Gruppenverwaltung – TecArt Handbuch

Gruppenverwaltung

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Über Gruppen können verschiedene Personen, mit unterschiedlichen Merkmalen, zusammengefasst werden. Nicht jede Gruppe ist automatisch mit der Vergabe von Rechten verbunden, es handelt sich um einen Zusammenschluss. In diesem Bereich der Administration legen Sie die Gruppen an, die an ganz anderen Stellen des TecArt-Systems wieder verwendet werden.

Gruppen benötigen Sie für:


Hinweis! Beachten Sie die erweiternden Hinweise und Merkmale im Bereich der Sicherheit.


Neue Gruppe anlegen

Gruppen- und Ordnerstruktur
Neue Gruppe anlegen
Wählen Sie in der Baumstruktur den Ordner Folder.gif Gruppen, einen Unterordner oder eine bereits vorhandene Gruppe aus, so dass der Ordner farblich markiert ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Newgroup.gif Neue Gruppe anlegen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Namen für diese Gruppe eintragen müssen. Die neue Gruppe wird in Ihrer Gruppenstruktur eingefügt.

Markieren Sie die neu angelegte Gruppe durch Klicken. Rechts können Sie alle individuellen Einstellungen der neuen Gruppe vornehmen.

Zugriffsrechte und ihre Bedeutung

Hinweise für die Vergabe von Rechten

Achtung! Nehmen Sie Einstellungen in den Benutzer- und Gruppenrechten vor, werden die gesetzten Haken der Allgemeinen Zugriffsrechte und Speziellen Rechte für den jeweiligen Benutzer addiert. Ein Benutzer muss das Recht nur einmalig erhalten.


Tipp! Wir empfehlen Ihnen eine Gruppe als kleinsten gemeinsamen Nenner anzulegen und in dieser Gruppe die grundlegenden Rechte aller Benutzer zu pflegen. Für jedes weitere Recht, das Sie verwenden, legen Sie möglichst eine eigene Gruppe an.


Allgemeine Zugriffsrechte

Allgemeine Zugriffsrechte
In den allgemeinen Zugriffsrechten definieren Sie je Modul, auf welches Modul der Benutzer Zugriff erhält. Diese Einstellung beschreibt noch keine weitergehenden Rechte, auf die dem Modul zugeordneten Objekte. Setzen Sie hier einen Haken, so erscheinen für die betreffenden Benutzer nach einer Aktualisierung der Menüleiste die entsprechenden Modulbutton, wie z.B. E-Mail oder Accounts.

Die Zugriffsrechte für Startbildschirm oder persönliche Lesezeichen sind zusätzliche und kostenfreie Module.


Hinweis! Zugriffsrechte für den Outlook-Connector können nur über die Benutzerverwaltung vergeben werden, somit kann dieses Recht keiner Gruppe zugewiesen werden. Die Anzahl der Lizenzen kann von der Anzahl der Benutzer abweichen.


Spezielle Zugriffsrechte

In den speziellen Rechten werden erweiternde oder einschränkende Rechte für die Module festgelegt. Darüber hinaus gibt es auch generelle Einstellungen für den Umgang mit dem System oder den Datenaustausch mit anderen Systemen.

