Moduleinstellungen für E-Mail – TecArt Handbuch

Moduleinstellungen für E-Mail

Aus TecArt Handbuch

Wechseln zu: Navigation, Suche

Über den Menüpunkt E-Mail der Administration können Sie grundlegende Einstellungen vornehmen.

Die Registerkarte E-Mail Optionen

Allgemein

E-Mail Optionen
Feldbezeichnung Beschreibung
Maximale Anzahl der E-Mail-Kopfzeilen pro Ordner In diesem Punkt legen Sie fest, wie viele E-Mail-Kopfzeilen maximal gleichzeitig je Seite angezeigt werden können. Die Benutzer selbst können dann bis maximal dieser hier angegebenen Größe eine Auswahl in den E-Mail-Optionen vornehmen.
Anzahl Fehlversuche bis Kontosperrung In dieser Option legen Sie die Anzahl der Fehlversuche des Logins am Mail-Server für alle Benutzer fest. Damit vermeiden Sie unnötigen Traffic, wenn die E-Mail Einstellungen inkorrekt oder Schwierigkeiten beim Mail-Server existieren. Das E-Mail Konto kann in der Administration oder über den Benutzer selbst freigeschaltet werden. In der Administration klicken Sie bitte auf Benutzer und wählen den betreffenden Mitarbeiter aus. Im Register E-Mail-Konten wählen Sie das entsprechende Konto aus und entfernen den Haken bei Konto ist deaktiviert. Der Benutzer kann im Modul E-Mail auf den Button Extras > E-Mail-Konten das betreffende Konto auswählen und den Haken aus Konto ist deaktiviert entfernen. Nach dem Speichern ist das Konto wieder aktiviert.
Eingabe Referenz aktivieren Die Referenzeingabe ist eine spezielle Funktion, welche nur bei der externen Anbindung eines ERP-Systems Verwendung findet. Hierbei werden zusätzliche Zuordnungsmöglichkeiten von E-Mails zu bestimmten Vorgängen aktiviert. In der Regel nehmen Sie keine Einstellungen vor.
Interne E-Mails direkt zustellen Möchten Sie interne E-Mails zwischen Mitarbeitern ohne den Umweg über den Mailserver zustellen lassen, können Sie dies hier aktivieren. Nutzen nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens das TecArt-CRM oder verwenden Sie parallel noch andere Mailsysteme, ist es nicht sinnvoll diesen Haken zu setzen. Es werden ohne Aktivierung alle E-Mails über den E-Mail-Server geleitet.
Lese- und Empfangsbestätigung standardmäßig ausgeschaltet Möchten Sie die Lese- und Empfangsbestätigung standardmäßig ausgeschaltet haben, können Sie dies hier einstellen. Hintergrund ist die automatische Speicherung bei Ihren Benutzern in den E-Mails. Diese Einstellung umgeht die automatische Speicherung und setzt diese bei jeder E-Mail zurück. Bei jeder ausgehenden E-Mail müssen die Benutzer dann gezielt den Haken für die Lese- und/oder Empfangsbestätigung setzen.
E-Mails und Anlagen komprimieren E-Mails und Anlagen können durch das System automatisch komprimiert werden. Hierbei ändert sich für die Benutzer nichts. Es dient einzig zur Einsparung von Speicherkapazitäten. Sie können so im Durchschnitt bis zu 3/4 des Speicherplatzes einsparen.
UIDL-Überprüfung deaktivieren Die UIDL-Überprüfung deaktiviert die Kontrolle des TecArt-Systems zur Überprüfung der eindeutigen Message-ID einer E-Mail. Liegt eine ID bereits vor, werden E-Mails nicht erneut abgeholt. Einige Systeme kopieren E-Mails ohne eine erneute ID zu vergeben. Dadurch können in Sammelpostfächern manche E-Mails nicht an mehrere Personen zugestellt werden. Diese Überprüfung schalten Sie nur in den Fällen aus, wenn einzelne E-Mails via POP3 von einem Exchange-Server nicht abgerufen werden können.
Gemeinsame E-Mails erst nach Antwort auf 'Gelesen' setzen Mit dieser Option, wird die Markierung von E-Mails in öffentlichen Ordnern bezüglich gelesen bzw. ungelesen beeinflusst. Ist die Option aktiviert, dann werden E-Mails bei allen Benutzern, die den Ordner abonniert haben, erst als gelesen markiert, sobald die E-Mail von irgendeinem Benutzer beantwortet wurde.

Hinweis! Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass eine E-Mail nicht als gelesen markiert werden kann, solange sie nicht beantwortet wurde.

Betreff änderbar Die Option ermöglicht es dem Benutzer, den Betreff einer empfangenen E-Mail zu editieren. Der Original-Betreff bleibt dabei erhalten.
Selbst signierte Zertifikate erlauben Sie haben die Möglichkeit auch selbst signierte Zertifikate im TecArt-System zu verwenden. Um diese in Ihrem System zu akzeptieren, aktivieren Sie diese Option.
Anderes E-Mail-Konto zur Versendung interner Nachrichten wählen Es kann vorkommen, dass Benutzer mit Geschäftskunden über eine bestimmte E-Mail Adresse kommunizieren wollen und innerhalb des TecArt-Systems mit einer anderen E-Mail-Adresse agieren möchten. Ist diese Option aktiviert, erscheint unter Administration > Benutzer im ausgewählten Benutzer auf der Registerkarte E-Mail-Konten die Option Mit diesem Konto interne Systemnachrichten versenden.

