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Hierarchische Gruppen

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Hierarchische Gruppen dienen der Unternehmensstruktur. Sie werden hauptsächlich in den Zuständigkeiten der Aktivitäten als auch in der Urlaubsplanung verwendet.

Anlegen einer Hierarchie

Gruppenhierarchie
Wie Sie neue Gruppen anlegen, wird im Bereich der Gruppenverwaltung genau beschrieben. Der Aufbau einer Hierarchie bildet die Unternehmensstruktur, nicht die Rechtestruktur ab.

Beginnen Sie mit der höchsten Instanz in Ihrem Unternehmen. Zu diesen zählen z.B. die Geschäftsführung, Vorstand oder Amtsleiter. Die Bereichsleiter stellen dann je Bereich bspw. eine erste Instanz dar. Die Mitarbeiter der Geschäftsführung stehen ebenso auf der ersten Instanz, da der Urlaub der Mitarbeiter der Geschäftsführung und der Bereichsleiter bspw. durch die Geschäftsleitung genehmigt wird. Eine wertvolle Hilfe ist Ihr Organigramm.

Die nächste Instanz sind die Abteilungsleiter eines Bereiches und unter diesen die entsprechenden Mitarbeiter.

Markieren Sie eine Gruppe auf der rechten Seite und fügen Sie eine neue untergeordnete Gruppe ein. So erstellen Sie die Unternehmensstruktur.

Über Administration > Benutzer > Hierachie (rechts unten) erhalten Sie eine grafische Darstellung zur angelegten Hierarchie.

Rechte innerhalb der Hierarchie

Gruppe ist eine Abteilung
Setzen Sie in jeder dieser Gruppen der Baumstruktur das Gruppenrecht Gruppe ist eine Abteilung.

Weitere Rechte sind für bestimmte Module, wie Urlaubsplanung oder Dienstplanung, notwendig.

Erweiterte Rechteeinstellungen

Start für Gruppenhierarchie
Über den Button Erweiterte Einstellungen in der Administration > Benutzer legen Sie die Startgruppe Ihrer Hierarchie fest. Erst damit wird die abgebildete Gruppenstruktur auch tatsächlich in den Aktivitäten oder der Urlaubsplanung angezeigt. Sie können lediglich eine Hierarchie aufbauen und an dieser Stelle den Startpunkt einer Hierarchie festlegen.

Strenge Rechtehierarchie aktivieren

Über den Punkt Strenge Rechtehierarchie aktivieren schränken Sie in der Dienst- und Urlaubsplanung die Sicht der Abteilungsleiter so ein, dass sie nur ihre Abteilung sehen können. Ein Bereichsleiter hat Zugriff auf seinen Bereich und alle ihm unterstellten Abteilungen. Dieser Punkt aktiviert immer die Sicht auf alle Abteilungen vom eigenen Standpunkt aus nach unten. Eine parallele Sicht in einen anderen Bereich ist nicht möglich, außer man setzt den Benutzer expliziet in eine parallele Gruppe.

Anbei erhalten Sie verschiedene Varianten, die für Ihr Unternehmen zutreffen können. Dabei werden je Beispiel unterschiedliche Gruppenbezeichnungen und Hierarchien verwendet, da jedes Unternehmen einen andere Hierarchie haben kann und wir die unterschiedlichsten Beispiele darstellen möchten. Die Beispiele haben miteinander nichts zu tun und sollen Ihnen dabei helfen, eine entsprechende Unternehmenshierarchie in Bezug auf die Dienst- und Urlaubsplanung aufzubauen. Mittels des Plus-Symbols (+) wird die Ebene in der Hierarchie dargestellt.
+ Erste Ebene
++ Zweite Ebene
+++ Dritte Ebene
++++ Vierte Ebene