Spezielle Rechte
Beschriftung Funktion
Zugriff von außen verbieten Diesen Benutzern wird der Zugriff auf das TecArt-System untersagt, wenn sie nicht die notwendigen Bedingungen der Systemsicherheit bzw. des IP-Zugiffsschutzes erfüllen. Diese Einstellung nutzt man in der Regel für Auszubildende oder Aushilfskräfte oder bei erhöhten Anforderungen an den Datenschutz.
Anderen Benutzern dürfen Termine zugeordnet werden Dieses Recht ermöglicht es unabhängig der eingestellten Rechte, Termine für andere Benutzer zu erstellen. Wird dieses Recht nicht vergeben, müssen die anderen Benutzer sich jeweils gegenseitig die Zuweisung von Terminen über die persönlichen Einstellungen freigeben.
Terminkalender anderer Benutzer darf eingesehen werden Diese Benutzer dürfen alle Terminkalender der anderen Benutzer einsehen. Auch eine Sperrung der Terminkalenderansicht über die persönlichen Einstellungen ist nicht möglich.
Anderen Benutzern dürfen Aufgaben zugeordnet werden Dieses Recht ermöglicht es unabhängig der eingestellten Rechte, Aufgaben für andere Benutzer zu erstellen. Wird dieses Recht nicht vergeben, müssen die anderen Benutzer sich jeweils gegenseitig die Zuweisung von Aufgaben über die persönlichen Einstellungen freigeben.
Aufgabenliste anderer Benutzer darf eingesehen werden Diese Benutzer dürfen alle Aufgaben der anderen Benutzer einsehen. Auch eine Sperrung der Aufgabenansicht über die persönlichen Einstellungen ist nicht möglich.
Beschriftung Funktion
Administrator darf Systemaktualisierung durchführen Sollten Sie mehrere Administratoren in Ihren System haben, können Sie über diese Funktion festlegen, welche Administratoren Systemupdates durchführen dürfen. Zudem können Sie weitere Einstelllungen unter Administration > Systeminformationen tätigen.

Hinweis! Diese Option ist nicht in allen TecArt-Systemen sichtbar. Nur in Systemen, in denen Administratoren selbst Updates einspielen können gibt es diese Einstellungsmöglichkeit.

