Projekte – TecArt Handbuch

Projekte

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Im Modul Projekte erstellen und verwalten Sie Projekte. Dazu wurde dieses Modul ähnlich den Kontakten aufgebaut. Sie werden auch in den Projekten die Verknüpfungen zu Kontakten, Verträgen, Angeboten, Aufträgen, Tickets und den anderen Modulen mit dessen Kommunikationsdaten wieder finden.

Daten in der Übersicht

Projektübersicht und Projektliste

Es gibt einige Funktionen, die Ihnen das Auffinden Ihrer Projekte erleichtern. Darunter zählen die Projektübersicht, Projektliste sowie verschiedene Suchen.

Anpassung der Spalten

Anpassen der Spalten über Button
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig verschieben. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

Gruppierungen

Anpassung über Kontextmenü
Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.


Tipp! Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.


Filter für Projektübersicht

Weiterführende Funktionen des Kontextmenü

Projektübersicht Kontextmenü
Über das Kontextmenü der Projektübersicht oder -liste können Sie eine Vielzahl weiterer Funktionen aufrufen, die für die Arbeit mit dem System hilfreich sind.
  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Bearbeiten - Dieser Eintrag steht ausschließlich bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich dieses Projekt direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Projekte, können Änderungen an den gewählten Projekten gleichzeitig vorgenommen werden (Massenbearbeitung).
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Projekte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Löschen - Der markierte Datensatz wird gelöscht.
  • Wiedervorlagen - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für das Projekt an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen.
  • Wiedervorlagen hinzufügen - Erstellung einer Erinnerung für das Projekt.
  • Sicherheit - Der Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung und zeigt Ihnen die aktuellen Zugriffsrechte an. Wenn Sie entsprechende Rechte besitzen, können Sie die Zugriffsliste und Nutzungsrechte ändern.
  • Ordnervorlage - Wenn Sie mehrere Projekte markieren und anschließend eine Ordnervorlage auswählen, werden die beinhaltenden Ordner in dem Projekt neu erstellt. Existiert bereits ein Ordner mit gleichem Namen oder generell Dokumente, bleiben sie mit ihren Einstellungen vorhanden.
  • Berechtigungen anzeigen - Zeigt die aktuellen Zugriffsrechte nur für Administratoren nach Mitarbeiterwahl an.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Registerkarten und Ansichten

Projektfenster mit allen Angaben
Registerkarte Notizen in Projekten
Das Projektfenster untergliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie neben einem Kalender mehrere Registerkarten mit projektspezifischen allgemeinen Daten. In den ersten Registerkarten werden die allgemeinen Daten zu einem Projekt abgespeichert. Zusätzliche Felder können in der Administration angelegt und verwaltet werden, dadurch kann Ihre Ansicht von den Abbildungen abweichen. Es können sich in diesem Bereich sogar Ansichten oder andere Themen befinden, die durch benutzerbezogene Templates speziell auf Ihr Unternehmen angepasst worden sind.

Die Registerkarte Beschreibung dient Ihnen als freies Feld. Hier können Sie viele zusätzliche Informationen zu einem Projekt abspeichern. Sollten Informationen enthalten sein, so wird das durch einen Haken auf der Registerkarte angezeigt.

Über die Registerkarte Sicherheit regeln Sie die Zugriffsrechte zu den Projekten und zusätzlich zu den Mitgliedern eines Projektes. Sie können sowohl ganzen Gruppen, als auch einzelnen Personen Rechte erteilen. Näheres dazu finden Sie im Abschnitt Objektrechte. Der Inhalt wird Ihnen nur bei entsprechender Berechtigung angezeigt.

Neben den oberen Registerkarten im geöffneten Projekt können auch die Unterregister, wie Dokumente und Verträge, durch weitere ergänzt oder ausgeblendet werden. Klicken Sie auf der rechten Seite, über den kleiner Pfeil, weitere Register an bzw. finden dort weitere Registerkarten, die keinen Platz mehr gefunden haben. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf der Seite Objektregisterkarten in der Kategorie Nützliches.

