Kontakte – TecArt Handbuch

Kontakte

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Eines der wichtigsten Module im TecArt-System stellt das Modul Kontakte dar. Ihr System baut sich im Wesentlichen genau um dieses Modul herum auf. Sie gelangen in die Kontakte, wenn Sie in der Modulleiste auf Kontakte klicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Registerkarten.

Daten in der Übersicht

Kontaktübersicht, Kontakt- und Personenliste

Über die Registerkarte Letzter Kontakt, öffnet sich Ihr zuletzt aufgerufener Kunde.

Durch einen Doppelklick auf einen Kontakt gelangen Sie zu den entsprechenden Kontaktdaten. Ein Klick auf die E-Mail-Adresse, sofern vorhanden, öffnet eine neue E-Mail. In der Personenliste werden Ihnen bei einem Doppelklick einer Person die Personendaten angezeigt. Dort haben Sie über die rechte Maustaste die Möglichkeit, die Person oder den Kontakt zu öffnen.

Anpassung der Spalten

Anpassen der Spalten über Button
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig verschieben. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

Gruppierungen

Anpassung über Kontextmenü
Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.


Tipp! Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

Personensuche
Spaltenanzeige und Reihenfolge ändern.

Weiterführende Funktionen des Kontextmenüs bei Kontakten

Kontextmenü der Kontakte
Über das Kontextmenü, der Kontaktübersicht oder -liste können Sie eine Vielzahl weiterer Funktionen aufrufen, die für die Arbeit mit dem System hilfreich sind. Unter anderem haben Sie die Möglichkeit:
  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Bearbeiten - Dieser Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich dieser Kontakt direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Kontakte, können Änderungen an den gewählten Kontakten gleichzeitig vorgenommen werden (Massenbearbeitung).
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Kontakte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Als VCard versenden - Markieren Sie einen oder mehrere Kontakte und wählen den Menüpunkt Als VCard versenden aus, wird automatisch eine neue E-Mail erstellt, in der die Kontaktdaten inklusive aller Personendaten als TXT- und als VCF-Datei angehängt werden. Es kann sein, dass Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung steht. Aktivieren können Sie das Recht in den speziellen Zugriffsrechten.
  • Wiedervorlagen - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für den Kontakt an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen.
  • Wiedervorlagen hinzufügen - Erstellen einer Erinnerung für den Kontakt.
  • Kategorie... - Sofern Sie die Berechtigung besitzen, ändern Sie für die ausgewählten Kontakte die Kategorie. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, nachträglich Daten für mehrere Kontakte zu ändern.
  • Branche... - Sofern Sie die Berechtigung besitzen, legen Sie für die ausgewählten Kontakte eine Branche fest. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, nachträglich Daten für mehrere Kontakte zu ändern.
  • Sicherheit ... - Der Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung und zeigt Ihnen die aktuellen Zugriffsrechte an. Wenn Sie entsprechende Rechte besitzen, können Sie die Zugriffsliste und Nutzungsrechte ändern.
  • Löschen - Entfernt den Kontakt.
  • Ins Adressbuch übernehmen - Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Daten des Kontaktes (Stammdaten der Firma) oder alle Personen des Kontaktes (Personendaten und Stammdaten der Firma) in das persönliche Adressbuch zu übernehmen. Sie können auch nur einzelne Personen eines Kontaktes in das persönliche Adressbuch übertragen.
  • Einem Rechnungskonto zuordnen - Wenn Sie das Rechnungsmodul einsetzen, können Sie über diese Funktion ein vorhandenes Rechnungskonto mit dem Kontakt verknüpfen.
  • Ordnervorlage - Wenn Sie mehrere Kontakte markieren und anschließend eine Ordnervorlage auswählen, werden die beinhaltenden Ordner in dem Kontakt neu erstellt. Existiert bereits ein Ordner mit gleichem Namen oder generelle Dokumente, bleiben sie mit ihren Einstellungen vorhanden.
  • Berechtigungen anzeigen - Zeigt die aktuellen Zugriffsrechte für Administratoren nach Mitarbeiterwahl an.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Registerkarten und Ansichten

Beispiel Stammdaten
Beispiel Beschreibung
Jeder Kontakt gliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie, neben einem Kontaktfoto, einige Registerkarten mit kundenspezifischen allgemeinen Daten. Die Anzahl der Registerkarten sowie die Ansicht der Felder kann je nach spezifischer Systemeinstellung abweichen. Es können sich in diesem Bereich sogar Grafiken oder andere Themen befinden, die durch benutzerbezogene Templates, speziell auf Ihr Unternehmen angepasst wurden.

Die Registerkarte Beschreibung dient Ihnen als freies Textfeld. Hier können Sie viele zusätzliche Informationen zu Ihrem Kontakt abspeichern. Sind Daten in diesem Feld gespeichert, so wird dies durch einen Haken auf der Registerkarte signalisiert.