Beschriftung Funktion
Wiedervorlagen anderer Benutzer dürfen eingesehen werden Diese Benutzer dürfen die Wiedervorlagen und Erinnerungen anderer Benutzer einsehen.
Benutzer hat keinen Zugriff auf CTI-Optionen Dieser Haken deaktiviert die Einrichtung eigener Telefone für eine Telefonanlage über die persönlichen Einstellungen des jeweiligen Benutzers. Diese Einstellungen können dann nur noch durch den Administrator vorgenommen werden.
Benutzer hat keinen Zugriff auf Chat Dieser Haken deaktiviert die Sichtbarkeit und Nutzung des Chats.
Beschriftung Funktion
Benutzer darf Ressourcen verwalten Diese Benutzer dürfen Ressourcen des Unternehmens verwalten und den Status von Ressourcen ändern. Dabei werden weitere Registerkarten in der Ressourcenverwaltung eingeblendet.
Benutzer darf Ressourcenbuchungen verwalten Diese Benutzer dürfen Buchungen zu den berechtigten Ressourcen verändern, auch wenn sie die Buchung nicht selbst vorgenommen haben.
Benutzer darf Budgets verwalten Diese Benutzer sehen im Modul Ressourcenverwaltung die Registerkarte Budgets und können neue Budgets anlegen bzw. vorhandene Budgets ändern.
Benutzer hat Zugriff auf Genehmigungsliste der Ressourcen Handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Ressource, benötigt der Genehmiger der Ressource den Zugriff auf diese Registerkarte. Nur mit diesem Zugriffsrecht kann er die Buchung auch bestätigen, alternativ erhält der Genehmiger nur eine Information und die Ressource kann nicht den Status Gebucht versetzt werden.
Beschriftung Funktion
Benutzer darf Kontakte exportieren Diese Benutzer dürfen Kontakte exportieren. Sie erhalten zusätzlich im Modul Kontakte eine Registerkarte Export.
Es dürfen keine Kontakte angelegt werden Diese Benutzer dürfen generell keine Kontakte anlegen.
Änderungen im pers. Adressbuch aktualisieren gem. Kontakte Bei Auswahl dieser Option werden bei abonnierten Kontakten geänderte Daten des persönlichen Adressbuchs wieder in die gemeinsamen Kontakte zurück geschrieben. Diese Funktion sollten Sie nur verantwortungsbewussten Personen übertragen. Lesen Sie dazu bitte auch die Art der Synchronisation über die Kontakte.
Es dürfen keine Projekte angelegt werden Diese Benutzer dürfen generell keine Projekte anlegen.
Beschriftung Funktion
Benutzer hat keinen Zugriff auf E-Mail-Konten Diese Benutzer dürfen keine E-Mail-Konten einrichten oder verwalten.
Benutzer hat keinen Zugriff auf E-Mail-Optionen Diese Benutzer dürfen die Optionen zu den E-Mails nicht verändern.
Benutzer hat keinen Zugriff auf E-Mail-Filter Diese Benutzer dürfen keine persönlichen Filterregeln für eingehende und ausgehende E-Mails festlegen.
Benutzer hat keinen Zugriff auf E-Mail-Informationen Diese Benutzer sehen keine zusätzlichen Informationen, was mit einer E-Mail oder den Anhängen geschehen ist.
Benutzer darf E-Mail-Passwort ändern Hat der Benutzer keinen Zugriff auf seine E-Mail-Konten, kann es durchaus möglich sein, dass er gelegentlich auch das Passwort für ein Konto ändern muss. Diese Möglichkeit wird ihm hiermit über das Modul E-Mail eingeräumt.
Benutzer dürfen keine VCards versenden Diese Benutzer dürfen keine Visitenkarten im VCF-Format mittels E-Mail versenden.
Benutzer darf synchronisiert werden Mit diesem Merkmal wird erlaubt die Daten dieses Benutzers mit mobilen Endgeräten zu synchronisieren.
Beschriftung Funktion
Generelles Dienstplanschreibrecht Diese Benutzer dürfen im Rahmen Ihrer angezeigten Dienstpläne diese bearbeiten. Diese Funktion wird z.B. für Abteilungsleiter genutzt.
Generelles Dienstplanleserecht Diese Benutzer dürfen generell alle Dienstpläne lesen, auch wenn sie nicht Mitarbeiter der Abteilung sind.
Dienstplanschreibrecht für Wunschdienst Diese Benutzer dürfen in ihren eigenen Dienstplan Zeitwünsche eintragen, die durch den Abteilungsleiter genehmigt werden müssen.
Beschriftung Funktion
Urlaubssperre Die Urlaubssperre nimmt die Möglichkeit Urlaub zu beantragen, auch wenn man noch verfügbaren Resturlaub besitzt.
Benutzer erhält Urlaubsbenachrichtigungen Diese Option muss für die Benutzer gesetzt werden, welche eine entsprechende Benachrichtigung bei Änderung des Antrags erhalten sollen. Sie werden an die zugehörigen Mitarbeiter, Abteilungsleiter bzw. Genehmiger in zweiter Instanz gesendet.
Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht Diese Benutzer dürfen neben dem eigenen Urlaubsplan die Monats- und Jahresübersicht der zugehörigen Abteilungen sehen.
Benutzer hat Zugriff auf Urlaubsübersicht aller Abteilungen Diese Benutzer dürfen alle Urlaubspläne aller Abteilungen in der Übersicht sehen. Die Mitglieder aus der Gruppe Geschäftsführung benötigen bei einem hierarchischem Gruppenaufbau dieses Recht um die Mitarbeiter aus der entsprechenden Hierarchie in der Übersicht sehen zu können.
Kranktage nicht anzeigen Die Kranktage werden in der Urlaubsübersicht, dem Terminkalender und im Dienstplan als allgemeine Abwesenheitstage ohne dem eigentlichen Abwesenheitsgrund ausgegeben. Diese Funktion entspricht den Datenschutzbestimmungen.
Verfügbare Urlaubstage in Monatübersicht ausblenden Die Gesamtzahl der verfügbaren Urlaubstage am Anfang und Ende eines Monats werden für diese Benutzer nicht angezeigt. Für Abteilungsleiter, Geschäftsführung und Buchhaltung sind diese aber wichtig.
Beschriftung Funktion
Dokumenten-Assistent beim Hochladen aktivieren Diese Funktion erlaubt es Ihnen, den Assistenten für die Dokumentenverwaltung bei jeder hochgeladenen Datei automatisch zu starten.
Forum Administrator Der Forum-Administrator kann Einstellungen für die vorhandenen Foren vornehmen sowie die Lese-, Schreib- und Löschrechte anderer Mitarbeiter regeln.


