der Übersicht ausgegraut angezeigt.


Daten in der Übersicht

Anpassung der Spalten

Anpassen der Spalten über Button
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig verschieben. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

Gruppierungen

Anpassung über Kontextmenü
Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.


Tipp! Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.


Farbliche Anzeigen

Verträge können unterschiedliche Farben erhalten. Dabei gilt es zu unterscheiden, ob in Ihren Verträgen das Feld Bearbeitungsstand eingeblendet wurde oder nicht. Im Standardsystem und ohne die Verwendung der Artikelverwaltung oder Rechnungen werden alle Verträge grün dargestellt. Verträge mit dem Merkmal gekündigt im gleichnamigen Feld werden blau dargestellt.

Nutzen Sie die beiden Module oder haben Sie das Feld Bearbeitungsstand eingeblendet um es manuell zu bedienen, werden durch verschiedene Bearbeitungsstufen weitere farbliche Markierungen vorgenommen.

Farbe Beschreibung
Schwarz Im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung wird der Vertrag schwarz dargestellt.
Orange Verträge im Bearbeitungsstand 1 - Erstellt werden orange dargestellt. Diese wurden zur Prüfung abgegeben.
Orange und fett Verträge im Bearbeitungsstand 2 - Geprüft werden orange und fett dargestellt. Sie sind bereit zum Aktivieren.
Grün Verträge im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert werden solange grün dargestellt, wie sich das Vertragsende in der Zukunft befindet bzw. der Vertrag noch nicht gekündigt wurde. Wurde das Enddatum überschritten oder der Vertrag bereits vor dem Enddatum gekündigt, wechselt die Farbe automatisch auf blau.
Blau Befindet sich der Vertrag im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert und das Vertragsende ist erreicht oder das Merkmal gekündigt wurde aktiviert, so wird der Vertrag blau dargestellt.
Grau Verträge im Bearbeitungsstand 4 - Abgelöst oder 5 - Gekündigt werden grau dargestellt.
Rot und Fett Wenn dem Vertrag eine Wiedervorlage zugewiesen wurde und die ihre Fälligkeit erreicht hat, wird der Vertrag rot und fett dargestellt.

Weiterführende Funktionen des Kontextmenüs

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie den entsprechenden Vertrag öffnen müssen.

  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Bearbeiten... - Der Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich dieser Vertrag direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Verträge, können Änderungen an den gewählten Verträgen gleichzeitig vorgenommen werden (Massenbearbeitung).
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Verträge anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Ordnervorlage - Wenn Sie mehrere Verträge markieren und anschließend eine Ordnervorlage auswählen, werden die beinhaltenden Ordner in dem Vertrag neu erstellt. Existiert bereits ein Ordner mit gleichem Namen oder generell Dokumente, bleiben diese mit ihren Einstellungen vorhanden.
  • Wiedervorlagen - Stellt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für den Vertrag dar, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen.
  • Wiedervorlagen hinzufügen - Erstellung einer Erinnerung für den Vertrag.
  • Sicherheit - Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung und zeigt Ihnen die aktuellen Zugriffsrechte an. Wenn Sie entsprechende Rechte besitzen, können Sie die Zugriffsliste und Nutzungsrechte ändern.
  • Berechtigungen anzeigen - Zeigt die aktuellen Zugriffsrechte nur für Administratoren nach Mitarbeiterwahl an.
  • Zusammenführen - Mehrere Verträge können zu einem Vertrag zusammengefasst werden, wenn Sie die Artikelverwaltung verwenden, sich die Verträge im Bearbeitungsstand 0, 1 oder 2 befinden und es sich um den gleichen Kontakt inkl. der Personenerweiterung handelt.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Registerkarten und Ansichten

Registerkarte Vertrag in einem Vertrag
Vertragsregisterkarte Beschreibung
Das Vertragsfenster untergliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie neben einem Kalender mehrere Registerkarten mit vertragsspezifischen Daten, wobei in den ersten Registerkarten die allgemeinen Daten zum Vertrag aufgezeigt werden. Änderungen in der Ansicht können sich nur durch weitere oder andere Felder und administrative Einstellungen ergeben. Die Registerkarte Beschreibung dient Ihnen als freies Feld. Hier können Sie viele zusätzliche Informationen zu einem Vertrag abspeichern.
Dokumente in einem Vertrag
Im unteren Bereich des jeweiligen Vertrags finden Sie die Vertragsdokumente. Hier können Sie zu jedem Vertrag die relevanten Daten im Bereich Dokumente abspeichern und pflegen. Dabei können Sie alle Annehmlichkeiten des Dokumentenmanagement nutzen. Mit der Verwendung der Artikelverwaltung befinden sich im unteren Bereich mindestens zwei Registerkarten. Neben den bestehenden Registerkarten können Sie auf der rechten Seite über den kleiner Pfeil weitere Objektregisterkarten anlegen und finden dort ggf. weitere Registerkarten, sowie Einstellungsmöglichkeiten vor.