Über die Registerkarte Sicherheit werden die Zugriffsrechte zu diesem Kontakt eingestellt. Sie können sowohl ganzen Gruppen, als auch einzelnen Personen Rechte erteilen. Näheres dazu finden Sie im Abschnitt Objektrechte. Der Inhalt bzw. die Registerkarte an sich, wird Ihnen nur bei entsprechender Berechtigung angezeigt.

Neben den oberen Registerkarten im geöffneten Kontakt können auch die Unterregister, wie Personen und Dokumente, durch weitere ergänzt oder ausgeblendet werden. Klicken Sie auf der rechten Seite auf den nach unten zeigenden Pfeil (Anpassen), so können Sie hierüber weitere Register anlegen bzw. finden dort weitere Registerkarten, die keinen Platz mehr gefunden haben. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf der Seite Objektregisterkarten in der Kategorie Nützliches.

Buttons in der Kontaktmaske

In der nachfolgenden Auflistung erhalten Sie eine Information zu den zur Verfügung stehenden Buttons der Kontaktmaske:

  • Berechne Fomeln - Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Kontakt neu berechnet.
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen neue Kontakte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Bearbeiten - Durch Klick auf diesen Button wechselt das TecArt-System in den Bearbeitungsmodus.
  • Letzte 20 - Durch Klick öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie einen Ihrer letzten 20 angelegten Kontakte auswählen können. Nach Klick auf Ok öffnet sich der ausgewählte Kontakt in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie den Haken beim Checkfeld Im neuen Fenster öffnen entfernen, damit der Kontakt im selben Fenster aufgerufen wird.
  • < und > - Über diese beiden Buttons können Sie zum vorigen oder nächsten Kontakt springen. Dies geschieht auf Grundlage der Kontaktnummer und nicht auf den aktuell angewendeten Filter.
  • Wiedervorlagen Aktive Wiedervorlagen2 - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für den Kontakt an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen. Bei Färbung des Symbols wird eine Anzahl an aktiven Wiedervorlagen angezeigt.
  • Drucken - Die Ausgabe aller Felder des Kontakts erfolgt in einem PDF-Dokument.
  • Bild hochladen... - Über diese Funktion können Sie zur Person oder dem Kontakt ein entsprechendes Bild hochladen bzw. hinterlegen. PDF wird ebenfalls unterstützt.
  • Löschen - Über diesen Button, der sich unterhalb des Kontakt- und Personenbildes befindet, löschen Sie das Kontakt- oder Personenbild.

Kontakte anlegen, bearbeiten und löschen

Kontakte verfassen und bearbeiten

Kontaktbeispiel
Sofern Sie die Berechtigung erhalten haben, Kundenkontakte zu erstellen oder zu bearbeiten, existieren verschiedene Möglichkeiten, Kontakte anzulegen. Zum einen können Sie den Button Neu in der Modulleiste anklicken und hier den Eintrag Kontakt wählen. Weiterhin finden Sie den Button Neu unten links in einer der Kontaktübersichten oder Sie erstellen den Kontakt über das Kontextmenü und den Eintrag Neu. Es öffnet sich das Kontaktfenster, in dem Sie Ihre Einträge vornehmen können. Über die Tabulator-Taste gelangen Sie zum nächsten Feld. Nachdem Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf Speichern.

Nach dem Speichern werden Ihnen die Unterregister angezeigt. Je nach Nutzung eigener Registerkarten, Buchung und Rechtevergabe anderer Module, kann die Anzeige variieren. Informationen zu den Unterregistern finden Sie im Abschnitt Unterregister.

Jedem Kontakt bzw. jeder Person innerhalb eines Kontaktes kann darüberhinaus ein individuelles Foto zugeordnet werden, um z. B. eine einfachere Identifikation zu ermöglichen. Unterstützt werden alle gängigen Bildformate. Besitzen Sie die Berechtigungen zum Editieren eines Kontakts, kann über den Button Hochladen ein neues Bild eingefügt werden. Das TecArt-System generiert automatisch eine, der Größe angepasste Version des hochgeladenen Bildes um beim Anzeigen des Kontakts bzw. der Person wenig Datenverkehr zu verursachen. Mit einem Klick auf das Vorschaubild wird in einem neuen Fenster das Bild in voller Größe angezeigt. Über den Button Löschen unterhalb des Bildes, entfernen Sie das Bild aus dem Kontakt.

Um einen bereits bestehenden Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie diesen in der Kontaktübersicht bzw. -liste doppelt an oder gehen über das Kontextmenü > Öffnen. Wenn Sie die entsprechenden Bearbeitungsrechte besitzen, klicken Sie nun den Button Bearbeiten. Nachdem Sie die gewünschte Änderung vorgenommen haben, bestätigen Sie diese bitte mit einem Klick auf Speichern.


Hinweis! Sollte es Pflichtfelder geben, welche Sie nicht ausgefüllt haben, werden Sie durch einen Klick auf Speichern darauf hingewiesen und die Felder rot hinterlegt. Darüber hinaus kann es Felder geben, die Sie nicht sehen oder auch nicht bearbeiten können. Für jedes Feld können entsprechende Lese- und/oder Schreibrechte vergeben worden sein. Selbstverständlich können Sie auch nur die Pflichtfelder befüllen, für die Sie ein entsprechendes Bearbeitungsrecht besitzen.


