TecArt-Push – TecArt Handbuch

TecArt-Push

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Über das geräteunabhängige Tool TecArt-Push können Sie E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Termine Ihres TecArt-Systems mit mobilen Endgeräten synchronisieren. Grundsätzlich sollte die Synchronisation mit jedem mobilen Endgerät funktionieren, welches die Schnittstellentechnologie ActiveSync unterstützt. Weitere Informationen finden Sie in unserer Kompatibilitätsliste .


Achtung! Bei der hier beschriebenen Leistung handelt es sich um einen kostenlosen Dienst der TecArt GmbH. Inhalt und Umfang des Dienstes bestimmen sich nach den jeweils aktuell verfügbaren Funktionalitäten, die von TecArt im Rahmen ihrer technischen und betrieblichen Möglichkeiten zur Verfügung gestellt werden. Unterschiedliche Hardware, verschiedene Softwarestände und Modifikationen von Drittanbietern können dazu führen, dass die Datensynchronisation nicht oder nur teilweise funktioniert. Daraus entstehen keine Ansprüche für den Nutzer. Die Nachforschung, Einrichtung einer Umgehung bzw. Behebung von Problemen aufgrund der vorgenannten Umstände erfolgt durch TecArt nur kostenpflichtig nach entsprechendem Auftrag des Kunden. Solche Leistungen sind von sonstigen Service- und Supportleistungen ausgeschlossen.


Installationshinweise

Im weiteren Verlauf finden Sie spezielle Einrichtungshinweise für die unterschiedlichen Betriebssysteme. Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Einstellungen aufgrund unterschiedlicher Softwarestände und grundlegenden Möglichkeiten in der Nutzung der unterschiedlichen Endgeräte abweichen können. Bitte verwenden Sie für die Einrichtung den Standard-Mail-Client des jeweiligen Betriebssystems.

Installationshinweise für Nutzer der Telekom Cloud bei der Deutschen Telekom AG

Haben Sie das TecArt-System über die Telekom Cloud der Deutschen Telekom AG gebucht, benötigen Sie weiterführende Informationen für die Einrichtung Ihres Systems auf mobilen Endgeräten. Ihre Angaben zur Einrichtung finden Sie speziell im Bereich der Administration > Systeminformationen.

Bitte geben Sie als Serveradresse nur die URL crm.tecart.app.telekomcloud.com an. Darüber hinaus tragen Sie im Feld Domain für die Einrichtung auf Ihrem mobilen Endgerät die entsprechende Angabe nach der URL der Systeminformationen ein. Diese heißt z.B. tecart.

URL und Systemname: crm.tecart.app.telekomcloud.com/tecart

In besonderen Fällen beinhaltet das System noch eine ID. Diese wird direkt hinter dem Systemnamen angezeigt tecartXY und muss bei der Einrichtung stets mit angegeben werden. Unter einigen Versionen der mobilen Endgeräte gibt es kein Feld Domain. Stellen Sie dort die Domain Ihrem Benutzernamen voraus (tecart\Benutzername).


Daten die synchronisiert werden

TecArt-Push ist eine intelligente Synchronisation zwischen dem TecArt-System und Ihrem mobilen Endgerät. Sie kann viel mehr als auf den ersten Blick erwartet und unterstützt Sie darüber hinaus Daten aktuell zu halten und nur die Daten zu übertragen, welche unbedingt notwendig sind.

Persönliche Daten

Persönliches Adressbuch
Kontextmenü Kontakt/Person abonnieren
TecArt-Push unterscheidet zwischen den globalen Kontakten des Moduls Kontakte und Ihrem persönlichen Adressbuch. Damit nicht alle Kontakte mit Ihrem Endgerät synchronisiert werden, gibt es keine direkte Möglichkeit die globalen Kontakte zu übertragen. Bedenken Sie, dass dies auch mehrere Tausend Kontakte sein können.

Um Kontakte oder Personen zu synchronisieren, öffnen Sie eine der möglichen Listen. Sie können auch einen Kontakt direkt öffnen und auf die Registerkarte Personen wechseln. Über das Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit eine Person, einen Kontakt oder alle Personen eines Kontaktes inkl. dem Kontakt zu abonnieren. Diese werden dann in Ihr persönliches Adressbuch übernommen und von dort aus an Ihr mobiles Endgerät synchronisiert.

Im Adressbuch können Sie das Abonnement lösen oder den Kontakt oder die Person auch direkt löschen ohne Auswirkung auf die globalen Kontakte. Aktualisieren Sie Daten auf Ihrem mobilen Endgerät oder im persönlichen Adressbuch eines abonnierten Kontaktes, werden die Daten nicht in die globalen Kontakte und Personen übernommen. Vielmehr werden die Änderungen durch die globalen Kontakte und Personen wieder rückgängig gemacht.

Ihre persönlichen Telefonnummern und Adressen werden in Ihrem persönlichen Adressbuch gespeichert. Bei einem Wechsel Ihres Endgerätes gehen so keine Daten mehr verloren und Sie haben eine globale und sichere Speicherung.


Hinweis! Sie können administrativ auch die Synchronisation von geänderten Kontakten und Personen des persönlichen Adressbuchs in die Kontakte zulassen. Dies können Sie über die speziellen Rechte im Feld Änderungen im pers. Adressbuch aktualisieren gem. Kontakte einstellen.


Tipp! Möchten Sie einzelne Kontakte des persönlichen Adressbuchs nicht synchronisieren, so können Sie innerhalb des persönlichen Adressbuch den jeweiligen Eintrag öffnen und auf der Registerkarte Sonstiges den Haken bei Diesen Kontakt nicht synchronisieren setzen.


Daten anderer Mitarbeiter

Über die Administration kann angegeben worden sein, dass die in der Benutzerverwaltung hinterlegten Benutzerinformationen der Mitarbeiter auf mobile Endgeräte synchronisiert werden dürfen.

Kontaktdaten aus aktuellen Terminen

Termine werden mit Kontakten verknüpft. Terminteilnehmer aus eingetragenen Terminen des TecArt-System werden damit automatisch in Ihre Kontakte des mobilen Endgerätes übernommen, so dass Sie alle Informationen zum Termin erhalten. Liegt der Termin mehr als einen Tag in der Vergangenheit, werden die Teilnehmer automatisch wieder entfernt. So haben Sie immer die aktuellsten Kontakte automatisch in Ihrem mobilen Endgerät.


Achtung! Haben Sie in einem Termin mehrere Kontakte verknüpft, ändern und speichern diesen, so erhalten alle verknüpften Kontakte eine Information über den Termin einschließlich aller internen Notizen. Daher entfernen Sie die Kontaktinformationen vor Speicherung sensibler Daten oder führen Sie die Änderungen über das TecArt-System aus.


Firmenverzeichnis

Neben unserer WebApp bieten viele mobile Endgeräte auch eine Firmensuche direkt über die Kontaktliste an. Ergibt Ihre Suche in den Kontakten kein Ergebnis, erscheint meistens am Ende der Eintrag Kontakte im Firmenverzeichnis suchen, Firmensuche, Firmenverzeichnis, Globale Adressliste oder Ähnliches. Sie erweitern dann Ihre Suche direkt in die eingerichteten Konten der Synchronisation.

Urlaub und Feiertage

Im TecArt-System können Sie über die persönlichen Einstellungen auf der Registerkarte ActiveSync wahlweise die Synchronisation der Feiertage sowie Ihrer Urlaubstage aktivieren. Diese werden dann, wie im Terminkalender auch, angezeigt und abgeglichen.

Mehrere Kalender anderer Benutzer

In einigen Endgeräten, wie iPhone oder Windows Phone, können Sie mehrere Terminkalender parallel synchronisieren. Voraussetzung hierfür ist das erforderliche Recht einen Terminkalender einsehen zu können und Ihre Einstellung über die persönlichen Einstellungen auf der Registerkarte ActiveSync für den Terminkalender des gewünschten Benutzers zu aktivieren.

Einbindung verschiedener E-Mail-Konten

Im Normalfall richten Sie für die Synchronisation eine Standard-E-Mail-Adresse ein. Über diese E-Mail-Adresse sowie die angegebenen E-Mail-Ordner werden dann Ihre E-Mails synchronisiert. Es kann jedoch verschiedene Besonderheiten bei einigen Konten geben, welche wir hier für Sie aufführen, gerade dann, wenn Sie mehrere E-Mail-Konten synchronisieren möchten.

Standard-E-Mail-Konto

POP3-E-Mail-Konto

Ist Ihr Standard-E-Mail-Konto ein POP3-Konto, können Sie die Einrichtung, wie oben angegeben, durchführen. Im TecArt-System wird dabei meistens der Ordner Posteingang Inbox.gif in der lokalen Ordnerstruktur mit dem entsprechenden Symbol angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit alle eingerichteten POP3-E-Mail-Konten direkt aus der untergeordneten Struktur Ihres Posteingang sofort mitzusynchronisieren. Die Aktivierung der gewünschten Ordner nehmen Sie über Ihr mobiles Endgerät vor.

Eine Besonderheit bildet Ihr Standard-POP3-Konto, wenn Sie in den E-Mail-Konto-Einstellungen einen abweichenden Ordner angegeben haben. Der abweichende Ordner bildet dann den Posteingang dieses Kontos. Dabei werden, ausgehend vom abweichenden Ordner, nur die dort eingerichteten Unterordner synchronisiert. Eine gleichzeitige Synchronisation von E-Mail-Konten anderer Strukturen ist in diesem Fall nicht mehr möglich. Hierbei müssen Sie die Schritte bei der Einbindung mehrerer E-Mail-Konten beachten.

IMAP-E-Mail-Konto

Wurde in Ihrem TecArt-System nur ein einziges E-Mail-Konto als IMAP-Konto eingerichtet und existieren darüber hinaus auch keine weiteren Konten in Form von Gruppen-E-Mail-Konten oder POP3-Konten, dann nehmen Sie die Einstellung nach dem angegebenen Standard vor. Die Ordnerstruktur Ihres IMAP-Kontos wird automatisch synchronisiert. Bei der Verwendung mehrerer IMAP-Konten oder eingerichteten POP3-Konten müssen Sie die Schritte bei der Einbindung mehrerer E-Mail-Konten beachten.

Einbindung mehrerer E-Mail-Konten

Weiteres E-Mail-Konto einrichten
Für die Einbindung mehrerer E-Mail-Konten müssen Sie weitere Einstellungen vornehmen. Richten Sie zunächst ein weiteres ActiveSync-Konto nach den angegebenen Beschreibungen ein. Verwenden Sie in diesem Fall jedoch die E-Mail-Adresse, die Sie synchronisieren möchten. Fahren Sie mit den Angaben bis zum Benutzernamen für die Anmeldung an Ihrem TecArt-System fort.

Ihr Benutzername wird nun um die Kontobezeichnung des gewünschten E-Mail-Kontos erweitert. Lautet Ihr Benutzername z.B. Max-Schmidt und das einzubindende E-Mail-Konto anhand Ihrer Angabe im Feld Bezeichnung Vertriebskonto, so ergibt sich als Benutzername anhand der beiden Angaben Max-Schmidt->Vertriebskonto. Wichtig ist zwischen beiden Angaben die Trennung mit einem einfach Pfeil ->.

Zum Abschluss müssen Sie festlegen, welche Daten noch synchronisiert werden sollen. Setzen Sie dabei ausschließlich die Auswahl auf E-Mail. Wählen Sie Aufgaben, Termine und Kontakte für das weitere E-Mail-Konto ab, damit diese nicht mehrfach synchronisiert werden.


Achtung! Bitte beachten Sie bei der Einrichtung der TecArt-Push-Konten die Groß- und Kleinschreibung des Benutzernamens.


Filterfunktionen in Verbindung mit TecArt-Push

Haben Sie persönliche oder globale E-Mail-Filter im TecArt-System eingerichtet, so werden diese beim Empfang oder Versand von E-Mails über TecArt-Push ebenfalls ausgeführt. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail von einem mobilen Endgerät an einen Kunden und lassen alle E-Mails automatisch den Kontakt zuweisen, so wird die automatische Einordnung zum Kontakt vom TecArt-System-Filter ebenfalls ausgeführt. Informationen zu E-Mail-Filtern finden Sie auf der Seite E-Mail-Filter.

Kompatibilitätsliste

Bitte beachten Sie, dass die aufgezeigten Einschränkungen nur gewisse Geräte betreffen können. Je nach Hersteller, Endgerät, Provider und Software (Custom- oder Stock-ROM), können durchaus Herausforderungen auftreten oder eine Synchronisation generell nicht möglich sein. Grundlegend funktioniert die Synchronisation jedoch mit den in der Tabelle aufgelisteten Betriebssystemen. Bei softwareseitigen Einschränkungen (z. B. keine Synchronisation jeglicher Inhalte) seitens Ihres Endgeräts, ist in den meisten Fällen nur eine Fehlerbehebung über den Hersteller oder den Mobilfunkbetreiber möglich, da softwareseitige Anpassungen die Synchronisation einschränken können.

Plattform Client Synchronisation von
E-Mail = E
Kalender = Ka
Kontakte = Ko
Aufgaben = A
Notizen = N
Unterordner E-Mails Serientermine Mehrere Kontakt- und Terminordner Termin-
einladungen senden (S)
und
empfangen (E)
Einschränkungen
Android Android 4.x E, Ka, Ko, A Enabled.png Enabled.png Enabled.png S, E * Kontaktfotos dürfen maximal eine Größe von 56 KB haben, ansonsten werden die alten Fotos zurückgeschrieben.
* Serientermine können um eine Stunde versetzt dargestellt werden.
Android 5.x, 6.x E, Ka, Ko, A Enabled.png Enabled.png Enabled.png S, E * Dateianhänge können ggf. nicht synchronisiert werden
* Die Darstellung von HTML-Mails kann fehlerhaft sein
Apple iOS 5.x, 6.x, 7.x E, Ka, Ko, A, N Enabled.png teilweise Enabled.png S, E
iOS 8.x, 9.x, 10.x E, Ka, Ko, A, N Enabled.png teilweise Enabled.png S, E * Anhänge in E-Mails, welche größer als 1 Megabyte sind, werden mit dem iPhone nicht synchronisiert. Informationen hierzu finden Sie in unserer Bug-Liste.
Microsoft Windows Phone 7 E, Ka, Ko Enabled.png Enabled.png Löschen-icon.jpg S, E
Windows Phone 7.5 E, Ka, Ko, A Enabled.png Enabled.png Löschen-icon.jpg S, E
Windows Phone 8 E, Ka, Ko, A Enabled.png Enabled.png Löschen-icon.jpg S, E
Windows Phone 8.1 E, Ka, Ko Kein Angabe keine Angabe Keine Angabe Keine Angabe * Die Synchronisation kann nur mit einem der ausgewählten Module, z. B. nur Termine oder Kontakte, erfolgreich durchgeführt werden. Sobald mehrere Module aktiviert werden, schlägt die Synchronisation fehl.
Windows Mobile 10 Keine Angabe teilweise teilweise keine Angabe Keine Angabe * Windows Mobile 10 wird aktuell nicht offiziell unterstützt, weshalb es noch zu Einschränkungen kommen kann.
Blackberry BB 10 with ActiveSync E, Ka, Ko, A, N Enabled.png Enabled.png Enabled.png S, E
Microsoft Outlook Outlook 2013 E, Ka, Ko, A Enabled.png Enabled.png teilweise S, E * E-Mail-Markierungen (die so genannten Flags) werden nicht übermittelt.
* Abwesenheitsnotizen im Outlook funktionieren nicht.
* Automatische Antwort (Auto Responder) funktioniert nicht.
* Öffentliche Ordner, Filter und Regeln werden nicht unterstützt. Hierfür nutzen Sie bitte die TecArt-System internen Funktionalitäten.
* Erstellung von Ordnern ist nur über das TecArt-System oder die Webmailoberfläche möglich.
* Das Speichern von Entwürfen wird seitens Outlook 2013 und 2016 in Verbindung mit ActiveSync nicht unterstützt.
Outlook 2016 E, Ka, Ko, A Enabled.png Enabled.png teilweise S, E * E-Mail-Markierungen (die so genannten Flags) werden nicht übermittelt.
* Abwesenheitsnotizen im Outlook funktionieren nicht.
* Automatische Antwort (Auto Responder) funktioniert nicht.
* Öffentliche Ordner, Filter und Regeln werden nicht unterstützt. Hierfür nutzen Sie bitte die TecArt-System internen Funktionalitäten.
* Erstellung von Ordnern ist nur über das TecArt-System oder die Webmailoberfläche möglich.
* Das Speichern von Entwürfen wird seitens Outlook 2013 und 2016 in Verbindung mit ActiveSync nicht unterstützt.