Gruppentypen

Gruppentypen
Gruppentypen spezifizieren Gruppen genauer. Diese Spezifikation ist allerdings nur für bestimmte Gruppen notwendig und lösen darüber hinaus noch entsprechende Funktionen aus.
Beschriftung Funktion
Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung Diese Benutzer genehmigen Urlaub abschließend und dürfen ihn rückwirkend eintragen. Sie sehen in der Urlaubsplanung die Registerkarten Alle Urlaubspläne, Urlaubstage und Korrekturen.
Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter Diese Benutzer dürfen Urlaub für Benutzer ihrer Abteilungen genehmigen. Sie sehen in der Urlaubsplanung die Registerkarte Urlaubsplan Abteilung und Urlaubstage.
Benutzer der Gruppe sind in der Buchhaltung Diese Benutzer erhalten für die Lohnbuchhaltung Informationen über genehmigten oder stornierten Urlaub im Rahmen des Beantragungsprozesses.
Benutzer der Gruppe sind nicht sichtbar Diese Benutzer werden in Auswahllisten nicht angezeigt. Sie dienen z.B. auch für Benutzer, die z.B. für den Datenaustausch mittels Schnittstellen dienen. Nicht sichtbaren Benutzern können keine Termine oder Aufgaben zugeordnet werden.
Beschriftung Funktion
Gruppe ist eine Abteilung Definiert die Gruppe und zugehörigen Benutzer in einer Abteilung für Filtermöglichkeiten in der Dienst- und Urlaubsplanung sowie in den Zuständigkeiten von Aufgaben, Terminen und Anrufen.
Gruppe ist eine Kostenstelle Wird verwendet, wenn Sie mit Budgets in der Ressourcenplanung arbeiten. Dabei wird diese Kostenstelle für die Personen vorbelegt. Generell werden immer alle Kostenstellen angezeigt. Hier wird die Standard-Kostenstelle für die zugehörigen Mitarbeiter definiert. Ist ein Mitarbeiter in mehreren Gruppen mit Kostenstelle enthalten, gibt es keine Definition eines Standards.</br>

Buchen Sie zu einem späteren Zeitpunkt das Modul Rechnungen hinzu, entfällt diese Auswahl. Hatten Sie bereits Kostenstellen als Gruppen definiert, werden diese unter Administration > Rechnungen > Kostenstellen übernommen und Sie können die entsprechenden Gruppen aus der Benutzerverwaltung löschen.

Gruppe ist ein Mandant Diese Option ersetzt die Auswahl Gruppe ist eine Kostenstelle bei der Verwendung des Rechnungsmoduls. Durch die Mandantenfähigkeit können bspw. Mutter- und Tochterunternehmen das gleiche TecArt-System nutzen, aber unabhängige Rechnungslegungen und -buchungen durchführen. Beachten Sie bitte, dass, wenn bereits Rechnungen und Rechnungskonten angelegt worden sind, diese in den von Ihnen zuerst angelegten Mandanten übertragen werden. Vorgänge, die sich noch nicht im Bearbeitungsstand 3 und höher befinden, können Sie per Hand in andere Mandanten umhängen.
Gruppe ist nach außen nicht sichtbar Aktivieren Sie die Einstellung für eine Gruppe, die Sie lediglich zur Darstellung oder internen Organisation in der Benutzerverwaltung benötigen. Bspw. möchten Sie, dass einige Benutzer die Chatfunktion nicht nutzen sollen und legen eine Gruppe mit den entsprechenden Benutzern und dem aktivierten Recht an. Setzen Sie keinen Harken bei Gruppe ist nach außen nicht sichtbar, so erscheint diese Gruppe in den Sicherheitseinstellungen von Datensätzen und Sie können entsprechende Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte setzen. Es kann zu Verwirrungen führen und Ihre Sicherheitseinstellungen unnötig kompliziert machen. Nutzen Sie diese Option nur bei ausgewählten Gruppen.
Beschriftung Funktion
Gruppe mit besonderem Dienstplan Besondere Dienstpläne definieren z.B. Bereitschaft. In diesem können Benutzer verschiedener Abteilungen zusammengefasst werden.
Gruppe mit Durchlaufplan Diese Gruppe ist für Auszubildende oder Springer. Alle Benutzer der Gruppe erscheinen in einem Durchlaufplan in der Dienstplanung und können individuell den Abteilungen oder Standorten zugeordnet werden.

