Ordnervorlagen – TecArt Handbuch

Ordnervorlagen

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Ordnervorlagen
Mit Hilfe von Ordnervorlagen können feste Verzeichnishierarchien inklusive darin enthaltener beliebiger Dateien definiert werden, die anschließend bei der Neuerstellung eines Projektes, eines Kontaktes, einer Ressource oder eines Tickets ausgewählt werden können. Die festgelegten Ordnerstrukturen und Dateien werden dann innerhalb des neu angelegten Objektes mit den in der Vorlage festgelegten Zugriffsberechtigungen erstellt.

Über die Administration > Vorlagen > Ordnervorlagen können Sie diese Strukturen aufbauen.


Hinweis! Die Zugriffsberechtigungen auf die Verzeichnisse und Dateien dürfen nicht mit den jeweiligen Zugriffsberechtigungen auf die eigentlichen Objekte (z.B. Projekte, Kontakte etc.) verwechselt werden. Diese können über die Zugriffslisten eingestellt werden. Die Rechte für die Ordner, Unterordner und enthaltenen Dokumente stellen Sie wie die üblichen Dokumentenrechte ein.


Neue Ordnervorlage erstellen

Neue Vorlage
Mit Hilfe des Button Neu ist es möglich, neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.

Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets und Ressourcen, ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.

Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der Strg-Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem Speichern und Schließen wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der unteren Auswahlliste.


Hinweis! Es ist nicht möglich, nur einzelnen Benutzen die Verwendung einer Ordnervorlage zu gestatten. Eine Unterteilung der Benutzer des Systems in Gruppen sollte immer bevorzugt werden. Dies erleichtert die Administration und erlaubt einfachere nachträgliche Anpassungen.


Tipp! Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen zu den einzelnen Modulen.


Bearbeiten einer Ordnervorlage

Vorlagenübersicht
In diesem Abschnitt beschreiben wir Ihnen, wie Sie in der eben erstellten Ordnervorlage eine Verzeichnishierarchie sowie Dateien anlegen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.


Tipp! Beispiel:
Ihr TecArt-System besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage (für einen Kontakt) enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Rechnungen. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.

Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Buchhaltung erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.

Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.


Module sowie Gruppenzugehörigkeit einer Ordnervorlage anpassen

Ordnervolagen bearbeiten
Es ist möglich, nachträglich die zugeordneten Module einer Ordnervorlage sowie die Gruppen, die die Ordnervorlage nutzen dürfen, zu bearbeiten. Klicken Sie dazu doppelt auf den zugehörigen Eintrag der anzupassenden Ordnervorlage im unteren Teil des Fensters.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie wie bei der Erstellung der Ordnervorlage im linken Teil die Modulzugehörigkeit und im rechten Teil die für die Nutzung der Vorlage berechtigten Gruppen festlegen. Eine Mehrfachauswahl erfolgt mittels gedrückter Strg-Taste und einem Klick auf den gewünschten Eintrag.

Löschen einer Ordnervorlage

Zum Löschen einer Ordnervorlage klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Vorlage und wählen im Kontextmenü die Funktion Löschen. Bestätigen Sie mit OK.