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Moduleinstellungen für Ressourcen

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Über die Ressourcenverwaltung managen Sie Ihre Materialien, Räume, Fahrzeuge etc. in Ihrem Unternehmen. An dieser Stelle, über die Administration > Module > Ressourcen, nehmen Sie grundlegende Einstellungen für die Ressourcen sowie den automatischen E-Mails vor. Die Ressourcenplanung ist nicht für Human Resources geeignet.

Grundeinstellungen

Ressourcen
Feldbezeichnung Beschreibung
Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, so werden die Standardrechte für jede Ressource aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.
Rechte kopieren von Zugriffsliste Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Ressourcen festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jede Ressource die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.
Register 1 Über Register 1 bis 5 richten Sie bis zu fünf Datenregisterkarten ein. Wird das jeweilige Feld leer gelassen, wird gleichzeitig die gesamte Registerkarte ausgeblendet. Diese Angaben benötigen Sie für die Erstellung eigener Felder in der Felderverwaltung. Die Angaben können von benutzerdefinierten Templates abweichen.
Buchungsinformationen ohne Leseberechtigung anzeigen Diese Einstellung schaltet die Informationen mit dem Betreff, dem Verantwortlichen sowie der Dauer der Buchung für alle Mitarbeiter ein, um diese Daten in der Ressourcenverfügbarkeit einzublenden. Andernfalls sieht man diese Informationen nur bei entsprechender Berechtigung.
Einzelbuchung von Ressourcen ohne Termin Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Sie Buchungen von Ressourcen auch ohne Termin erlauben möchten. Wenn Sie dies zulassen erscheint in der Ressourcenverfügbarkeit ein zusätzlicher Button Neue Buchung. Andernfalls können Ressourcen nur im Zusammenhang mit Terminen gebucht werden.

Massenbearbeitung

Massenbearbeitung
In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnen
Über die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnen, Formeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so wird in jedem Feld in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer Auslastung der Datenbank und längeren Wartezeiten kommen. Die Option Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.


Hinweis! Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen.



E-Mail-Vorlagen für die interne Kommunikation

E-Mail bei neuer Ressourcenbuchung

Ressourcen E-Mail neu
Wird eine neue Ressource gebucht, wird diese E-Mail an den Ressourcenverantwortlichen gesendet. Voraussetzung ist jedoch, dass in der entsprechenden Ressource eine Eintragung vorgenommen wurde, dass diese Information gesendet werden soll. Das Feld {$subject} im E-Mail-Text ist dabei ein automatischer Link.

E-Mail bei geänderter Ressourcenbuchung

Ressourcen E-Mail geändert
Bei der Änderung einer Buchung wird diese E-Mail an den Ressourcenverantwortlichen gesendet. Voraussetzung ist, dass in der entsprechenden Ressource eine Eintragung vorgenommen wurde, um diese Information zu senden.

E-Mail bei gelöschter Ressourcenbuchung

Ressourcen E-Mail gelöscht
Wird die Buchung gelöscht, erhält der Ressourcenverantwortliche eine Mitteilung über die Löschung der Buchung. Sollte es sich um eine Verbrauchsressource gehandelt haben, wird die gebuchte Menge wieder freigegeben.

E-Mail bei neuer genehmigungspflichtiger Ressourcenbuchung

Ressourcen E-Mail genehmigungspflichtig
Handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Ressource, wird an den Genehmiger diese E-Mail gesendet. Es kann vorkommen, dass eine weitere E-Mail mit der Buchung an den Ressourcenverantwortlichen gesendet wird. Dies geschieht dann, wenn Verantwortlicher und Genehmiger nicht die gleichen Personen sind.

E-Mail bei Genehmigung

Ressourcen E-Mail genehmigt
Wird in der E-Mail des Genehmigers oder in der Buchung selbst die Buchung genehmigt, wird diese E-Mail an den Bucher der Ressource versendet.

E-Mail bei Ablehnung

Ressourcen E-Mail abgelehnt
Wird in der E-Mail des Genehmigers oder in der Buchung selbst die Buchung abgelehnt, wird diese E-Mail an den Bucher der Ressource versendet.

Dublettenprüfung

Dublettenprüfung Felderauswahl
Dublettenprüfung Suchergebnis

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button Konfigurieren und Prüfung starten zur Verfügung.

Über Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma, PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für den Datenimport oder über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

Beim Klick auf Prüfung starten wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, jedoch werden diese Einstellungen nicht gespeichert. Nach dem Klick auf Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung.

Feldbezeichnung Beschreibung
Öffnen Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz geöffnet werden.
Löschen Löschen des markierten Datensatzes. Bei Halten der Strg-Taste können mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.
Ansicht exportieren Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden. Mehr Informationen erhalten Sie in der Druck- und Exportfunktion.
Aktualisieren Aktualisiert die Ansicht.