Moduleinstellungen für Projekte – TecArt Handbuch

Moduleinstellungen für Projekte

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In diesem Bereich werden Grundeinstellungen für das Projektmanagement vorgenommen. Mit diesen Einstellungen sind Sie in der Lage Ihr System individuell anzupassen. Die Moduleinstellungen rufen Sie über die Administration > Module > Projekte auf.


Projekteinstellungen

Projektmanagement
Feldbezeichnung Beschreibung
Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, werden die Standardrechte für jedes Projekt aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.
Zu Aktivitäten zusammenfassen Möchten Sie Projektdaten zu Aktivitäten zusammenfassen, klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Diese Aktivitäten werden dann nicht mehr als eigenständige Registerkarten angezeigt, sondern auf einer Registerkarte Aktivitäten tabellarisch zusammengefasst. Unsere Empfehlung ist die Zusammenfassung der Module Termine, Aufgaben, Anrufe und Notizen.
Symbolische Links im Projektordner erstellen Diese Funktion kommt nur in TecArt Server-Systemen zur Anwendung. Dabei werden über den installierten Samba-Server die Projekte, beispielsweise über einen Laufwerksbuchstaben im Windows-Explorer, sichtbar gemacht und erhalten klare Namen für die Bearbeitung. Setzen Sie den Haken, werden die bereits vorhandenen Links (z.B. im Verzeichnis unter ../data/projects des TecArt-Systems) komplett gelöscht und anhand der vorhandenen Projekte neu erzeugt. Bitte beachten Sie, dass der Haken nach dem Speichern wieder entfernt wird und nicht dauerhaft gesetzt bleibt. Legen Sie neue Projekte an oder importieren Sie diese bzw. löschen Sie alte Projekte, werden die symbolischen Links automatisch erzeugt bzw. gelöscht. Diese Funktion ist somit nur notwendig, wenn Sie beispielsweise Projekte innerhalb Ihres Systems umbenennen. WebDav kann diese Funktion auch ersetzen.
Termine mitberechnen bei Ist-Kosten Über Termine mitberechnen stellen Sie ein, ob eingetragene Zeiten aus Terminen mit den verbundenen Stundenlöhnen der betreffenden Mitarbeiters Einfluss auf das Projektbudget und die Ermittlung der Ist-Kosten haben. Die Stundenlöhne werden aus der Benutzerverwaltung oder dem Projektstundenlohn geholt. Bei ganztägigen Terminen wird nur die maximale Arbeitszeit des Mitarbeiters am Tag berechnet, da es keine Termine über 24 Stunden gibt. Andernfalls sind genaue Zeitangaben im Termin zu machen.
Anrufe mitberechnen bei Ist-Kosten Mit Hilfe dieser Option stellen Sie ein, ob eingetragene Zeiten aus der Anrufverwaltung mit den verbundenen Stundenlöhnen der betreffenden Mitarbeiters Einfluss auf das Projektbudget und die Ermittlung der Ist-Kosten haben. Die Stundenlöhne werden aus der Benutzerverwaltung oder dem Projektstundenlohn geholt.
Rechte kopieren von Zugriffsliste Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Projekte oder zu importierende Projekte festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jedes Projekt die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.
Projekte ohne Leseberechtigung ausblenden Projekte ohne Leseberechtigung können Sie an allen Stellen des TecArt-Systems ausblenden. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn andere Personen auch keine Anrufnotizen oder ähnliches erstellen dürfen. Durch die eingeschränkte Sichtbarkeit kann es passieren, dass manche Projekte doppelt erstellt werden. Diese Funktion schränkt auch nur die Suche für Verknüpfungen in Objekten oder Aktivitäten ein. Sollte eine Person ohne entsprechende Leserechte ein Aktivität öffnen, in welcher das Projekt bereits verknüpft ist, ist dieser durch den Link erkennbar. Bei Klick erhält die Person unzureichende Rechte angezeigt und keine Inhalte.

Blenden Sie diese Projekte nicht aus, können Personen ohne Berechtigung diese zwar suchen und für Termine, Aufgaben und Anrufe zuordnen, erhalten aber eine Meldung mit unzureichenden Zugriffsrechten beim Aufruf.

Projekte ohne Leseberechtigung werden dem Benutzer standardmäßig nicht angezeigt. Diese Option ermöglicht Ihnen auch Verknüpfungen ausblenden zu lassen. In nahezu jeder Aktivität und jedem Objekt ist eine Projektverknüpfung möglich. Ist Projekte ohne Leseberechtigung ausblenden aktiviert, so wird bspw. in einer Aufgabe im Feld Projekt das Projekt, auf das der Benutzer keinen Zugriff hat, nicht angezeigt. Es können also nur Projekte verknüpft werden auf die der Benutzer auch Leserechte besitzt. Deaktivieren Sie die Option, so wird das Projekt gefunden und kann verknüpft werden. Möchte der Benutzer im Anschluss das Projekt öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass er unzureichende Rechte besitzt und er erhält somit keine weiteren Informationen. Vorlage:Hinweis!

Register 1 bis Register 5 Über Register 1 bis 5 richten Sie bis zu fünf Datenregisterkarten ein. Wird das jeweilige Feld leer gelassen, wird gleichzeitig die gesamte Registerkarte ausgeblendet. Diese Angaben benötigen Sie für die Erstellung eigener Felder in der Felderverwaltung. Die Angaben können von benutzerdefinierten Templates abweichen.

Massenbearbeitung

Massenbearbeitung
In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnen
Über die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnen, Formeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so wird in jedem Feld in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer Auslastung der Datenbank und längeren Wartezeiten kommen. Die Option Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.


Hinweis! Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen.



Dublettenprüfung

Dublettenprüfung Felderauswahl
Dublettenprüfung Suchergebnis

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button Konfigurieren und Prüfung starten zur Verfügung.

Über Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma, PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für den Datenimport oder über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

Beim Klick auf Prüfung starten wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, jedoch werden diese Einstellungen nicht gespeichert. Nach dem Klick auf Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung.

Feldbezeichnung Beschreibung
Öffnen Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz geöffnet werden.
Löschen Löschen des markierten Datensatzes. Bei Halten der Strg-Taste können mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.
Ansicht exportieren Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden. Mehr Informationen erhalten Sie in der Druck- und Exportfunktion.
Aktualisieren Aktualisiert die Ansicht.