Beispiel 1

Anforderung Lösung Screenshot
* In diesem Beispiel soll es 3 Ebenen, 3 verschiedene Gruppenarten (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Mitarbeiter) und 2 Abzweigungen geben.
* Die Geschäftsführung soll Urlaub in 2. Instanz abschließend genehmigen.
* Abteilungsleiter sollen den Urlaub Ihrer Mitarbeiter in 1. Instanz genehmigen und haben nur eine Einsicht auf Ihre eigene Abteilung.
* Mitarbeiter sollen den Urlaub Ihrer Abteilung einsehen können.
+Geschäftsführung; Über Erweiterte Einstellungen muss der Startpunkt auf die Geschäftsführung sowie der Haken bei Strenge Rechtehierarchie aktivieren gesetzt werden. Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung.
++Abteilungsleiter 1: Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung.
+++Mitarbeiter 1: Setzen Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
++Abteilungsleiter 2: Setzen Sie den Haken bei Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
+++Mitarbeiter 2: Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
Hierarchie mit zwei Instanzen bzw. zwei Genehmigungsschritten.

Beispiel 2:

Anforderung Lösung Screenshot
* In diesem Beispiel soll es 4 Ebenen, 4 verschiedene Gruppenarten (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Teamleiter, Mitarbeiter) und 2 Abzweigungen geben.
* Der Abteilungsleiter soll die letzte Instanz sein. Dadurch wird es nur einen Genehmigungsschritt geben.
* Der Abteilungsleiter darf ausschließlich die Mitarbeiter der eigenen Abteilung sehen.
* Krank, stornieren, genehmigen dürfen die Abteilungsleiter nur für ihre eigene Abteilung ausführen.
+Geschäftsführung: Über Erweiterte Einstellungen muss der Startpunkt auf die Geschäftsführung sowie der Haken bei Strenge Rechtehierarchie aktivieren gesetzt werden.
++Abteilungsleiter 1: Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe ist in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung.
+++Teamleiter 1: Setzen Sie den Haken bei der Option Gruppe ist eine Abteilung.
++++Mitarbeiter 1: Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung.
++Abteilungsleiter 2: Setzen Sie den Haken bei Benutzer der Gruppe ist in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung.
+++Teamleiter 2: Setzen Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung.
++++Mitarbeiter 2: Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung.
Hierarchie für die Urlaubsplanung.
Alle Urlaubspläne - Abteilungsleiter 2 sieht nur seine Abteilung durch Aktivierung des Rechts Strenge Rechtehierarchie aktivieren und durch Setzen der beschriebenen Rechte.
Alle Urlaubspläne - Abteilungsleiter 2 befindet sich nun ebenfalls in der Gruppe Abteilungsleiter 1, weshalb er auch die übrigen Gruppen sieht.


Achtung! Die Genehmigung über eine Instanz funktioniert nur, wenn Sie das Recht Strenge Rechtehierarchie in Benutzerauswahl komplett ausgeschaltet haben oder bei eingeschaltetem Recht, den entsprechenden Genehmiger in jede Gruppe zwischen der Gruppe des Genehmigers (Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung) und dem eigentlichen Antragsteller aufgenommen haben. Befindet sich der Genehmiger in der Gruppe Abteilungsleiter 1 und der Antragsteller in der Gruppe Mitarbeiter 1, so müssen Sie den Genehmiger zusätzlich in die Gruppe Teamleiter 1 aufnehmen, ansonsten wird der Urlaubsantrag nicht zum Genehmiger durchgereicht und landet in der Registerkarte Urlaubsplan Abteilung. Soll der Genehmiger darüber hinaus auch andere Urlaubsanträge anderer Abteilungen in erster Instanz genehmigen, müssen Sie ihn ebenfalls in die Gruppen Abteilungsleiter 2 und Teamleiter 2 aufnehmen.


Hinweis! Haben Sie mehrere Abteilungen mit dem Recht Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung, erhalten diese beim Einreichen eines Urlaubsantrages eine Information per E-Mail. Es wird nicht anhand der Hierarchie unterschieden. Es erhalten alle Personen in zweiter Instanz immer alle Urlaubsanträge aller Benutzer per E-Mail.