Buttons in der Vertragsmaske

In der nachfolgenden Auflistung erhalten Sie eine Information zu den zur Verfügung stehenden Buttons der Vertragsmaske:

  • Berechne Fomeln - Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Vertrag neu berechnet.
  • Vorschau erstellen - Es wird ein Vorschau-Dokument im PDF-Format erzeugt.
  • Bearbeiten - Durch Klick auf diesen Button wechselt das TecArt-System in den Bearbeitungsmodus.
  • Zur Prüfung - Der Vertrag wird in den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben. Informationen zu weiteren Buttons in Verbindung mit den Arbeitsschritten finden Sie im Abschnitt Bearbeitungsstände und Button.
  • Wiedervorlagen Aktive Wiedervorlagen2 - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für den Vertrag an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen. Bei Färbung des Symbols wird eine Anzahl an aktiven Wiedervorlagen angezeigt.
  • < und > - Über diese beiden Buttons können Sie zum vorigen oder nächsten Monat im Kalender springen.
  • Suchen - Über diesen Button können Sie anhand des Filters und des Suchbegriffs alle Verträge im System durchsuchen. Nach Ausführung der Suche erscheint ein Fenster mit den entsprechenden Suchergebnissen. Nach Auswahl des gewünschten Vertrages und Klick auf Ok öffnet sich der ausgewählte Vertrag in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie den Haken beim Checkfeld Im neuen Fenster öffnen entfernen, damit der Vertrag im selben Fenster aufgerufen wird.

Verträge anlegen, bearbeiten und löschen

Verträge verfassen und bearbeiten ohne Artikelverwaltung

Neuer Vertrag (Bearbeitungsmodus)
Vertrag Eingabemaske
Um einen neuen Vertrag in Ihrem TecArt-System einzufügen, nutzen Sie in der Modulleiste den Button Neu und klicken Sie hier auf Vertrag oder betätigen Sie im Modul Verträge den Button Neu. Außerdem kann ein neuer Vertrag direkt aus einem Kontakt, Projekt, Ticket, Angebot oder Auftrag heraus erstellt werden. Öffnen Sie dazu bspw. den Kontakt durch Doppelklick, für den Sie den Vertrag anlegen möchten. Klicken Sie im Anschluss auf der Registerkarte Verträge links unten auf Neu, um mit der Erstellung des Vertrages zu beginnen. Bei dieser Methode werden automatisch die Kontaktdaten in das dafür vorgesehene Feld des Vertrages übernommen. In allen Fällen öffnet sich das Dialogfeld Vertrag, in dem Sie alle für Sie wichtigen Daten übernehmen können.

Nachdem Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf Erstellen. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, zu Ihrem Vertrag noch Dokumente hinzufügen. Wie das funktioniert finden Sie unter Kopieren und Einfügen von Ordnern und Dokumenten.

Um einen bereits bestehenden Vertrag zu bearbeiten, öffnen Sie den entsprechenden Vertrag durch einen Doppelklick und betätigen den Button Bearbeiten. Der Vertrag wechselt daraufhin in der Bearbeitungsmodus, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können.

Verträge verfassen und bearbeiten mit Artikelverwaltung

Beispiel einer Artikelliste mit Einzelartikeln, Gruppen und Sonderposten
Haben Sie das Rechnungsmodul bzw. die Artikelverwaltung gebucht, können Sie auf die Artikel Ihrer Artikelverwaltung zurückgreifen und Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen aus unterschiedlichen Artikeln und Sonderposten zusammenstellen. Um die Artikelliste in den unteren Registerkarten für ein Objekt zu verwenden, muss die Preisberechnung auf Ja gestellt sein. Dieses Feld finden Sie meistens rechts oben in der jeweiligen Maske oder als positioniertes Feld auf Registerkarte 1 Ihres Vorgangs/Objekts. Einzige Ausnahme sind die Vorgänge, wie Rechnungen, in denen die Artikelliste immer angezeigt wird. Für jedes Angebot, jeden Auftrag und Vertrag können Sie individuell entscheiden, ob Sie die Artikelliste nutzen wollen.

Als Artikel bezeichnen wir Waren und Dienstleistungen, die zum Standardsortiment des Unternehmens gehören. Artikel die einzigartig oder modifizierte Standardartikel sind, werden als Sonderposten im System deklariert. Zeilen und Gruppenzeilen unterstützen die Übersichtlichkeit und die Bildung von Gruppen.


Hinweis! Artikel, Sonderposten, Zeilen und Gruppenzeilen können nur im Status 0 – In Bearbeitung bei Angeboten, Verträgen und in Vorgängen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. In Aufträgen können weitere Artikel zusätzlich im Status 3 - Erteilt hinzugefügt werden.


Die Artikelliste im Überblick

Artikelfelder

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen je nach Methode des Einfügens oder der Bearbeitung die folgenden Felder zur Verfügung:

