Persönliche Einstellungen – TecArt Handbuch

Persönliche Einstellungen

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Über die persönlichen Einstellungen können Sie Ihr TecArt-System individuell an Ihre Arbeit anpassen. Spezifische Einstellungen zu Modulen oder zur generellen Ansicht von Objekten für Ihren Zugang, können Sie über die jeweiligen Registerkarten vornehmen.

Allgemein

Auf der Registerkarte Allgemein legen Sie u.a. Ihre Startseite, die Farbe Ihres Zugangs, die Einblendung von Tooltips sowie Optionen für Erinnerungen fest. Durch den Button Speichern werden die Einstellungen dauerhaft übernommen. Mit dem Button Wiederherstellen werden alle Einstellungen des aktuellen Menüpunktes auf seinen Ursprungszustand bei Auslieferung gesetzt.

Allgemeine Einstellungen

Allgemeine Einstellungen
Motiv
Beschriftung Funktion
Startseite Über die Startseite definieren Sie, mit welchem Modul Ihr TecArt-System starten soll. Dabei kann es sein, dass Sie an dieser Stelle keine Änderungen vornehmen können, sollte Ihr Unternehmen festgelegt haben, dass generell mit dem Startbildschirm gestartet werden soll.
Standard-Startbildschirm Gegebenenfalls haben Sie Zugriff auf mehrere Startbildschirme. Dann können Sie an dieser Stelle entscheiden, welche Informationen Sie nach dem Start zuerst sehen möchten. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, über den Button Startbildschirm im Hauptmenü weitere Informationsseiten aufzurufen.
Bandbreite Wählen Sie Ihre am meisten genutzte Bandbreite für die Nutzung des Systems aus. Sie hat keine Auswirkungen auf Module, jedoch wird Ihnen beim Upload von Dateien eine ungefähre Restdauer angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Dauer eines Up- oder Downloads abhängig von Ihrer tatsächlichen Bandbreite ist.
Motiv Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Farbeinstellungen. Darüber hinaus gibt es noch den Style Simple im klassischen 90er-Jahre-Chic oder das Motiv Contrast , das sich als schwarz/weiß Motiv auch für sehbehinderte Personen eignet.
Anzahl Elemente pro Seite in Listenansichten Die Anzahl beschränkt die Elemente, die Sie in Listenansichten sehen möchten. Z.B. hat dies Auswirkung auf die Module Kontakte oder Projekte und zeigt die maximale Anzahl der Objekte in einer Übersichtsseite an. Je mehr Objekte und je mehr Spalten gleichzeitig angezeigt werden, um so länger dauert der Aufbau der Seite. Selbstverständlich können Sie in den Ansichten weiterblättern, wenn es mehr als die hier eingestellten Objekte gibt.
Anzahl Suchergebnisse für Autovervollständigung Sie haben die Möglichkeit, die Anzeige von Ergebnissen der Autovervollständigung, bspw. in den Feldern An: im E-Mail-Modul oder der Kontaktauswahl, die Sie u.a. in Terminen und Aufgaben finden, einzuschränken. Wird der gesuchte Datensatz nicht in der Auswahl dargestellt, prüfen Sie bitte Ihre Eingabe und diese Einstellung.
Tastenkürzel deaktivieren Sie haben die Möglichkeit, die schnellere Arbeit über Tastenkürzel zu deaktivieren, indem Sie diesen Haken setzen. Bitte bedenken Sie, dass dann einige Funktionen, wie z.B. Textbausteine nicht mehr genutzt werden können.
Ordner bei Klick nicht sofort ausklappen Wenn Sie Ordner haben, die Unterordner besitzen, werden Sie sofort beim Klick auf den obersten Ordner ausgeklappt. Wenn Sie das verhindern möchten, müssen Sie diesen Punkt auswählen. Die Ordner klappen dann mit einem Doppelklick aus.
Formeln in Einzelansicht live berechnen Wenn Sie Formeln in Modulen hinterlegt haben, können Sie diese entweder gleich live oder mit einem Klick auf einen Aktualisierungsbutton berechnen lassen. Da die Liveberechnung nicht immer nötig ist und massive Serverkapazität benötigt, empfehlen wir diesen Punkt ausgeschaltet zu lassen. Die Berechnung ist nur für einzelne Objekte und nicht für Listenansichten. Listenansichten müssen Sie immer direkt über den Aktualisierungsbutton berechnen.
Geöffnete Fenster nicht erneut öffnen Benutzer können hier festlegen, dass bereits geöffnete Fenster (z.B. Aufgabe, Kontakt etc.) nicht erneut geöffnet werden können. Für neue Benutzer ist diese Funktion standardmäßig aktiviert.
"Ticketauswahl" in Aktivitäten standardmäßig anzeigen Die Aktivierung dieser Option führt dazu, dass bei der Erstellung eines Anrufs, Termins, Aufgabe oder Notiz das Auswahlfeld immer auf Ticket steht. Ist diese Option deaktiviert, wird das Auswahlfeld auf Projekt gesetzt.
Globale Suche aktivieren Mit Hilfe der globalen Suche kann in allen für den Benutzer verfügbaren Modulen nach Informationen gesucht werden. Wenn Sie die Option aktivieren, erscheint im Hauptmenü oben rechts das Suchfeld.

