Moduleinstellungen für Dienst- und Urlaubsplanung – TecArt Handbuch

Moduleinstellungen für Dienst- und Urlaubsplanung

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In diesem Bereich werden Ihnen die notwendigen Einstellungen für die Benutzung der Urlaubs- und Dienstplanungsmodule beschrieben. Für die Nutzung der Module sind verschiedene Benutzer- und Gruppeneinstellungen Grundlage einer fehlerfreien Anwendung. Bitte gehen Sie strukturiert vor um so das Hin- und Herspringen zwischen den Modulen zu vermeiden.


Tipp! Das TecArt-System können Sie auch mit einer anderen umfangreichen Dienst- und Urlaubsplanung, sowie mit einer Dienstreise- und Ressourcenplanung verwenden. Hierzu gibt es entsprechende Schnittstellen zum Zeiterfassungssystem ZEUS der Firma ISGUS.


Grundeinstellungen Schritt-für-Schritt

Für die Ersteinrichtung gehen Sie bitte alle Punkte nach und nach durch. Unterscheidungen zwischen der Dienst- und Urlaubsplanung befinden sich erst nach dem Abschnitt der Grundeinstellungen.

Festlegung der Unternehmensstruktur

Hierbei ist es wichtig das Unternehmen nach Abteilungen und Bundesländer zu strukturieren. Weiterhin müssen Sie die Berechtigungen festlegen für Personen mit Durchlaufplan (Auszubildende, Praktikanten, Mitarbeiter mit häufigem Abteilungswechsel), Personen mit besonderen Dienstplänen (Bereitschaftsdienst), Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführung / Personal und Buchhaltung.

Im ersten Schritt für die Einrichtung Ihrer Urlaubs- und Dienstplanung müssen Sie Ihre Unternehmensstruktur genau analysieren. Um einen Dienstplan anzulegen, ordnen Sie die Mitarbeiter einer Abteilung zu. Wechseln Sie dazu bitte in die Gruppenverwaltung und legen neue Gruppen an.

Unterschiedliche Abteilungen und Gruppentypen anlegen

Abteilungen und Gruppentypenauswahl
  • Mitarbeiter mit Durchlaufplan sind z.B. Auszubildende, Praktikanten oder Mitarbeiter, welche häufig die Abteilung wechseln. Diese Mitarbeiter gehören keiner speziellen Abteilung an und werden erst durch den Durchlaufplan einer Abteilung zugewiesen. Setzen Sie für diese Mitarbeiter nur den Haken bei Gruppe mit Durchlaufplan.
  • Für Mitarbeiter, welche z.B. in Bereitschaftsdiensten tätig sind, kann eine eigene Gruppe angelegt werden. Sie können mehreren Gruppen den Status Gruppe mit besonderem Dienstplan zuweisen. Im Abschnitt Besondere Dienstpläne werden Ihnen die Zugriffsrechte beschrieben.
  • Legen Sie für jede Abteilung, für die Sie einen Dienstplan schreiben möchten oder die Dienstzeiten erfassen wollen, eine eigene Gruppe an. Dieser Gruppe vergeben Sie das Merkmal Gruppe ist eine Abteilung.
  • Darüber hinaus gibt es die Zuordnung von Mitarbeitern zu Gruppen mit speziellen Rechten.
    • Mitarbeiter, welche rein informativ Daten wie Urlaub oder Krank erhalten sollen, jedoch keine Genehmigungen vornehmen dürfen, vergeben Sie das Recht Benutzer der Gruppe sind in der Buchhaltung. Verwendet wird diese z.B. für Ihre Lohnbuchhaltung.
    • Haben Sie im Unternehmen Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz, so legen Sie jeweils eine weitere Gruppe an, in der Sie alle Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz zusammenfassen. Setzen Sie dann das Merkmal Benutzer sind in der Gruppe Abteilungsleiter. Haben Sie in Ihrem Unternehmen keine Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in erster Instanz, so können Sie gleich die Gruppe Geschäftsführung einrichten. Die Kombination zwischen der Zuordnung zu einer normalen Abteilung und der gemeinsamen Gruppe der Abteilungsleiter macht diese Benutzer zu Abteilungsleitern. Daher genügt eine Gruppe Abteilungsleiter.
    • Über die Einstellung Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung regeln Sie die höchste Stufe für die Ansichten und Genehmigungen des Urlaubs oder der Dienste. Diese haben generelle Rechte und können Abteilungsleiter übergehen. Mitarbeiter dieser Gruppe sind Genehmiger der zweiten Instanz.
      In einem Urlaubsplan mit strengem hierarchischem Aufbau sehen die Genehmiger der zweiten Instanz die Mitarbeiter untergeordneter Hierarchien nur, wenn diese auch das Merkmal Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht aller Abteilungen erhalten.

