Persönliches Adressbuch – TecArt Handbuch

Persönliches Adressbuch

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Übersicht persönliche Kontakte
Über das Modul Kontakte werden ausschließlich Unternehmenskontakte gepflegt. Sie haben über das persönliche Adressbuch im Bereich E-Mail die Möglichkeit, persönliche Kontakte zu pflegen, die im Grunde nichts mit dem Unternehmen zu tun haben müssen.

Im Modul E-Mail finden Sie Ihr persönliches Adressbuch über den Button Adressbuch. Es öffnet sich ein neues Fenster mit Ihren eigenen Einträgen.

Im oberen Bereich haben Sie die Möglichkeit, über Öffnen einen markierten Eintrag zu öffnen. Über Neuer Kontakt erstellen Sie einen neuen persönlichen Kontakt oder über Neue Liste eine E-Mail-Verteilerliste. Sie können direkt an die Haupt-E-Mail-Adresse eines Eintrages über Neue Nachricht eine E-Mail verfassen oder einen Eintrag mit Löschen entfernen. Über Suche haben Sie die Chance, Kontakte zu suchen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe jeweils mit Enter.

Haben Sie einen Eintrag markiert, werden Ihnen im unteren Bereich Details zum Eintrag angezeigt. Handelt es sich um einen Kontakt, sehen Sie dort direkt die eingetragenen Inhalte. Bei Verteilerlisten werden die enthaltenen Mitarbeiter oder Kontakte angezeigt.

Über den Button Extras stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung. Sie können neue Daten als CSV-Datei in Ihr persönliches Adressbuch über Import laden oder komplett über Export als CSV-Datei exportieren. Über den Button Aktualisieren lädt das Fenster neu.

Informationen zum Export und Import von CSV-Dateien erhalten Sie auf der Seite Datenimport und Datenexport.

Persönliche Kontakte

Persönlicher Kontakt im Bearbeitungsmodus
Einen neuen persönlichen Kontakt können Sie erstellen, indem Sie auf den Button Neuer Kontakt klicken. Möchten Sie einen vorhandenen Kontakt bearbeiten, markieren Sie ihn und nutzen Öffnen oder rufen Sie diesen direkt mittels Doppelklick auf.

Sie können nun die entsprechenden Felder in den unterschiedlichen Registerkarten ausfüllen. Auf der Registerkarte Kontakt haben Sie beim Feld Kontakttyp die Auswahl zwischen Persönlich oder Öffentlich. Öffentliche Kontakte werden automatisch allen Mitarbeitern im persönlichen Adressbuch angezeigt. Wenn Sie die Kontaktdaten vollständig erfasst haben, klicken Sie auf Speichern und Schließen.


Tipp! Nur das persönliche Adressbuch wird mit Ihrem mobilen Endgerät über TecArt-Push synchronisiert. In der Registerkarte Sonstiges haben Sie die Möglichkeit, einzelne Kontakte für die Synchronisation zu sperren.


Abonnierte Personen und Kontakte

Kontakte abonnieren
Über das Kontextmenü des persönlichen Adressbuchs können Sie abonnierte Personen oder Kontakte aus dem gemeinsamen Bereich verwalten und deren Abonnements lösen oder bei entsprechender Berechtigung, die Daten in Richtung des öffentlichen Bereichs synchronisieren.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Kontakte Ihres persönlichen Adressbuches als Kontakte anzulegen. Sie markieren einen entsprechenden Eintrag und wählen über das Kontextmenü Gemeinsame Kontakte und danach Verknüpfung hinzufügen.

In der Regel ist es so, dass Daten in den gemeinsamen Kontakten gepflegt werden und Änderungen von Telefonnummern oder E-Mail-Adressen etc. sofort in das persönliche Adressbuch übernommen werden. Nehmen Sie Änderungen auf Ihrem mobilen Endgerät oder im persönlichen Adressbuch vor, dann werden diese Daten nicht ohne die entsprechende Berechtigung wieder in die Kontakte übernommen. Vielmehr werden sie bei einer Änderung in den gemeinsamen Kontakten auch in Ihrem persönlichen Adressbuch wieder überschrieben. Eine Löschung des Adressbucheintrages ist daher ebenfalls möglich, ohne dass der Eintrag im Modul Kontakte gelöscht wird.