Erinnerungen

Erinnerungen
Beschriftung Funktion
Erinnerungen nicht als Popup-Fenster öffnen Diese Funktion schaltet das Popup-Fenster dauerhaft aus. Sie werden dann über ein blinkendes Symbol rechts oben im Hauptfenster des TecArt-Systems erinnert. Dort finden Sie generell Ihre Wiedervorlagen und Erinnerungen.
Keine erneute Alarmierung für bereits in Erinnerungen angezeigte Elemente Wenn Sie nicht ständig an offene Aufgaben, Termine etc. erinnert werden möchten, und mittels erneuter Erinnerung keine neue Erinnerungszeit zuweisen, können Sie diesen Haken aktivieren. Damit verhindern Sie das Öffnen des Popup-Fensters bzw. die Anzeige über die rote Erinnerungslampe.
Sobald eine neue Erinnerung folgt, werden Sie jedoch erneut erinnert.
Erinnerungen an eigene E-Mail-Adresse schicken Bei der Aktivierung der Option erhalten Sie bei Erinnerungen immer eine automatische Systemnachricht per E-Mail. Diese Funktion ist besonders interessant für Benutzer, die nicht dauerhaft im TecArt-System online sind und Ihre E-Mails auch über andere E-Mail-Clients abrufen.
Keine E-Mail-Erinnerung, wenn eingeloggt Im Zusammenhang mit der oberen Einstellung, werden Ihnen keine E-Mails für Erinnerungen zugestellt, solange Sie im TecArt-System angemeldet sind. Sobald Sie sich ausloggen, erhalten Sie Erinnerungen wieder per E-Mail.

Beschreibungen als Tooltip anzeigen

Tooltip
Beispiel eines Tooltips in der Kontaktübersicht

Alternativ können Beschreibungen aus Objekten und Aktivitäten sowie Personen und Kontakte als Tooltip eingeblendet werden. Fahren Sie mit der Maus über einen Listeneintrag, ohne diesen zu öffnen und es werden Ihnen Informationen angezeigt.

Hinweis! Für Termine schalten Sie den Tooltip direkt über die Registerkarte Termine mit der Option Zeige erweiterte Informationen in Terminübersicht ein.


Dokumentenbearbeitung

Über die Option Ordner bei Klick nicht sofort ausklappen legen Sie fest, ob Ordner beim anklicken direkt ausgeklappt werden sollen oder nicht. Im Bereich der Dokumentenbearbeitung können Sie festlegen, welcher Dateityp mit welcher Applikation geöffnet werden soll. Dabei gibt es zwei Varianten:

  • Bearbeiten mit internen Editor - Wählen Sie diese Option, so wird die Datei mit einem internen Viewer geöffnet (PDF-Viewer, Texteditor etc.).
  • Bearbeiten mit lokaler Anwendung - Wählen Sie diese Option, so wird der entsprechende Dateityp mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.).
  • Jedes Mal nachfragen - Wurde diese Option gesetzt, erhalten Sie bei Auswahl des entsprechendes Dateityp eine Nachfrage, ob die Datei im internen Viewer (PDF-Viewer, Texteditor etc.) oder mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.) geöffnet werden soll.

Darüber hinaus können Sie mit der Option Standardaktion beim Doppelklick festlegen, ob die Datei beim Doppelklick gelesen, bearbeitet oder heruntergeladen werden soll.

Sicherheit

Einstellungen Sicherheit
Zur Sicherheit Ihres Zugangs empfehlen wir Ihnen gelegentlich ein neues Passwort zu vergeben. Bitte beachten Sie auch die Bemerkungen in den roten Boxen.

Unter Einstellungen > Sicherheit können Sie Ihr Passwort jederzeit ändern. Je nach Systemeinstellungen kann Ihr Passwort unterschiedlichen Sicherheitsmerkmalen unterliegen. Sprechen Sie diesbezüglich mit Ihrem Administrator.


Achtung! Bedenken Sie, dass Sie immer Spuren im Netz hinterlassen und es nur eine Frage der Zeit ist, dass jemand an Ihr Passwort gelangt.
Wählen Sie stets ein Passwort, das nicht sehr einfach und logisch ist. Nehmen Sie also nicht den Namen eines Angehörigen, Ihres Haustieres oder Ihr Autokennzeichen.
Eine wahllose Anordnung von kleinen und großen Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen mit einer Mindestlänge von acht Zeichen ist schwer zu knacken. Geben Sie Ihr Passwort nicht weiter, auch nicht an Ihren Administrator und schreiben Sie es nicht auf!


Achtung! Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, so kann Ihr Administrator Ihnen ein neues vergeben. Aus Sicherheitsgründen kann auch er Ihr altes Passwort nicht lesen. Wechseln Sie nach dem ersten Login sofort das Passwort, denn sonst wissen es schon zwei Personen - Sie und Ihr Administrator.


