Moduleinstellungen für Dokumente – TecArt Handbuch

Moduleinstellungen für Dokumente

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Dokumentenmanagement

Achtung! Dieser Bereich ist äußerst wichtig, wenn Sie die Dokumentenrechte zum ersten mal in Ihrem System einstellen.
1. Die TecArt GmbH liefert das System so aus, dass alle Mitarbeiter der vordefinierten Gruppe SYS Alle Mitarbeiter Lese-, Schreib- und Löschrechte besitzen.
2. Setzen Sie die Dokumentenrechte über den Button setzen nach Ihren Vorstellungen und vergeben Sie die grundlegenden Rechte. Setzen Sie unbedingt den Haken bei Rechte für alle untergeordneten Objekte übernehmen.
Grundlegend sollten alle Mitarbeiter volle Lese-, Schreib- und Löschrechte erhalten, damit auch in Terminen, Aufgaben und allen anderen Modulen Dokumente verwaltet werden können. Die einzelnen Rechte können später wieder individuell je Modul eingeschränkt werden.
Einstellungen im Bereich Dokumente beziehen sich auf alle Module oder Modulbereiche in denen Dokumente verwaltet werden.


Aufbau der Verzeichnisstruktur

In Ihrem TecArt-System wird grundsätzlich zwischen den gemeinsamen Dokumenten aller Benutzer und den eigenen Dokumenten unterschieden. Zu den gemeinsamen Dokumenten zählen alle Dokumente der jeweiligen Objekte, Aktivitäten und das Modul Gemeinsame Dokumente. Die Rechteeinstellungen für diesen Bereich können Sie beeinflussen und entsprechend steuern. Rechte werden dabei immer von oben nach unten vererbt. Jedes neue Objekt, jede neue Aktivität und jeder Unterordner erbt immer die Rechte des übergeordneten Ordners. Daher ist es besonders wichtig genau diese Einstellungen sehr überlegt vorzunehmen.

Schematische Darstellung der Verzeichnisstruktur außer der eigenen Dokumente
Schematische Darstellung der Verzeichnisstruktur der eigenen Dokumente

Grundeinstellungen Dokumentenmanagement

Feldbezeichnung Beschreibung
Dokumentenindex Um eine schnelle Suche zu ermöglichen, ist es ratsam einen Dokumentenindex aufzubauen, indem Sie auf den Button aufbauen klicken. Dieses können Sie von Zeit zu Zeit machen, um damit die Volltextsuche zu erleichtern und auch alte Dateien aus dem Index zu streichen. Automatisieren können Sie dieses über die Systemeinstellungen vornehmen.

Über den Button Index-Log werden fehlerhaft oder ausgelassene Dateien angezeigt.

Zugriffsrechte für alle Dokumente Über den Button setzen können Sie die Zugriffsrechte für alle Dokumente festlegen. Dabei befinden Sie sich an diesem Punkt an der obersten Stelle in Ihrem TecArt-System.
Interne Dateizugriffsrechte Die internen Dateizugriffsrechte sind eine Einstellung für Ihr Linux-System. Sie regeln den Zugriff der Dateien nur durch das TecArt-System und nicht über einen möglichen FTP-Zugang.

Achtung! Die Einstellung steht als Standardwert auf 0700 und sollte nur durch einen Spezialisten verändert werden, welcher ausreichende Systemkenntnisse besitzt. Bitte nehmen Sie mit uns ggf. Rücksprache, wenn Sie andere Systeme anbinden wollen, welche ebenfalls Dateizugriffsrechte benötigen.