Strenge Rechtehierarchie in Benutzerauswahl

Die Option Strenge Rechtehierarchie in Benutzerauswahl ist dafür da, die Zuständigkeit der Termine und Aufgaben so einzuschränken, dass die Benutzer den eigenen Hierarchiezweig bis zur ersten Gruppe (nach oben), die mit dem Recht Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung versehen wurde, entsprechend einsehen können. Außerdem ist es für die Dienst- und Urlaubsplanung erforderlich, den zuständigen Genehmiger der Abteilung in jede Gruppe der Hierarchie aufzunehmen, da er ansonsten die Gruppen nicht in der Urlaubsplanung als Abteilung auswählen kann. Anbei erhalten Sie ein Beispiel, um zu verdeutlichen, wie Sie Ihre Hierarchie für die Aktivitäten korrekt aufbauen können.

Mittels des Plus-Symbols (+) wird die Ebene in der Hierarchie dargestellt.
+ Erste Ebene
++ Zweite Ebene
+++ Dritte Ebene
++++ Vierte Ebene

Beispiel 1

Anforderung Lösung Screenshot
* In diesem Beispiel soll es 4 Ebenen, 4 verschiedene Gruppenarten (Geschäftsführung, Bereichsleiter, Abteilungsleiter, Mitarbeiter) und 2 Abzweigungen geben.
* Es gibt eine Geschäftsführung, welche alle Abteilungen und Mitarbeiter in der Zuständigkeit der Aktivitäten sehen und auswählen dürfen.
* Es gibt Bereichsleiter, welche nur Ihren eigenen Bereich bzw. Zuständigen sowie alle untergeordneten Abteilungen/Zuständigen einsehen bzw. setzen dürfen.
* Es gibt Abteilungsleiter und Mitarbeiter, welche die Hierarchie inklusive der zugehörigen Zuständigen bis zu Ihrem Bereichsleiter sehen dürfen.
+Geschäftsführung: Aktivieren Sie die Option Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung.
Über Erweiterte Einstellungen muss der Startpunkt auf die Geschäftsführung sowie der Haken bei Strenge Rechtehierarchie in Benutzerauswahl gesetzt werden.
++Bereichsleiter 1: Bitte aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung.
Da diese die letzte Gruppe ist, welche das Recht Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung erhalten hat, können untergeordnete Benutzer maximal bis zu dieser Gruppe die Zuständigkeiten in den Aktivitäten auswählen. Die Geschäftsführung kann nicht ausgewählt werden.
+++Abteilungsleiter 1: Setzen Sie den Haken bei der Option Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung.
++++Mitarbeiter 1: Setzen Sie die Option bei Gruppe ist eine Abteilung.
++Bereichsleiter 2: Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung.
+++Abteilungsleiter 2: Setzen Sie den Haken bei Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung.
++++Mitarbeiter 2: Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung.
Aufbau einer Hierarchie für die Aktivitäten
Sicht eines Mitarbeiters aus der Gruppe "Mitarbeiter 1" auf die Zuständigkeit (auswählbare Gruppen/Benutzer) der Aufgaben.


Hinweis! Möchten Sie, dass die Bereichsleiter auch untereinander alle Abteilungen sehen können, dann fügen Sie den jeweiligen Benutzer zur Gruppe (beispielsweise Abteilungsleiter 2) hinzu. Sobald Sie einen Benutzer in eine Gruppe eines anderen Hierarchiezweiges setzen, so erhält dieser auch Zugriff auf die Sichtbarkeit in dem jeweiligen Hierarchiezweig.


Hinweis! Bitte achten Sie darauf, dass die verwendete Hierarchie fest ist. Ein Bereichsleiter kann durchaus auf der gleichen Ebene auch einen weiteren Bereich leiten. Es ist jedoch nicht möglich, dass ein Mitarbeiter der Abteilung 1 des Bereiches 1 gleichzeitig Mitarbeiter in der Abteilung 4 des Bereiches 2 ist.