Passwort ändern und Sicherheitsfrage

Im Bereich Passwort ändern können Sie jederzeit Ihr altes Passwort durch die Eingabe und wiederholende Eingabe Ihres neuen Passworts ersetzen. Ändern Sie Ihr Passwort an dieser Stelle, müssen Sie darüber hinaus auch die Sicherheitsfrage, wenn Passwort vergessen eintragen. Hier sind absichtlich keine Standardfragen hinterlegt. Nutzen Sie die Möglichkeit und denken Sie sich Fragen aus, die auch nur Sie beantworten können.


Tipp! Ihr Geburtsname oder der Name des Haustieres eignen sich nicht in einem Umfeld, in dem solche Fragen leicht zu beantworten sind. Nutzen Sie viel besser Fragen, wie Wie sind die Anfangsbuchstaben der Fahrzeuge, die ich gefahren habe in richtiger Reihenfolge? oder Wie sind die Anfangsbuchstaben der Partner bis Heute?, die nur Sie beantworten können. Mit einem leichten Schmunzeln sind der Kreativität dabei keine Grenzen gesetzt.


Externes Passwort ändern

Das externe Passwort benötigen Sie, wenn in Ihrem System der Zugang aus bestimmten bzw. unbestimmten Netzen eingeschränkt wurde. In diesem Fall werden Sie nach der Eingabe des Benutzernamens und Passworts nach vier Zeichen des externen Passwortes gefragt. Dieses darf sicher etwas einfacher, aber auch gern etwas länger sein.

Darüber hinaus benötigen Sie dieses Passwort für die Nutzung von WebDav auf Ihrem Rechner. Dieses Passwort wird in der Datenbank nicht verschlüsselt und kann so auch für Systeme mit unverschlüsselten Zugangspasswörtern (Verbindung eines Netzlaufwerkes im Windows Explorer) genutzt werden.


Hinweis! Wurde kein Passwort vergeben, können Sie sich generell nicht einloggen und auch die Dienste über WebDav nicht nutzen. Initial muss das erste externe Passwort durch Ihren Systemadministrator vergeben werden. Das Setzen eines neuen Passwortes ist nicht möglich, wenn das Initialpasswort leer war/ist.


Zugangsdaten Telefonanlage / CTI

Wurde Ihr System mit eine Telefonanlage verknüpft und kann mit ihr auch direkt kommunizieren, können Sie an dieser Stelle die Zugangsdaten hinterlegen.

Bei der Nutzung einer Telefonanlage (z.B. STARFACE) können Sie hier die Zugangsdaten eintragen. Haben Sie Ihr Kennwort in der Telefonanlage geändert, dann muss das an dieser Stelle ebenfalls angepasst werden. Diese Einträge sind notwendig, da sich das TecArt-System mit der Telefonanlage verbinden muss, um ein Telefonat aufzubauen. Die Felder Telefonkennung und Benutzername sollten nur in Rücksprache mit dem Administrator verändert werden, da sie auch in der Telefonanlage angepasst werden müssen.

In das Feld Nebenstelle tragen Sie Ihre Nebenstelle oder ggf. auch mehrere Nebenstellen ein, die Ihnen zugeordnet sind. Mehrere Nebenstellen trennen Sie jeweils mit einem Komma ,. Nur für die hier eingetragenen Nebenstellen öffnet sich automatisch ein Anruffenster. Darüber hinaus werden die Nebenstellen im Telefonbuch des Startbildschirms angezeigt. Sobald Sie eine Nebenstelle für den Benutzer hinterlegen, wird er als Zuständiger im jeweiligen Anruf gesetzt und erhält dadurch volle Lese-, Schreib- und Löschrechte.

Regionale Einstellungen

Regionale Einstellungen
In den regionalen Einstellungen können Sie Ihre persönliche Sprache und Zeitzone festlegen, sowie Einstellungen zum Datums- und Uhrzeitformat vornehmen. Zum Speichern drücken Sie den Button Speichern. Über den Button Wiederherstellen können Sie jederzeit Ihre Grundeinstellungen des Systems in den Ausgangszustand zurücksetzen.
  • Mit der Sprache legen Sie die primäre Sprache Ihres Zugangs für die Buttons fest. Standard sind Deutsch und Englisch. Es sind aber auch andere Sprachen erhältlich. Sprechen Sie dazu bitte mit Ihrem Administrator.
  • Über die Zeitzone werden Termine an die entsprechende Ortszeit angepasst. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie mit Mitarbeitern in unterschiedlichen Zeitzonen kommunizieren müssen und z.B. eine gemeinsame Telefonkonferenz planen.
  • Über die Datums- und Zeiteinstellungen legen Sie fest, in welchem Format Datum und Zeit angezeigt werden sollen. Mehr zu den Formaten erfahren Sie hier.
  • Über den Exportzeichensatz stellen Sie die landestypischen Zeichen für die Druck- und Exportfunktion ein.
  • Die Einstellung Zeichensatz Client Dateisystem ermöglicht die Änderung des Darstellungscodes von Zeichen wie bspw. Umlaute. Wir empfehlen Ihnen diese Einstellung auf automatisch zu setzen.