Kontakt löschen

Möchten Sie einen Kontakt löschen, öffnen Sie diesen mit einem Doppelklick. Wechseln Sie nun in den Bearbeitungsmodus über die Schaltfläche Bearbeiten. Im Bearbeitungsmodus können Sie mit den ausreichenden Rechten den Kontakt über Löschen endgültig aus der Datenbank entfernen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ok. Der Kontakt wird daraufhin gelöscht. Eine weitere Möglichkeit, Kontakte zu löschen, haben Sie in den Kontaktübersichten. Dort können Sie diese Funktion ggf. über das Kontextmenü aufrufen.


Achtung! Die Löschfunktion steht nur den berechtigten Mitarbeitern und Administratoren zu. Beachten Sie bitte weiterhin, dass beim Löschen eines Kontaktes alle enthaltenen Personenkontaktdaten, Beziehungen und Zuordnungen zu den Aktivitäten, Angeboten, Verträgen, Projekten, Tickets und Dokumenten verloren gehen.


Unterregister

Personenliste
Kundenkontakte (Personen), -projekte oder spezifische -dokumente finden Sie unter den Kontakten wieder. Jede E-Mail, die Sie zu einem Kunden, Partner oder Lieferanten verschoben haben oder jeden Termin, den Sie mit diesen verknüpft haben, wird im unteren Bereich auf den eigentlichen Kontaktdaten aufgeführt.

Je nach Berechtigung und Modulbuchung sehen Sie nur die Ihnen zugänglichen Registerkarten. Des Weiteren können die Aktivitäten Termine, Aufgaben, Anrufe, E-Mails und Tickets in Ihrem System ganz oder teilweise zu einer Registerkarte Aktivitäten zusammengefasst worden sein. Weiterhin besteht die Möglichkeit, sich weitere Unterregister mit spezifischen Filtern zu erstellen.

Die Registerkarte Personen

Ansprechpartner
Die Registerkarte Personen beinhaltet Ansprechpartner oder Abteilungen eines angelegten Kontaktes. Dort haben Sie die Möglichkeit, weitere personenbezogene bzw. persönliche Daten zu speichern.

Neue Person zu einem Kunden hinzufügen / bearbeiten

Person
Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Öffnen Sie zuerst den entsprechenden Kundenkontakt mit einem Doppelklick. Wählen Sie bei den Kundenkontaktdaten die Registerkarte Personen aus. Klicken Sie dann auf den Button Hinzufügen oder nutzen Sie die rechte Maustaste Neu.

Es öffnet sich ein neues Personenkontaktfeld, in dem Sie alle Angaben zu einer Person in die vorhandenen Felder eintragen können. Ein Foto zur Person oder zu dem Kontakt kann ebenfalls hochgeladen werden. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf Speichern.

Um Personendaten zu einem Kontakt abzurufen, klicken Sie doppelt in der Registerkarte Personen die entsprechende Person an oder Sie gehen über das Kontextmenü. Es öffnet sich die Detailansicht der Person. Möchten Sie die gespeicherten Daten zu einer Person ändern, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Im Bearbeitungsmodus einer Person können Sie auch dessen Bild ändern.

Über den Button Aktivitäten haben Sie die Möglichkeit neue Aktivitäten, wie Aufgaben oder Termine, direkt aus einer Person zu erstellen. Bekannte Informationen der Person werden dabei automatisch in die neue Aktivität übernommen. Bspw. wird beim Klick auf neues Projekt automatisch die Person als Mitglied eingetragen.

Über das Kontextmenü im Register Personen haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten, neue Kontakte zu erstellen. Unter Neu von Kontakt wird eine neue Person angelegt und die Daten Adresse, PLZ, Ort, Region und Land bei dieser Person automatisch vorausgefüllt. Ebenso ist es möglich, durch Rechtsklick auf eine Person, neue Aktivitäten aus dieser zu erstellen. Bekannte Informationen werden ebenfalls übernommen.


Tipp! Arbeitserleichterung durch so wenig wie nötige Daten. Die Anschrift für die Personen müssen Sie nur befüllen, wenn es sich um einen Ansprechpartner an einem abweichenden Ort des Kontaktes handelt. Für die Nutzung der Daten in Dokumentenvorlagen verwendet das System nur die Daten, die Sie unbedingt für die Anschrift benötigen. Zieht die gesamte Firma um, müssten Sie sonst alle Anschriften der Ansprechpartner ändern.


