Termine – TecArt Handbuch

Termine

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Im Modul Termine finden Sie eine Gesamtübersicht aller Termine. Dabei ist dieses Modul so aufgebaut, dass Sie auch eine weiterführende Kalenderfunktion mit Ansicht über mehrere Monate haben sowie auch Ihre Aufgaben auf einen Blick sehen können. Um in das Modul Termine zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Termine. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Registerkarten.

Daten in der Übersicht

Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht

Über den Heute-Button in den Terminansichten der Tages-, Wochen- und Monatsansicht gelangen Sie mit einem Klick zur aktuellen Anzeige Ihres Kalenders zurück.

Weitere Terminansichten

Terminkurzinformation

Die Registerkarte Neue Termine ist eine Filterung Ihrer, von anderen Mitarbeitern zugewiesenen, Termine, die Sie noch nicht angenommen oder abgelehnt haben. Weiterhin gibt es eine Liste Vergebene Termine mit denen, die Sie anderen zugewiesen haben sowie Weitergeleitete Termine, die Ihnen zugeordnet waren und von Ihnen an andere Personen delegiert worden sind.

Es steht Ihnen bei der Tages-, Wochen-, Monats und Terminübersicht jeweils eine Terminkurzinformation bereit. Diese wird Ihnen angezeigt, wenn Sie etwas länger mit dem Mauszeiger auf einem Termin verweilen oder den gewünschten Termin anklicken und mit dem Mauszeiger auf dem Termin bleiben.

Termine drucken

Über den Button Druckersymbol.gif in der rechten unteren Ecke wird der Dialog für den Druck der jeweiligen Ansicht ausgelöst. Möchten Sie also eine aktuelle Tagesansicht drucken, wählen Sie dazu die betreffende Ansicht aus und klicken Sie auf den Button Druckersymbol.gif.

Möchten Sie einen einzelnen Termin drucken, öffnen Sie ihn.. Im oberen Bereich gehen Sie auf Druckersymbol.gif. Alternativ können Sie den Termin auch über das Kontextmenü Drucken ausdrucken. Es öffnet sich im Anschluss die Dokumentenvorschau. Folgen Sie nun dem Dialog.

Farbliche Anzeigen und Symbole

Termine können in verschiedenen Farben und unterschiedlicher Symbolik dargestellt werden. Die jeweilige Darstellung ist abhängig von der Zuständigkeit und den gesetzten Optionen.

Farbe / Symbol Beschreibung
Schwarz Termin wurde vom angemeldeten Benutzer angelegt.
Schwarz und fett Termin wurde von anderem Mitarbeiter angelegt und Ihrem Benutzer zugewiesen. Sobald Sie den Termin öffnen und speichern wird dieser nur noch schwarz dargestellt.
Rot und fett Stehen Sie als Einziger in einem Termin und lehnen diesen ab, so wird dieser Rot und fett dargestellt.
Anhangsymbol.gif Setzen Sie die Ressourcenverwaltung ein und haben in Ihrem Termin eine Ressource aktiviert, so sehen Sie dieses Symbol im Betreff.
Serie.gif Das Symbol wird im Betreff angezeigt, wenn es sich bei dem Termin um einen Serientermin handelt.
Clock2.gif Wenn eine Erinnerung für den Termin gesetzt wird, erscheint das Symbol im Betreff. Sobald die Vorlaufzeit des Termins erreicht wird, taucht die eingestellte Erinnerung auf und die Glocke verschwindet aus dem Betreff.

Weiterführende Funktionen des Kontextmenüs

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie den entsprechenden Termin öffnen müssen.