Startbildschirm

Der Startbildschirm zeigt Ihnen eine Vielzahl von Informationen auf einem Blick. Neben individuellen Informationen Ihres Unternehmens, können Sie an dieser Stelle Informationen ein- oder ausblenden und spezifische Einstellungen für Ihren persönlichen Startbildschirm vornehmen.

Allgemeines

Ihr Startbildschirm kann individuell auf Ihr Unternehmen angepasst worden sein. In der Standardauslieferung haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Informationen in regelmäßigen Abständen automatisch im Punkt Allgemeine Einstellungen zu aktualisieren, wenn Sie den Haken bei Startbildschirm automatisch aktualisieren alle XX Minuten aktivieren und die gewünschte Zeitspanne eingeben.


Hinweis! Ist Ihr Hauptfenster minimiert und haben Sie die automatische Aktualisierung aktiviert, wird das Hauptfenster des TecArt-Systems automatisch aus der Taskleiste geöffnet.


Für die Anzeige der einzelnen Informationen aus den Modulen, müssen Sie die jeweiligen Boxen über den entsprechenden Haken aktivieren. Darüber hinaus können Sie für jede Informationsbox verschiedene Einstellungen vornehmen. Gerade die Angabe der Größe ist wichtig, je nach dem, wie viele Informationen Sie anzeigen möchten. Für die Geburtstagserinnerungen reichen in der Regel 1x1 aus, für das interne Telefonbuch benötigen Sie vermutlich 2x1 oder 2x2.

Weiterhin können Sie für jede Box festlegen, welche Felder Sie auf dem Startbildschirm angezeigt bekommen möchten. In einigen Boxen können Sie direkt auf die gespeicherten Filter der Module zugreifen.

Informationsboxen und Besonderheiten

Einstellungsmöglichkeiten für Ihren Startbildschirm
Informationsbox Besonderheiten
Geburtstagserinnerung An dieser Stelle werden Ihnen die Geburtstagserinnerungen aller Mitarbeiter und eingetragene Geburtstage von Kontaktpersonen angezeigt, wenn Sie sich nicht nur auf die abonnierten Personen beschränken.

Legen Sie darüber hinaus einen Zeitraum fest, in dem Sie die Geburtstage auf dem Startbildschirm angezeigt bekommen möchten. Dies ist sowohl rückwirkend, wie auch für die Zukunft zwischen 3 und 10 Tagen möglich.

So abonnieren Sie Geburtstage: Wechseln Sie in das Modul Kontakte und suchen sich den entsprechenden Kontakt. Gehen Sie auf die Registerkarte Personen und markieren Sie die Person mit der rechten Maustaste, zu der Sie eine Geburtstagserinnerung hinzufügen möchten. Über das Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Geburtstagserinnerung aus. Fügen Sie nun bei Ihrer Person oder anderen gewünschten Mitarbeitern eine entsprechende Erinnerung hinzu.

Termine Legen Sie fest, wie viele Termine Sie in der Startbildschirm-Liste angezeigt bekommen möchten. Setzen Sie diesen Haken nicht und treffen darüber hinaus auch keine Aussage über die maximale Anzahl, werden alle unerledigten Termine der letzten oder nächsten Tage angezeigt. Auch dort können Sie zwischen 0 und 10 Tagen wählen.
E-Mail An dieser Stelle legen Sie fest, wie viele E-Mails Sie maximal in der Liste des Startbildschirms sehen möchten. Darüber hinaus werden Ihnen im Feld darunter Ihre eingerichteten E-Mail-Konten angezeigt. Markieren Sie die gewünschten E-Mail-Konten für die Sie die E-Mails angezeigt bekommen möchten. Für eine Mehrfachauswahl nutzen Sie die Strg-Taste.

Hinweis! Neue E-Mails verschiedener POP3-E-Mail-Konten werden alle angezeigt, sobald Sie eines der Konten markieren, da diese alle unter den lokalen E-Mail-Ordnern eingefügt werden.