Weiterführende Funktionen des Kontextmenü bei Personen

Kontextmenü
Über das Kontextmenü der Personen können Sie eine Vielzahl weiterer Funktionen aufrufen, die für die Arbeit mit dem System hilfreich sind.
  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Kontakte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Neu von Kontakt - Ein neuer Personendatensatz mit vorausgefüllter Adresse, PLZ, Ort, Region und Land vom Kontakt wird geöffnet.
  • Löschen - Entfernt den Kontakt.
  • Aktivitäten - Je nach Buchung und Rechtevergabe der Module, werden Ihnen verschiedene Objekte und Aktivitäten angezeigt. So können Sie bspw. einen Termin oder Vertrag anlegen, in dem der Personenkontakt automatisch hinterlegt wird.
  • Unter Aktionen werden folgende Funktionen zusammengefasst:
    • Mit der Funktion Zu Kontakt kopieren erstellen Sie eine eins-zu-eins Kopie der Person und können diese mittels der eingeblendeten Suchfunktion einem weiteren Kontakt zuordnen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Person bspw. in zwei Unternehmen beschäftigt ist, um verschiedene Daten, wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, dieser Person zu verändern.
    • Zu Kontakt verschieben nutzen Sie, um eine Person zu einem anderen Unternehmen zu verschieben. Dies kann bspw. der Fall sein, wenn die Person das Unternehmen wechselt.
    • Mit weiterem Kontakt verknüpfen ermöglicht die Zuweisung einer Person, mit den gleichen Kontaktdaten zu einem anderen Unternehmen. Dabei handelt es sich, vom Datensatz her, in beiden Unternehmen um denselben Datensatz. Unabhängig über welchen Kontakt Sie die Personendaten ändern, werden diese auch über den anderen Kontakt angezeigt. Anwendung findet diese Funktion, wenn eine Person bspw. in zwei Unternehmen beschäftigt ist und in jedem Unternehmen die gleiche Telefonnummer und E-Mail-Adresse nutzt. Verknüpfte Personen werden orange dargestellt.
    • Über die Auswahl Ins Adressbuch übernehmen übergeben Sie die markierte Person des Kontaktes in das persönliche Adressbuch. Näheres erfahren Sie im Abschnitt Synchronisation von Kontakten und Personen (TecArt-Push)
    • Fügen Sie für eine Person eine Geburtstagserinnerung hinzu. Unabhängig, ob ein Geburtsdatum eingetragen ist oder eventuell später nachgetragen wird, können Sie durch die Geburtstagserinnerung eine Erinnerung für sich oder einen Kollegen abonnieren. Vor dem Nachnamen wird bei abonnierten Personen eine gelbe Glocke Clock2.gif angezeigt. Die Geburtstage selbst werden Ihnen dann auf Ihrem persönlichen Startbildschirm nach Ihren Regeln aufgelistet.
  • Erinnerungen hinzufügen - Erstellung einer Erinnerung für die Person.
  • Als VCard versenden - Markieren Sie einen oder mehrere Personen und wählen den Menüpunkt Als VCard versenden aus, so wird automatisch eine neue E-Mail erstellt in der die Kontaktdaten inklusive aller Personendaten als TXT- und als VCF-Datei angehängt werden. Es kann sein, dass Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung steht.
  • Über die Funktion Ticket erstellen können Sie mit den Personen- und Kontaktdaten ein Ticket erstellen. Dabei werden automatisch der Anfragesteller, dessen E-Mail-Adresse sowie die Firmendaten in das Ticket übernommen.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Die Registerkarte Rechnungskonten

Über die Registerkarte Rechnungskonten und den Button {B|Neu}} können Sie ein neues Rechnungskonto zum Kontakt anlegen. Des Weiteren stehen Ihnen über das Kontextmenü einige Funktionalitäten zur Verfügung wie bspw. ein Export der Spalteninformationen oder die Massenbearbeitung.

Beziehungen

Kontakte Beziehungen
Kontaktauswahl
Beziehungsstatus
Standardmäßig befindet sich an zweiter Stelle die Registerkarte Beziehungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Beziehungen innerhalb Ihrer Kontakte darzustellen.

Wenn Sie bspw. ein Unternehmen und seine drei Zweigstellen jeweils als ein Kontakt angelegt haben, dann können Sie unter Beziehungen die entsprechenden Zweigstellen anführen. Dies erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit Ihrer Kontakte, sondern dienen zusätzlich als Querverweise zu den entsprechenden Kontakten.

Beziehungen können einseitig zu einem anderen Kontakt oder zweiseitig zwischen zwei Kontakten sein. Eine Kombination aus Personen und Kontakten ist ebenfalls möglich. Eine Beziehung erstellen Sie, wenn Sie Hinzufügen links unten wählen. In diesem Feld können Sie direkte Beziehungen mit eventuellen Gegenbeziehungen erstellen. Suchen Sie den gewünschten Kontakt oder die Person und bestätigen dann mit einem Klick auf den Button Auswählen bzw. per Doppelklick. Daraufhin wird der entsprechende Kontakt oder die Person in die Registerkarte Beziehungen übernommen. Geben Sie nun die Art der Beziehung ein. Die Beziehungsarten werden über die Administration in der Listenverwaltung gepflegt. Weiterhin können Sie Notizen zur Beziehung hinterlassen. Sobald Sie mit Ihren Einträgen fertig sind, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Möchten Sie einen Eintrag bearbeiten, öffnen Sie ihn bitte mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü Bearbeiten. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf Speichern und Schließen.