  • Öffnen - Der markierte Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Termine anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Kopieren - Die Angaben des Ursprungstermin werden in einen neuen Termin übernommen.
  • Löschen - Der markierte Datensatz wird gelöscht.
  • Annehmen - Der Bestätigungsstatus des Termins wird auf angenommen gesetzt.
  • Ablehnen - Der Bestätigungsstatus des Termins wird auf abgelehnt gesetzt.
  • Als privat kennzeichnen - Die Privatoption wird aktiviert.
  • Als erledigt kennzeichnen - Die Erledigtoption wird für den Benutzer aktiviert.
  • Beschriftung - Die Beschriftung inkl. der Farbe des Termins kann hier angepasst werden.
  • Termin drucken - Der markierte Termin wird zum Drucken übergeben.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Grundfunktionen

Ein Termin gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Im ersten Bereich legen Sie den Betreff, Verknüpfungen zu einem Projekt, einem Ticket und/oder einem Auftrag fest sowie Vernetzungen zu möglichen Kontakten und den Ort. Die Beschriftung färbt Ihren Termin ein und die Kategorie gliedert den Termin optional. Der zweite Bereich definiert die Länge eines Termins und den Status. Machen Sie hier auch Angaben zu Erinnerungen. Im unteren Bereich können Sie nähere Informationen zum Termin eintragen sowie beim Einsatz der Ressourcenverwaltung Ressourcen diesem zubuchen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Zuständigkeit Ihrer Mitarbeiter zu regeln. Standardmäßig ist dabei Ihr Benutzer vordefiniert. Darüber hinaus können Sie alle Annehmlichkeiten des Dokumentenmanagements nutzen.

Weitere Einstellungen und das Einblenden von Informationen für jeden Termin, können Sie über die persönlichen Einstellungen vornehmen.

Funktionen der verschiedene Button

  • Speichern und Schließen speichert vorgenommene Änderungen und schließt den Termin gleichzeitig. Über diese Funktion werden ggf. interne Benachrichtigungen an andere Mitarbeiter oder externe Benachrichtigungen an Kunden versendet.
  • Speichern speichert nur die vorgenommenen Änderungen ab und setzt Werte der Benachrichtigungen zurück. Es werden keine Aktionen, wie der Versand von Nachrichten ausgelöst.
  • Löschen löscht den bestehenden Termin, wenn Sie die notwendigen Berechtigungen besitzen oder Sie Mitglied in diesem Termin sind.
  • Serientyp... ermöglicht es Ihnen, Serientermine zu erstellen.
  • Extras beinhaltet weitere Funktionen.
    • Kopieren kopiert einen Termin eins zu eins.
    • Anruf erstellen erstellt aus dem Termin einen Anruf.
    • Aufgabe erstellen erstellt aus dem Termin eine Aufgabe.
    • Protokoll ist auswählbar, wenn das Zusatzfeature gebucht ist und zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des Termins für ausgewählte Benutzer an. Nähere Informationen erhalten Sie über Nützliches.
    • Sicherheit ist nur bei Buchung der Aktivitätenrechte und aktivierten Sicherheitseinstellungen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Objekt- und Aktivitätenrechte.
  • Drucken druckt den Termin samt Informationen auf einem fest definierten Vordruck. Dieser ist nicht anpassbar.

Besonderheiten für einzelne Felder

  • Wird die Auswahl einladen aktiviert, erhalten alle verknüpften Kontakte mit hinterlegter E-Mail-Adresse, diesen Termin als ICS-Datei zugeschickt.
  • ganztägig zeigt einen Termin über einen Zeitraum von 24 Stunden für die eingestellten Tage an. Wird ein ganztägiger Termin gespeichert, wird dabei die Dauer des Termins automatisch auf 00:00 bis 23:59 gestellt. Dies bedeutet für Ihre Erinnerungen, dass diese sich ebenfalls auf die Startzeit des Termins (00:00) Uhr beziehen. 12 Stunden bedeutet eine Erinnerung am Vortag um 12:00 Uhr. Da es im Normalfall keine ganztägigen Termine gibt, wird für die Berechnung von Kosten (z.B. bei Projekten) nur die hinterlegte, tatsächliche Arbeitszeit der Benutzer aus den Benutzerinformationen angenommen. Dies sind dann beispielsweise acht oder sechs Stunden. Für eine genaue Berechnung ist die tatsächliche Zeit, also z.B. von 04:30 Uhr bis 22:45 Uhr, anzusetzen.
  • Der Wert im Feld Kulanz beschreibt einen prozentualen Wert, der von den Gesamtkosten des Termins abgezogen werden kann. Er nimmt einen Wert zwischen 0,00% und 100% an. Er gilt für die Gesamtzeit des Termins aller Benutzer.
  • Die Erinnerung ist beim Erzeugen eines neuen Termins die Zeit, in der die Erinnerung für alle Benutzer, vor dem Erreichen des Starttermins, eingestellt wird. Wird sie nicht gesetzt, ist sie für keinen Zuständigen gesetzt. Spätere Änderungen haben nur noch Einfluss auf die Erinnerungszeit jedes einzelnen Benutzers.