Dokumente und Ordner ohne Leseberechtigung ausblenden Mit dieser Funktion blenden Sie alle Ordner und Dokumente aus, wenn der Benutzer die entsprechenden Leserechte nicht besitzt. Unter WebDav funktioniert diese Funktion nicht, da im TecArt-System sehen und lesen gleich behandelt wird, unter Windows diese Rechte aber getrennt sind.
Keine Dokumente indizieren, die größer sind als Weiterhin können Sie festlegen, ob Sie ggf. Dokumente aus dem Index auslassen wollen. Dies ist besonders ratsam bei großen Dokumenten da es hier aufgrund eines zu geringen Speichers zu Abbrüchen kommen kann. Darüber hinaus benötigen Systeme mit besonders vielen Daten (> 300 GB) für die Erstellung des Index entsprechende Zeit. Wird ein Dokument in das TecArt-System über Datei(en) hochladen in das System gebracht, wird es automatisch und sofort indiziert.
Initiale Dateiansicht Diese Einstellung ändert die Ansicht der Ordner und Dokumente grundlegend. Eine Auswahl ist zwischen Liste, Symbole und Miniaturansicht möglich.
Versionierung startet mit Version Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit eine Startversionsnummer für neue Dateien festzulegen. Standardmäßig beginnt die Version immer bei 0. Haben Sie also bereits 5 Dokumente mit demselben Namen hoch geladen, ist die aktuellste Version 4. Soll hingegen die Anzahl der Elemente gleich der Versionen sein, so stellen Sie hier 1 ein.
Objektnamen in Pfadangaben auflösen Sollen die vollständigen Pfadangaben in Objektnamen aufgelöst werden, so wird immer der gesamte Name inkl. eines Betreffs in Aufgaben, Terminen etc. im Pfad angegeben.
Automatische Freigabe gesperrter Dokumente Da es vorkommen kann, dass Benutzer gesperrte Dokumente versehentlich vergessen haben wieder freizugeben, können hier entsprechende Zeiteinstellungen vorgenommen werden um Dokumente, ausgehend vom letzten Bearbeitungszeitpunkt, automatisch freizugeben.

Texterkennung

Textkennung
Über die OCR-Texterkennung können z.B. aus gescannten oder gefaxten Dokumenten Texte erkannt werden, welche dann im Dokumentenindex aufgeschlüsselt werden und einer schnelleren Volltextsuche dienen. Ihr System ist mit einer normalen OCR-Texterkennung ausgestattet. Diese ist aber nicht in der Lage ohne OCR gescannte Dokumente, verschlüsselte PDF-Dateien oder Text auf Bildern zu analysieren und für die Suche aufzubereiten. Möchten Sie eine umfangreiche Texterkennung einsetzen, empfehlen wir Ihnen die bewährte Lösung von Tesseract. Die entsprechende Lizenz muss dann auf dem Server installiert werden und die notwendigen Parameter (Lizenzinformationen) werden hier hinterlegt.


Hinweis! Für die Texterkennung ist eine kostenpflichtige Zusatzsoftware notwendig, welche einmalig zugekauft werden kann. Bitte setzten Sie sich mit unserem Support in Verbindung. Er berät Sie gern. Der besonderen Einsatz empfiehlt sich dann, wenn Sie viele Dokumente, Verträge etc. digitalisieren und nach diesen suchen wollen.


Dokumentenabonnements

Dokumentenabonnements
Über Abonnements können sich Benutzer des TecArt-Systems über Änderungen ausgewählter Dokumente per E-Mail informieren lassen. Möchte der Benutzer über jede Änderung sofort informiert werden, wird die E-Mail über das eigene E-Mail-Konto versendet. Hat der Benutzer "1 mal pro Tag" ausgewählt, kann ein Standard-Benutzer gesetzt werden, der den Änderungsverlauf des Dokuments als E-Mail versendet.

Dokumentenbearbeitung

Im Bereich der Dokumentenbearbeitung können Sie festlegen, welcher Dateityp mit welcher Applikation geöffnet werden soll. Dabei gibt es zwei Varianten:

  • Bearbeiten mit internen Editor - Wählen Sie diese Option, so wird die Datei mit einem internen Viewer geöffnet (PDF-Viewer, Texteditor etc.).
  • Bearbeiten mit lokaler Anwendung - Wählen Sie diese Option, so wird der entsprechende Dateityp mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung geöffnet (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.).
  • Jedes Mal nachfragen - Wurde diese Option gesetzt, erhalten Sie bei Auswahl des entsprechendes Dateityp eine Nachfrage, ob die Datei im internen Viewer (PDF-Viewer, Texteditor etc.) oder mit Ihrer als Standard definierten lokalen Anwendung (Acrobat, Microsoft Office, Libre Office etc.) geöffnet werden soll.

Darüber hinaus können Sie mit der Option Für alle Benutzer setzen festlegen, ob die getätigten Dateitypeinstellungen für alle Benutzer im System gesetzt werden sollen. Wird diese Option nicht aktiviert, so erhalten nur neu angelegte Benutzer die festgelegte Einstellung.