Protokollfunktion – TecArt Handbuch

Protokollfunktion

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Über das Zusatz-Feature Protokolle werden alle Änderungen im TecArt-System mitprotokolliert. Dieses Feature ist sowohl für die Aktivitäten Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails, als auch für Objekte, wie bspw. Kontakte, Tickets, Angebote und Rechnungen verfügbar. Die Protokollierung ist eine systeminterne Zusatzfunktionalität, die Ihre TecArt-Software weiter vervollständigt. Ausnahme bildet dabei das Modul Dokumente, das eine eigene Versionierung besitzt.


Tipp! Die Protokollfunktion ist revisionssicher und gerichtsverwertbar, da keine gemachten Eintragungen und Änderungen verloren gehen bzw. durch Benutzer und Administratoren im TecArt-System verändert werden können.


Aktivierung der Protokollfunktion

Die Aktivierung der Protokollfunktion kann nur ein Administrator über die Systemeinstellungen vornehmen.

Nutzung der Protokollfunktion

Die Protokollfunktion steht unter ausgewählten Gruppen zur Verfügung. Diese können sowohl Änderungen aller oder einzelner Objekte und Aktivitäten einsehen. Möchten Sie Änderungen an Ihrem Datensatz nachvollziehen, können Sie das über drei verschiedene Wege ausführen:

Arbeiten mit der Protokollfunktion

Detailansicht der Protokolle
Wenn Sie, wie oben beschrieben, das Protokollfenster geöffnet haben, sehen Sie die geänderten Objekte in einem Übersichtsfenster des aktuellen Tages. In diesem Fenster können Sie eine Suche durchführen, entweder nach durchgeführten Aktionen, einem Feld, einem Benutzer sowie Tagen, Monaten und Jahren. So filtern Sie die Angaben zu einer Aktivität.

In der Übersicht sehen Sie erste Details. Über einen Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich eine Detailansicht des alten und neuen Wertes. Das benötigen Sie vor allem bei Notizen. Sie sehen die Änderungen direkt gegenübergestellt. Bei Bedarf können Sie, durch Kopieren der Inhalte, die Änderungen ausschließlich im entsprechenden Objektfeld der Aktivität wieder rückgängig machen. Eine Wiederherstellung über die Protokollfunktion ist nicht vorgesehen.


Hinweis! Das einmal eingeschaltete Feature protokolliert alle Daten mit. Dabei können erhebliche Datenmengen anfallen. Bitte achten Sie auf Ihren verfügbaren Speicherplatz im TecArt-System und erhöhen Sie diesen nach Bedarf.


Siehe auch