Erweiterte Funktionen

Kontakte einladen

Möchten Sie zu einem Termin Kunden einladen bzw. bei Änderungen benachrichtigen, so tragen Sie die Kunden im geöffneten Termin unter Kontakte ein und setzen den Haken bei Einladen. Beachten Sie bitte, dass nur Kontakte, die auch im TecArt-System gespeichert sind, mit dem Termin verknüpft werden können. Weiterhin muss im Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, damit Ihr Kunde die externe Benachrichtigung empfangen kann. In der E-Mail ist automatisch eine ICS-Datei angehangen, die bspw. in das TecArt-Systems und anderen gängigen E-Mail-Clients Ihres Kontaktes importiert werden kann.


Hinweis! Interne und externe Benachrichtigungen werden erst versendet, wenn der Termin über Speichern und Schließen geschlossen wird.


TecArt Push

Über die TecArt-Push-Funktionalität können Sie Termine mit Ihrem Smartphone und Tablet abgleichen. Dabei werden nicht nur die Terminangaben, sondern auch die Kontaktdaten, wenn ein Kontakt verknüpft wurde, in Ihr Adressbuch übertragen. So können Sie Ihren Kunden auch ohne Internetverbindung erreichen. Weitere Informationen und Hinweise zu dieser Funktionalität finden Sie unter TecArt-Push.

Bitte beachten Sie auch den Abschnitt Kontaktdaten aus aktuellen Terminen, wenn Sie Termine über das mobile Endgerät ändern möchten.

Feiertage und Urlaub

Feiertage sind nicht standardmäßig in den Terminen eingetragen, müssen jedoch nicht manuell eingepflegt werden. Bei den Feiertagen wird zwischen bundeseinheitlichen und regionalen Feiertagen unterschieden. Sind die bundeseinheitlichen Feiertage gepflegt, werden sie automatisch angezeigt. Möchten Sie auch die regionalen Feiertage in Ihrem Terminkalender ausgeben lassen, stellen Sie dies über Ihre persönlichen Einstellungen im Bereich Termine ein.

Alle Feiertage, die für Sie gelten, werden in Ihrem Terminkalender als Ganztagestermine mit dem Merkmal gebucht angezeigt. Lassen Sie sich auch regionale Feiertage anzeigen, die in Ihrem Bundesland nicht gelten, werden diese mit dem Merkmal frei visualisiert. Auch beantragte und genehmigte Urlaubstage können aus dem Modul Urlaubsplanung automatisch in den Kalender übernommen werden. Andere Mitarbeiter haben demzufolge stets einen Zugriff auf Ihre Termine, um die Koordination von anderen Terminen besser durchführen zu können.


Hinweis! Werden Ihnen gar keine Feiertage oder nicht alle landesspezifischen Feiertage angezeigt, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.


Import und Export von Terminen

Im Hauptmenü unter Einstellungen > Termine können Sie einen Im- oder Export vornehmen. Die Datei wird im ICS Format (iCall) ausgegeben bzw. eingespielt.

Termine anlegen und bearbeiten

Termin verfassen

Neuer Termin
Einen neuen Termin können Sie über verschiedene Vorgehensweisen anlegen. Die einfachste Art ist hierbei die Schaltfläche Neu links unten auf einer der Ansichten der Termine oder Sie nutzen die rechte Maustaste. Termine können Sie aber auch an vielen anderen Stellen anlegen. Unter anderem über die Schaltfläche Neu > Termin in der Modulleiste oder mit Hilfe der Tastenkombination Strg+Alt+A.