Aktivitäten eines Kontaktes

Kontaktaktivitäten
Aktivitäten eines Kontaktes sind Kommunikationsdaten im klassischen Sinne wie Anrufe, Termine, Aufgaben, E-Mails und Notizen. Auch Tickets können dazu gerechnet werden. Die Aktivitäten Anrufe, Termine, Aufgaben, E-Mails, Notizen und Tickets werden im Allgemeinen auf einzelnen Registerkarten angezeigt. Es kann jedoch sein, dass in Ihrem System diese Kommunikationsaktivitäten zum Teil oder alle auf einer Registerkarte Aktivitäten zusammengefasst worden sind.

Werden verschiedene Aktivitäten auf einer Registerkarte zusammengefasst, wird in der Spalte Typ die Art der Aktivität angezeigt. Im unteren Bereich der Ansicht haben Sie die Möglichkeit, über den Button Neu, neue Aktivitäten über den jeweiligen Menüeintrag zu erstellen. Dort können Sie außerdem in allen Aktivitäten nach Personen filtern, die mit der jeweiligen Aktivität verknüpft sind. Wählen Sie Alle, dann werden alle Aktivitäten angezeigt. Bei Niemand erhalten Sie nur Aktivitäten, denen keine Personen innerhalb des Kontakts zugeordnet sind. In der Liste befinden sich außerdem alle Personen, die dem Kontakt zugeordnet sind und nach denen gefiltert werden kann.

Wurden mehrere Aktivitäten unter der Registerkarte Aktivitäten zusammengefasst, dann können Sie in der Filterleiste bestimmen, welche Aktivitäten angezeigt werden sollen.


Hinweis! Arbeitszeiten in Terminen werden nur berücksichtigt, wenn der Termin erledigt wurde. Die angerechnete Zeit wird zwischen dem Start und Stopp berücksichtigt. Bei ganztägigen Terminen wird jedoch nur die in der Benutzerverwaltung hinterlegte Arbeitszeit des Mitarbeiters genommen. Verwenden Sie daher ggf. einen ganztägigen Termin so, dass Sie mit den entsprechenden Zeiten arbeiten.


Weitere Unterregister

Neben den beschriebenen Unterregistern, können weitere Registerkarten angezeigt werden. Abhängig ist das von den gebuchten Modulen, der Vergabe der Rechte und eigener Register. Bspw. können vernetzte Informationen, wie Dokumente, Projekte, Rechnungskonten, Aufträge, Angebote und Verträge, als zusätzliche Register angezeigt werden.

Weitere Funktionalitäten

Synchronisation von Kontakten und Personen (TecArt-Push)

Das Abonnement von Kontaktdaten oder Personendaten in das persönliche Adressbuch ist notwendig, um Kontakte auf Ihr mobiles Endgerät zu übertragen. Dadurch wird verhindert, dass alle Firmenkontakte ständig mit Ihrem Endgerät synchronisiert werden und Sie somit tausende von Kontakten im Kontaktverzeichnis durchsuchen müssen, um eine persönliche Telefonnummer zu finden. Beachten Sie für die Synchronisation unbedingt die Hinweise, welche Daten automatisch synchronisiert werden um viel Zeit und Arbeit zu sparen.

Die Daten werden mit dem persönlichen Adressbuch verknüpft und erscheinen dort ebenfalls. Verknüpfte Daten erkennen Sie leicht anhand der entsprechenden Icons vor dem Kontakt bzw. vor der Person in Ihrem persönlichen Adressbuch.

In der Regel ist es so, dass Daten in den gemeinsamen Kontakten gepflegt werden und Änderungen von Telefonnummern oder E-Mail-Adressen etc. sofort in das persönliche Adressbuch übernommen werden. Nehmen Sie Änderungen auf Ihrem mobilen Endgerät oder im persönlichen Adressbuch vor, dann werden diese Daten nicht ohne die entsprechende Berechtigung wieder in die Kontakte übernommen. Sie werden bei einer Änderung in den gemeinsamen Kontakten auch in Ihrem persönlichen Adressbuch wieder überschrieben.


Hinweis! Haben Sie Daten eines verknüpften Kontaktes oder einer verknüpften Person verändert, sollten Sie über Ihr persönliches Adressbuch das Abonnement des Kontaktes kündigen, da sonst die Daten wieder überschrieben werden.


Achtung! Haben Sie durch den Administrator die Berechtigung erhalten, geänderte Daten des persönlichen Adressbuches wieder in die Personen- oder Kontaktdaten aus dem öffentlichen Bereich zu synchronisieren, dann werden alle Änderungen sofort auch in die Gegenrichtung vorgenommen.


Wenn Sie Termine mit Ihrem mobilen Endgerät synchronisieren und in diesem eine Verknüpfung im Feld Kontakt hinterlegt ist, so wird dieser Kontakt automatisch in Ihr Adressbuch auf dem Tablett oder Smartphone übertragen.