Sicherheit

Haben Sie die Aktivitätenrechte für Ihr TecArt-System gebucht, steht Ihnen diese Auswahl zur Verfügung und Sie können die Sicherheitseinstellungen für E-Mails aktivieren. Mit Hilfe der Aktivitätenrechte können E-Mails, die bspw. ein Mitarbeiter der Buchhaltung erhalten hat und automatisch einem Kontakt zugeordnet wurden, nur von diesem Benutzer und den Mitgliedern der Geschäftsführung eingesehen werden.

Nach der Aktivierung der Option können Sie verschiedene Zugriffslisten für die Benutzer einrichten. Weiterhin finden Sie in bereits zugeordneten E-Mails unter Extras > Sicherheit Einstellungsmöglichkeiten für den Zugriff auf die E-Mail.

E-Mail Speicherplatz

E-Mail Speicherplatz
Über E-Mail Speicherplatz erhalten Sie eine Auswertung des gesamten E-Mail-Speicherbedarfs Ihrer Benutzer. Beim Aufräumen der E-Mail-Konten werden nicht mehr benötigte E-Mail-Links aus dem Index, E-Mail-Cache und der Cache versendeter E-Mails der Mitarbeiter gelöscht und somit Speicherplatz freigegeben.


Hinweis! Das Aufräumen der Konten bedeutet nicht, dass der Papierkorb des betreffenden Nutzers geleert wird.


Mit Hilfe des Buttons Alle Aufräumen werden die E-Mail-Konten aller Benutzer bereinigt. Durch diese Funktion ist es nicht mehr notwendig, die E-Mail-Konten aller Benutzer einzeln durch einen Klick auf den Button Aufräumen zu säubern. Komprimieren ist ein systeminternes Packen der E-Mails, welche noch nicht komprimiert und optimiert wurden. Indizieren ermöglicht den Aufbau eines Index für eine schnellere Suche.

Unter den Punkt Gemeinsame E-Mails werden alle E-Mails hinzugezählt, welche vom Nutzer oder einem entsprechenden Filter in die Objekte kopiert bzw. abgelegt worden sind.

E-Mail Statistiken

E-Mail Statistik
Die E-Mail Statistiken zeigen Ihnen die aktivsten Benutzer sowie einen beeindruckenden Überblick der gesamten E-Mail-Aktivitäten. Sendefehler von bis zu 3% sind normaler Durchschnitt.

E-Mail Vorlagen

Eine genaue Beschreibung für den Inhalt dieser Registerkarte finden Sie unter E-Mail-Vorlagen.

E-Mail Filter

Die Einstellungen der E-Mail-Filter, welche Sie hier vornehmen können, richten Sie global für jeden Benutzer ein. Eine Auswahl eines einzelnen E-Mail-Kontos ist nicht möglich.


Achtung! Globale Filterregeln greifen immer vor den persönlichen Filterregeln. Gibt es also unternehmensweite Anweisungen zur Filterung bestimmter E-Mails z.B. zu Kontakten, Projekten oder Tickets, dann können diese hier eingestellt werden. Darüber hinaus kann dann jeder Benutzer weitere Regeln festlegen.


Serien-E-Mail

Serien-E-Mails
Serien-E-Mails ermöglichen Ihnen mehrere Kontakte oder Personen gleichzeitig eine E-Mail zu senden. Diese Funktion muss zusätzlich gebucht werden. Bei Interesse melden Sie sich gerne bei unseren Vertrieb Vertrieb.
Feldbezeichnung Beschreibung
Serien-E-Mail Funktion aktivieren Schaltet die Serien-E-Mail-Funktion in Ihrem TecArt-System frei.
Anrede Senden Sie eine Serien-E-Mail an Personen, so wird automatisch der Nachname in die Anrede übernommen. Sie können zwischen Formell (Sehr geehrte Damen und Herren/ Sehr geehrte Frau Muster/ Sehr geehrter Herr Muster), Bekannt (Hallo/ Hallo Frau Muster/ Hallo Herr Muster), Privat (Hallo/ Hallo Erika/ Hallo Max), Formell englisch (Dear Sir or Madam/ Dear Mrs. Muster / Dear Mr. Muster) und Bekannt englisch (Hello/ Hello Mrs. Muster / Hello Mr. Muster) wählen.
Versand E-Mail Konto Wählen Sie hier das E-Mail Konto aus, über welches die Serien-E-Mail versendet werden soll.
Nutzer folgender Gruppen dürfen Serien-E-Mails generieren In dieser Einstellung können Sie den Nutzerkreis der Funktion eingrenzen. Um mehrere Gruppen zu markieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt.