Externe Benutzer – TecArt Handbuch

Externe Benutzer

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Externe Benutzer innerhalb des TecArt-Systems sind Benutzer, mit stark eingeschränkten Rechten. Dies sind Personen, denen nur der Zugang zu bestimmten Projektdaten gewährt werden kann und die keinen Zugang zu den internen Unternehmensdaten erhalten. Im TecArt-System sind diese Benutzer kostenfreie Lizenzen.

Schritte zum Erstellen neuer externer Benutzer

  1. Externe Benutzer hinzufügen
  2. Sicherheitseinstellungen des Projektes anpassen
  3. Zusätzliche Einstellungen des externen Benutzers anpassen
  4. Kontrollieren der Laufzeit des Projektes

Externe Benutzer hinzufügen

Eingabemaske externes Projektmitglied
Bereits existierende externe Benutzer können Sie, wie im Abschnitt Projektmitglieder administrieren beschrieben, einfügen. Ein neuer externer Benutzer wird über die Mitgliederverwaltung eines Projektes erstellt. Klicken Sie dazu auf Hinzufügen und tragen Sie in das Feld Login den gewünschten Login-Namen sowie ein Kennwort ein. Der neue externe Benutzer erhält automatisch Zugang zum Projekt und erhält Zugriff auf die dem Projekt zugeordneten:
  • Anrufe - Sicht auf alle Anrufe des Projektes.
  • Termine - Sicht auf alle Termine des Projektes.
  • Aufgaben - Sicht auf alle Aufgaben des Projektes.
  • Dokumente - Sicht auf die für diese Person freigegebenen Dokumente.

Der hinzugefügte externe Benutzer erhält ausschließlich ein Leserecht auf das Projekt, unabhängig davon, was als Sicherheit im Projekt festgelegt wurde. Bei den im Projekt enthaltenen Aktivitäten und Objekte können entsprechende Rechte über die Sicherheitsregisterkarte vergeben werden. So erhält der externe Benutzer beispielsweise Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte. Der externe Benutzer loggt sich regulär über Ihre Systemstartseite in das TecArt-System mit dem zugewiesenen Kennwort ein.


Hinweis! Die Sicht auf die Anrufe, Aufgaben und Termine können nur über die Administration eingeschränkt werden. Lesen Sie dazu im Abschnitt Zusätzliche Einstellungen des externen Benutzers anpassen weiter.


Sicherheitseinstellungen des Projektes anpassen

Register Sicherheit in Projekten
Damit der externe Benutzer Zugriff auf die Projektdaten erhält, muss die Gruppe Extern außerdem in den Sicherheitseinstellungen des Projektes hinzugefügt werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie in den Objektrechten.


Achtung! Damit externe Benutzer Zugriff auf das Projekt erhalten, muss die Gruppe Extern mindestens Leserechte im Projekt besitzen.


Fügen Sie den externen Benutzer zu den berechtigten Benutzern hinzu oder wählen Sie den einfacheren Weg und administrieren Sie die Gruppe Extern für das Projekt. Haben Sie keine Bedenken, dass unberechtigte Zugriff zu dem Projekt erhalten. Nur wenn der entsprechende externe Benutzer auch, wie unter Externe Benutzer hinzufügen beschrieben, als Projektmitglied administriert ist, erhält dieser Zugriff auf das Projekt.

Zusätzliche Einstellungen des externen Benutzers anpassen

Zugriffsrechte Gruppe Extern

Hinweis! Zur Änderung der im Folgenden beschriebenen Einstellungen benötigen Sie die Unterstützung eines Administrators.


Über die allgemeinen Zugriffsrechte der Benutzer, kann einem externen Benutzer der Zugriff auf die einem Projekt zugeordneten Module, wie hier folgend beschrieben, eingeräumt werden. Dazu müssen in der Administration die gleichnamigen Module für den externen Benutzer aktiviert werden.