Buttons in der Projektmaske

In der nachfolgenden Auflistung erhalten Sie eine Information zu den zur Verfügung stehenden Buttons der Projektmaske:

  • Berechne Fomeln - Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Projekt neu berechnet.
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen neue Projekte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Bearbeiten - Durch Klick auf diesen Button, wechselt das TecArt-System in den Bearbeitungsmodus.
  • Letzte 20 - Durch Klick öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie eines Ihrer letzten 20 angelegten Projekte auswählen können. Nach Klick auf Ok öffnet sich das ausgewählte Projekt in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie den Haken beim Checkfeld Im neuen Fenster öffnen entfernen, damit der Kontakt im selben Fenster aufgerufen wird.
  • Wiedervorlagen Aktive Wiedervorlagen2 - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für das Projekt an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen. Bei Färbung des Symbols wird eine Anzahl an aktiven Wiedervorlagen angezeigt.
  • Drucken - Die Ausgabe aller Felder des Projektes erfolgt in einem PDF-Dokument.
  • < und > - Über diese beiden Buttons können Sie zum vorigen oder nächsten Monat im Kalender springen.
  • Suchen - Über diesen Button können Sie anhand des Filters und des Suchbegriffs alle Projekte im System durchsuchen. Nach Ausführung der Suche erscheint ein Fenster mit den entsprechenden Suchergebnissen. Nach Auswahl des gewünschten Projektes und Klick auf Ok öffnet sich das ausgewählte Projekt in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie den Haken beim Checkfeld Im neuen Fenster öffnen entfernen, damit das Projekt im selben Fenster aufgerufen wird.

Projekte anlegen, bearbeiten und löschen

Projekte verfassen und bearbeiten

Projekt anlegen
Sofern Sie die Berechtigung erhalten haben, Projekte anzulegen oder zu bearbeiten, gibt es mehrere Möglichkeiten. Zum einen können Sie Neu in der Modulleiste anklicken und hier den Eintrag Projekt wählen. Weiterhin können Sie in der Projektübersicht unten links auf Neu klicken oder gehen im Kontextmenü auf Neu. Tragen Sie die bekannten Daten eines Projektes ein. Projektname, Start- und Enddatum sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Alle anderen Felder sind frei administrierbar. Zum nächsten Feld kommen Sie mit der Tabulator-Taste. Sie können aber auch ein bestimmtes Feld anklicken. Nachdem Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, bestätigen mit Speichern.

Felder wie Ist-Kosten oder Projektdauer werden automatisch durch die eingetragenen Daten berechnet. Nähere Informationen darüber, wie Sie ein Projekt einem Kunden zuordnen, finden Sie unter Projektmitglieder administrieren.


Hinweis! Das Feld Ist-Kosten ist abhängig von den Moduleinstellungen für Projekte. So werden hier in der Regel nur Stunden aus Aufgaben verrechnet. Termine und Anrufe müssen zugeschaltet werden.


Um ein bereits vorhandenes Projekt zu bearbeiten, klicken Sie es in der Projektübersicht bzw. -liste doppelt an. Daraufhin öffnet sich das Fenster mit den Projektdaten. Sie müssen noch Bearbeiten im Bereich der Projektdaten anklicken. Dies können Sie nur, wenn Sie entsprechende Bearbeitungsrechte besitzen. Markieren Sie das Feld, in dem Sie Änderungen vornehmen möchten. Haben Sie die gewünschte Änderung vorgenommen, bestätigen Sie bitte mit Speichern.


Hinweis! Wenn es Pflichtfelder gibt, die Sie nicht ausgefüllt haben, werden Sie nach dem Klick auf Speichern darauf hingewiesen. Weiterhin werden die fehlenden Felder aufgelistet. Darüber hinaus kann es Felder geben, die Sie nicht sehen oder auch nicht bearbeiten können. Für jedes Feld können entsprechende Lese- und/oder Schreibrechte vergeben werden. Selbstverständlich können Sie auch nur die Pflichtfelder befüllen, für die Sie ein entsprechendes Bearbeitungsrecht besitzen.


Änderung des Projektleiters

Projekte können im Rahmen der Bearbeitung an andere Projektleiter übergeben werden. Wird z. B. auf Grund von Prozessen ein neuer Projektleiter bestimmt, ist es möglich, diesen über das Feld Projektleiter zu ändern. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste aus und klicken anschließend auf Speichern. Beim Nutzer eröffnet sich ein entsprechender Dialog. Sie können entscheiden, ob der Projektleiter und die jeweiligen Projektmitglieder per E-Mail über die Änderung des Projektleiters informiert werden sollen. Durch den Klick auf Ok, werden die markierten Personen mittels E-Mail informiert. Klicken Sie auf Abbrechen, werden keine Informationen versandt.


Hinweis! Gegebenenfalls müssen bei einer Änderung des Projektleiters Sicherheitseinstellungen verändert werden, wenn diese nicht generell geregelt wurden.


Massenbearbeitung

Massenbearbeitung von Feldinhalten
Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. verfügbar. In der Dokumentenverwaltung und in den Aktivitäten, wie Termine, E-Mails, Aufgaben, Anrufe und Notizen ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern/zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Bitte beachten Sie den unten stehenden Hinweis! Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die Strg-Taste bzw. Shift-Taste gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie Bearbeiten... aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung wird Ihnen immer der Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.


Achtung! Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte.


Hinweis! Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten- und Kundenverträge), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Weiterhin müssen Objekte sich im selben Bearbeitungsstatus (z. B. Rechnung in Bearbeitung) befinden. Andernfalls erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.


Projekt löschen

Um ein Projekt zu löschen, öffnen Sie es und wechseln über Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus . Hier finden Sie den Punkt Löschen. Klicken Sie ihn an und beantworten die Sicherheitsabfrage mit Ok. Schließen Sie dann das Fenster über das Kreuz in der rechten oberen Ecke.

Projektdaten

Projektdaten
Über die Projektdaten können Sie die zugeordneten Mitglieder, Dokumente, Aufgaben, Angebote usw. verwalten und einsehen. Wie Sie die Daten einem Projekt zuordnen, haben wir Ihnen in den anderen Modulen beschrieben. Dies geschieht immer über die angebotene Projektauswahl.

Projektmitglieder administrieren

Registerkarte Mitglieder in Projekten
Eingabemaske Projektmitglied

Achtung! Die hier erklärten Zuordnungen von Mitgliedern zu einem Projekt haben keinen direkten Zusammenhang auf die Sicherheitseinstellungen eines Projektes. Über die Sicherheitseinstellungen erfolgen Zugangsberechtigungen zum gesamten Projekt mit dessen Besonderheiten. Bitte beachten Sie auch die Hinweise, wenn Sie mit externen Projektmitarbeitern arbeiten. Sie müssen stets beide Bereiche bearbeiten.


Um ein Projekt einem Kontakt zuzuordnen, Mitgliedern aus Ihrem Unternehmen Stundensätze zuzuweisen oder Externe Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Öffnen Sie als erstes das entsprechende Projekt mit einem Doppelklick. Nun wählen Sie die Registerkarte Mitglieder aus und betätigen dann Hinzufügen. Daraufhin öffnet sich das Fenster Projektmitglied.

Wählen Sie über Kontakt den oder die betreffenden Kontakte aus, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Dies können sowohl Partner oder der eigentliche Kunde sein. Die Kundenauswahl hat direkte Auswirkung auf das Modul Kontakte. Dort wird unter der Registerkarte Projekte die Verknüpfung auf das Projekt erzeugt.

Interne Benutzer und bereits vorhandene externe Mitarbeiter wählen Sie über das Feld Benutzer aus. Die externen Mitarbeiter werden blau dargestellt. Externe Benutzer, die dem Projekt hinzugefügt werden, erhalten automatisch eine Zugangsberechtigung. Der Stundensatz, den Sie hier pro Nutzer eingeben können, hat Auswirkung auf die Berechnung der angefallenen Projektkosten, die über Aufgaben, Termine und Anrufe entstehen können.


