Filterfunktionen – TecArt Handbuch

Filterfunktionen

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Suchleiste
In den zentralen Modulen Kontakte, Projekte, Tickets, Verträge, Angebote, Aufträge, Rechnungen, eigene Dokumente und gemeinsame Dokumente befindet sich am unteren Bildschirmrand die Suchfunktion in Verbindung mit den Filtern. Diese ist mit allgemeinen Auswertungen gleichzusetzen. Daher benötigen Sie nur dann das Modul Auswertungen, wenn Sie modulübergreifende Ergebnisse benötigen.

Sie können dabei öffentliche sowie auch persönliche Filter einstellen. In diesem Abschnitt beschreiben wir Ihnen, wie Sie die Filter einrichten.

Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie bspw. kein Leserecht auf ein Objekt, erhalten Sie auch kein entsprechendes Suchergebnis. Gleiches gilt für eingetragene Suchbegriffe, die im ausgewählten Filter nicht vorkommen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten.

  1. Der Schnellfilter, zu finden unter neuer Schnellfilter oder Erweiterte Suche (bei gemeinsamen- und eigenen Dokumenten), ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld. Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben. Vor dem Dropwdown Feld finden Sie die Bezeichnung Suchen oder Suche.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt die Filter werden nicht miteinander kombiniert.


Achtung! Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button * betätigen.


Standardfilter Alle...

Ihr System wird mit einem Standardfilter ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht auch aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München dagegen nicht.


Tipp! Um Ihre Filtereinstellungen für Alle... festzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellfilter Filter.gif. Wählen Sie dann rechts oben beim Eintrag Kopiere Bedingungen von Filter den Eintrag Alle... aus und bestätigen Sie mit Kopieren. Sie erhalten nun die Filterbedingungen aufgelistet.


Achtung! Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter definiert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den entsprechenden Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, der dann die Änderung über unseren Support in Auftrag geben kann.


Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die entsprechenden Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

Operator Operation
UND Mit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODER Bei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND ( Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER ( Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
( Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
) Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#> Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe Lupensymbol.gif hinter dem Feld.
<#time#> Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

Filter anlegen

Neuen dauerhaften Filter anlegen
Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert es Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.
  1. Öffnen Sie mittels Symbol Filter.gif oder durch Anwahl von Erweiterte Suche einen neuen Schnellfilter.
  2. Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden. Das letzte Bedingungsfeld einer Zeile kann bei Textfeldern ebenfalls leer gelassen werden.
  3. Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button Mehr + bzw. - Weniger oder die Symbole Hinzufügen-icon.jpg oder Löschen-icon.jpg.
  4. Legen Sie die Gültigkeit für den verfügbaren Personenkreis fest.
  5. Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien Prüfen.
  6. Für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse können Sie ein Feld festlegen. Sie können auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind und ggf. auch nicht in der Liste ausgegeben werden.
  7. Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll. Belassen Sie die Auswahl auf Bitte wählen, so ist diese Funktionalität nicht aktiviert.
  8. Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden.
  9. Wenn Sie den Filter über Anpassen > Neuen Filter erstellen angelegt haben, können Sie diesen über den Button Speichern und Schließen zu Ihren Suchfiltern hinzufügen.


Hinweis! Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in den Übersichten aufgelistet. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf Anwenden klicken. Um die Ergebnisse des gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button * betätigen.


Tipp! An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden lassen. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten beim gewählten Suchfilter. Ein Beispiel: Bei Lieferantenverträgen können Sie sich z. B. die Spalte Inventarnummer einblenden lassen, währenddessen Sie diese Spalte bei Ihren Produktverträgen nicht benötigen.


Filter speichern oder ändern

Filter Anpassen
  1. Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button Anpassen > Neuen Filter erstellen um einen neuen Filter zu erstellen oder Aktuellen Filter bearbeiten um einen bereits angelegten Filter zu ändern.
  2. Legen Sie links oben bei Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.
  3. Tragen Sie, wie im Schritt Filter anlegen beschrieben, die jeweiligen Kriterien ein.
  4. Um den Filter entsprechend zu speichern, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Siehe auch