  • Mitglieder (Kontakte) - Sicht auf die Projektmitglieder mit Anzeige der Unternehmensdaten und Telefonnummern.
  • E-Mail - Sicht auf alle E-Mails, die dem Projekt zugeordnet wurden.
  • Tickets - Sicht auf alle Tickets, die dem Projekt zugeordnet wurden.
  • Verträge - Sicht auf alle Verträge, die dem Projekt zugeordnet wurden.
  • Angebote - Sicht auf alle Angebote, die dem Projekt zugeordnet wurden.
  • Aufträge - Sicht auf alle Aufträge, die dem Projekt zugeordnet wurden.

Der Zugriff auf die einem Projekt zugeordneten

  • Anrufe - Wenn aktiviert, Sicht auf alle Anrufe des Projektes, sonst nur auf die mit Zuständigkeit
  • Termine - Wenn aktiviert, Sicht auf alle Termine des Projektes, sonst nur auf die mit Zuständigkeit
  • Aufgaben - Wenn aktiviert, Sicht auf alle Aufgaben des Projektes, sonst nur auf die mit Zuständigkeit
  • Dokumente - Sicht auf die für diese Person freigegebenen Dokumente

ist standardmäßig aktiviert. Soll dem externen Benutzer der Zugriff auf diese Module entzogen werden, so müssen vom Administrator die entsprechenden Module deaktiviert werden. In diesem Fall sieht der externe Benutzer für die Module Anrufe, Termine und Aufgaben nur noch die Elemente, in denen er selbst als zuständige Person eingetragen ist.


Hinweis! Ist ein externer Benutzer in mehreren Projekten eingetragen, benötigt aber innerhalb der Projekte unterschiedliche Arten von Informationen, dann müssen zwei verschiedene Logins für den externen Benutzer erstellt und ihm die individuellen Module zugewiesen werden. Unterschiedliche Einstellungen in mehreren Modulen für einen externen Benutzer sind nicht möglich.


Kontrollieren der Laufzeit des Projektes

Laufzeit und Erledigungsangaben in Projekten
Der externe Benutzer hat auf das Projekt nur Zugriff, wenn das aktuelle Datum in der Projektlaufzeit vor dem Enddatum liegt. Der Erledigungsstand des Projektes hat keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit. Nach dem Erreichen des Enddatums des Projektes ist kein Zugriff auf das Projekt mehr möglich. In diesem Fall können Sie das Enddatum entsprechend verschieben.


Hinweis! Die Dauer der Zugangsberechtigung gilt nur für die Dauer der Projektlaufzeit. Sie endet um 24:00 Uhr mit dem Enddatum des Projektes.


Allgemeine Hinweise zu externen Benutzern

Damit ein Login des externen Benutzers möglich ist und er Zugriff auf die Projektdaten erhält, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • In den Sicherheitseinstellungen muss die Gruppe Extern mindestens Leserecht besitzen.
  • Der externe Benutzer muss in der Mitgliederliste von mindestens einem Projekt enthalten sein.
  • Das Modul Projekte muss für den externen Benutzer aktiviert sein.
  • Das Projekt darf nicht abgelaufen sein.

Sichtbarkeit eines Projektes als externer Benutzer

Projektauswahl als externer Benutzer unterhalb des Kalenders
Projektansicht als externer Benutzer
Projektdetails in den unteren Registerkarten
Nach dem Einloggen befindet sich im rechten Teil des Fensters unterhalb des Kalenders eine Auswahlliste mit allen Projekten, auf die der externe Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Der externe Benutzer sieht die für Ihn zugänglichen Informationen zu einem Projekt.

Im unteren Teil des Fensters lassen sich in verschiedenen Registerkarten Detailinformationen zu Mitgliedern des Projektes, Dokumente, Aufgaben, Terminen und Anrufen einblenden. Je nach Konfiguration werden weitere Registerkarten eingeblendet.

Siehe auch