Export von Kontakt- und Personendaten

Kontaktliste
Kontakte Export in CSV
Sie haben die Möglichkeit, die aktuelle Kontaktliste mittels Kontextmenü Export in eine CSV-Datei zu exportieren. Über Filter können Sie die Kontakte einschränken. Exportiert werden aus den Kontaktdaten nur jene, die Sie in der Kontaktübersicht oder Kontaktliste angezeigt bekommen. Alternativ ist die Markierung mehrerer Datensätze, über Halten der Strg, möglich. Weitere Informationen finden Sie unter Druck- und Exportfunktion.


Hinweis! Der Datenexport kann durch Administratoren unterbunden werden. Daher kann es sein, dass Ihnen diese Möglichkeit nicht zur Verfügung steht.


Ein Export aller Kontaktdaten und Personendaten ist mit Hilfe der Backup-Funktion möglich. Sie steht ausschließlich Administratoren zur Verfügung.

Filter für den Datenexport von Kontakten inkl. Personen

Möchten Sie ebenfalls alle Kontakte, inklusive Personen aus dem TecArt-System als Benutzer im Kontaktmodul exportieren, so führen Sie folgende Schritte durch.
1. Erstellen Sie über Anpassen eine Neue Übersicht.
2. Wählen Sie eine Bezeichnung für Ihren Filter und tragen Sie die folgende Bedingung ein:

Kontakt.Firma - enthält - <#search_field#>
ODER
Person.Vorname - enthält - <#search_field#>
ODER
Person.Nachname - enthält - <#search_field#>

3. Weitere Bedingungen bzw. welche weiteren Felder für die Indizierung der Suche mit eingeschlossen werden sollen, können Sie nach belieben hinzufügen.
4. Wählen Sie bei anzeigbare Felder die Felder aus, die Sie in der Listenansicht sehen möchten und klicken Sie den Button > an, um die angewählten Felder hinzuzufügen. Mittels Strg. + Linker Mausklick können Sie mehrere Felder markieren. Bitte wählen Sie Kontakt- und Personenfelder aus, damit Ihnen auch im Ergebnis Kontakt- und Personendatensätze angezeigt werden. Wählen Sie nur Kontakt- oder Personendaten, werden auch nur die entsprechenden Personen- oder Kontaktdaten im Ergebnis angezeigt.
5. Klicken Sie nun auf Speichern und Schließen.

Serienbriefe erstellen

Serienbrief
Voraussetzung für die Erstellung eines Serienbriefes, ist die Buchung und Freigabe der Funktion in der Administration für Ihren Benutzer. Weiterhin muss eine Vorlage im ODT-Format, vom Administrator zur Verfügung gestellt werden. In der Vorlage können über verschiedene Feldbefehle, entsprechende Informationen aus dem Kontakt im Serienbrief angezeigt und sogar Bedingungen integriert werden. Wir empfehlen Ihnen, in den Vorlagen vor allem Fließtexte zu verwenden.

Um einen Serienbrief anzulegen, selektieren Sie zuerst Ihre gewünschten Kontakte über einen Filter oder markieren Sie diese mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste. Beachten Sie dabei bitte, dass nur in der Personenliste bzw. in eigenen Registerkarten in denen Personenfelder angezeigt werden, eine direkte Personalisierung möglich ist. Wählen Sie über das Kontextmenü oder über das Symbol Serien-Icon.gif in der unteren Modulleiste Serienbrief erstellen aus.

Auswahl der Vorlage
In der obersten Zeile wird Ihnen die Anzahl der gewählten Empfänger angezeigt. Darunter wählen Sie die Absenderdaten aus. Möchten Sie die Möglichkeit der automatischen Übernahme Ihrer Personendaten im Dokument nutzen, wie z.B. Ihren Namen oder die direkte Durchwahl, so lassen Sie die Einstellungen bei Benutze Daten von unverändert. Andernfalls können Sie hier auch ein Schreiben für eine andere Person vorbereiten, indem Sie Abteilung und Benutzer entsprechend wählen. Vergeben Sie abschließend einen Dokumentennamen und entscheiden Sie, ob das PDF-Dokument für Einfachen Druck oder Duplexdruck erstellt werden soll. Beim einfachen Druck werden die Briefe nacheinander erzeugt und im Dokument zusammengefügt. Diese Einstellung eignet sich für den einseitigen Druck. Soll Ihr Brief beidseitig bedruckt werden, wählen Sie Duplexdruck aus. Wenn aufgrund von Bedingungen und Feldern die Textlänge variiert, wird im Duplexdruck bei ungerader Seitenanzahl automatisch eine Seite eingefügt, so dass Sie unbesorgt den Druckauftrag auslösen können.

Wählen Sie im Anschluss die gewünschte Vorlage aus. Bei der Wahl der Vorlage können Sie zwischen Gemeinsame Vorlagen und Eigene Vorlagen wählen. Durch einen Klick auf Serienbrief erstellen wird das Dokument erzeugt. Das Dokument wird je nach Browser direkt heruntergeladen oder Ihnen zum Download angeboten. Darüberhinaus wird es in Ihren Eigenen Dokumente im Ordner Ausgang gesichert. Da es sich um eine einfache Serienbrieferstellung handelt, wird das Dokument nicht automatisch in jedem Kontakt abgelegt bzw. verknüpft.


