Moduleinstellungen für Kontakte und Personen – TecArt Handbuch

Moduleinstellungen für Kontakte und Personen

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Die Grundeinstellungen für die Kontakte und Personen nehmen Sie über die Administration > Module und entsprechenden Registerkarte Kontakte und Personen vor.

Kontakte

Kontaktmanagement

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Kontaktmanagement
Feldbezeichnung Beschreibung
Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, so werden die Standardrechte für jeden Kontakt aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.
Option `Neu von Kontakt` im Kontextmenü anzeigen Über die Option können Personen mit den in den Kontaktdaten eingetragenen Daten erstellt werden. Diese Funktion steht Ihnen dann über das Kontextmenü auf der Registerkarte Personen zur Verfügung und übernimmt die eingetragenen Adressdaten des Kontaktes. Im Normalfall benötigen Sie diese Daten nicht, da das TecArt-System und eventuelle Adressdaten für Vorlagen sowohl aus dem Kontakt, wie auch aus der Person verwendet werden können.
Zu Aktivitäten zusammenfassen Möchten Sie Kontaktdaten zu Aktivitäten zusammenfassen, klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Diese Aktivitäten werden dann nicht mehr als eigenständige Registerkarten angezeigt sondern auf einer Registerkarte Aktivitäten tabellarisch zusammengefasst. Unsere Empfehlung ist die Zusammenfassung der Module Termine, Aufgaben, Anrufe und Notizen.
Rechte kopieren von Zugriffsliste Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Kontakte oder zu importierende Kontakte festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jeder Kontakt die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.
Kontakte ohne Leseberechtigung ausblenden Kontakte ohne Leseberechtigung werden dem Benutzer standardmäßig nicht angezeigt. Diese Option ermöglicht Ihnen auch Verknüpfungen ausblenden zu lassen. In nahezu jeder Aktivität und jedem Objekt ist eine Kontaktverknüpfung möglich. Ist Kontakte ohne Leseberechtigung aktiviert, so wird bspw. in einem Termin im Feld Kontakte der Kontakt, auf den der Benutzer keinen Zugriff hat, nicht angezeigt. Es können also nur Kontakte verknüpft werden auf die der Benutzer auch Leserechte besitzt. Deaktivieren Sie die Option, so wird der Kontakt gefunden und kann verknüpft werden. Möchte der Benutzer im Anschluss den Kontakt öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass er unzureichende Rechte besitzt und er erhält somit keine weiteren Informationen.

Hinweis! Durch die eingeschränkte Sichtbarkeit kann es passieren, dass manche Kontakte doppelt erstellt werden oder bei der Erstellung mit den gleichen Daten Fehlermeldungen auftreten.

Register 1 bis Register 5 Über Register 1 bis 5 richten Sie bis zu fünf Datenregisterkarten ein. Wird das jeweilige Feld leer gelassen, wird gleichzeitig die gesamte Registerkarte ausgeblendet. Diese Angaben benötigen Sie für die Erstellung eigener Felder in der Felderverwaltung. Die Angaben können von benutzerdefinierten Templates abweichen.

Serienbrief Erstellung

Wenn Sie die Serienbrief Funktion gebucht haben, können Sie über Serienbriefe für mehrere Kontakte ein Dokument mit teilweise variablen Inhalt erstellen. Bei Nutzer der Gruppe dürfen Serienbriefe generieren legen Sie fest, welche Gruppen die Serienbrief Funktion nutzen dürfen. Um mehrere Gruppen zu markieren, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Zudem können Sie wählen in welchen Format die Serienbriefe erstellt werden sollen. Hierfür steht Ihnen die Auswahl PDF und ODT zur Verfügung.

Personen

Personenmanagement
Die Einstellungen zu den Personen hängen grundlegend mit den Einstellungen der Kontakte zusammen.

Über die Register 1 bis Register 4 richten Sie bis zu vier Datenregisterkarten ein. Wird das jeweilige Feld leer gelassen, wird gleichzeitig die gesamte Registerkarte bei Personen ausgeblendet. Diese Angaben benötigen Sie für die Erstellung eigener Felder in der Felderverwaltung. Die Angaben können von benutzerdefinierten Templates abweichen.


Hinweis! Die Rechte für die Personen entsprechen den Rechten des übergeordneten Kontaktes. Eine Person kann also nur dann gelöscht werden, wenn auch entsprechende Löschrechte für diesen Kontakt existieren. Gleiches gilt für die Bearbeitung der Personen. Darf ein Benutzer einen Kontakt mangels Leserechten nicht sehen, sind die Personen ebenfalls nicht zugänglich.


Massenbearbeitung

Massenbearbeitung
In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnen
Über die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnen, Formeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so wird in jedem Feld in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer Auslastung der Datenbank und längeren Wartezeiten kommen. Die Option Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.


Hinweis! Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen.



Dublettenprüfung

Dublettenprüfung Felderauswahl
Dublettenprüfung Suchergebnis

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button Konfigurieren und Prüfung starten zur Verfügung.

Über Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma, PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für den Datenimport oder über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

Beim Klick auf Prüfung starten wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, jedoch werden diese Einstellungen nicht gespeichert. Nach dem Klick auf Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung.

Feldbezeichnung Beschreibung
Öffnen Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz geöffnet werden.
Löschen Löschen des markierten Datensatzes. Bei Halten der Strg-Taste können mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.
Ansicht exportieren Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden. Mehr Informationen erhalten Sie in der Druck- und Exportfunktion.
Aktualisieren Aktualisiert die Ansicht.