Ressourcen – TecArt Handbuch

Ressourcen

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Über die Ressourcenverwaltung können Sie Ressourcen eines Unternehmens managen. Dies können Fahrzeuge, Besprechungsräume, Maschinen, Verbrauchsmaterialien, wie z.B. Getränke, oder auch Teams und Personen sein. Alles, was Sie benötigen und was nicht gleichzeitig durch andere Personen genutzt werden soll, können Sie hier pflegen.

Wenn Sie in den Bereich der Ressourcen wechseln, gelangen Sie als erstes zur Ressourcenverfügbarkeit. Lesen Sie die nachfolgenden Abschnitte um mehr zur Ressourcenverwaltung zu erfahren. Beachten Sie auch die Hinweise in der Terminverwaltung bei eingeschalteter Ressourcenverwaltung.

Daten in der Übersicht

Ressourcenverfügbarkeit

Ressourcenverfügbarkeit
Das angezeigte Bild ist ggf. nicht mehr aktuell und wird demnächst ausgetauscht.
Ressourcen Buchungsinformation
Die Ressourcenverfügbarkeit ist die generelle Übersicht über alle Ressourcen, die Auslastung sowie die Nutzung oder Reservierung. Die Ressourcenverfügbarkeit zeigt Ihnen einen zeitlichen Überblick über Buchungen ausgewählter Ressourcen.

Im unteren Bereich der Ressourcenverfügbarkeit haben Sie die Möglichkeit, zwischen der Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht zu wechseln. Rechts oben und links oben können Sie jeweils einen Zeitbereich << Zurück oder Weiter >> springen. Rechts unten haben Sie die Einstellung für den Monat und das Jahr. Links befindet sich die Auswahl der Ressourcen, dessen Übersicht Sie im rechten Bereich anzeigen möchten. Nutzen Sie die Möglichkeit und wählen Sie über das Drop-Down-Feld einen möglichen Ressourcentyp aus. Markieren Sie die gewünschten Ressourcen. Um die Anzeige rechts zu aktualisieren, nutzen Sie den Button Zeige ausgewählte Ressourcen links unten.


Hinweis! Die Anzeige von vielen Ressourcen kann aufgrund von vielen Daten länger dauern. Nutzen Sie daher die Anzeige möglichst so, dass Sie sich nur die Ressourcen anzeigen lassen, die Sie wirklich im Überblick sehen möchten.


Weitere Informationen zu den Buchungen sehen Sie immer dann, wenn es sich bspw. um Ihre Buchungen oder Termine handelt, die Sie einsehen oder bearbeiten dürfen. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Administrator, wenn Sie weitere Buchungsinformationen benötigen. Er kann Ihnen generelle Informationen einblenden lassen. Die Buchungsinformationen sehen Sie bereits, wenn Sie mit der Maus über einen reservierten oder gebuchten Bereich einer Ressource gehen. Dabei werden der Betreff, Gebucht durch, Notizen aus dem Termin sowie Beginn- und Enddatum angezeigt.

Um Ressourcen zu buchen, lesen Sie bitte im Abschnitt Ressourcen#Ressourcen buchen oder in den Terminen weiter.

Ressourcen, Budgets und Genehmigen

Dürfen Sie Ressourcen sowie Budgets anlegen und genehmigen, stehen Ihnen weitere Registerkarten zur Verfügung. Unter Ressourcen können Sie Ressourcen sowie Varianten anlegen, bearbeiten und Löschen. Mit den Budgets legen Sie ein befristetes Budget mit einer Kostenstelle fest. Über das Register Genehmigen können Ressourcenbuchungen kontrolliert, genehmigt oder abgelehnt werden. Die Benutzer können dazu entsprechende Benachrichtigungen erhalten.

Anpassung der Spalten

Anpassen der Spalten über Button
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig verschieben. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

Gruppierungen

Anpassung über Kontextmenü
Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.


Tipp! Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.