Hierarchischer Gruppenaufbau der Urlaubsplanung

Möchten Sie die Unternehmensstruktur hierarchisch gestalten, so ordnen Sie die Gruppen entsprechend der Beschreibung an.

Weitere Gruppen und Einstellungen

  • Haben Sie Mitarbeiter, für die unterschiedliche Feiertage gelten, z.B. religiöse Feiertage oder die in unterschiedlichen Bundesländern arbeiten, so legen Sie zudem noch diese Gruppen an. Die Mitarbeiter dieser Gruppe erhalten dann die regionalen Unterschiede über die Feiertage geregelt.
  • Die Gruppenfarbe ist eine individuell zu vergebende Farbe nur für den Durchlaufplan, um eine bessere Unterscheidung zwischen den unterschiedlichen Abteilungen zu haben. Legen Sie hier keine Farbe fest, so wird eine Zufallsfarbe verwendet.

Spezielle Rechte für die Dienst- und Urlaubsplanung

Spezielle Rechteeinstellungen
Damit Urlaubs- und Dienstpläne geschrieben oder gelesen werden können, ist es notwendig Abteilungen, Gruppen oder einzelnen Personen verschiedene spezielle Rechte zuzuweisen.
  • Generelles Dienstplanschreibrecht legt fest, ob die Person oder Gruppe den Dienstplan einer Abteilung schreiben darf. Diesen Haken setzen Sie z.B. in der Gruppe der Abteilungsleiter.

Damit kann dieser dann für alle Mitarbeiter seiner Abteilung den Dienstplan schreiben.
Ist die Person mit dem generellen Schreibrecht auch Administrator, so kann diese in allen vorhanden Abteilungen den Dienstplan schreiben.

  • Über Generelles Dienstplanleserecht definieren Sie Gruppen oder Benutzer, welche in allen vorhanden Abteilungen die Dienstpläne einsehen dürfen. Dieses Recht vergeben Sie z.B. für die Mitglieder der Geschäftsführung. Ist der Haken nicht gesetzt, können die Mitarbeiter nur den Dienstplan der eigenen Abteilung lesen.
  • Dienstplanschreibrecht für den Wunschdienst definiert Gruppen oder Benutzer, welche ihre Dienste selbst schreiben dürfen. Diese werden dabei gelb im Dienstplan angezeigt und können durch den Benutzer mit generellem Dienstplanschreibrecht verändert bzw. bestätigt werden. In diesem Fall wird die gelbe Einfärbung aufgehoben.
  • Urlaubssperre können Sie einzelnen Gruppen oder Benutzern zuweisen, wenn diese generell keinen Urlaub beantragen dürfen.
  • Benutzer erhält Urlaubsbenachrichtigungen müssen bei den Benutzern gesetzt werden, welche eine Information dringend benötigen um die Abarbeitung der Beantragungen vornehmen zu können. Dies sind meistens die Abteilungsleiter und Geschäftsführer (den Genehmigern in erster und zweiter Instanz).
  • Sollen die Mitarbeiter einer Gruppe oder einzelne Benutzer Zugriff auf die monatliche Urlaubsübersicht ihrer Abteilung erhalten, setzen Sie den Haken bei Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht.
  • Setzen Sie den Haken bei Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht aller Abteilungen können alle Urlaubspläne aller Mitarbeiter und Abteilungen eingesehen werden.
  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es bei einigen Mitarbeitern erforderlich, dass diese die Kranktage anderer Mitarbeiter nicht sehen dürfen. Setzen Sie daher bei Bedarf das Merkmal: Kranktage nicht anzeigen.
  • Gleich verhält es sich in Bezug auf die Anzahl der verfügbaren Urlaubstage am Monatsanfang und -ende. Setzen Sie dann den Haken bei Verfügbare Urlaubstage in Monatsübersicht ausblenden.