In der Tagesansicht müssen Sie für die Nutzung der rechten Maustaste zuerst eine Zeit markieren. Dazu genügt ein einfacher Klick in die gewünschte Uhrzeit. Ziehen Sie dann mit gedrückter linker Maustaste den Mauszeiger bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Termin enden soll. Die ausgewählte Zeit wird eingefärbt. Nun können Sie über die rechte Maustaste einen neuen Termin öffnen. Ihre ausgewählte Zeit wird dabei bereits eingetragen.

Legen Sie zunächst den Betreff fest. Wahlweise können Sie dem Termin über die Umschaltfunktion ein Projekt, ein Ticket und einen Auftrag zuordnen. Darüber hinaus können im Feld Kontakte, mehrere Kontakte hinterlegt werden. Weitere optionale Einstellungen sind die Kategorien, der Ort des Termins und die Beschriftung.


Tipp! In den Feldern für Kontakte und der Auswahl für Projekt, Auftrag und Ticket existiert eine Autovervollständigung. Das System macht Ihnen Vorschläge für bestehende Einträge, je nach Eingabe Ihres Begriffs.


Des Weiteren planen Sie die Laufzeit des Termins. Hierzu können Sie Start- und Enddatum sowie eine Uhrzeit festlegen oder die Einstellung ganztägig wählen. Über das Linksymbol neben dem Start- und Enddatum, verbinden Sie den Beginn und das Ende miteinander. Verschieben Sie nun die Uhrzeit des Beginndatums, beispielsweise um eine Stunde nach hinten, so wird die Zeit des Enddatums ebenfalls um eine Stunde verschoben. Es besteht hierbei eine Abhängigkeit. Möchten Sie beide Zeiten individuell verstellen, dann lösen Sie die Verbindung wieder. Die Funktion greift ebenfalls auch bei Abänderung des Datums. Über den Statusbereich können Sie den Termin annehmen oder ablehnen sowie einen Status festlegen.


Tipp! Nutzen Sie den Status und zeigen Sie Ihren Kollegen die Art eines Termins. Abwesend sind Termine außerhalb des Unternehmens oder Hauses, Frei definiert z. B. geblockte Zeiten oder Geburtstage, an denen Sie aber im Büro sind und für andere Termine gebucht werden können. Gebucht sind Termine innerhalb des Hauses, in denen Sie zur Not auch erreichbar sind. Termine mit Vorbehalt sind noch unbestätigte Termine.


Für eine Projektabrechnung setzen Sie einen wahrgenommenen Termin auf Erledigt. Die angegebene Zeit hat Auswirkung auf die anfallenden Kosten in Projekten und wird mit den dort vermerkten Stundensätzen aller Zuständigen verrechnet. Der Kulanzwert beschreibt einen prozentualen Wert, der von den Gesamtkosten des Termins abgezogen werden kann.

Private Termine, die durch andere Mitarbeiter nicht eingesehen werden sollen, markieren Sie durch Anklicken des Kontrollkästchens Privat. Sie können einen Termin auch als Privat kennzeichnen, wenn es weitere zuständige Personen gibt.


Tipp! Die Verbindung mehrerer Status, haben Auswirkungen auf die Anwesenheitsberechnung. Bitte beachten Sie daher die Informationen zu voreingestellte Standardauswertungen


Machen Sie nun als nächstes Angaben zur Erinnerung an Ihren Termin. Sollten Sie den Haken gesetzt haben, erhält der Zuständige eine Erinnerung. Wahlweise können Sie für den Termin bei einer Vergabe der Zuständigkeit an einen anderen Mitarbeiter, eine Systemnachricht per E-Mail versenden. Möchten Sie das nicht, entfernen Sie bitte den Haken bei benachrichtigen. Gleiches gilt für eine externe Benachrichtigung. Die in der Zeile Kontakte eingetragenen Kunden werden via E-Mail eingeladen. Bedingung ist jedoch eine eingetragene E-Mail-Adresse. Gleichzeitig erhält der Kontakt eine Termindatei zugesandt, die er in seinen Terminkalender importieren kann.