Weiterführende Funktionen des Kontextmenü

In jedem Register stehen Ihnen unterschiedliche Funktionalitäten zur Verfügung. In der Ressourcenverfügbarkeit können Sie, je nach Rechtevergabe, mit einem Rechtsklick auf eingetragene Ressourcenbuchungen die Buchung bearbeiten, den Termin bearbeiten oder die Ansicht Aktualisieren. Klicken Sie auf einen freien Bereich, können Sie einen neuen Termin eintragen.

Unter Ressourcen und Budgets stehen Ihnen u.a. folgende Einträge zur Verfügung:

  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Bearbeiten... - Dieser Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung. Wenn ein Datensatz markiert ist, öffnet sich die Ressource direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Ressourcen, können Änderungen an den gewählten Ressourcen gleichzeitig vorgenommen werden (Massenbearbeitung).
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Ressourcen anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Löschen - Entfernt die Ressource.
  • Wiederherstellen - Stellt eine gelöschte Ressource wieder her. Aktivieren Sie dazu die Option Zeige gelöschte Ressourcen. Die gelöschten Ressourcen werden grau dargestellt.
  • Ordnervorlage - Wenn Sie mehrere Ressourcen markieren und anschließend eine Ordnervorlage auswählen, werden die beinhaltenden Ordner in der Ressource neu erstellt. Existiert bereits ein Ordner mit gleichem Namen oder generell Dokumente, bleiben diese mit ihren Einstellungen vorhanden.
  • Sicherheit - Über diesen Eintrag können Sie entsprechende Rechteeinstellungen für die gewählte Ressource vornehmen.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Im Register Genehmigen können über das Kontextmenü Ressourcenbuchungen genehmigt oder abgelehnt, die Buchung und der Termin bearbeitet werden.

Buttons in der Ressourcenmaske

In der nachfolgenden Auflistung erhalten Sie eine Information zu den zur Verfügung stehenden Buttons der Ressourcenmaske:

  • Berechne Fomeln - Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Kontakt neu berechnet.
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Kontakte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Bearbeiten - Durch Klick auf diesen Button wechselt das TecArt-System in den Bearbeitungsmodus.
  • Bild hochladen... - Über diese Funktion können Sie zur Ressource ein Bild hinterlegen bzw. hochladen. PDF wird ebenfalls unterstützt.
  • Löschen - Über diesen Button, der sich unterhalb des Ressourcenbildes befindet, entfernen Sie das Bild.

Ressourcen buchen

Ressourcen können Sie über verschiedene Möglichkeiten buchen. Diese werden anhand bestimmter Eigenschaften näher bestimmt. Je nach Eigenschaft einer Ressource, können Sie diese bspw. nur reservieren, fest buchen und eventuell auch überbuchen. Eine Besonderheit stellen Verbrauchsressourcen dar. Bei der Reservierung oder Buchung werden Sie ggf. nach einer gewünschten Menge gefragt.


Hinweis! Mitarbeiter, die eine Ressource gebucht haben, können zurückliegende Buchungen und Termine nicht mehr ändern, da ggf. Kosten mit der Ressourcenbuchung verbunden sind. Nur Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung zur Veränderung von Ressourcenbuchungen, dürfen dies weiterhin nachträglich tun.


Über die Ressourcenverfügbarkeit buchen

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Neue Ressourcenbuchung im Termin
Das angezeigte Bild ist ggf. nicht mehr aktuell und wird demnächst ausgetauscht.
Neue Ressourcenbuchung
Auswahl einer Ressource
In der Ressourcenverfügbarkeit können Sie neue Termine anlegen. Nutzen Sie dafür am unteren linken Bildschirmrand Neuer Termin.

