Urlaubsplanung – TecArt Handbuch

Urlaubsplanung

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Persönliche Urlaubsplanung
Monatsübersicht
In die elektronische Urlaubsplanung gelangen Sie in der Modulleiste mit Klick auf Urlaub. Hier beantragen, ändern oder stornieren Sie Ihren Urlaub, der im Anschluss durch Vorgesetzte genehmigt oder bearbeitet werden kann. Weiterhin werden über dieses Modul mögliche Kranktage gepflegt oder Ihr Wunschurlaub geplant. Je nach Berechtigungen sehen Sie demzufolge verschiedene Registerkarten für die Urlaubsbeantragung oder -bearbeitung.

Unterschiedliche Sichtbarkeiten des Urlaubs

Sicht des Mitarbeiters

Als Mitarbeiter haben Sie Zugriff auf die Registerkarte Persönlicher Urlaubsplan und gegebenenfalls auf die Monatsübersicht und Jahresübersicht Ihrer Abteilung. Ihr persönlicher Urlaubsplan ist als Urlaubsschein zu verstehen, den Sie sonst klassisch nutzen, um Urlaub zu beantragen und auf dem Sie die verfügbaren Urlaubstage sehen.


Hinweis! Gibt es in Ihrem Unternehmen auch Benutzer in einem Durchlaufplan, wird Ihnen darüber hinaus eine Abteilung Durchlaufplan angezeigt. Diese ist jedoch nur sichtbar, wenn Sie auch Zugriff auf die Dienstplanung haben.


Sicht des Genehmigers in erster Instanz (Abteilungsleiter)

Register Urlaubsplanung
Register Urlaubstage
Neben der Sicht des Mitarbeiters sehen Sie darüber hinaus noch die Registerkarten Urlaubsplan Abteilung und Urlaubstage. Über das Register Urlaubsplan Abteilung können Sie beantragte Urlaube Ihrer Mitarbeiter genehmigen, stornieren oder ablehnen. Wunschurlaub können Sie nur stornieren, da sich dieser nicht im Genehmigungskreislauf befindet. Eine Übersicht des Urlaubsanspruchs, Resturlaubs, genutzter und beantragter Tage sowie der Krankheitstage der Abteilungen erhalten Sie im Register Urlaubstage. Darüberhinaus können Sie über einen Rechtsklick die Übersicht als csv-Datei exportieren.

Sicht des Genehmigers in zweiter Instanz (Geschäftsleitung)

Register Alle Urlaubspläne
Register Korrekturen
Als Geschäftsleitung sehen Sie neben der Sicht Ihrer persönlichen Urlaubsplanung alle notwendigen Urlaubsübersichten. So können Sie als Geschäftsleitung über die Registerkarte Alle Urlaubspläne alle Urlaube genehmigen, stornieren oder ablehnen. Des Weiteren dürfen Sie Urlaubstage und Kranktage für Mitarbeiter korrigieren oder nachträglich eintragen.


Tipp! Das TecArt-System arbeitet mit dem Zeiterfassungssystem der Firma ISGUS zusammen. Funktionen der Urlaubsplanung sowie die Nutzung von Zeiterfassungssystemen und Dienstreisebeantragungen oder -abrechnungen können durch unsere Techniker integriert werden.


Persönlicher Urlaubsplan

Statusleiste
Kontextmenü
Die Registerkarte Persönlicher Urlaubsplan enthält sämtliche Informationen zu Ihrem Urlaub. In chronologischer Reihenfolge werden hier alle gebuchten Zeiträume angezeigt. Dies umfasst sowohl Ihren Wunschurlaub, der sich noch nicht im Genehmigungskreislauf befindet, beantragten Urlaub wie auch den Status dieser Anträge durch die verschiedenen Hierarchieebenen Ihres Unternehmens. Anhand der Farbe erkennen Sie recht schnell die Art der Buchung.

Am unteren Bildschirmrand finden Sie Daten zu Ihrem Urlaubsanspruch, Resturlaub, genutzte und beantragte Tage, aber auch Sonderurlaub oder die noch verfügbaren Urlaubstage. Weiterhin können Sie über das Dropdown-Menü sich das gewünschte Urlaubsjahr anzeigen lassen.

Über die Button Urlaubswunsch, Beantragen und Ändern können Sie neuen Einträge vornehmen oder vorhandene Einträge ändern. Nutzen Sie auch die Möglichkeit des Kontextmenüs. So können Sie sehr schnell einen Urlaubswunsch ändern, stornieren oder beantragen und somit den Genehmigungskreislauf beginnen.

