Textbausteine – TecArt Handbuch

Textbausteine

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Textbausteine verwalten
An beliebigen Stellen von E-Mails und in sämtlichen Textfeldern innerhalb des TecArt-Systems können Sie bereits vorgefertigte Texte einbinden. Diese Textvorlagen werden unter der Administration unter Vorlagen auf der Registerkarte Textbausteine angelegt und verwaltet. Dabei gibt es globale wie auch persönliche Textvorlagen. Es handelt sich dabei um Textfragmente, die wiederkehrende Verwendung finden und als vorgefertigte Textbausteine in einen anderen Text eingefügt werden können. Textbausteine ersparen die wiederholte Eingabe gleichartiger Sätze. Ihre erstellten Textbausteine sind in die Textfelder aller Module beliebig einfügbar.

Ordnerstruktur

Sie sind in der Anzahl Ihrer Textbausteine nicht begrenzt. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Erstellen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordner, ist es sehr einfach möglich, eine geeignete Struktur zur Erzeugen. Die Vergabe von individuellen Rechten ist nicht möglich.

Anlegen von Textbausteinen

Eine Vorlage kann aus einem festen Textbereich bestehen. Darüber hinaus ist die Möglichkeit geschaffen, auch verschiedene Bereiche individuell durch Drop-Down-Listen zu ergänzen oder mit Hilfe benutzerbezogener Felder zu individualisieren. Zu Beginn erzeugen Sie einen Ordner Neuer Ordner. Im Anschluss markieren Sie den Ordner mit einem Mausklick und können nun innerhalb des Ordners über das ICON Textbaustein hinzufügen einen neuen Textbaustein hinzufügen erstellen.

Einfache Textbausteine ohne Listen

Möglich sind einfache Texte ohne Listen oder einfache Auswahlfelder. Dazu tragen Sie nach der Auswahl des gewünschten Textbausteins den einfachen Text in das vorgesehene Feld ein. Drücken Sie danach bitte immer auf Speichern.

Beispiel Ergebnis
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.

Mit freundlichen Grüßen
{$firstname} {$surname}
{$company}

Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.

Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Einfache Listenfelder

Sie können die einfachen Texte durch kleine individuelle Dropdown-Listen erweitern. Dazu nutzen Sie die Kombination zum Öffnen einer Liste die <# und zum Schließen #>. In Verbindung mit einem senkrechten Strich | (Pipe) trennen Sie die einzelnen Variablen. Diese "Pipes" sind Spaltentrennungen und erzeugen so automatisch eine Liste. <#option1|option2|option3#>

Beispiel Ergebnis
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen <#die Erstellung von Textbausteinen|alle Module#> des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.

Mit freundlichen Grüßen
{$firstname} {$surname}
{$company}

Variante 1:

Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 2:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Globale Textlisten

Textbausteine - Globale Listen
Globale Textlisten ergänzen die kleineren Listen für einen Textbaustein und können so auch in mehrere Textbausteine und in die persönlichen Textbausteine integriert werden. Um globale Textlisten zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf Neu.
  1. Vergeben Sie im Feld Name einen prägnanten Listennamen. (z.B. Produkte)
  2. Im Feld Platzhalter setzen Sie den Namen, welcher in den Textbausteinen eingebunden werden soll. (z.B. Produkte)
  3. Legen Sie final die Listenwerte an, die Sie dann auswählen möchten. Vergeben Sie je Zeile einen Wert nach folgendem Beispiel:
    TecArt-Business Cloud
    TecArt-Business Server
    TecArt-Business CRM
  4. Zum Abschluss drücken Sie bitte auf Speichern.

Zum Einfügen Ihrer globalen Textliste platzieren Sie den Cursor in Ihrem Textbaustein an der Stellen, an der Sie die Liste einfügen wollen. Dann klicken Sie doppelt auf die gewünschte Liste oder wählen diese aus und nutzen das Pfeilsymbols <<.

Beispiel Ergebnis
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen <#die Erstellung von Textbausteinen|alle Module#> des <#Produkte#> und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.

Mit freundlichen Grüßen
{$firstname} {$surname}
{$company}

Variante 1:

Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-Business Cloud und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 2:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-Business Server und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 3:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-Business CRM und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 4:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Business Cloud und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 5:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Business Server und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 6:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Business CRM und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Möchte Sie eine globale Textliste bearbeiten, so markieren Sie die gewünschte Liste im rechten Fenster und klicken danach auf Bearbeiten und vollziehen Sie Ihre Änderungen.

Bearbeiten von Textbausteinen

Markieren Sie in der Baumstruktur den entsprechenden Baustein. Danach können Sie diesen im mittleren Fenster wie gewohnt verändern.Im Anschluss bitte immer Speichern.

Kopieren und Ausschneiden von Textbausteinen

Für den Fall, dass Sie einen Textbaustein in einem weiteren Ordner leicht abgeändert verwenden wollen oder diesen verschieben möchten, können Sie die Kopierfunktion Kopieren oder auch die Ausschneiden Funktion Ausschneiden nutzen. Wechseln Sie danach in den gewünschten Ordner und fügen Sie den Textbaustein mit Hilfe des Button Einfügen Einfügen ein.

Löschen von Textbausteinen in der Vorlagenverwaltung

Sollten Sie einen erstellten Textbaustein nicht mehr benötigen oder diesen aus einem anderen Grund löschen wollen, so markieren Sie das Objekt mit einem Mausklick und drücken danach das ICON Löschen Löschen. Bitte bestätigen Sie dann das Löschen mit OK.

Aufruf von Textbausteinen aus der Vorlagenverwaltung

Die unterschiedlichen Arten von Textbausteinen werden mittels einer Tastenkombination bzw. Tastenkürzel Alt+V aufgerufen. Zusätzlich zur Tastenkombinationen finden Sie in einem E-Mail-Fenster im rechten Randbereich auch den Button Textbausteine.... Durch das Betätigen dieses Button gelangen Sie ebenfalls in die Auswahl der Textbausteine. Ihre persönlichen Vorlagen werden in diesem Fenster in blauer Schriftfarbe gekennzeichnet.