Beschriftung Beschreibung
Menge Anzahl der Artikel - Nummerischer Wert, welcher negativ, null und positiv sein kann. Sie können auch Werte mit Nachkommastellen eingeben. Die Menge definiert keine Größen, wie kg, Stück oder Paletten. Diese richten sich ggf. nach der individuell Artikel angegebenen Einheit.
Bezeichnung Benennung des Artikels aus der Artikelliste. Wird keine individuelle Beschreibung angegeben, wird die Bezeichnung für Druckvorlagen verwendet.
Artikelnummer Nutzung der Artikelnummer aus der Artikelliste oder Vergabe einer eigenen einmaligen Artikelnummer. Auf Basis dieser Nummer werden Auswertungen zu Artikeln durchgeführt.
Einkaufspreis Diesen können Sie mit angeben um spätere Auswertungen für Gewinnspannen berechnen zu können.
Steuersatz Als Steuersatz werden die zur Verfügung und Nutzung vorgesehenen Steuersätze vorgegeben. Andere Steuersätze können über die Moduleinstellungen durch Ihren Administrator ergänzt bzw. angepasst werden.
Originalpreis Entspricht dem vorgegebenen Preis aus Ihrer Artikelliste. Ausgehend von diesem Feld erfolgt die Berechnung des Rabatts und der Einzelpreise (Netto und Brutto).
Rabatt Sie können zwischen prozentualem und monetärem Rabatt wählen. Gibt es einen Originalpreis, werden automatisch die Einzelpreise für Netto und Brutto berechnet.
Einzelpreis (EUR Netto) Durch Eintragung oder Änderung des Netto-Einzelpreises wird automatisch der Brutto-Einzelpreis und ggf. ein Rabatt berechnet.
Einzelpreis (EUR Brutto) Durch Eintragung oder Änderung des Brutto-Einzelpreises wird automatisch der Netto-Einzelpreis und ggf. ein Rabatt berechnet.
Intervall Angabe des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums. Die vorgegebene Liste kann durch einen Administrator über die Listenverwaltung ergänzt bzw. angepasst werden.
Drucken Ist der Haken gesetzt, wird der Artikel und eine mögliche Beschreibung auf dem Dokument ausgegeben. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Preis eingerechnet, jedoch nicht auf dem späteren Dokument dargestellt. Bitte beachten Sie hierbei ggf. weiterführende Druckfunktionen in Artikelgruppen.

Achtung! Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

Beschreibung kopieren Bei der Erstellung eines Sonderpostens aus einem Artikel Ihrer Artikelliste heraus, können die vorhandenen Beschreibungen des Artikels übernommen werden um sie anzupassen. Übernehmen Sie die Beschreibung nicht, wird sie dennoch im Original verwendet.
Bezeichnung kurz Individuelle Kurzbezeichnung für den Artikel zur Verwendung im Druck.
Bezeichnung lang Individuelle Möglichkeit zur näheren Beschreibung des Artikels.
Notizen Möglichkeit eigene Notizen zu erfassen.
Bedeutung der Spaltentitel
Beschriftung Beschreibung
Gesamt (EUR Netto) Menge multipliziert mit dem Einzelpreis (EUR Netto)
Gesamt (EUR Brutto) Menge multipliziert mit dem Einzelpreis (EUR Brutto)
Drucken Die Funktion entspricht derselben, wie in der Einzelansicht des Artikels. Sie haben über die Spalte die Möglichkeit schnell den Druck jedes Artikels zu regeln.

Achtung! Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

Alles drucken Diese Spalte wird Ihnen bei der Verwendung von Gruppenzeilen angezeigt. Wenn die Haken bei Drucken und Alles drucken nicht gesetzt sind, erscheint lediglich der Gruppenpreis auf dem Dokument. Ist Drucken aktiviert, wird im Dokument die Bezeichnung des Artikels in der Gruppe angezeigt. Wird zusätzlich Alle drucken aktiviert, werden alle Informationen zum Artikel wie Einzelpreis und Menge mit ausgegeben.
Kalkulation Diese Spalte zeigt eine mögliche automatische Berechnung eines Artikels in Abhängigkeit zur Fälligkeit als Information an.
Ein Beispiel: Sie bieten Ihrem Kunden eine monatliche Dienstleistung an. Dieser möchte jedoch nur quartalsweise zahlen. Also verbleibt der Artikel im Intervall monatlich und die Fälligkeit im Objekt selber wird auf quartalsweise gesetzt. Demzufolge wird der monatliche Preis multipliziert mit der Menge und der Monate. Natürlich funktioniert dies auch, wenn Sie einen jährlichen Intervall haben und diesen auf den Monat für Ihren Kunden umlegen möchten.
Farbliche Anzeige der Artikel

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Ja nach Status Ihres Objektes können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

Farbe Beschreibung
Schwarz Im Status 0 - in Bearbeitung wird ein Standardartikel so dargestellt.
Ab Status 1 - Erstellt kann es sich auch um einen deaktivierten oder später aktualisierten Artikel aus der Artikelverwaltung handeln. Durch die gewollte Verwendung wird dieser als "Standardartikel" betrachtet.
Rot Ein eigener Sonderposten, Artikel der Artikelliste mit Ihren Änderungen und eingefügte Zeilen werden generell rot dargestellt. Dabei ist der Bearbeitungsstatus egal.
Orange Nur im Status 0 - In Bearbeitung werden Artikel Ihrer Artikelverwaltung orange angezeigt, wenn diese zwischenzeitlich geändert wurden. Gleichzeitig wird Ihnen am unteren rechten Rand die Möglichkeit angeboten die Artikel automatisch zu aktualisieren. Nach einer Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als "Standard" verwendet.
Grau Dieser Artikel ist nicht mehr verfügbar oder soll ggf. nicht mehr verwendet werden und wird als deaktivierter Artikel grau eingefärbt.
Bei der Übergabe von Artikeln aus einem Angebot zu einem Auftrag und weiter in einen Vertrag, erfüllt die Farbe gleichzeitig die Anzeige bereits übergebener Artikel. Sie sollten also auch nicht mehrfach verwendet werden.