Hinweis! Abhängig von der Dateigröße Ihrer Vorlage, dem verfügbaren Arbeitsspeicher und der gewählten Kontaktmenge kann es vorkommen, dass der Serienbrief nicht erzeugt werden kann. Wenn Sie eine umfangreiche Vorlage mit vielen Bildern versenden möchten, empfehlen wir Ihnen die Kontaktmenge über Filter oder Teilmarkierung der entsprechenden Datensätze einzuschränken und mehrere Serienbriefdateien zu erzeugen.


Serien-E-Mail erstellen

Serien-E-Mail
Das TecArt-System verfügt über eine einfache Serien-E-Mail Funktion. Um diese nutzen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Zum einem muss die Serien-E-Mail Funktion gebucht und in der Administration freigeschaltet werden, Anrede, Versand E-Mail Konto und die Nutzungsgruppen müssen festgelegt sein. Wenn Sie das Recht erhalten haben, erscheint im Modul Kontakte im Kontextmenü bzw. bei Klick auf das Umschlag-Symbol in der unteren Zeile, der Eintrag Neue Serien-E-Mail. Zum anderen sollte das Feld E-Mail-Status in den Kontakt bzw. in der Person eingeblendet werden, um die E-Mail-Adresse für den Versand freizuschalten. Je nach Einstellung in der Administration muss das Feld aber nicht zwingend bei Ihnen angezeigt werden.

Bevor Sie das erste Serien-Mailing durchführen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse Ihrer Kontakte freigeschaltet ist. Standardmäßig ist im Feld E-Mail-Status in jeder Person und jedem Kontakt Nicht freigeschaltet voreingestellt. Um diese Option zu ändern, öffnen Sie den Kontakt oder die Person und klicken auf Bearbeiten. Im E-Mail Status werden folgende Werte unterschieden:

Status Beschreibung
Abgemeldet Der Inhaber des E-Mail Kontos hat sich bei Ihnen gemeldet und wünscht keine Informationen mehr. Befindet sich der Kontakt in Ihrer Auswahl, so wird dessen E-Mail Adresse nicht für das Mailing verwendet.
Freigeschaltet Das E-Mail Konto kann für Newsletter genutzt werden.
Freigeschaltet/ Nicht erreicht Das E-Mail-Konto kann für Werbung genutzt werden, jedoch konnte die E-Mail nicht zugestellt werden. Dies kann bspw. der Fall sein, wenn die Postfachkapazität des Angeschriebenen erschöpft ist oder dessen Mail-Server nicht erreichbar ist. Die E-Mail Adresse wird in den Verteiler weiterhin übernommen.
Gesperrt Das E-Mail-Konto darf nicht für Werbung genutzt werden. Daher wird sie, wenn der Kontakt ausgewählt wurde, nicht in den Verteiler übertragen.
Nicht erreichbar E-Mail konnte der angegebenen Adresse nicht zugestellt werden. Dies kann zum einen an einem Tippfehler in der E-Mail Adresse, am Postfach oder am Mail-Server des Empfängers liegen. Ist der Kontakt in der Auswahl, so wird er nicht in den Verteiler übernommen.
Nicht freigeschaltet E-Mail-Adresse wurde bisher noch nicht für den Newsletter freigeschaltet. Standardmäßig erhält jeder Kontakt diese Voreinstellung. Die E-Mail-Adresse wird nicht für ein Mailing genutzt.
Blockiert Die E-Mail-Adresse war schon einmal freigeschaltet. Jedoch möchte der Benutzer absichtlich nicht, dass diese E-Mail für den Newsletter-Versand herangezogen wird. Die E-Mail-Adresse wird demzufolge nicht für ein Mailing genutzt.


Tipp! Über die Massenbearbeitung können Sie den E-Mail Status von mehreren ausgewählten Kontakten gleichzeitig freischalten.


Hinweis! Bitte beachten Sie, dass es sich um eine einfache Serien-E-Mail Funktion handelt. Eine automatisierte Umstellung des E-Mail-Status, wenn bspw. eine E-Mail beim Empfänger nicht angekommen ist, wurde nicht implementiert. Diese Funktion können Sie jedoch selbstständig über die Schnittstellen abbilden, in dem Sie das zur Verfügung stehende E-Mail-Status-Feld nutzen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Wiki. Die Funktion ist nur auf das Feld E-Mail beschränkt. Die Felder E-Mail2 und E-Mail3 sowie selbst angelegte E-Mail-Felder werden nicht berücksichtigt.