Hinweise zur Fehlerbehebung

Sollten bei Ihnen Termine, Kontakte oder E-Mails nicht richtig synchronisiert werden, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die entsprechenden Fehler zu beheben.

Apple

  • Richten Sie bitte das TecArt-Push-Konto mit folgenden Einstellungen ein:
    • Push: nein
    • Synchronisation: alle 15 Minuten
    • Mail synchronisieren: 1 Monat
    • Kalender synchronisieren: 1 Monat
    • Attachement: nein
  • Prüfen Sie bitte, ob das korrekte Konto für die Kontakt- und Terminanzeige ausgewählt wurde. Bei Kontakten sollte beispielsweise das persönliche Adressbuch angewählt werden und nicht ein anderes Exchange-Konto oder das globale Adressbuch. Bei den Terminen ist ebenfalls die Auswahl Ihres TecArt-Push-Kontos notwendig.
  • Prüfen Sie Ihre Schnittstellen-Logins oder Schnittstellen-Fehler-Logins im TecArt-System. Diese können Sie über Administration > Aktivitäten einsehen. Sollte Sie keine Login- oder Fehlversuche sehen, so konnte seitens des Endgeräts keine Verbindung aufgebaut werden. Prüfen Sie daher die Servereinstellungen erneut.
  • In einigen Fällen hilft die Rücksetzung der Netzwerkeinstellungen.

Achtung! Mit dem Rücksetzen der Netzwerkeinstellungen werden alle netzwerkspezifischen Daten auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt. Beispielsweise erfolgt dabei die Löschung aller gespeicherten W-LAN-Netze. Die TecArt GmbH übernimmt keinerlei Gewährleistung, Garantie oder Haftung für verlorene oder beschädigte Daten.

Gehen Sie hierbei wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die "Einstellungen" Ihres iPhones und wischen Sie im Reiter "Allgemein" bis an das untere Ende der Seite.
  2. Tippen Sie hier auf den Button "Zurücksetzen".
  3. Im letzten Schritt müssen Sie auf die Schaltfläche "Netzwerkeinstellungen" tippen.
  4. Das Endgerät startet nun neu und spielt die APN-Einstellungen (Zugangsdaten des Providers) sowie sonstige netzwerkspezifischen Daten neu ein. Es ist mit einem verzögerten Betriebssystemstart zu rechnen.