Artikel einfügen, bearbeiten und löschen

Artikel hinzufügen
Über den Button Artikel hinzufügen in der Artikelliste öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der Strg-Taste und klicken Sie auf Einfügen. Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button Einfügen und Schließen werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch. Der Button Abbrechen schließt das Fenster ohne Änderungen.


Hinweis! Wenn Sie das Recht besitzen, Artikel anlegen zu dürfen, erscheint zusätzlich unten links der Button Neu.


Sonderposten aus Artikeln
Sonderposten aus einem Artikel erstellen
Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Artikel hinzufügen, wie beschrieben, Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen. Sofort werden die ausgegrauten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch Speichern übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes wird durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden erneut gesetzt.

Einfügen von Sonderposten
Einfügen eines einmaligen Artikels (Sonderposten)
Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button Sonderposten hinzufügen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf Speichern. Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.
Einfügen von Zeilen
Zeile hinzufügen
Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandzeile einzufügen, klicken Sie auf den Button Zeile hinzufügen. Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.
Bearbeitung von Artikeln
Einen Artikel bearbeiten
Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick tätigen oder über das Kontextmenü auf den Punkt Öffnen klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen an der Menge, dem Rabatt, der Drucken-Option und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Wenn es sich beim Artikel um einen Sonderposten handelt, stehen Ihnen nach dem Öffnen alle Felder und Berechnungsfunktionen zur Bearbeitung zur Verfügung. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf Speichern übernommen. Befindet sich der geänderte Artikel in einer Gruppe, wird auch deren Summen neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen, indem Sie im Kontextmenü auf Bearbeitungsmodus ein klicken. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge des gewünschten Artikels, können Sie die Artikelanzahl erhöhen oder vermindern. Wie bereits im Fenster "Artikel bearbeiten" unterscheiden sich die Änderungsmöglichkeiten bei Artikeln und Sonderposten. Den Bearbeitungsmodus können Sie entweder durch Schließen bspw. des Angebots oder über das Kontextmenü Bearbeitungsmodus aus beenden.

Artikel aktualisieren
Artikelansicht mit Button Stammartikel aktualisieren
Artikelansicht nach Aktualisierung
Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere Feld der Artikel betreffen.

Sobald Stammartikel verändert wurden, erhalten Sie nach einem Rechtsklick auf den entsprechenden Artikel die Kontextmenü-Auswahl Artikelposten Aktualisieren. Davon unberührt bleiben geänderte und somit selbst erstellte Sonderposten. Bestätigen Sie die Auswahl, werden die aktuellen Daten zum Artikel aus der Artikelverwaltung geladen und im Hintergrund eingefügt. Die Artikelfarbe ändert sich wieder auf schwarz und der Button wird ausgeblendet.

Löschen von Artikeln

Nur im Status 0 - In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf Löschen oder über die Entf-Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf-Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Status besitzen, müssen Sie dieses in den Status 0 - In Bearbeitung zurückweisen. In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

Gruppierung von Artikeln

Gruppenzeile einfügen
Anzeige gruppierte Artikel in der Liste
Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B. um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt aber keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, fügen Sie diesen nun unter beiden Gruppen ein und verschieben diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

Gruppe erzeugen

Mit Hilfe des Button Gruppenzeile hinzufügen öffnet sich ein Fenster in dem Sie Menge, Bezeichnung, Steuersatz, Rabatt, Intervall und Bezeichnung lang für die nähere Beschreibung der Gruppe, eintragen können.

Der Gesamtpreis der Gruppe errechnet sich automatisch anhand der Einzelpreise und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf Speichern werden drei Zeilen Gruppenbeginn, Ihre Bezeichnung mit der Gruppennummer und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag & Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Die Verschiebung der gesamten Gruppe ist nicht möglich. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden. Steht hingegen die Gruppenbezeichnung drunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.


Achtung! Die Einstellungen des Intervalls in der Gruppenzeile überschreiben den Intervall der enthaltenen Artikel. Das heißt, wenn ein Standardartikel normal monatlich 100,- € kostet, Sie jedoch in der Gruppe einen jährlichen Intervall wählen, wird der Artikelpreis auf den jährlichen Intervall gesetzt. In diesem Beispiel werden dann 100 € pro Jahr statt 1.200,- € für den Artikel berechnet.


Hinweis! In Rechnungen selbst findet der Intervall keine Anwendung. Das Feld steht Ihnen dort nicht zur Verfügung, da es sich immer um eine aktuelle Einzelabrechnung handelt.


Drucken und alles Drucken

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuert die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer bei verschiedenen Kombinationen, dass mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

Szenario Beschreibung Drucken Alles Drucken Ergebnis
1 Artikel eingefügt in Gruppe aktiviert aktiviert Artikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreise werden für diesen Artikel ausgegeben. Wählen Sie nicht für alle Artikel diese Optionen aus, kann es vorkommen, dass die ausgegebenen Einzelpreise am Ende nicht die Summe der Gruppenzeile ergeben.
2 Artikel eingefügt in Gruppe aktiviert deaktiviert Nur die Beschreibungen der Einzelartikel werden ausgegeben. Zusatzinformationen könnten nur in Textform über Variablen ausgelesen werden.
3 Artikel eingefügt in Gruppe deaktiviert deaktiviert Keine Information zu diesen Artikeln wird für den Druck verwendet.
4 Gruppenzeile aktiviert nicht verfügbar Die eingetragenen Informationen der Gruppenzeile werden für den Druck ausgegeben, wie für einen einzelnen Artikel außerhalb der Gruppen auch.
5 Gruppenzeile deaktiviert nicht verfügbar Keine Information der Gruppenzeile wird für den Druck verwendet. Verwenden Sie dieses Szenario in Verbindung mit dem ersten Szenario, werden die Einzelartikel wie gewohnt ausgegeben und die Gruppierung dient Ihnen lediglich zur besseren Übersicht ohne weitere Funktion.


Achtung! Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.


Rabatte und optionale Artikel

Das TecArt-System bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu gewähren. So können Sie für einzelne Artikel als auch für Gruppen individuelle prozentuale oder monetäre Rabatte eintragen. In verschiedenen Vorgängen können Sie darüber hinaus auf den gesamten Betrag einen Rabatt hinterlegen.

Die Rabattfunktion können Sie auch nutzen um optionale Artikel anzubieten. In Kombinationen mit Gruppenartikeln und den Schaltern für Alles drucken bzw. Drucken schaffen Sie Optionen, in denen der Posten auf Ihrem Dokument erscheint, aber nicht in den Gesamtbetrag eingerechnet wird. Wenn Ihr Kunde den optional angebotenen Artikel kaufen möchte, entfernen Sie den Rabatt bzw. erhöhen die Menge und automatisch wird der Artikel in Ihrer Berechnung berücksichtigt.

Rabatte können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden. So sind auch Rabatte auf bereits rabattierte Artikel möglich, indem Sie um den Artikel eine Gruppe bilden und die Gruppe ebenfalls rabattieren.

Zudem gibt es seit Version 4.6 auch die Möglichkeit in Angeboten, Verträgen und Aufträgen einen Artikel als optionalen Artikel zu deklarieren. Hierzu öffnen Sie den Artikel im entsprechenden Vorgang. Setzen Sie den Haken bei "Optional". In Verbindung mit der optionalen Artikelschleife können Sie parallel zu Ihrer Angebots-, Vertrags- oder Auftragsberechnung, weitere Artikel (optionale Artikel) ausgeben. Optionale Artikel werden demnach nicht bei der Berechnung für den Netto- und Bruttopreis bei einmaligen Artikeln oder Artikel mit Intervall herangezogen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit zum regulären Angebotspreis weitere optionale Artikel anzubieten, die nicht in die letztendliche Berechnung des Angebotspreis einfließen.

Artikel mit Intervallen und Serien

Artikel können Informationen zu Abrechnungsintervallen enthalten. Nicht in jedem Modul werden diese verwendet und darüber hinaus können verschiedene Berechnungsgrundlagen herangezogen werden. Kombinationen zur Fälligkeit bei Angeboten und Verträgen sowie bei Laufzeiten in den Aufträgen haben Einfluss auf die Ausgabe von Werten. Bitte beachten Sie darüber hinaus auch die Informationen bei der Verwendung von Gruppenzeilen. Beispielhaft finden Sie in der folgenden Tabelle einige Anwendungen.

Szenario Beschreibung Fälligkeit/Laufzeit des Objektes Intervall des Artikels Ergebnis
1 Angebot oder Vertrag monatlich monatlich Die Summe des Artikels entspricht auch der Intervallsumme. In der Kalkulationsspalte wird keine Berechnung angezeigt.
2 Angebot oder Vertrag jährlich monatlich Die monatlichen Werte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate multipliziert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das zwölffache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
3 Angebot oder Vertrag monatlich jährlich Die jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein zwölftes und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
4 Angebot oder Vertrag quartalsweise jährlich Die jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein viertel und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
5 Angebot oder Vertrag jährlich quartalsweise Die Quartalswerte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate (Jahr) multipliziert und durch die Anzahl der Monate (Quartal) dividiert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das vierfache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
6 Angebot oder Vertrag einmalig einmalig Wird in mindestens einer der beiden Felder der Wert einmalig verwendet, so erfolgt die Berechnung auch nur einmalig unabhängig davon, welche Kombination (einmalig - jährlich, monatlich - einmalig etc.) letztendlich gewählt wurde.
7 Rechnung, Gutschrift etc. nicht möglich nicht verfügbar Die übertragenen Werte werden einmalig in einen Vorgang eingebunden. Intervalle ergeben sich nur aus Verbindungen mit Verträgen oder Aufträgen.
8 Auftrag 12 Monate monatlich In Aufträgen wird zur Berechnung des Auftragsvolumens die Laufzeit eines Vertrages herangezogen. Der monatliche Betrag der Artikel wird mit der Anzahl der Monate der Laufzeit multipliziert und ggf. um weitere einmalige Beträge addiert.


Hinweis! Intervalle, Laufzeiten und Fälligkeiten wurden durch Ihre Administratoren individuell festgelegt. Hierbei können weitere Intervalle wie beispielsweise halbjährlich (6 Monate), 2 Jahre (24 Monate) oder ähnliches hinzugefügt werden. Das TecArt-System liefert die oben genannten Standardwerte aus.