Hinweis! Die Anzeige der Kranktage sehen Sie nur in Ihrem persönlichen Urlaubsplan. Darüber hinaus sehen berechtigte Personen, wie Vorgesetzte, diese Abwesenheitszeiten auch in der Monats- und Jahresübersicht. Aus Datenschutzgründen werden solche Abwesenheiten generell als Sonderurlaub / sonstige Abwesenheit gekennzeichnet. Eine Interpretation dieser farblichen Markierung zu Krank ist eine persönliche Interpretation, da nicht ersichtlich ist, dass es sich nicht um Dienstreisen, Kur, Sonderurlaub etc. handelt. Die Angaben entsprechen den notwendigen Datenschutzbestimmungen.

Eine Eintragung ist notwendig, da nur so eine ganzheitliche Personal- und Terminplanung vorgenommen werden kann. Eine Nachfrage von Mitarbeitern, in denen meist der wahre Abwesenheitsgrund genannt wird, entfällt somit.


Besonderheit der Urlaubsbenachrichtigungen

  • Generell erhalten keine Mitarbeiter bei einer Stornierung oder Genehmigung des beantragten Urlaubs eine Nachricht. Diese müssen Sie für jeden Benutzer gesondert aktivieren.
  • Beantragt ein Mitarbeiter Urlaub oder nimmt ein Mitarbeiter Änderungen am Urlaub vor, werden nur die zuständigen Personen benachrichtigt, bei denen Sie den Haken gesetzt haben Benutzer erhält Urlaubsbenachrichtigungen. Hierbei wird die Hierarchie eingehalten und der zuständige Abteilungsleiter erhält diese vor der Geschäftsführung. Haben Sie keinen Abteilungsleiter ausgewählt, wird dieser übersprungen und der Mitarbeiter der Geschäftsführung erhält die Benachrichtigung.

Feiertage pflegen

Pflegen Sie als nächsten Schritt die Feiertage. Bei einigen Feiertagen ist es notwendig diese nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich zu machen. (z.B. den Buß- und Bettag nur den Mitarbeitern in der vorher angelegten Gruppe Mitarbeiter Sachsen).

Schulzeiten pflegen

Sofern Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, die häufig die Abteilung wechseln und durch Bildungsmaßnahmen (Berufsschule, Bildungsträger) Ihren Abteilungen nicht zur Verfügung stehen, können Sie hier die Schulzeiten einpflegen, welche sich in den meisten Fällen in geregelten Blöcken befinden.

Weitere Zeiten pflegen

Weitere Zeiten sind z.B. Messen und Events oder Schulferien. Diese haben für die Dienst- und Urlaubsplanung keine Bedeutung, können aber rein informativ in der Urlaubsplanung eingeblendet werden.

Qualifikationsarten in den Listen pflegen (nur Urlaubsplanung)

Erhalten Ihre Mitarbeiter durch verschiedene Qualifikationen dauerhaften zusätzlichen Urlaub (Berufsart, Fortbildung), so können Sie in der Liste mit dem Namen Qualifikationen diese eintragen. Diese finden jedoch erst in der weiteren Administration der Benutzerverwaltung und den Urlaubsverträgen eine Bedeutung.

Benutzerinformationen eintragen

Pflegen Sie zu jedem Benutzer die Benutzerinformationen. Dabei ist die rechte Seite besonders wichtig. Hier vergeben Sie nun die Qualifikationen, pflegen Geburtstag und Eintrittsdatum, Schulblöcke oder die Arbeitszeit. Das Austrittsdatum findet erst Bedeutung, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Zugriffsrechte des Nutzers pflegen

Durch die Pflege der Zugriffsrechte ordnen Sie einen Mitarbeiter nun den entsprechenden Abteilungen zu oder vergeben Schreib- und Leserechte für die Dienst- und Urlaubsplanung.

Weitere Einstellungen zur Dienstplanung

Dienstpläne

Dienstpläne
Hier können Sie die Dienstplanoptionen einstellen. Ihre Dienstplanung verfügt über ein Zeitkonto jedes Mitarbeiters. Diese Zeitkonten ergeben sich aus Bestimmungen für Überzeiten und Minuszeiten (Gleitzeit) Ihres Unternehmens. Für eine genaue Einstellung bitten wir Sie unseren Support zu kontaktieren.

Sie können über die Einstellungen die Guttageberechnung aktivieren. Für die Guttage Fehlerverfolgung erfolgt die Berechnung Tagesgenau. Wir empfehlen jedoch die Fehlerverfolgung nicht dauerhaft zu aktivieren, da die Werte jeweils aktuell berechnet werden und es zu längeren Wartezeiten bei der Ansicht kommen kann.


Hinweis! Die Guttageberechnung ist eine spezielle Zeiterfassung für das Hotel- und Gastronomiegewerbe. Für eine Minutengenaue Zeiterfassung müssen sowohl die Guttageberechnung, wie auch die minutengenaue Berechnung aktiviert werden.


Besondere Dienstpläne

Besondere Dienstpläne
Nutzen Sie besondere Dienstpläne in Ihrem Unternehmen, ist es wichtig die Leserechte für bestimmte Gruppen festzulegen. Dies können sowohl alle Mitarbeiter, einzelne Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter sein. Über diese Einstellung können Sie z.B. verschiedene Bereitschaftsdienste an verschiedenen Standorten nur den jeweiligen Mitarbeitern am Standort zugänglich machen.

Wählen Sie zunächst den gewünschten Dienstplan aus. Danach wählen Sie einen verfügbaren Benutzer oder eine verfügbare Gruppe aus und fügen diese mit Hilfe von Hinzufügen zu. Zum Entfernen markieren Sie den gewünschten Eintrag und betätigen Sie mit Entfernen.

Urlaubsplanung

Vertragsarten

Urlaubsverträge
In den Verträgen pflegen Sie die grundlegenden Verträge für Ihre Mitarbeiter. Dies könnten z.B. Verträge nach Tarifverträgen, Haustarifverträgen oder individuelle Vereinbarungen sein.

Hinweise zur Berechnung des Urlaubsanspruchs

  • Generell wird von einer 5-Tage-Arbeitswoche ausgegangen, welche von Montag bis Freitag läuft.
  • Wird zusätzlicher Urlaub aufgrund verschiedener Gegebenheiten gewährt, so wird dieser für das laufende Jahr gewährt, wenn das Ereignis vor dem 30.06. des Jahres eintritt und erst ab dem Folgejahr, wenn das Ereignis nach dem 30.06. des Jahres eintritt.
  • Ergeben sich Urlaubstage mit Kommazahlen, so wird auf ganze Urlaubstage nach den mathematischen Rundungsregeln gerundet. (2,4 ergibt 2 Tage; 2,5 ergibt 3 Tage)
  • Weihnachten und Silvester gelten als halbe Arbeitstage, jedoch als ganze Urlaubstage. Beachten Sie dazu bitte die gesetzlichen Hinweise.
  • Urlaub verfällt nicht automatisch nach dem 31.03. des Jahres, da es zu viele Sondervereinbarungen in Unternehmen gibt. Diesen müssen Sie ggf. händisch über die Korrekturen austragen.

Urlaubsvertrag hinzufügen

Administration Urlaubsvertrag
Möchten Sie einen neuen Urlaubsvertrag hinzufügen, öffnet sich ein neues Fenster mit den Vertragsbedingungen, wenn Sie Hinzufügen drücken.

Ein Vertrag gliedert sich in vier wesentliche Bestandteile. In den Bereichen zwei bis vier werden Regelungen eingetragen, welche nach Eintritt des Ereignisses aufaddiert oder abgezogen werden. Hierbei können Sie auch halbe oder negative Urlaubstage eintragen. Beachten Sie aber bitte, dass halbe Urlaubstage entsprechend der Rundungsregeln gerundet werden.

  • Im ersten Bereich vergeben Sie dem Vertrag eine Bezeichnung und den so genannten Mindesturlaub, auf den die weiteren Bereiche aufbauen können.
  • Altersstufen regelt den Urlaub welcher z.B. nach dem JuSchG mit zunehmendem Alter weniger wird bzw. bei älteren Arbeitnehmern wieder höher werden kann.
  • Weitere Urlaubsregelungen können im dritten Bereich die Betriebszugehörigkeit oder im vierten Bereich die erworbenen Qualifikationen angegeben werden.
  • Vergeben Sie bei Bedarf noch Notizen zu Ihrem Vertrag und speichern Sie diesen über Speichern und Schließen.

Beispiel für einen Vertrag

Bedingungen

  1. Bedingung Mindesturlaub:
    • 20 Tage
  2. Bedingung Altersregelung:
    • Ab dem 25. Lebensjahr 1 Urlaubstag
    • Ab dem 30. Lebensjahr 2 Urlaubstage
  3. Bedingung Betriebszugehörigkeit:
    • Pro Beschäftigungsjahr werden 0,5 Urlaubstage addiert ab dem 2. Jahr
Mitarbeiter wird am 20.05.2016 25 Jahre und der Mitarbeiter ist am 01.02.2016 3 Jahre im Unternehmen:
20,0 Tage Mindesturlaub
+ 0,5 Tage seit dem 01.01.2014 = Ereignis vor dem 30.06. (2. Beschäftigungsjahr)
+ 0,5 Tage seit dem 01.01.2015 = Ereignis vor dem 30.06. (3. Beschäftigungsjahr)
+ 0,5 Tage seit dem 01.01.2016 = Ereignis vor dem 30.06. (4. Beschäftigungsjahr)
+ 1,0 Tag seit dem 01.01.2016 = Ereignis vor dem 30.06. (25. Lebensjahr)
22,5 Zwischenergebnis
23,0 Tage Urlaub für den Zeitraum 01.01.2016 bis 31.12.2016
Mitarbeiter wird am 20.05.2016 31 Jahre und der Mitarbeiter ist am 01.09.2016 3 Jahre im Unternehmen:
20,0 Tage Mindesturlaub
+ 1,0 Tag seit dem 01.01.2016 = Ereignis vor dem 30.06. (25. Lebensjahr)
+ 1,0 Tag seit dem 01.01.2016 = Ereignis vor dem 30.06. (30. Lebensjahr)
+ 0,5 Tage seit dem 01.01.2014 = Ereignis nach dem 30.06. (2. Beschäftigungsjahr)
+ 0,5 Tage seit dem 01.01.2015 = Ereignis nach dem 30.06. (3. Beschäftigungsjahr)
+ 0,5 Tage seit dem 01.01.2016 = Ereignis nach dem 30.06. (4. Beschäftigungsjahr)
23,0 Zwischenergebnis für den Zeitraum 01.01.2016 bis 31.12.2016
23,5 Zwischenergebnis für den Zeitraum 01.01.2017 bis 31.12.2017
23,0 Tage Urlaub für den Zeitraum 01.01.2016 bis 31.12.2016
24,0 Tage Urlaub für den Zeitraum 01.01.2017 bis 31.12.2017

Gesetzliche Hinweise aus dem Bundesurlaubsgesetzt (BUrlG)

BUrlG

1. Tritt ein Mitarbeiter während eines Kalenderjahres in ein Unternehmen ein, hat der Mitarbeiter den vollen Urlaubsanspruch. Er muss allerdings die gesetzlich festgelegte sechsmonatige Wartefrist abwarten, bevor er seinen Jahresurlaub nehmen darf. Eine Ausnahme liegt vor, wenn der vorherige Arbeitgeber die bereits genommenen Urlaubstage des Arbeitnehmers für das laufende Jahr bescheinigt. Diese werden ihm dann im neuen Arbeitsverhältnis abgezogen. Hier müssen Sie ggf. über die Korrektur den Urlaubsanspruch anpassen.
2. Von Jahresbeginn an haben Mitarbeiter den vollen Urlaubsanspruch. Nach Ablauf der sechsmonatigen Probezeit haben Mitarbeiter jedoch Anspruch auf den vollen Urlaub. Das bedeutet, dass ein längerer Urlaub schon am Jahresanfang genommen werden kann.
3. Laut Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf 24 Tage Mindesturlaub bezogen auf eine Sechs-Tage Woche. Bei einer Fünf-Tage Woche hat der Mitarbeiter Anspruch auf 20 Tage Mindesturlaub im Jahr.
4. Das Gesetz versteht Urlaub als Form von Freizeit, er soll der Erholung dienen. Die finanzielle Abgeltung nicht genommenen Urlaubs widerspricht dem Bundesurlaubsgesetz. Ausnahmen sind möglich, wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird: Dann kann die Auszahlung von Urlaub Ersatz für den nicht mehr möglichen Anspruch auf bezahlte Freistellung sein.
5. Grundsätzlich muss der Urlaub in dem Kalenderjahr vollständig genommen werden, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. Am Ende des Kalenderjahrs verfällt der Urlaubsanspruch ersatzlos. Aufgrund verschiedener betrieblichen Regelungen regeln Sie dieses selbst über die Korrektur.
6. Ist der Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit nicht in der Lage, seinen Urlaub innerhalb eines Kalenderjahres oder bis zum Ende des Übertragungszeitraumes im Folgejahr zu nehmen, besteht der Anspruch auf Urlaub weiter und erlischt nicht. Das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 20. Januar 2009 entschieden.
7. Unternehmen gewähren zwar halbe Urlaubstage, aber der Gesetzgeber sieht keine halben Urlaubstage vor. Die Erteilung von halben Urlaubstagen am 24.12. und 31.12. sind nach §7 Abs.2 BUrlG unzulässig. Möchte ein Arbeitnehmer an diesen beiden Tagen ganztägig frei haben, muss er jeweils einen ganzen Tag Urlaub einreichen.
8. Dem Arbeitnehmer steht im aktuellen Jahr immer ein Urlaub von mindestens zehn zusammenhängenden Arbeitstagen zu. Nur dringende betriebliche Gründe ermächtigen Arbeitgeber, von dieser Regelung abzusehen.

Halbe Urlaubstage

Zwar sieht der Gesetzgeber keine halben Urlaubstage vor, jedoch können im Rahmen von Tarifverträgen oder internen Regelungen halbe Urlaubstage gewährt werden. Als zubuchbare Funktion können Mitarbeiter den ersten und letzten Tag ihres beantragten Urlaubszeitraums als halbe Urlaubstage eintragen. Gerne hilft Ihnen unser Beratungsteam weiter.

Sonderurlaub

Übersicht Sonderurlaub
Sonderurlaub anlegen
Im Bereich Sonderurlaub pflegen Sie die möglichen Sonderurlaube. Bitte achten Sie dabei unbedingt auf die Gesetzmäßigkeiten Ihrer Branche oder des Landes. Sonderurlaub kann z.B. Schwerbehinderten Urlaub sein oder bei Todesfällen gewährt werden.

Möchten Sie eine neue Sonderurlaubsart anlegen klicken Sie auf Hinzufügen. Im sich nun öffnenden Fenster können Sie Namen, Anzahl der Tage sowie Notizen hinzufügen. Ist der Sonderurlaub nur für bestimmte Mitarbeiter gedacht, wählen Sie ggf. eine spezielle Gruppe aus. Um Sonderurlaub zu bearbeiten, klicken Sie bitte doppelt auf den gewünschten Eintrag. Im geöffneten Fenster können Sie die Änderungen vornehmen.

Einen Anspruch auf Sonderurlaub gibt es nicht. Dies regelt der § 616 BGB. Es gibt allerdings eine Vielzahl von Urteilen und Hinweisen in Tarifverträgen, welche Ausnahmen schaffen.

Urlaubsverträge

Urlaubstage Übersicht
Urlaubstage hinzufügen oder ändern
In der Registerkarte Urlaubstage stellen Sie die Verknüpfung zwischen Ihren Mitarbeitern und Ihren Urlaubsverträgen her. Grundsätzlich ist es so, dass jeder Mitarbeiter auch mehreren Verträgen zugeordnet werden kann. Entscheidend sind die Laufzeiten für jeden Mitarbeiter. Wechselt der Mitarbeiter z.B. zu einem bestimmten Tag in ein anderes Bundesland mit anderen vertraglich festgelegten Regelungen, so kann ein Vertrag zu diesem Zeitpunkt auslaufen und ein neuer Vertrag beginnen.

Der Urlaubsanspruch errechnet sich immer aus allen Urlaubsverträgen, die dem Mitarbeiter zugeordnet werden, sowie aus den Laufzeiten der einzelnen Verträge und dem eventuellen Eintritts- und Austrittsdatum. Um einen Vertrag einem Mitarbeiter zuzuweisen klicken Sie auf Hinzufügen. Einen bestehenden Vertrag ändern Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile. In dem sich öffnenden Fenster können Sie nun den gewünschten Mitarbeiter auswählen und die Gültigkeit des Vertrages sowie den Vertrag eintragen.


Tipp! Starten Sie neu mit der elektronischen Urlaubsplanung empfiehlt es sich, den Vertrag zu einem Stichtag einzufügen, auch wenn er vielleicht schon längere Gültigkeit hat. Gegebenenfalls müssen Sie bereits genommene Urlaubstage händisch nachpflegen.


Hinweis! Das Enddatum können Sie bei Verträgen ohne festes Enddatum weit in der Zukunft setzen. Auch hier empfiehlt sich bei allen Mitarbeitern ein gleicher Stichtag. Ist dieser Erreicht und wurden keine Änderungen vorgenommen, müssen Sie ggf. einen neuen Stichtag festlegen.


Achtung! Erscheint der angelegte Vertrag rot, so müssen Sie unbedingt die Angaben des Mitarbeiters in der Benutzerverwaltung überarbeiten. Dort fehlen eventuell Eintritts- und/oder Geburtsdatum.


Nach dem Eintragen der entsprechenden Daten, können Sie über Speichern und Schließen die Eingabe beenden. Erst jetzt können Sie die Urlaubsplanung nutzen. Alle weiteren Angaben und eventuelle Korrekturen oder Resturlaub etc. pflegen Sie dann direkt über das Modul Urlaubsplanung.

Weitere Einstellungen zum Modul Urlaubsplanung

Wunschurlaub aktivieren
An dieser Stelle können Sie festlegen, ob die Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Möglichkeit haben, ihre Urlaubswünsche zu verwalten. Aktivieren Sie die Einstellungen für den Urlaubswunsch, besteht die Möglichkeit der Planung des Jahresurlaubs ohne entsprechende Urlaubsanträge zu stellen. Ist dieser nicht aktiv, fehlt auch der entsprechende Button Wunschurlaub in der Urlaubsplanung