Farben des Urlaubs

Farbcode verschiedener Stufen und Eintragungen
Wunschurlaub
Stornierter Urlaub
Abgelehnter Urlaub
Beantragter Urlaub
Urlaub in erster Instanz durch Abteilungsleiter genehmigt
Genehmigter Urlaub
Kranktage auf der Registerkarte Persönlicher Urlaubsplan
Sonderurlaub / Sonstige Abwesenheit


Hinweis! Die Anzeige der Kranktage sehen Sie nur in Ihrem persönlichen Urlaubsplan. Berechtigte Personen, wie Vorgesetzte, sehen diese Abwesenheitszeiten auch in der Monats- und Jahresübersicht. Aus Datenschutzgründen werden solche Abwesenheiten generell als Sonderurlaub / sonstige Abwesenheit gekennzeichnet. Eine Interpretation dieser farblichen Markierung zu Krank ist eine persönliche Interpretation, da nicht ersichtlich ist, dass es sich nicht um Dienstreisen, Kur, Sonderurlaub etc. handelt. Die Angaben entsprechen den notwendigen Datenschutzbestimmungen.
Eine Eintragung ist notwendig, da nur so eine ganzheitliche Personal- und Terminplanung vorgenommen werden kann. Eine Nachfrage von Mitarbeitern, in denen meist der wahre Abwesenheitsgrund genannt wird, entfällt somit.


Werden die Tage in der Monatsansicht des jeweiligen Mitarbeiters generell grau eingefärbt, so wurde in der Administration ein Austrittsdatum bei dem Mitarbeiter eingetragen, das bereits in der Vergangenheit liegt.

Urlaub beantragen, Wunschurlaub planen

Urlaub beantragen
Urlaubswunsch
Möchten Sie neuen Urlaub oder Wunschurlaub beantragen, wählen Sie auf der Registerkarte Persönlicher Urlaubsplan den Button Urlaubswunsch bzw. Beantragen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihren Urlaub eintragen können.

Wählen Sie den Zeitraum Ihres Urlaubs aus, indem Sie das gewünschte Datum eintragen oder klicken Sie links auf die daneben befindlichen Pfeile. Dabei brauchen Sie Feiertage oder Wochenenden nicht beachten. Diese Tage werden Ihnen nicht als Urlaubstage abgezogen. Sollte es sich bei Ihrem Urlaub um einen Sonderurlaub handeln, so können Sie den über das nachfolgende Dropdown-Menü auswählen. Die Bemerkungen dienen zur Übermittlung kurzer Texte oder für Sie zur Information und können optional ausgefüllt werden. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, die Option der halben Urlaubstage für das System hinzuzubuchen. Mit dieser Option geben Sie an, ob der erste und/oder letzte Urlaubstag als halben Tag eingetragen wird.

Hinweis! Bitte beachten Sie die gesetzlichen Regelungen und Gerichtsurteile im Fall von Streitigkeiten! TecArt übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit Ihrer Verwendung.

Schließen Sie Ihre Eingaben mit Beantragen bzw. Speichern bei einem Urlaubswunsch ab. Bei Wunschurlaub handelt es sich nicht um einen Antrag. Diesen können Sie später in einen Urlaubsantrag überführen.


Hinweis! Überschreitet Ihr beantragter Urlaub die Anzahl der verfügbaren Tage oder liegt der Zeitraum für den zu beantragenden Urlaub in der Vergangenheit, erhalten Sie entsprechende Meldungen.


Tipp! Sollte es mal notwendig sein Urlaub in der Vergangenheit zu buchen, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung oder an Ihren Vorgesetzten, der Urlaub genehmigen darf. Dieser kann Urlaub auch nachträglich einpflegen.


Urlaub ändern

Urlaubsplanung ändern
Möchten Sie einen eingetragenen Wunschurlaub beantragen oder einen bereits beantragten Urlaub ändern, so markieren Sie zunächst den betreffenden Eintrag und drücken Sie danach den Button Ändern. Geändert werden können nur Urlaube, die in der Zukunft liegen oder beantragte Urlaube aus der Vergangenheit, die nicht genehmigt worden sind.

Jetzt können Sie z. B. die Art des Urlaubs oder den Zeitraum eines Urlaubs verändern. Nach dem Ändern wird nun Ihr bereits beantragter Urlaub storniert und ein neuer Antrag mit verändertem Zeitraum eingefügt.


Achtung! Bereits genehmigter Urlaub kann nur noch storniert werden und muss neu beantragt werden.


Urlaub stornieren

Urlaub kann immer dann storniert werden, wenn dieser in der Zukunft liegt. Hierbei ist der Status des Urlaubs nicht relevant, es sei denn, es handelt sich um bereits abgelehnten Urlaub. Benutzen Sie zum Stornieren eines Urlaubs im Kontextmenü den Eintrag bzw. den Button Urlaub stornieren. Über eine Sicherheitsabfrage bestätigen Sie die gewünschte Stornierung.

Urlaub genehmigen

Filtermöglichkeit
Urlaub genehmigen
Als Genehmiger in erster oder zweiter Instanz können Sie den beantragten Urlaub eines Mitarbeiters erlauben. Sie wechseln in die Registerkarte Urlaubsplan Abteilung als Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz oder Alle Urlaubspläne als Geschäftsleitung bzw. Genehmiger in zweiter Instanz. Sie können über die Dropdown-Menüs, am unteren Bildschirmrand, Filter für den Status, die Abteilung, den Benutzer oder das Jahr setzen.

Um einen Urlaub zu genehmigen, markieren Sie den gewünschten Antrag und drücken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie über das Kontextmenü den Punkt Urlaub genehmigen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in das Sie bei Bedarf eine Bemerkung eintragen können.


Tipp! Haben Sie viele Urlaubseinträge zu bearbeiten, können Sie in der Listenansicht die betreffenden Anträge in der ersten Spalte markieren. Nutzen Sie im Anschluss die Buttons am unteren Bildschirmrand.


Hinweis! Als Genehmiger in zweiter Instanz können Sie Urlaub auch nachträglich eintragen, abgelehnten Urlaub jederzeit genehmigen oder Kranktage buchen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Urlaub und Krank als Genehmiger eintragen.


Urlaub ablehnen und stornieren

Urlaub ablehnen
Als Genehmiger in erster oder zweiter Instanz können Sie den beantragten Urlaub eines Mitarbeiters ablehnen oder stornieren. Sie wechseln in die entsprechende Registerkarte Urlaubsplan Abteilung als Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz oder in Alle Urlaubspläne als Geschäftsleitung bzw. Genehmiger in zweiter Instanz. Sie können über die Dropdown-Menüs am unteren Bildschirmrand Filter für den Status, die Abteilung, den Benutzer oder das Jahr setzen.

Um einen Urlaub abzulehnen oder zu stornieren, markieren Sie den gewünschten Antrag und drücken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie über das Kontextmenü den Punkt Urlaub ablehnen oder Urlaub stornieren. Es öffnet sich ein Dialogfenster in das Sie zwingend eine Begründung für die Ablehnung oder Stornierung eintragen müssen.


Tipp! Haben Sie viele Urlaubseinträge zu bearbeiten, können Sie in der Listenansicht die betreffenden Anträge in der ersten Spalte markieren. Nutzen Sie im Anschluss die Buttons am unteren Bildschirmrand.


Urlaub und Krank als Genehmiger eintragen

Urlaub eintragen
Als Genehmiger in zweiter Instanz können Sie Urlaub auch nachträglich in verschiedenen Stadien eintragen oder Kranktage eines Mitarbeiters pflegen.

Sie müssen auf die Registerkarte Alle Urlaubspläne wechseln. Am unteren linken Bildschirmrand klicken Sie auf den Button Eintragen. Danach öffnet sich das Dialogfeld. Wählen Sie zunächst den Zeitraum in dem das Ereignis eingetragen werden soll aus. Als nächstes wählen Sie den Mitarbeiter für den das Ereignis eingestellt wird. Über den Status können Sie nun einen beliebigen Status wählen. Im Fall der Buchung von Kranktagen wählen Sie den Status Krank.

Handelt es sich bei dem Ereignis um Sonderurlaub, setzen Sie im Status Sonderurlaub genehmigt und wählen über das Dropdown-Menü Sonderurlaub die Art des Sonderurlaubes aus.

Die Bemerkung ist je nach Status auszufüllen. Es empfiehlt sich jedoch bei der Eintragung eines Ereignisses durch Sie, immer eine Bemerkung einzutragen.

Urlaub korrigieren

Korrektur eintragen
Es kann verschiedene Gründe geben um Urlaub zu korrigieren. Sei es der Beginn der elektronischen Urlaubsplanung, bei dem Resturlaub nachzutragen ist oder die Auszahlung von Urlaub aufgrund betrieblicher Besonderheiten. Über die Korrekturen wird der Urlaub entsprechend Ihren Wünschen angepasst und korrigiert. Korrekturen wirken sich immer auf das Jahr der Eintragung aus und berechnen ab diesem Zeitpunkt den Urlaub neu.

Um eine neue Korrektur einzufügen, klicken Sie auf der Registerkarte Korrekturen auf den Button Hinzufügen. Wählen Sie für den Mitarbeiter das Jahr aus und tragen Sie Ihre Korrektur der Urlaubstage ein. Diese Tage können positiv und negativ sein. Für negative Tage setzen Sie ein - Minus davor. Begründen Sie Ihre Angaben. Abschließend Speichern und Schließen Sie die gemachten Angaben.

Siehe auch