Eine weitere Möglichkeit der Buchung von Ressourcen besteht direkt über den Terminkalender der Ressourcenverfügbarkeit. Gehen Sie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte Ressource und klicken Sie auf Neuer Termin. Bei dieser Art der Buchung ist die gewählte Ressource bereits ausgewählt. Bei Terminen können Sie gern weitere Ressourcen zusätzlich auswählen. Füllen Sie die gewünschten Felder zur Ressourcenbuchung aus. Handelt es sich um Verbrauchsressourcen, werden Sie gebeten, eine entsprechende Menge anzugeben.

Der Status signalisiert dem Ressourcenverantwortlichen die Art Ihrer Buchung. Handelt es sich um genehmigungspflichtige Ressourcen, wird die Buchung immer im Status reserviert gespeichert.


Hinweis! Die Buchung von Ressourcen ohne einen Termin ist nur möglich, wenn dies explizit gewünscht wird. Diese Einstellung kann Ihr Administrator über die Administration > Module auf der Registerkarte Moduleinstellungen für Ressourcen dauerhaft einschalten. Dann stehen Ihnen weitere Menüpunkte im Kontextmenü sowie links unten Neue Buchung zur Verfügung.


Über einen Termin buchen

Termin Ressourcen Buchung
Wie Sie Termine anlegen können, wurde bereits im Abschnitt Termine beschrieben. Legen Sie einen neuen Termin an und treffen Sie innerhalb Ihres Termin die entsprechende Auswahl der gewünschten Ressourcen.


Tipp! Wurde für die Ressource ein Bild hinterlegt, kann es in einem Termin oder in der Ressourcenverfügbarkeit, bei Rechtsklick auf die entsprechende Ressource, angezeigt werden.


Hinweis! Termine mit gebuchten Ressourcen können nur von Administratoren, Ressourcenverwaltern und Terminerstellern gelöscht werden. Nach Beendung des Termins ist die Bearbeitung nur noch von berechtigten Ressourcenverwaltern und generell von Administratoren möglich.


Automatische Benachrichtigungen

Bei der Buchung verschiedener Ressourcen werden automatisch verschiedene E-Mails generiert. Diese automatischen Nachrichten sind abhängig von den spezifischen Einstellungen zu jeder Ressource. Ist eine Ressource genehmigungspflichtig, wird eine E-Mail zur Genehmigung versendet. Es werden keine Benachrichtigungen versendet, wenn Sie rückwirkende Buchungen vornehmen, um die Daten nachträglich zu pflegen.

Ressourcenbuchungen genehmigen

Ressource genehmigen
Ressourcen können als genehmigungspflichtig eingestuft werden. Nach einer Buchung dieser Ressource wird an den zuständigen Genehmiger eine E-Mail versandt.

Der Genehmiger hat verschiedene Möglichkeiten, diese Ressource zu genehmigen oder abzulehnen. Die E-Mail enthält in der Regel bereits einen Link zur Genehmigung oder Ablehnung der Buchung. Dabei wird automatisch eine E-Mail an den Bucher der Ressource gesendet. Dürfen Sie Ressourcen genehmigen, sehen Sie neben der Ressourcenverfügbarkeit die Registerkarte Genehmigen. Auf der Registerkarte befinden sich alle aktuellen und noch nicht genehmigten bzw. abgelehnten Vorgänge zu den Buchungen.


Tipp! Der Text der Bestätigungs- und Informations-E-Mail kann individuell in der Administration eingestellt und verändert werden.


Ressourcen anlegen und verwalten

Ressourcenübersicht
Sofern Sie die Berechtigung besitzen, Ressourcen und deren Buchungen verwalten zu dürfen, sehen Sie neben der Registerkarte Ressourcenverfügbarkeit auch die Registerkarte Ressourcen.

Im Unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Sicht auf die Ressourcen einzuschränken, indem Sie einen der bestehenden Ressourcentypen auswählen. Sie können sich auch gelöschte Ressourcen wieder einblenden lassen.


Hinweis! Ressourcen können nicht gelöscht werden. Sie bleiben, aufgrund von Auswertungsmöglichkeiten und vergangenen Buchungen, dauerhaft bestehen.