Markieren Sie in Ihrer Kontakt- oder Personenliste die gewünschten Einträge, öffnen Sie über einen Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Neue Serien-E-Mail aus. Alternativ können Sie auch das Briefumschlag-Symbol in der unteren Leiste betätigen und Neue Serien-E-Mail auswählen. Haben Sie im Vorfeld Kontakte ausgewählt und betätigen den Briefumschlag-Button, erfolgt eine Abfrage, ob nur die markierten oder alle gefilterten Kontakte verwendet werden sollen.


Hinweis! Wenn Sie bspw. ein Unternehmen als Kontakt auswählen, wird die E-Mail Adresse des Unternehmens in den Verteiler übernommen. Wählen Sie Einträge aus der Personenliste, so wird nur die E-Mail der Person verwendet. Sie können somit nicht ein Unternehmen aus der Kontaktliste oder Kontaktübersicht wählen und davon ausgehen, dass alle zugeordneten Personen in Ihren Serien-E-Mail-Verteiler übernommen werden.


Im Anschluss öffnet sich das E-Mail-Fenster. Unter An... wird Ihnen die Anzahl der Empfänger mitgeteilt. Steht hier eine 0, so wurden keine Kontakte oder Personen mit freigegebener E-Mail Adresse ausgewählt. Über CC... und BCC... können weitere Empfänger hinzugefügt werden. Vergeben Sie noch einen passenden Betreff. Im Text-Bereich können Sie Ihre Nachricht verfassen oder Sie wählen oben rechts eine entsprechende Vorlage aus.


Tipp! Durch das Einfügen der Variable {$personalize} in Ihrem Mailtext, wird die persönliche Anrede automatisch je E-Mail generiert.


Sobald Sie mit Ihrer Serien-E-Mail fertig sind, klicken Sie auf Senden. Das TecArt-System erstellt automatisch die Anzahl der E-Mails. Wenn Sie einen entsprechenden ausgehenden E-Mail-Filter eingerichtet haben, werden die E-Mails automatisch in den Kontakten hinterlegt.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass es je nach verwendeten E-Mail-Provider, Einschränkungen bei dem Versand der E-Mails geben kann. So lassen einige E-Mail-Provider bspw. nur eine Anzahl von E-Mails innerhalb eines gewissen Zeitraums zu. Für Informationen zum Versand von mehreren E-Mails in kürzester Zeit, wenden Sie sich bitte an Ihren Mailprovider


Massenbearbeitung

Massenbearbeitung von Feldinhalten
Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. verfügbar. In der Dokumentenverwaltung und in den Aktivitäten, wie Termine, E-Mails, Aufgaben, Anrufe und Notizen ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern/zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Bitte beachten Sie den unten stehenden Hinweis! Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die Strg-Taste bzw. Shift-Taste gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie Bearbeiten... aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung wird Ihnen immer der Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.


Achtung! Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte.


Hinweis! Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten- und Kundenverträge), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Weiterhin müssen Objekte sich im selben Bearbeitungsstatus (z. B. Rechnung in Bearbeitung) befinden. Andernfalls erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.


Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Personenrechte

Die Personenrechte sind Bestandteil der Kontaktrechte und können nicht gesondert angepasst werden. Alle Nutzer, die Kontakte anlegen, bearbeiten und löschen können, haben die gleichen Rechte in den Personen. Kann ein Benutzer Kontakte bearbeiten, kann er auch Personen anlegen. Fehlt diesem Benutzer allerdings das Löschrecht auf einen Kontakt, kann er die angelegte Person verändern, aber nicht wieder löschen.

Ordnervorlagen

Ordnervorlage auswählen am Beispiel eines Kontaktes
Ordnervorlagen ist ein allgemeines Thema der Rechtevergabe und Erstellung von vordefinierten Ordnern für die Module Kontakte, Projekte, Tickets, Ressourcen und Accounts. Die Vergabe der Rechte und Bearbeitung der Ordner ist in den benannten Modulen gleich gestaltet und damit allgemein gültig.

Je nach Konfiguration existiert bei der Erstellung eines neuen Objektes eine Auswahlliste mit der Bezeichnung Ordnervorlage. Ordnervorlagen sind komplette Verzeichnishierarchien mit ggf. darin enthaltenen Dateien, die beim Anlegen des Objektes von der Vorlage in das neu zu erstellende Objekt kopiert werden. Mit Hilfe der Liste wählen Sie eine Ordnervorlage aus, die beim Anlegen des Objektes verwendet wird.


Hinweis! Ordnervorlagen können auch nachträglich zu einem Objekt hinzugefügt werden. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten und wählen Sie die hinzuzufügende Ordnervorlage in der dazugehörigen Drop-Down-Liste aus. Nach einem Klick auf den Button Speichern werden die in der Ordnervorlage enthaltenen Verzeichnisse mit den dazugehörigen Dateien in das Objekt übernommen.
Beim nachträglichen Hinzufügen einer Ordnervorlage werden Dateien und Ordner, die sich sowohl im Objekt als auch in der Vorlage befinden, nicht neu hinzugefügt. Damit wird einem Datenverlust vorgebeugt. Gleichzeitig werden ggf. umbenannte Ordner wieder neu erzeugt.

Siehe auch