Hinweis! Die Felder Login und Passwort werden verwendet, um neue externe Projektmitglieder zu erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Externe Benutzer.


Um Benutzer oder Mitglieder aus einem Projekt auszuschließen, löschen Sie den entsprechenden Benutzer. Externe Projektmitglieder können Sie ggf. auch deaktivieren.


Achtung! Die Option Account deaktiviert deaktiviert den gesamten externen Benutzer und schließt ihn aus dem System aus. Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit nur, wenn Sie sich sicher sind, dass dieser Benutzer keine weiteren Aufgaben in Ihrem System oder Zugriff zu weiteren Projekten hat.


Aktivitäten eines Projektes

Register Aktivitäten eines Projektes
Aktivitäten eines Projektes sind Kommunikationsdaten im klassischen Sinne wie Anrufe, Termine, Aufgaben, Notizen, Tickets und E-Mails. Weitere Daten sind verknüpfte Daten wie Dokumente, Angebote, Verträge und Aufträge.

Die Aktivitäten Anrufe, Termine, Aufgaben, Notizen, Tickets und E-Mails werden im allgemeinen auf einzelnen Registerkarten angezeigt. Es kann jedoch sein, dass in Ihrem System diese Kommunikationsaktivitäten zum Teil oder alle auf einer Registerkarte Aktivitäten zusammengefasst wurden. Werden verschiedene Aktivitäten auf einer Registerkarte zusammengefasst, wird in der Spalte Typ die Art der Aktivität angezeigt. Im unteren Bereich der Ansicht haben Sie dann die Möglichkeit über die jeweiligen Schaltflächen neue Aktivitäten zu erstellen. Diese werden dann auch direkt mit dem Projekt verknüpft.


Hinweis! Arbeitszeiten in Terminen werden nur berücksichtigt, wenn der Termin erledigt wurde. Die angerechnete Zeit wird dabei zwischen dem Start und Stopp genommen. Bei ganztägigen Terminen wird hingegen nur die in der Benutzerverwaltung hinterlegte Arbeitszeit des Mitarbeiters genommen. Verwenden Sie daher ggf. einen ganztägigen Termin so, dass Sie mit entsprechenden Zeiten arbeiten.


Darüberhinaus finden Sie in der unteren Statuszeile rechts die Summen der geleisteten Zeit und der entstandenen Kosten.

Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Ordnervorlagen

Ordnervorlage auswählen am Beispiel eines Kontaktes
Ordnervorlagen ist ein allgemeines Thema der Rechtevergabe und Erstellung von vordefinierten Ordnern für die Module Kontakte, Projekte, Tickets, Ressourcen und Accounts. Die Vergabe der Rechte und Bearbeitung der Ordner ist in den benannten Modulen gleich gestaltet und damit allgemein gültig.

Je nach Konfiguration existiert bei der Erstellung eines neuen Objektes eine Auswahlliste mit der Bezeichnung Ordnervorlage. Ordnervorlagen sind komplette Verzeichnishierarchien mit ggf. darin enthaltenen Dateien, die beim Anlegen des Objektes von der Vorlage in das neu zu erstellende Objekt kopiert werden. Mit Hilfe der Liste wählen Sie eine Ordnervorlage aus, die beim Anlegen des Objektes verwendet wird.


Hinweis! Ordnervorlagen können auch nachträglich zu einem Objekt hinzugefügt werden. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten und wählen Sie die hinzuzufügende Ordnervorlage in der dazugehörigen Drop-Down-Liste aus. Nach einem Klick auf den Button Speichern werden die in der Ordnervorlage enthaltenen Verzeichnisse mit den dazugehörigen Dateien in das Objekt übernommen.
Beim nachträglichen Hinzufügen einer Ordnervorlage werden Dateien und Ordner, die sich sowohl im Objekt als auch in der Vorlage befinden, nicht neu hinzugefügt. Damit wird einem Datenverlust vorgebeugt. Gleichzeitig werden ggf. umbenannte Ordner wieder neu erzeugt.

Siehe auch