Hinweis! Erstellen Sie einen Termin aus einer E-Mail oder einer Anrufnotiz, so werden die dort enthaltenen Nachrichten in die Notizen eingetragen. Bei E-Mails wird darüber hinaus die E-Mail als Anlage an den Termin angehängt.


Im Feld Notizen können Sie nähere Angaben zum Termin eintragen. Bitte beachten Sie, dass sie in den E-Mails bei internen wie externen Benachrichtigungen mitgesendet werden. Möchten Sie den Termin mit weiteren Mitarbeitern wahrnehmen, legen Sie bitte noch die Zuständigkeit durch Setzen der Haken fest. Wählen Sie dabei aus dem rechten unteren Bereich die entsprechenden Mitarbeiter aus. Wahlweise können Sie über das Dropdown-Feld darüber nach Abteilungen filtern. Möchten Sie einen Termin nur vergeben, ohne selbst teilzunehmen, dann entfernen Sie bei sich die Markierung. Über die Schaltfläche Verfügbarkeit prüfen... können Sie den Termin mit anderen Zuständigen abstimmen. Lesen Sie dazu mehr unter Verfügbarkeit prüfen.

Im untersten Bereich haben Sie die Möglichkeit, Dokumente per Drag & Drop oder über den Button Datei(en) hochladen bzw. Alle Dokumente dem Termin hinzuzufügen. Informationen zum Umgang mit Dokumenten finden Sie unter Dokumentenmanagement.

Nachdem Sie alle Eingaben noch einmal überprüft haben, bestätigen Sie diese bitte mit einem Klick auf Speichern und Schließen. Dabei werden, sofern aktiviert, auch die internen und externen Benachrichtigungen versendet. Wollen Sie den aktuellen Bearbeitungsstand des Termins nur zwischenspeichern, ihn aber noch nicht schließen, dann benutzen Sie bitte den Button Speichern.


Tipp! Haben Sie keine Änderungen an einem Termin vorgenommen, so schließen Sie den Termin möglichst über das X in der rechten oberen Ecke oder entfernen Sie ggf. den Haken bei benachrichtigen, damit Ihre Kollegen nicht immer über eventuelle Änderungen informiert werden.


Tipp! Die Bearbeitung eines Termins ist so geschützt, dass immer nur eine Person einen Termin bearbeiten kann. Hat eine weitere Person einen Termin bereits in Bearbeitung, wird für alle anderen ein Hinweis eingeblendet. Dabei werden die Button ausgeblendet und Änderungen an Einstellungen und Notizen sind vorübergehend nicht möglich. Eine Bearbeitung kann über den Chat angefragt werden.


Termin bearbeiten

Um Änderungen an Ihrem Termin vorzunehmen, führen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Datensatz aus oder betätigen Sie Öffnen im Kontextmenü. Führen Sie nun Ihre Änderungen durch und schließen Sie Ihre Angaben durch Speichern und Schließen ab.


Tipp! Möchten Sie einen Termin, bspw. für die Projektabrechnung, von allen Zuständigen erledigen, öffnen Sie den Termin und nehmen alle Mitarbeiter bis auf sich selbst heraus. Klicken Sie auf Speichern und setzen Sie den Haken bei erledigt. Aktivieren Sie nun wieder alle beteiligten Mitarbeiter und klicken Sie auf Speichern und Schließen.


Serientermin erstellen und bearbeiten

Terminserie
Termin Serienauswahl
Möchten Sie einen Termin zu einer Terminserie machen, so legen Sie, wie oben beschrieben, einen Termin an und betätigen vor dem Speichern den Button Serientyp. Sie können nun Angaben zur Dauer der Serie, dem Intervall, sowie dem Serienmuster machen. Ein Termin einer Serie wird durch das Zeichen Serie.gif gekennzeichnet. Wird ein Serientermin auf Erledigt gesetzt, so bleiben die anderen Termine bestehen.