Zusammenführen von Verträgen

Das Vertragsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Verträge im Status 0 - In Bearbeitung, 1 - Erstellt und 2 - Geprüft zu einem Vertrag zu vereinen. Beachten Sie bitte, dass nur Verträge zusammengeführt werden können, die das gleiche Template besitzen und dem gleichen Kontakt zugeordnet sind. Dabei werden auch einzelne Ansprechpartner unterschieden. Die Zusammenführung der Verträge ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Verträge mit Artikeln erstellen.

Wählen Sie für die Zusammenführung in der Übersicht die gewünschten Verträge mit gedrückter T-Strg-Taste bzw. der Shift-Taste ⇧ aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Zusammenführen. Es öffnet sich nun ein neuer Vertrag, in dem Ihre Artikel der unterschiedlichen Verträge zusammengefasst werden. Weiterhin werden auch die gleich lautenden Daten, wie die Kontaktdaten, übernommen. Die ungleichen Datensätze, aus denen Sie diesen Vertrag erstellt haben, werden nicht automatisch angepasst. So stehen Ihnen alle Optionen zur Verwendung oder Änderung dieser offen.


Hinweis! Dokumente oder individuell eingestellte Feldwerte werden nicht in den neuen Vertrag überführt. Diese müssen Sie nach Ihren Wünschen neu auswählen bzw. hinzufügen.


Massenbearbeitung

Hinweis! Die Massenbearbeitung kann nur bei Verträgen im Status 0 - In Bearbeitung angewendet werden.


Massenbearbeitung von Feldinhalten
Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. verfügbar. In der Dokumentenverwaltung und in den Aktivitäten, wie Termine, E-Mails, Aufgaben, Anrufe und Notizen ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern/zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Bitte beachten Sie den unten stehenden Hinweis! Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die Strg-Taste bzw. Shift-Taste gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie Bearbeiten... aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung wird Ihnen immer der Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.


Achtung! Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte.


Hinweis! Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten- und Kundenverträge), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Weiterhin müssen Objekte sich im selben Bearbeitungsstatus (z. B. Rechnung in Bearbeitung) befinden. Andernfalls erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.


Löschen eines Vertrags

Um einen Vertrag zu löschen, öffnen Sie ihn und wechseln in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie hier auf Löschen und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ok. Voraussetzung zum Löschen ist ein entsprechendes Löschrecht. Der Löschvorgang einer oder mehrerer Verträge ist ebenfalls über das Kontextmenü möglich.

Workflow der Verträge

Für Verträge gibt es innerhalb des TecArt-Systems die Möglichkeit, auf Workflows zurückzugreifen. Diese Option steht Ihnen in automatisierter Form nur im Zusammenspiel mit den gebuchten Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung. Manuell können Sie auch ohne diese Module, Workflows durch die Nutzung des Felds Bearbeitungsstand abbilden.

Nutzen Sie in einem Vertrag die Artikelverwaltung, können Dokumente automatisch erstellt und über eingebundene Button, die Daten eines Vertrages in Folgeverträge, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Gutschriften genutzt werden.

Bearbeitungsstände und Button

Im Vertragsmodul unterscheiden wir zwischen sechs Bearbeitungsständen. Davon sind 1 - Erstellt, 2 - Geprüft und 3 - Aktiviert als individuelle Arbeitsschritte definiert und können so vom 2- bis 6-Augen-Prinzip durch Berechtigungen abgebildet werden. Als Beispiel erstellt ein Mitarbeiter einen Vertrag, übergibt diesen an den Abteilungsleiter, der diesen prüft und abschließend durch die Buchhaltung aktiviert wird. So können Aufgabenbereiche und -befugnisse der Mitarbeiter genau definiert werden.

Bearbeitungsstand Beschreibung
0 - In Bearbeitung Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Der Vertrag wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert. Nach Fertigstellung kann auf den Button Zur Prüfung geklickt werden. Danach hat der Nutzer die Möglichkeit, den Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in den Status 1 - Erstellt, 2 - Geprüft oder 3 - Aktiviert zu wechseln. Gleichzeitig wird im Fall der automatischen Dokumentenerstellung der Vertrag erzeugt.
1 - Erstellt In diesem Status kann der erstellte Vertrag geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich. Bei möglichen Fehlern und notwendigen Anpassungen, muss der Vertrag mit Hilfe des Buttons Zurückweisen wieder auf den Status 0 - in Bearbeitung zurückgesetzt werden. Sind keine Änderungen mehr notwendig, erfolgt über den Button Geprüft die Übergabe zur nächsten Bearbeitungsstufe. Danach kann der Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 2 - Geprüft oder 3 - Aktiviert wechseln.
2 - Geprüft Vertrag und Dokument können nun einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann der Vertrag mit Hilfe des Buttons Zurückweisen auf den Status 0 - in Bearbeitung zurückgestellt oder über Aktivieren in die nächste Bearbeitungsstufe übergeben werden. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Aktiviert.
3 - Aktiviert Auf der Registerkarte Artikelliste wird die Option Folgevertrag erstellen und Ausgangsrechnung erstellen ermöglicht. Ein versendeter Vertrag ist rechtskräftig und kann daher nur durch ein Folgevertrag verändert werden. Ein aktivierter Vertrag nimmt die Farbe blau an, wenn das Vertragsende überschritten oder das Merkmal gekündigt gesetzt wurde.
4 - Abgelöst Wurde ein Folgevertrag erstellt und aktiviert, so ändert sich automatisch der Status des Ursprungsvertrags in 4 - Abgelöst
5 - Gekündigt Der Bearbeitungsstand 5 - gekündigt ist nur manuell einstellbar.