Gruppenmitgliedschaft von Benutzern

Gruppenmitgliedschaft
In der linken Spalte Benutzer befinden sich alle angelegten Benutzer, die der Gruppe zugewiesen werden können. Im Feld Benutzer in Gruppe ist die Liste der Benutzer, die in dieser Gruppe Mitglied sind.

Markieren Sie die Benutzer auf der jeweiligen Seite und nutzen Sie die Pfeiltasten zwischen beiden Feldern um Benutzer der Gruppe » Hinzufügen oder zu « Entfernen. Mit der STRG-Taste können Sie mehrere Benutzer gleichzeitig markieren und sie, wie gewünscht, verschieben.


Tipp! Ein Speichern nach dem Zuweisen ist nicht erforderlich. Haben Sie Haken gesetzt, gehen diese verloren, ohne zu Speichern.


Gruppen mit Vollzugriff

Mit der Aktivierung des Eintrages "Gruppen mit Vollzugriff dürfen Objekt-Sicherheitseinstellungen ändern" erlauben Sie Nutzern, welche sich in Gruppen mit Vollzugriff befinden, die Sicherheitseinstellungen von Objekten jeglicher Art zu ändern. Gruppen mit Vollzugriff haben das Recht, ein Objekt zu lesen, zu bearbeiten und zu löschen. Die Einstellung können Sie unter Administration > System > Intern vornehmen.


Gruppeninformationen

Gruppeninformationen
Unter den Gruppeninformationen werden die gesamten Gruppendaten administriert. Zu diesen zählen allgemeine Daten für die Verwendungen in den Dokumentenvorlagen und E-Mail-Vorlagen.

So können Sie schnell und bequem eine Vorlage für unterschiedliche Firmenstandorte nutzen. Je nach Gruppenzuordnung werden die entsprechenden Daten in Ihre Vorlagen übernommen.


Hinweis! Wenn Sie die Gruppeninformationen für Vorlagen verwenden, ist darauf zu achten, dass der entsprechende Benutzer nur in einer Gruppe enthalten sein darf. Andernfalls werden mehrere Gruppeninformationen in eine Vorlage geschrieben. Ein Beispiel ist die Zugehörigkeit zu Standorten. Sie können eine Vorlage für mehrere Standorte nutzen. Je nach Zuweisung des Mitarbeiters, werden die entsprechenden Gruppeninformationen in der Vorlage verwendet. Ist der Mitarbeiter mehreren Standorten zugeordnet erscheinen alle Gruppeninformationen aller zugeordneten Standorte, was meistens nicht gewollt ist.


Gruppen-E-Mail-Konto

Gruppen-E-Mail-Konto
Ein Gruppen-E-Mail-Konto wird wie ein ganz normales Konto eines Benutzers eingerichtet und administriert. Diese E-Mail-Konten verwenden Sie immer dann, wenn Sie ein Konto gleichzeitig bei mehreren Benutzern einrichten möchten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, zwischen POP3- und IMAP-Konten zu wählen. Sie müssen den für Sie am besten geeigneten Kontotyp auswählen. In der Regel ist das der Kontotyp IMAP. Nutzen Sie statt IMAP POP3, dann achten Sie besonders auf die Art des E-Mail-Empfangs bei diesem Kontotyp.

Beispiele für die Verwendung eines Gruppen-E-Mail-Kontos, sind Vertriebs-, Support-, Fax- oder Info-Konten, in denen viele E-Mails auflaufen und von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden können.

Haben Sie ein Gruppen-E-Mail-Konto eingerichtet, erhalten alle Mitarbeiter, die der Gruppe zugeordnet werden, Zugriff auf dieses Konto. Beachten Sie ggf. noch weitere notwendige Einstellungen im Bereich der Ordnerauswahl, Standard-E-Mail-Konto oder E-Mail-Optionen. Auch für das Signieren und Verschlüsseln von E-Mails, stehen Ihnen zentrale Einstellungen zur Verfügung.

Siehe auch