Neue Ressource

Ressource Bearbeitungsmodus
Um eine neue Ressource zu erstellen, nutzen Sie das Kontextmenü bei den Ressourcen und wählen den Eintrag Neu aus oder Sie nutzen den Button Neu links unten. Daraufhin öffnet sich eine neue Ressource im Bearbeitungsmodus. Füllen Sie nun alle Felder aus und beenden Sie Ihre Eingaben mit Speichern.

Es gibt einige Felder, die für die weitere Nutzung und Bearbeitung von Ressourcen notwendig sind. Sie haben natürlich die Möglichkeit, weitere Felder hinzuzufügen.

Feld Beschreibung
Kosten Es handelt sich um Fixkosten, die je Buchung anfallen, unabhängig von der Dauer der Buchung. Sie finden Anwendung z. B. bei Verbrauchsressourcen oder als Reinigungspauschale eines Raumes. Fixe Kosten und Kosten pro Stunde können miteinander kombiniert werden.
Kosten / h Diese Kosten werden anteilig über die Zeit der Nutzung der Ressource berechnet. Fixe Kosten und Kosten pro Stunde können miteinander kombiniert werden.
Verantwortlich Wählen Sie den Zuständigen für die Ressourcenverwaltung aus.
Benachrichtigung Ist der Haken gesetzt, erhält der Ressourcenverantwortliche eine E-Mail über die Buchung oder Änderung der Ressourcenbuchung.
Autorisation Bei der Autorisation können Sie zwischen keine, Verantwortlicher für die Ressource, dem nächst Vorgesetzten Abteilungsleiter oder dem Vorgesetzten in zweiter Instanz Geschäftsleitung wählen. Abteilungsleiter und Geschäftsleitung sind die jeweils Zuständigen aus der abgebildeten Hierarchie bei hierarchische Gruppen.
Verbrauchsressource Es handelt sich hier um eine Verbrauchsressource. Beim Setzen dieses Merkmals erscheint im unteren Bereich eine weitere Registerkarte mit dem aktuellen Bestand. Die gewünschte Menge wird bei der Buchung abgefragt.
Parallele Buchung Das Merkmal parallele Buchung entscheidet darüber, ob bei Auswahl dieser Ressource, noch andere Ressourcen gleichzeitig gebucht werden können. Anwendung findet diese Auswahl bei Varianten einer Ressource z.B. bei verschiedenen Bestuhlungsplänen eines Raumes.


Hinweis! Werden in Ihrem System, bei unterschiedlichen Ressourcentypen, unterschiedliche Ansichten verwendet, gehen Sie bitte wie folgt vor.
Wird eine neue Ressource erstellt, ist immer die Standardansicht voreingestellt. Füllen Sie alle notwendigen Felder aus und speichern Sie die Ressource einmalig ab, inkl. dem neuen Ressourcentyp. Bearbeiten Sie danach die Ressource erneut und füllen Sie die neu erschienenen Felder bzw. Registerkarten aus. Nähere Hinweise zu anderen Ansichten erhalten Sie über benutzerbezogene Templates.


Ist die Ressource angelegt, besteht die Möglichkeit, weitere Angaben zu den Ressourcen zu machen. So können Sie bspw. einer Ressource ein geeignetes Bild über Bild hochladen... zuweisen. Mit einem Klick auf Löschen wird es wieder entfernt. Große geladene Bilder werden automatisch in der Größe angepasst und gespeichert. Die Bilder können bei der Buchung einer Ressource wieder aufgerufen werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Ressource klicken.

Beachten Sie auch die nachfolgenden Abschnitte für mehrere Ressourcenvarianten.


Achtung! Für die Sichtbarkeit und Buchung der Ressourcen ist es notwendig, entsprechende Leserechte für die Mitarbeiter zu vergeben. Mehr erfahren Sie im Abschnitt Objektrechte.