Android

  • Bitte leeren Sie den Cache der entsprechenden Terminapps. Diesen finden Sie unter Einstellungen > Anwendungen (Apps) > Auswahl Ihrer App > Cache leeren.
  • Richten Sie bitte das TecArt-Push-Konto mit folgenden Einstellungen ein:
    • Push: nein
    • Synchronisation: alle 15 Minuten
    • Mail synchronisieren: 1 Monat
    • Kalender synchronisieren: 1 Monat
    • Attachement: nein
  • Prüfen Sie, ob das korrekte Konto für die Kontakt- und Terminanzeige ausgewählt wurde. Sowohl bei den Kontakten, wie auch bei den Terminen, wird das Konto als E-Mail-Adresse oder Kontoname dargestellt. Wählen Sie hierzu Ihre App für Kontakte oder Termine an und navigieren Sie zu den Einstellungen der entsprechenden App.
  • Prüfen Sie Ihre Schnittstellen-Logins oder Schnittstellen-Fehler-Logins im TecArt-System. Diese können Sie über Administration > Aktivitäten einsehen. Sollte Sie keine Login- oder Fehlversuche sehen, so konnte seitens des Endgeräts keine Verbindung aufgebaut werden. Prüfen Sie daher die Servereinstellungen erneut.

Fehlerhafte oder keine Kontakt-Synchronisation aufgrund unsauberer Adressbücher

Durch einen unsauberen Adressbuch-Import, fehlerhafte Eintragungen oder durch die Synchronisation anderer Apps via ActiveSync, können Adressbucheinträge merkwürdige Zeichenfolgen enthalten. In den meisten Fällen sind dies Sonderzeichen (?, `, ^ etc.) oder Kryptische Schriftzeichen (ÿ, ༆ etc.). Weiterhin können Zahlen- und Buchstabenkombinationen, welche wie eine Art Hash-Wert aussehen, für die fehlerhafte Synchronisation verantwortlich sein.

Sollten Sie also ebenfalls von einer fehlerhaften Synchronisationen Ihrer Kontakte betroffen sein. Gehen Sie bitte wie im Abschnitt Datenimport und Export beschrieben vor. Entfernen Sie in der entsprechenden CSV-Datei überflüssige Zeichenfolgen und speichern Sie diese erneut ab. Führen Sie dann eine Löschung des Adressbuchs durch und importieren Sie Ihre gesäuberte CSV-Datei in das TecArt-System. Löschen Sie Ihren TecArt-Push Account am Mobiltelefon und richten Sie diesen neu ein.


Achtung! Bevor Sie das persönliche Adressbuch komplett löschen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherung des aktuellen Adressbuchs angelegt haben.


Push Cache Bereinigung

Seit Version 4.6 haben Sie unter Administration > Mobile Endgeräte die Möglichkeit, Status-Informationen via TecArt-Push verbundener Geräte abzurufen.

Über den Button Cache prüfen und aufräumen kann hier die Bereinigung des Push-eigenen Caches erfolgen, um so fehlerhafte Status-Daten zu entfernen, welche möglicherweise die Synchronisation blockieren. Der Vorgang kann in Abhängigkeit von Datenmenge und Endgeräte-Anzahl einige Zeit in Anspruch nehmen.

Nach Abschluss des Vorgangs kann es vorkommen, dass der TecArt-Push-Account neu eingerichtet werden muss.

Dies muss von den betroffenen Benutzern geprüft werden.

E-Mails werden über mobile Datenverbindung nicht versendet

  • In bestimmten Konstellationen kann es vorkommen, dass E-Mails nicht versendet werden, wenn die Synchronisation über eine mobile Datenverbindung erfolgt. Ursache hierfür können Einstellungen auf Ihrem Endgerät sein.
  • Aktuelle Versionen von iOS und Android bieten die Möglichkeit, die mobile Datennutzung pro App zu reglementieren, um unnötigen Datenverbrauch zu vermeiden.
  • Die Einstellungen hierfür finden Sie wie folgt:
    • Android: Einstellung > Apps > Anwendung antippen > Datenverbrauch > Hintergrund-Daten. Der Pfad kann in Abhängigkeit von Hersteller-Anpassungen der Android-Oberfläche variieren.
    • iOS: Einstellungen > Mobiles Netz / Daten > Mobile Daten verwenden.

Die genannte Einstellungen können insbesondere bei der Nutzung von Apps aus dem App Szore bzw. Google Play zu prüfen sein.

Siehe auch