Möchten Sie eine bestehende Serie bearbeiten, wird Ihnen beim Öffnen des Termin angeboten, nur den aktuellen Termin oder die gesamte Serie zu bearbeiten. Treffen Sie die gewünschte Auswahl. Sie haben so die Wahl, einzelne Termine einer Serie zu bearbeiten. Sie können Sie Notizen anhängen und Zeiten oder Zuständigkeiten verändern. Nehmen Sie Änderungen an der gesamten Serie vor, bleiben die geänderten Einzeltermine der Serie unverändert.


Tipp! Findet ein Termin einer Serie nicht statt, können Sie diesen löschen. Zu Dokumentationszwecken setzen Sie den Termin auf den Status Frei. Somit wird er in der Zeitabrechnung nicht berücksichtigt.


Aus einem Termin einen Anruf oder eine Aufgabe erstellen

Über den Menüpunkt Extras kann aus einem Termin heraus direkt ein neuer Anruf bzw. eine neue Aufgabe erstellt werden. Dabei werden die im Termin eingetragenen Daten Betreff, Verknüpfung zu Projekt, Ticket und Auftrag, Erledigt, Zuständige, sowie die Notizen direkt in den neuen Anruf bzw. die neue Aufgabe übernommen.


Hinweis! Damit die Übergabe der Daten korrekt funktioniert, muss der Termin vorher gespeichert werden. Benutzen Sie dazu bitte den Button Speichern.


Verfügbarkeit prüfen

Termin Verfügbarkeit
Möchten Sie mehrere Teilnehmer zu einem Termin einladen, markieren Sie die gewünschten zuständigen Kollegen. Nutzen Sie anschließend die Schaltfläche Verfügbarkeit prüfen.... Es wird nun ein Abgleich der Terminkalender der eingeladenen Kollegen vorgenommen. Ihre Terminzeit wird durch einen Bereich mit grünen und roten Linien markiert. Befinden sich bei den anderen Kollegen bereits Termine im markierten Bereich, so können Sie oben die Zeit auf einen freien Bereich verschieben. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen weitere Teilnehmer einzuladen. Haben Sie Änderungen vorgenommen, beenden Sie die Änderungen über Speichern und Schließen. Die Änderungen werden dann in Ihren Termin übernommen.

Ressource buchen

Termin Ressourcen und Notizen
Dürfen Sie Ressourcen, wie Besprechungsräume, Fahrzeuge oder Verbrauchsmaterialien buchen, so fügen Sie diese Ihrem Termin hinzu. Über das obere Dropdown-Feld können Sie die Art der Ressource wählen. Markieren Sie durch Setzen der Haken, welche Ressourcen Sie zu dem Termin hinzubuchen möchten. Gegebenenfalls wählen Sie alternativ eine hinterlegte Kostenstelle aus.


Hinweis! Bei vergangenen Terminen mit gebuchten Ressourcen können nachträglich keine Änderungen mehr am Datum und der Zeit vorgenommen werden. Dies können nur noch berechtigte Personen, die Ressourcenbuchungen bearbeiten dürfen. Hintergrund sind die entstandenen Kosten zu einer Ressource, wenn der Termin stattgefunden hat. Termine mit gebuchten Ressourcen können nur von Administratoren, Ressourcenverwaltern und Terminerfassern gelöscht werden. Nach Beendigung des Termins nur noch von berechtigten Ressourcenverwaltern und generell von Administratoren.


Termine anderer Mitarbeiter einsehen

Tages,- Wochen-, Monats- und Listenansicht

Auswahl von Benutzern

Durch die Groupwarefunktionen Ihres TecArt-Systems können Sie Termine Ihrer Mitarbeiter einsehen und ihnen auch Termine zuweisen, sofern Sie die generelle Berechtigung für diese Funktion erhalten haben oder die betreffenden Mitarbeiter Sie für diese Funktion in Ihren persönlichen Einstellungen freigegeben haben.

Um sich die Termine eines Mitarbeiters anzusehen, wählen Sie bitte unter Abteilung die entsprechende Gruppe und anschließend den gewünschten Mitarbeiter unter Benutzer am unteren Bildrand aus. Sie sehen nun die Komplettübersicht aller Termine und ggf. Aufgaben des Mitarbeiters.