Varianten einer Ressource

Ressource Varianten
Ressourcenvarianten sind Unterarten einer Hauptressource. Sie können unter jeder Ressource weitere Ressourcen anlegen. Ebenfalls kann jede Ressourcenvariante wieder eigene Varianten besitzen. Anwendung finden verschiedene Varianten bspw. in Bezug auf die Hauptressource Besprechungsraum mit verschiedenen Bestuhlungsvarianten oder auf die Hauptressource Maschinen in den Varianten Benzinrasenmäher und Elektrorasenmäher mit den jeweiligen Untervarianten in verschiedenen Schnittbreiten.

Der Ressourcentyp von Varianten der Hauptressource kann nicht mehr gewechselt werden. Die unterschiedlichen Angaben zu jeder Ressource können dennoch vorgenommen werden.


Hinweis! Achten Sie besonders bei den Varianten auf den Punkt parallele Buchungen. Einen Besprechungsraum gleichzeitig in zwei Bestuhlungsvarianten zu buchen ist nicht angebracht. Dabei sollten bei der Vermietung von Benzinrasenmähern alle Schnittbreiten auch parallel gebucht werden können.


Hinweise zu den Benachrichtigungen

Nehmen Sie in den Feldern Benachrichtigung und Autorisation verschiedene Einstellungen vor, haben diese Felder Auswirkungen auf das Versenden von automatischen E-Mail-Nachrichten. Bei der Buchung von Verbrauchsressourcen ist es angebracht, den Ressourcenverantwortlichen eine Benachrichtigung zukommen zu lassen. So wird er immer über die Nutzung der Materialien informiert und kann entsprechend für Nachschub sorgen.

Wenn es sich um eine genehmigungspflichtige Ressource handelt, dann wählen Sie bitte die entsprechende Gruppe der Personen aus, die die Ressource für Sie freigeben soll. Anschließend wird eine E-Mail an den Verantwortlichen, den Abteilungsleiter oder an die Geschäftsleitung erstellt. Setzen Sie den Haken für die Benachrichtigung parallel, erhält der Verantwortliche darüber hinaus eine E-Mail mit entsprechender Buchung.

Unterregister der Ressource

Ressourcen Buchungen
Ressourcen Bestandsbuchung
Im unteren Bereich einer Ressource befinden sich die verschiedenen Registerkarten zu weiteren Details der Ressource. Die Registerkarte Varianten enthält nur entsprechende Varianten, sofern Sie diese angelegt haben.

Die Registerkarte Buchungen zeigt in Form von Einzelbuchungen und Terminen die einzelnen Zeiträume der Nutzung der Ressource. Als Ressourcenverantwortlicher können Sie über das Kontextmenü zu jeder Buchung diese nachträglich verändern. Dies geht auch in den Terminen selbst.

Die Registerkarte Dokumente kann weitere Details zu Ihrer Ressource enthalten, wie z.B. Kaufunterlagen, Garantieurkunden oder sonstige Dokumente.

Handelt es sich bei Ihrer Ressource um eine Verbrauchsressource, dann gibt es zusätzlich eine weitere Registerkarte für den Bestand. Bei jedem Termin oder jeder Buchung wird die Menge der Verbrauchsressource verlangt. Diese Menge wird dann dem hier hinterlegten Bestand abgezogen. Sie können jederzeit über diese Registerkarte den Bestand durch eine Neue Bestandsbuchung verändern. Die Buchungen können sowohl positiv, wie auch negativ sein. Verändern Sie auf der Registerkarte Buchungen nachträglich eine Buchung oder den Bestand eines Termins, werden die Änderungen ebenfalls in den Bestandsbuchungen aktiv.

Budgets verwalten

Budgets verwalten
Budgets verwalten
Budgets dienen der Abrechnung von Ressourcen zu bestehenden Kostenstellen. Die Kostenstellen werden in der Gruppenverwaltung definiert und können über das Modul Auswertungen ausgewertet werden.