Aufgaben Legen Sie fest, wie viele Aufgaben Sie in der Startbildschirm-Liste angezeigt bekommen möchten. Setzen Sie diesen Haken nicht und treffen darüber hinaus auch keine Aussage über die maximale Anzahl, werden alle Aufgaben der nächsten Tage angezeigt. Sie können zwischen einem und 14 Tagen wählen. Lassen Sie sich zudem nur laufende und/oder geplante Aufgaben anzeigen. Diese Einstellung schaltet bereits erledigte Aufgaben aus.
Kontakte Sie können sich Kontakte in Ihrem Startbildschirm anzeigen lassen. Dazu greifen Sie auf bestehende Filter des Moduls zurück oder legen sich eigene Filter an. Sie haben neben den Feldern auch Zugriff auf die Angaben des Erfassungs- und Änderungsdatums.
Anrufe Treffen Sie eine Auswahl der maximalen Anrufe, die Sie im Startbildschirm angezeigt bekommen möchten. So können Sie zwischen 5 und 100 Anrufen der letzten 1 bis 14 Tage wählen. Grenzen Sie darüber hinaus ein, ob Sie nur die Anrufe sehen möchten, die Sie betreffen oder einen generellen Überblick erhalten wollen und ob Sie z.B. nur die unerledigten sehen möchten, zu denen Sie noch Arbeiten erledigen müssen.
Verträge Sie können sich die Verträge im Startbildschirm anzeigen lassen. Dazu greifen Sie auf bestehende Filter des Moduls zurück oder legen sich eigene Filter an.
Tickets Lassen Sie sich die Tickets auf Grundlage bestehender Modulfilter anzeigen oder legen sich eigene Filter an.
Angebote Hier können Sie sich Ihre Angebote anzeigen lassen. Dazu greifen Sie auf bestehende Filter des Moduls zurück oder legen sich eigene Filter an.
Telefonbuch Im Telefonbuch können Sie sich alle Rufnummern und Informationen der Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzeigen lassen. Die Informationen kommen aus den Benutzerinformationen des TecArt-Systems. Pflegen Sie auch die Nebenstellen der Mitarbeiter, so können Sie diese als zusätzliche Spalte einblenden. Zudem können Sie den Mitarbeiter direkt über die Rufnummern anrufen, indem Sie eine der angezeigten Nummern anklicken. Außerdem werden Mitarbeiter, die zum aktuellen Zeitpunkt eingeloggt sind, mittels eingefärbtem Symbol dargestellt.
Dokumente Die Dokumente im Startbildschirm kommen aus den eigenen- und gemeinsamen Dokumenten. Lassen Sie sich die letzten Dokumente anzeigen, die Sie selbst bearbeitet haben. Öffnen Sie direkt ein Dokument mittels Rechtsklick. Wenn Sie ein Dokument mit Rechtsklick und bearbeiten anwählen, wird es für andere Benutzer gesperrt. Über die Funktion Dokumente mit Status "in Bearbeitung" anzeigen, werden Ihnen alle gesperrten Dokumente im Startbildschirm angezeigt. Diese werden in roter Schrift dargestellt.
Tagesplanung Durch das Aktivieren der Tagesplanung, erhalten Sie alle Informationen Ihrer heute zu erledigenden Aufgaben. Diese können Ihre geplanten Aktivitäten beinhalten oder Sie lassen sich alle Wiedervorlagen anzeigen. Mit der Tagesplanung erhalten Sie einen Gesamtüberblick.

Hauptmenü

Hauptmenü anpassen
Mit welchen Modulen arbeiten Sie am häufigsten? Ihre angezeigten Module in der obersten Menüleiste können Sie über den Punkt Hauptmenü selbst einstellen. Dies empfiehlt sich immer dann, wenn Sie eine Vielzahl von Modulen nutzen und die Modulleiste nicht mehr für Ihre Bildschirmansicht reicht oder Sie einige Module eher seltener nutzen.

Aktivieren Sie im ersten Schritt das angepasste Hauptmenü durch das Setzen des Hakens. Wählen Sie im nachfolgenden Schritt die Module aus, die Sie in der obigen Modulleiste angezeigt haben wollen und wählen Sie die Module aus, die Sie auf dem Menüpunkt Erweitert wünschen. Markieren Sie das entsprechende Modul bzw. mehrere Module mit der Strg-Taste und verschieben Sie diese mithilfe der >- bzw. <-Buttons. Für noch mehr Übersichtlichkeit können Sie Trennlinien über + einfügen. Über x entfernen Sie die ausgewählte Trennlinie wieder. Auch die Reihenfolge der Module und Trennlinien können Sie über die entsprechenden Buttons anpassen.

Die Menüpunkte Neu und Ausloggen können nicht unter das Menü Erweitert gelegt werden.

{{Tipp|Wussten Sie, dass Sie Module des Hauptmenüs auch parallel öffnen können? Nutzen Sie dazu statt der linken Maustaste einfach mal die rechte Maustaste. Dann können Sie z.B. gleichzeitig den Terminkalender ansehen, während Sie parallel die E-Mails geöffnet haben. Diese Funktion steht Ihnen in allen Modulen zur Verfügung.

ActiveSync / TecArt-Push

ActiveSync
Auf der Registerkarte ActiveSync können Sie persönliche Einstellungen zur Synchronisation vornehmen.
Beschriftung Funktion
Feiertage synchronisieren Diese Option synchronisiert die automatisch festgelegten Feiertage aus Ihrem Terminkalender. Dies können sowohl nur die bundeseinheitlichen, wie auch die der anderen Bundesländer sein. Diese Einstellung nehmen Sie über die Registerkarte Termine vor.
Urlaub synchronisieren Die automatischen Eintragungen der Urlaubsplanung werden mit Ihrem mobilen Endgerät synchronisiert.
Terminkalender folgender Benutzer synchronisieren Sofern Sie Zugriff auf andere Terminkalender besitzen, können Sie hier weitere Terminkalender zur Synchronisation auswählen. Die Kalender werden mit Ihrem mobilen Endgerät synchronisiert und ein weiterer Kalender wird eingerichtet.