Folgevertrag erstellen

Im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert erscheint in der Artikelliste unten links der Button Folgevertrag. Sie haben die Möglichkeit, aus allen Artikeln des Vertrags oder nur für ausgewählte Artikel, ein oder mehrere Folgeverträge zu erstellen.

Markieren Sie zunächst die gewünschten Artikel der Artikelliste, die Sie in einen Folgevertrag überführen möchten. Um alle Artikel zu übernehmen, können Sie alle oder keine Artikel markieren. Befindet sich in Ihrer Markierung eine Gruppenzeile, wird immer die gesamte Gruppe inkl. aller darin befindlichen Artikel in den Folgevertrag übernommen. Werden hingegen nur einzelne Artikel einer oder mehrerer Gruppen markiert, werden diese als Einzelartikel überführt.

Klicken Sie nach der Markierung auf Folgevertrag erstellen. Nun öffnet sich ein neuer Vertrag mit den Angaben des Ursprungsvertrags. Dabei werden alle Daten, wie Kontakt, Abschlussdatum, Fälligkeit und Preisberechnung, sowie allen markierten Artikel mit übernommen. Der neue Vertrag befindet sich im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung und Sie können über den Button Bearbeiten, Änderungen am neuen Vertrag vornehmen. Sobald der Folgevertrag in den Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert wechselt, wird der Ursprungsvertrag automatisch auf den Bearbeitungsstand 4 - Abgelöst gesetzt.

Übergabe von Informationen an Vorgänge

Aus den Verträgen können Sie neben einen Folgevertrag, Vorgänge wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Gutschriften erstellen. Dabei können einzelne Artikel oder alle Artikel dieses Vertrages über das Unterregister Artikelliste ab dem Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert übergeben werden. Die Daten des Kontaktes, das zugehörige Rechnungskonto sowie die Daten der jeweiligen Artikel werden in den neuen Vorgang überführt.

Voraussetzung hierfür ist, dass Sie vorher das Feld Vorgangsart über die Felderverwaltung positioniert bzw. eingeblendet haben. Ist dies geschehen, haben Sie nun eine Auswahl zwischen den Vorgangsarten Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Gutschriften. Befindet sich der Vertrag im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert, erhalten Sie unter der Registerkarte Artikel den jeweiligen Vorgangsbutton. Durch Markierung der gewünschten Artikel und Auswahl des Buttons, erstellen Sie nun den gewünschten Vorgang, die markierten Artikel werden in den Vorgang überführt.


Achtung! Bei Übernahme des Kontakts, inklusive Persondaten in eine Gutschrift, einen Lieferschein, eine Ausgangs- oder Eingangsrechnung, werden ausschließlich die Kontaktinformationen und nicht die Informationen der Person übernommen. Die Kontaktverknüpfungen in den jeweiligen Vorgängen können also nur mit einem Kontakt und nicht mit einer Person verknüpft werden, da Rechnungen und Gutschriften ausschließlich an Unternehmen gestellt werden und nicht an Privatpersonen. Möchten Sie einen zusätzlichen Ansprechpartner auf Ihrem Vorgangsdokument ausweisen, dann hinterlegen Sie die Daten entsprechend im Rechnungskonto.


Vertragsserien und automatisierte Erstellung von Vorgängen

Vertrag mit aktivierter Serie
Serienfenster
Die Serienfunktionalität der Verträge ermöglicht Ihnen die automatisierte Erstellung von Ausgangsrechnungen. Haben Sie das Feld Vorgangsart eingeblendet, so haben Sie außerdem eine Auswahl zwischen Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften und können sie entsprechend erstellen lassen. Standardmäßig ist das Feld über die Felderverwaltung ausgeblendet.

Bei Einblendung des Feldes {{F|Vorgangsart)}, muss für die automatische Erzeugung immer eine Auswahl zwischen Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung, Lieferschein oder Gutschrift getroffen werden. Deklarieren Sie das Feld am besten als Pflichtfeld, damit der Benutzer nicht vergisst, es auszufüllen, da ansonsten keine Erstellung vollzogen wird.

Um eine Serie zu erstellen, öffnen Sie den passenden Vertrag und gehen über den Button Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus. Nach Klick auf den Button Serie, öffnet sich ein Fenster mit den vier Reitern täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich. Wählen Sie bitte das gewünschte Intervall mit Klick auf den entsprechenden Reiter aus und nehmen Sie die benötigten Einstellungen zu Beginn und Serienmuster vor. Für die Dauer können Sie ein Enddatum, eine Anzahl oder kein Enddatum setzen. Bestätigen Sie anschließend Ihre Einstellungen über Speichern und Schließen und beenden Sie den Bearbeitungsmodus mit Speichern oder Abbrechen. Informationen, wie genau Ihre Vertragsserie aufgebaut werden muss, damit Sie das gewünschte Ergebnis erhalten, finden Sie im Abschnitt im Abschnitt Varianten von Vertragsserien.