Über Suchen können Sie nach Schlagworten suchen oder über Kategorie eine Vorauswahl definieren für einen ausgewählten Benutzer. In der Listenansicht können Sie darüber hinaus den Zeitraum einschränken. So ist es möglich, sich alle Termine aus dem Jahr 2015 anzeigen zu lassen. Über die aktivierte Option nur zukünftige, werden kommende Termine ausgegeben.


Tipp! Die Zugriffsberechtigungen für die Sichtbarkeit von Terminen und Aufgaben für andere Mitarbeiter, stellen Sie in Ihren persönlichen Einstellungen ein. Eine Ausnahme kann bestehen, wenn durch eine Unternehmensfestlegung für alle oder bestimmte Mitarbeiter geregelt wurde, dass Termine generell zugewiesen oder eingesehen werden dürfen.


Terminübersicht

Terminübersicht
Die Terminübersicht gibt Ihnen einen zeitlichen Überblick über Termine von ausgewählten Mitarbeitern. Sie ähnelt der Anzeige einer Verfügbarkeitsprüfung. Wechseln Sie für diese Ansicht auf die Registerkarte Terminübersicht.

Im oberen Bereich der Terminübersicht haben Sie die Möglichkeit zwischen der Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht zu wechseln. Links und rechts können Sie jeweils einen Zeitbereich < Zurück oder Weiter > springen. Auf Wunsch können Sie den angezeigten Bereich nur auf die Arbeitsstunden begrenzen. Links befindet sich die Auswahl der Mitarbeiter, dessen Übersicht Sie im rechten Bereich anzeigen möchten. Nutzen Sie die Möglichkeit und wählen über das Dropdown-Feld eine mögliche Abteilung aus. Wählen Sie die Mitarbeiter durch einfaches Klicken auf den angezeigten Namen aus oder ab. Um nun die Anzeige rechts zu aktualisieren, nutzen Sie den Button Zeige ausgewählte Benutzer links unten.


Hinweis! Die Anzeige von vielen Benutzern kann aufgrund einer hohen Datenanzahl länger dauern. Nutzen Sie daher die Anzeige möglichst so, dass Sie sich nur die Mitarbeiter anzeigen lassen, welche Sie wirklich benötigen.


Termine überwachen

Wenn Sie Termine an Mitarbeiter vergeben oder weiterleiten, selbst aber nicht daran beteiligt sind, haben Sie folgende Möglichkeit zur Terminüberwachung. Auf der Registerkarte Vergebene Termine werden Ihre Termine gespeichert, die Sie anderen Mitarbeitern zugewiesen haben. Weitergeleitete Termine sind Termine, die Sie von anderen Mitarbeitern erhalten haben und wiederum an weitere Mitarbeiter delegiert haben.

Sollte ein betreffender Mitarbeiter einen Ihrer vergebenen Termine an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten, so sehen Sie das in der Registerkarte Vergebene Termine an der veränderten Zuständigkeit. Ebenfalls in dieser Registerkarte sehen Sie, wenn der Termin als Erledigt markiert wurde.

Termin löschen

Um einen Termin zu entfernen, können Sie Löschen über das Kontextmenü ausführen oder im geöffneten Termin auf Löschen klicken. Ist jedoch mindestens ein anderer Mitarbeiter als Zuständiger deklariert und hat dieser den Termin angenommen, kann der Termin nicht gelöscht werden. Soll der Termin dennoch entfernt werden, so deaktivieren Sie alle zuständigen Mitarbeiter außer Ihren Benutzer und klicken Sie auf Speichern. Anschließend können Sie den Termin über den Button Löschen entfernen.

Termine suchen

Suchleiste in Terminen

Geben Sie in das Suchfeld am unteren Bildschirmrand den Begriff ein, der in einem Zusammenhang mit dem Termin steht. Es werden Ihnen, nach dem Bestätigen mit der Enter-Taste, übereinstimmende Termine angezeigt. Es erfolgt dabei ein Wechsel in die Registerkarte Listenansicht. Durchsucht werden der Betreff, Notizen sowie die Kontakte der Termine.

Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Siehe auch