Hinweis! Diese Funktion gibt es nur für vereinzelte Smartphones, wie z.B. das iPhone

Weitere Besonderheiten zur Synchronisation ergeben sich je Gerät und Einstellungsmöglichkeiten. Mehr erfahren Sie im Handbuch TecArt-Push.

Termine

Zugriffsberechtigung für Terminkalender

Zugriffsberechtigung für Termine
Über die Zugriffsberechtigungen können Sie die generellen Einstellungen für das Lesen und Erstellen Ihrer Termine regeln. Auf dieser Registerkarte können Sie für jeden Benutzer individuelle Einstellungen vornehmen. Neben den generellen Lese- und Schreibrechten werden hier auch eventuelle Löschrechte individuell vergeben.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen fest. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Speichern ab.


Achtung! In Gruppenterminen benötigt eine Person, die bei Ihnen Änderungen am Termin vornehmen darf, auch von allen anderen eingeladenen Teilnehmern die entsprechenden Änderungsrechte. Daher kann es vorkommen, dass Termine zwar zugewiesen werden dürfen, aber nicht mehr geändert werden können.


Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen aus der Liste der berechtigten Benutzer. Bitte vergessen Sie am Ende nicht zu Speichern.


Hinweis! Ihr Unternehmen kann für Mitarbeiter generelle Leserechte auf die Terminkalender festlegen. Darüber hinaus können ebenso generelle Rechte vergeben werden, dass Ihnen Termine zugeordnet werden dürfen. Diese generellen Einstellungen können Sie durch Individuelle Rechte nur erweitern, aber nicht einschränken.


Optionen

Optionen Termine
Über die Optionen können Sie Grundeinstellungen für Ihren Terminkalender vornehmen. Hierbei legen Sie fest, wie bestimmte Merkmale in den Terminen verwendet werden sollen. Dies betrifft sowohl Benachrichtigungen, Erinnerungen oder auch weiterführende Informationen wie Terminorte oder Notizen in der Tagesansicht.
Beschriftung Funktion
Standardmäßig nicht an Termine erinnern Über diese Einstellung legen Sie fest, dass Sie in jedem neuen Termin die Erinnerung an einen Termin explizit einschalten müssen, die sonst standardmäßig gesetzt ist und bei Bedarf ausgeschaltet wird.
Standardmäßig keine Terminbenachrichtigungen versenden Bei neuen Terminen und bei der Änderung bestehender Termine legen Sie fest, dass Sie keine interne Benachrichtigung an Teilnehmer des Termins versenden, es sei denn, Sie setzten im Termin explizit den Haken für eine interne Benachrichtigung.
Standardmäßig Terminbenachrichtigungen an Kontakte versenden Bei der externen Benachrichtigung verhält es sich umgekehrt. Diese Benachrichtigungen sind sonst ausgeschaltet, da verhindert werden soll, dass versehentlich interne Notizen an Ihre Kontakte versendet werden. Hier legen Sie fest, dass Sie diesen Haken nicht immer manuell setzen wollen.
Notizen in der Tagesansicht anzeigen Im Terminkalender der Tagesansicht werden die enthaltenen Notizen im Termin angezeigt.
Notizen in der Tagesansicht für ganztägige Termine anzeigen Auch für Tagestermine können enthaltene Notizen in der Tagesansicht des Terminkalenders angezeigt werden.
Langen Kontaktnamen in der Tagesansicht anzeigen Im Termin werden die Firmen angezeigt, mit denen der Termin verknüpft ist. Auf Wunsch können Sie sich auch die entsprechenden Personen der Firmen anzeigen lassen.
Zeige alle Feiertage Zeigt alle im System gepflegten Feiertage an. Dabei wird unterschieden zwischen Feiertagen, die für Sie gültig sind und denen, die es z.B. in anderen Bundesländern gibt oder dennoch normale Arbeitstage sind. Der Terminstatus für Sie gültiger Feiertage ist Gebucht und normaler Arbeitstage Frei.
Zeige erweiterte Informationen in Terminübersicht Aktiviert den Tooltip in der Tages-, Wochen-, Monats- und Terminübersicht und zeigt Ihnen, während Sie mit der Maus über den Termin fahren, nähere Informationen wie Uhrzeiten und Notizen an.
Terminort muss nicht angegeben werden Der Terminort ist ein Pflichtfeld, wenn Sie an dieser Stelle keinen Haken setzen.
Zeige Arbeitstag von bis Diese Einstellung verändert die farbliche Tagesansicht sowie die Anzeige bei einer Verfügbarkeitsprüfung, bei der nur die Arbeitsstunden angezeigt werden sollen.
Standarddauer eines Termins Hier können Sie einen Standardwert für Termine festlegen, der automatisch beim Erstellen eines neuen Termins eingetragen werden soll.
Standardwert für Erinnerungen Hier können Sie einen Standardwert für den Erinnerungszeitpunkt für neue Termine festlegen. Der entsprechende Wert wird bei Erstellung automatisch vorgetragen und kann je Termin von Ihnen auch verändert werden.