Hinweis! Haben Sie Daten eines verknüpften Kontaktes oder einer verknüpften Person verändert, sollten Sie über Ihr persönliches Adressbuch das Abonnement des Kontaktes kündigen, da sonst die Daten wieder überschrieben werden.


Tipp! Über die speziellen Zugriffsrechte können Sie die Synchronisation vom persönlichen Adressbuch in die gemeinsamen Kontakte aktivieren. Informationen dazu finden Sie in dem Bereich der speziellen Zugriffsrechte.


Verteilerlisten

Verteilerliste
Empfängerauswahl in der Verteilerliste
Durch einen Klick auf Neue Liste erstellen Sie neue E-Mail-Verteilerlisten. Möchten Sie eine vorhandene Liste bearbeiten, öffnen Sie diese durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag oder nutzen Sie die Schaltfläche Öffnen.

Legen Sie zunächst im Typ fest, ob Ihre Liste eine persönliche Verteilerliste ist oder Sie diese allen Mitarbeitern öffentlich zur Verfügung stellen möchten. Der Listenname ist ein Pflichtfeld und beschreibt Ihre Liste näher. Die Beschreibung ist ein optionales Feld. Dort können Sie die Verteilerliste genauer beschreiben oder Hinweise über den Bearbeiter eintragen.


Hinweis! Wählen Sie einen Listennamen, der eindeutig die Gruppe identifiziert. Gerade bei öffentlichen Verteilerlisten, kann es bei gleichen Namen schnell zu Verwechslungen kommen. Unsere Empfehlung ist daher eine verantwortliche Person im Unternehmen zu bestimmen, die regelmäßig die Listen pflegt.
Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, im verwendeten Listennamen, die Worte Verteiler, Verteilerliste, VT oder VTL oder eine Kombination aus diesen zu verwenden. Dies macht es einfacher, die Listen in einer E-Mail über die automatische Vervollständigung aufzurufen.


Über Hinzufügen können Sie E-Mail-Adressen in Ihre Verteilerliste eintragen. Es können nur gespeicherte Adressen aus Ihrem persönlichen Adressbuch, den Kontakten oder Adressen Ihrer Mitarbeiter, hinzugefügt werden. Es öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie die entsprechenden Empfänger auswählen können. In den Suchergebnissen werden automatisch die Mitarbeiter angezeigt. Erst durch eine Suche in den Kontakten oder dem persönlichen Adressbuch, können Sie andere Empfänger filtern. Markieren Sie in den Suchergebnissen die gewünschten Empfänger. Mit der Strg- oder der Shift-Taste können Sie mehrere Empfänger gleichzeitig markieren. Nutzen Sie anschließend Level right.gif oder Level left.gif, um sie auf die Seite der ausgewählten Empfänger zu bringen oder dort zu entfernen.

Zum Löschen einer Adresse können Sie in der Liste den betreffenden Eintrag markieren und ihn über das Kontextmenü Löschen entfernen.

Verwendung der Verteilerliste

Auswahl Verteilerliste für neue Nachricht
Um Verteilerlisten zu verwenden, gehen Sie genau so vor, wie beim Schreiben einer neuen E-Mail. Nutzen Sie dabei die automatische Vervollständigung der Adressen. Die Verteilerlisten werden nur mit dem Namen angezeigt.


Hinweis!
1. Die Empfänger einer Verteilerliste in An... oder CC... können auf Wunsch, durch das TecArt-System übermittelt werden. Wählen Sie, wie gewohnt, einen Verteiler in der E-Mail aus. Über Extras können Sie die Option E-Mail Adressen aus Listen übertragen aktivieren. Dadurch wird der Verteiler aufgelöst und alle E-Mail Adressen werden dargestellt. Sie haben die Möglichkeit einzelne Adressen herauszunehmen und der Empfänger der E-Mail kann dem Versender und allen anderen Empfängern antworten. Lassen Sie die Option deaktiviert, so ist eine Beantwortung einer E-Mail an die Verteilerliste nicht möglich. Um der Verteilerliste zu antworten, muss der Absender diese erneut auswählen, sofern er Zugriff auf diese Liste hat.
2. Sind Empfänger in mehreren Verteilerlisten enthalten, empfangen sie die E-Mail nicht mehrfach. Vielmehr bildet das TecArt-System einen gemeinsamen Empfängerkreis, der Ihre E-Mail jeder E-Mail-Adresse nur einmal zustellt.


Siehe auch