Hinweis! Damit eine Ausgangsrechnung automatisch erstellt wird, muss sich der Vertrag im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert befinden. Zudem ist es erforderlich, die administrativen Einstellungen zu tätigen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Erzeugung.


Enthält ein Vertrag eine Serie, so erscheint das Symbol Serie.gif in der Übersicht, im Anzeigemodus ist dies ausgegraut. Nun wird zum Zeitpunkt des eingestellten Serientermins eine neue Ausgangsrechnung erzeugt. Über die administrativen Einstellungen der Rechnungen können Vor- und Nachlaufzeiten sowie der Bearbeitungsstand der angelegten Rechnung festgelegt werden.


Tipp! Lassen Sie sich das Feld nächster Abrechnungszeitpunkt anzeigen um herauszufinden, wann die nächste Ausgangsrechnung erstellt wird. Wenn ein Unterschied zwischen Ihrem eingestellten Vertragsintervall und der Anzeige des nächsten Abrechnungszeitpunkts besteht, lassen Sie bitte über Ihren Administrator prüfen, ob ein Vor- bzw. Nachlauf eingestellt wurde.


Bitte beachten Sie weiterhin: Wenn das Enddatum des Vertrags erreicht oder gekündigt aktiviert wurde, können weiterhin Ausgangsrechnungen automatisiert erstellt werden. Hintergrund ist die Berücksichtigung von Kündigungsfristen und individuellen Vereinbarungen. Bitte ändern Sie die Serie entsprechend manuell ab.

Ein Vertrag darf sowohl Intervall als auch einmalige Artikel enthalten. Wurde ein einmaliger Artikel noch nicht über eine Ausgangsrechnung abgerechnet, so erscheint dieser auf der ersten automatisiert erstellten Ausgangsrechnung. Wenn der einmalige Artikel in eine Rechnung überführt wurde, wird ein grauer Haken im Feld Abgerechnet gesetzt. Wurde die Rechnung gebucht, so wird der Haken schwarz. Auf der nächsten Rechnung erscheint dieser Artikel nicht mehr. Artikel mit unterschiedlichen Abrechnungsintervallen, wie monatlich und quartalsweise, werden entsprechend Ihren Einstellungen auf der Ausgangsrechnung hinzugefügt.

Um eine Serie zu löschen, öffnen Sie den Vertrag, wechseln in den Bearbeitungsmodus, klicken auf Serie und bestätigen die Entfernung der Serie mit Serie löschen. Anschließend wird das Symbol Serie.gif nicht mehr angezeigt.

Varianten von Vertragsserien

Anbei erhalten Sie eine Tabelle mit genauen Vertragsserien. Anhand dieser Beispiele können Sie erkennen, wie eine Serie korrekt aufgebaut und berechnet wird. Je nach dem Serientyp (täglich, wöchentlich, monatlich) befindet sich der erste Abrechnungszeitpunkt am ersten Tag, in der ersten Woche oder im ersten Monat, da wo auch die Serie startet (Serienbeginn). Eine Ausnahme stellt dar, wenn sich der Vertragsbeginn in der Zukunft befindet und der Serienbeginn in der Vergangenheit (siehe 4. Beispiel in der Tabelle). Hier wird der erste Abrechnungszeitpunkt erst nach dem Vertragsbeginn gesetzt. Weitere Ausnahmen wären, wenn der Serientyp wöchentlich in Kombination mit einem Wochentag genutzt wird (Siehe Beispiele wöchentlich in der Tabelle) oder der Serientyp jährlich festgelegt worden ist und sich die Serie im Vormonat zum Serienbeginn befindet (siehe 10. Beispiel in der Tabelle).

Vertragsstart Serienbeginn Serietyp Serie 1. Abrechnungszeitpunkt 2. Abrechnungszeitpunkt
01.01.2017 01.01.2017 täglich Jede/Alle 3 Tage 01.01.2017 04.01.2017
01.01.2017 01.01.2017 wöchentlich Jede/Alle 2 Woche(n) am Freitag 13.01.2017 27.01.2017
01.01.2017 01.01.2017 wöchentlich Jede/Alle 2 Woche(n) am Sonntag 01.01.2017 15.01.2018
01.02.2017 01.01.2017 monatlich Zum 30. jedes 2. Monats 30.01.2017 30.03.2017
01.01.2017 01.01.2017 monatlich Zum 31. jedes 3. Monats 31.01.2017 31.04.2017
01.01.2017 01.01.2017 monatlich Zum 1. jedes 3. Monats 01.01.2017 01.04.2017
31.07.2017 15.06.2017 monatlich Zum 1. jedes 12. Monats 01.06.2018 01.06.2019
01.01.2017 01.01.2017 monatlich Am zweiten Wochenendtag jedes 2. Monats 07.01.2017 05.03.2017
01.01.2017 01.02.2017 jährlich Jeden 28. Februar 28.02.2017 28.02.2018
01.01.2017 01.02.2017 jährlich Am ersten Wochenendtag im Januar 06.01.2018 05.01.2019

Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Siehe auch