Speichern Sie zum Abschluss Ihre Einstellungen.

Import und Export von ICS-Datei

Optionen Import und Export von Terminen

Möchten Sie komplexe Kalender-Dateien im ICS Format (iCal) importieren, dann klicken Sie den Button Termin(e) importieren. Wählen Sie Ihre entsprechende ICS-Datei aus. Die Termindaten werden nun in das TecArt-System eingespielt.

Für den Export wählen Sie zunächst einen Zeitraum aus. Durch die Festlegung des Zeitraums werden alle Termin- bzw. Kalenderdaten als ICS-Datei zusammengestellt. Klicken Sie nun auf Termin(e) exportieren. Es öffnet sich nun das Fenster für den Dateimanager. Legen Sie das Zielverzeichnis fest und gehen Sie auf Speichern. Sie können diese Datei in andere Kalender importieren.

Aufgaben

Zugriffsberechtigung für Aufgaben

Zugriffsberechtigung Aufgaben
Über die Zugriffsberechtigungen können Sie die generellen Einstellungen für das Lesen und Erstellen Ihrer Aufgaben regeln. Auf dieser Registerkarte können Sie für jeden Benutzer individuelle Einstellungen vornehmen. Neben den generellen Lese- und Schreibrechten werden hier auch eventuelle Löschrechte individuell vergeben.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen fest. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Speichern ab. Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen aus der Liste der berechtigten Benutzer. Bitte vergessen Sie am Ende nicht zu Speichern.


Hinweis! Ihr Unternehmen kann für Mitarbeiter generelle Leserechte für die Aufgaben festlegen. Darüber hinaus können auch generelle Rechte vergeben werden, Ihnen Aufgaben zuzuordnen. Diese generellen Einstellungen können Sie durch Individuelle Rechte erweitern, aber nicht einschränken.


Aufgaben anpassen

Aufgabenoptionen
Über die Optionen können Sie Grundeinstellungen für Ihre Aufgaben und Aufgabenübersicht vornehmen. Hierbei legen Sie fest, wie bestimmte Merkmale in den Aufgaben verwendet werden sollen. Das betrifft sowohl Benachrichtigungen, Erinnerungen oder auch weiterführende Bedienelemente, wie die automatische Zeiterfassung mit dem Timer bzw. private Notizen.
Beschriftung Funktion
Nach Projekten gruppieren Sie können Aufgaben nach Projekten gruppieren. Bei einer Gruppierung nach Projekten werden alle Aufgaben eines Projekts zusammengefasst. In der Anzeige erscheint zuerst der Projektname und dann die einzelnen Aufgaben. Eine weitere Sortierung über die Spaltenüberschriften ist anschließend nicht mehr möglich.
Initiale Sortierung Diese Einstellung legt die grundlegende Sortierung der Aufgaben nach Beginn oder Fälligkeit fest. Haben Sie darüber hinaus die Aufgaben in Projekten gruppiert, ist diese Sortierung je Projekt zu verstehen.
Aufgaben ohne Fälligkeit Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum können Sie wahlweise oben oder unten anzeigen lassen. Dies gilt auch, wenn Sie die Aufgaben nach Projekten sortieren.
Standardwert für Erinnerungen Hier können Sie einen Standardwert für den Erinnerungszeitpunkt für neue Aufgaben festlegen. Der entsprechende Wert wird bei Erstellung automatisch vorgetragen und kann je Aufgabe von Ihnen auch verändert werden.
Standardmäßig nicht an Aufgaben erinnern Über diese Einstellung legen Sie fest, dass Sie in jeder neuen Aufgabe die Erinnerung an eine Aufgabe explizit einschalten müssen, die sonst standardmäßig gesetzt ist und bei Bedarf ausgeschaltet wird.
Standardmäßig keine Aufgabenbenachrichtigungen versenden Bei neuen Aufgaben und bei der Änderung bestehender Aufgaben legen Sie fest, dass Sie keine interne Benachrichtigung an Teilnehmer der Aufgabe versenden, es sei denn, Sie setzten in der Aufgabe explizit den Haken für eine interne Benachrichtigung.
Timer aktivieren Der Timer ist eine zusätzliche Möglichkeit der automatischen Zeiterfassung in Aufgaben. Nur im aktivierten Zustand wird er in jeder Aufgabe angezeigt.
Timer automatisch starten Befindet sich eine Aufgabe in Bearbeitung und wird durch Sie geöffnet, dann wird der Timer automatisch gestartet. In der Aufgabe haben Sie die Möglichkeit, den Timer bei Bedarf wieder zu stoppen.
Feiertage bei Serienaufgaben überspringen Wird eine neue Aufgabe aufgrund einer Serie erstellt und Sie haben an diesem Tag einen Feiertag, wird die neue Aufgabe nach der Regel am nächstmöglichen Datum erstellt.
Urlaub bei Serienaufgaben überspringen Wird eine neue Aufgabe aufgrund einer Serie erstellt und Sie haben an diesem Tag Urlaub, wird die neue Aufgabe nach der Regel zum nächstmöglichen Datum erstellt.
Zeige Statusübersicht im Aufgabenfenster Diese Einstellung blendet unterhalb der Notizen und Zuständigen den aktuellen Status der Bearbeitung einer Aufgabe ein. Dort sehen Sie ggf. auch den Status anderer Mitarbeiter.
Zeige Zeitübersicht im Aufgabenfenster Diese Einstellung blendet unterhalb der Notizen und Zuständigen eine aktuelle Zeitübersicht über die täglich an dieser Aufgabe geleisteten Stunden ein.
Zeige Eigene Notizen im Aufgabenfenster In Aufgaben können Sie bei Bedarf auch eigene Notizen einfügen. Um sie sichtbar zu machen, müssen Sie hier den Haken setzen. Eigene Notizen ist ein extra Feld, das direkt unter den allgemeinen Notizen sichtbar wird.

Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf den Button Speichern.

Anrufe

Anrufeinstellungen
Mit der Option Standardmäßig keine Anrufbenachrichtigungen versenden können Sie den Benachrichtigungshaken im Anruffenster dauerhaft deaktivieren und nur bei Bedarf im Anruffenster aktivieren.

Notizen

Notizeinstellungen
Mit der Option Standardmäßig keine Notizbenachrichtigungen versenden können Sie den Benachrichtigungshaken im Notizfenster dauerhaft deaktivieren und nur bei Bedarf Notizfenster aktivieren.

Projekte

Projekteinstellungen
In Listenansichten, wie den Kontakten, Aufgaben, Terminen und Links können Sie bei Bedarf die Projektnummer ausblenden. Die Spalte Projektnummer in der Projektliste können Sie dagegen nicht ausblenden.

Click2Dial

Anklickbare Rufnummer
Auswahl des Telefons
Telefone einrichten
Über dieses Menü haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Telefonanlagen bzw. lokale (CTI-)Programme in das TecArt-System zu integrieren. Diese finden Verwendung beim Klick auf Rufnummern zum Aufbau einer Telefonverbindung.

Bei Aktivierung der Option Direkt wählen, wenn nur ein Telefon verfügbar wird bei Einrichtung eines einzigen CTI-Clients das Fenster zur Auswahl der CTI-Clients übersprungen.


Achtung! Vom Administrator können globale Einstellungen festgelegt werden. Mit dem Anlegen von neuen URLs, zur Verbindung mit Telefonen oder Telefonanlagen, stehen diese parallel zur Verfügung. Weiterhin kann dieses Menü für Sie auch ausgeblendet sein, wenn die Telefone bereits über die Administration eingerichtet wurden.


Eintrag einer Beispiel-URL für Starface-Telefonanlage
Können Sie selbst auf dieser Seite Einstellungen vornehmen, entnehmen Sie die Details zur Einrichtung der Anlagen und Telefone bitte den globalen Informationen. An dieser Stelle haben wir Ihnen einige Beispiele aufgeführt, wie Sie Telefonanlagen und Clients integrieren können.


Achtung! Bei der Verwendung von lokalen Anwendungen, die z.B. mittels callto: eingebunden werden, muss die Option in neuem Fenster öffnen gewählt werden, da sonst die Anfrage serverseitig ausgeführt wird und somit das lokale Programm nicht geöffnet wird.


Textbausteine

Unter der Registerkarte Textbausteine können Sie sich persönliche Textbausteine erstellen, die Sie an jeder Textstelle im TecArt-System verwenden können. Weiterhin können Sie auf globale Listen zugreifen und eigene, einfache Listen anlegen. Eine genaue Beschreibung zur Erstellung eigener Textbausteine finden Sie im Administrationshandbuch. Gehen Sie bei der Erstellung eigener genauso vor wie in den globalen Textbausteinen beschrieben.

Gelöschte Objekte

Gelöschte Objekte
Jeder Benutzer hat einen persönlichen Papierkorb, den Sie über Einstellungen > Gelöschte Objekte aufrufen können. An dieser Stelle werden alle gelöschten Objekte aufgelistet, die von Benutzern gelöscht worden sind. Das ist eine Sicherheitsmaßnahme und dient als systeminternes Backup.

Wiederherstellen von gelöschten Objekten

Um einen Eintrag wieder herzustellen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Suchen Sie ggf. über die unteren Eingabefelder die Daten nach Text oder Typ aus. Wenn der von Ihnen gesuchte Eintrag gefunden wurde, markieren Sie ihn bitte durch Anklicken und stellen ihn über die rechte Maustaste und Wiederherstellen wieder her.


Tipp! Mehrere Einträge können Sie auch mit der Maus und gedrückter Umschalt-/Hochstelltaste oder Strg markieren


Siehe auch