Bei der Buchung von Ressourcen über Einzelbuchungen oder Termine können hinterlegte Kostenstellen ausgewählt werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, bei der Verwaltung der Ressourcen einmalige Kosten oder Kosten pro Stunde zu hinterlegen. Der Ressourcenverantwortliche kann weiterhin nachträglich Kosten zu jeder einzelnen Buchung verändern oder eintragen und diese Kosten vor einer weiteren Bearbeitung sperren. Sie werden von dem hinterlegten Budget abgezogen und können für den Zeitraum eines Jahres ausgewertet werden.

Möchten Sie für einen Zeitraum ein neues Budget festlegen, wechseln Sie auf die Registerkarte Budgets. Links unten können Sie über die Schaltfläche Neues Budget ein neues Budget anlegen. Vergeben Sie zunächst einen Namen für Ihr Budget und wählen Sie die Gültigkeit durch Setzen eines Zeitraumes aus. Tragen Sie dann Ihr vorgesehenes Budget für den Zeitraum ein und wählen Sie anschließend eine der hinterlegten Kostenstellen aus. Schließen Sie Ihre Eingaben durch Speichern und Schließen ab.


Hinweis! Zeiträume für Budgets einer Kostenstelle dürfen sich nicht überschneiden und sollten für eine korrekte und jährliche Auswertung den Zeitraum eines Kalenderjahres nicht überschreiten. Die Budgets werden nur in Summe für den Zeitraum gesehen. Daher kann es bei der Berechnung aktuell zu Abweichungen kommen.


Massenbearbeitung

Massenbearbeitung von Feldinhalten
Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. verfügbar. In der Dokumentenverwaltung und in den Aktivitäten, wie Termine, E-Mails, Aufgaben, Anrufe und Notizen ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern/zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Bitte beachten Sie den unten stehenden Hinweis! Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die Strg-Taste bzw. Shift-Taste gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie Bearbeiten... aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung wird Ihnen immer der Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.


Achtung! Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte.


Hinweis! Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten- und Kundenverträge), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Weiterhin müssen Objekte sich im selben Bearbeitungsstatus (z. B. Rechnung in Bearbeitung) befinden. Andernfalls erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.


Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Ordnervorlagen

Ordnervorlage auswählen am Beispiel eines Kontaktes
Ordnervorlagen ist ein allgemeines Thema der Rechtevergabe und Erstellung von vordefinierten Ordnern für die Module Kontakte, Projekte, Tickets, Ressourcen und Accounts. Die Vergabe der Rechte und Bearbeitung der Ordner ist in den benannten Modulen gleich gestaltet und damit allgemein gültig.

Je nach Konfiguration existiert bei der Erstellung eines neuen Objektes eine Auswahlliste mit der Bezeichnung Ordnervorlage. Ordnervorlagen sind komplette Verzeichnishierarchien mit ggf. darin enthaltenen Dateien, die beim Anlegen des Objektes von der Vorlage in das neu zu erstellende Objekt kopiert werden. Mit Hilfe der Liste wählen Sie eine Ordnervorlage aus, die beim Anlegen des Objektes verwendet wird.


Hinweis! Ordnervorlagen können auch nachträglich zu einem Objekt hinzugefügt werden. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten und wählen Sie die hinzuzufügende Ordnervorlage in der dazugehörigen Drop-Down-Liste aus. Nach einem Klick auf den Button Speichern werden die in der Ordnervorlage enthaltenen Verzeichnisse mit den dazugehörigen Dateien in das Objekt übernommen.
Beim nachträglichen Hinzufügen einer Ordnervorlage werden Dateien und Ordner, die sich sowohl im Objekt als auch in der Vorlage befinden, nicht neu hinzugefügt. Damit wird einem Datenverlust vorgebeugt. Gleichzeitig werden ggf. umbenannte Ordner wieder neu erzeugt.

Siehe auch