Ersteinrichtung des TecArt-Systems – TecArt Handbuch

Ersteinrichtung des TecArt-Systems

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Herzlich Willkommen lieber Neukunde!

Wir freuen uns, Sie an dieser Stelle ganz herzlich als neuen Kunden der TecArt GmbH zu begrüßen. Mit dem Erwerb eines TecArt-Systems, haben Sie sich für ein modernes und flexibles Softwareprodukt entschieden, welches u.a. Ihre Büroorganisation sowie Ihr gesamtes Kundenmanagement gewinnbringend steigert.

Für eine erste Einführung in die grundlegenden Einstellungen unserer TecArt-Software, stellen wir Ihnen einen komprimierten Leitfaden zur Verfügung. Diese kurze Aufführung zeigt Ihnen, mit welchen Schritten Sie beginnen und an welchen Stellen Sie alle relevanten Grundeinstellungen nacheinander vornehmen können. Wir erleichtern Ihnen somit die allerersten Schritte im TecArt-System. Bedenken Sie, dass Sie alle Einstellungen dabei in der Administration vornehmen.

Für eine weiterführende detaillierte Anleitung in alle Administrationseinstellungen, verweisen wir Sie bei jedem Abschnitt zu unserem umfangreichen Administrationshandbuch sowie ggf. zum Benutzerhandbuch. In diesen Handbüchern haben wir für Sie ausführlich alle Schritte dargestellt, die Ihnen bei einer ordnungsgemäßen Bedienung eine komfortable und reibungslose Nutzung des TecArt-Systems ermöglichen.

Sollten Sie trotzdem an einer Stelle nicht weiter kommen bzw. tiefgreifende Fragen haben, so können Sie sich gern in unserem Forum umschauen und so auch anderen Kunden kostenfrei helfen oder sich mit unserem Support in Verbindung setzen.

Unseren Service erreichen Sie über den Ticket-Support oder über die Support-Hotline. Weitere Details finden Sie im Service-Bereich unserer Webseite. Bitte beachten Sie in diesem Fall die Hinweise auf dieser Seite.

Weiterhin möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir speziell für die Ersteinrichtung ein individuelles Webinar anbieten, in dessen Rahmen wir Ihnen Einstellungsmöglichkeiten aufzeigen und Tipps & Tricks geben.

Nach der Auftragsbestätigung - Der erste Login

Nach Ihrer TecArt-Software-Bestellung erhalten Sie von uns Ihre Auftragsbestätigung per E-Mail. In dieser Auftragsbestätigung sind Ihr Systemname (URL z.B. https://ihrname.tecart.de), Benutzername (z.B. root) und Ihr Startpasswort enthalten. Sie besitzen nun alle Zugangsdaten, um Ihr TecArt-System zu nutzen.

Geben Sie Ihre URL in einen der unterstützen Webbrowser ein und loggen Sie sich das erste Mal in Ihr TecArt-System ein. Sie werden nun zum Wechsel des Passwortes aufgefordert. Verwenden Sie ein Passwort mit Zahlen, Sonderzeichen und Buchstaben sowie einer Länge von mehr als 6 Zeichen. Wird dieses akzeptiert, können Sie sich mit Ihrem neuen Passwort nun einloggen.

Siehe auch:

Das sollten Sie wissen!

Ihr System enthält bereits einige voreingestellte Rechte, Gruppen und Benutzer. Darüber hinaus erhalten Sie Mustervorlagen für Dokumente, Templates und E-Mails.

Alles zusammen gibt Ihnen eine kleine Grundstruktur vor, auf welche Sie aufbauen können. Wir empfehlen Ihnen diese Grundstruktur einzuhalten, da Sie sich bei allen eingerichteten Systemen bewährt hat. Durch diese können wir Ihnen eine hohe Flexibilität gewährleisten und dies sowohl bei kleinen Unternehmen, wie auch in Systemen mit mehreren hundert Benutzern.

Sie könnten theoretisch sofort mit der Arbeit starten. Das Ziel einer Business-Software ist es aber auch, entsprechende Berechtigungen zu vergeben und die einzelnen Arbeitsabläufe zu gestalten. Daher empfehlen wir Ihnen, die nachfolgenden Schritte durchzuführen.

Planen Sie für die Einrichtung genügend Zeit ein. Diese Schritte können Ihnen Hinweise geben, ersetzen aber ein professionelles Customizing oder eine Administrationsschulung nicht. Je nach Nutzungsziel beraten wir Sie gern über die weiterführenden Möglichkeiten.

Siehe auch:

Festlegen einer Gruppenstruktur

Legen Sie zuerst Ihre Gruppen an. Erstellen Sie eine Gruppenstruktur die Ihrer Unternehmensstruktur sowie den benötigten Detailbereichen angepasst ist. Durch die nötigen Gruppeninformationen, die Sie für die jeweilige Gruppe anlegen können, erhalten Sie die Möglichkeit die eingegeben Daten unter anderem für Vorlagen im TecArt-System zu verwenden.

Gruppen benötigen Sie für folgende Bereiche:
  • Vergabe der grundlegenden Modulrechte > Welcher Benutzer darf welches Modul sehen?
  • Spezielle Modulrechte > Welcher Benutzer erhält erweiternde oder einschränkende Rechte?
  • Lese-, Schreib- und Löschrechte für die einzelnen Objekte wie z.B. Kontakte oder Projekte > Welcher Benutzer darf welches Objekt lesen, bearbeiten oder gar löschen?
  • Lese- und Schreibrechte für einzelne Felder der verschiedenen Objekte wie z.B. Kontakte oder Projekte
  • Lese-, Schreib- und Löschrechte für Dokumente und Ordner
  • Regelung von Standorten z.B. für die Festlegung von Feiertagen in unterschiedlichen Ländern oder Bundesländern
  • Unternehmensstruktur für Abteilungen und Genehmigungskreisläufe für die Dienst- und Urlaubsplanung

Wenn möglich, vergeben Sie je Gruppe nur wenige oder exakt ein Recht. So bleiben Sie sehr flexibel. Vermischen Sie die verschiedenen Gruppenarten nicht untereinander. Eine Ausnahme bildet die bereits angelegte Gruppe "SYS alle Mitarbeiter". Diese sollte den kleinsten gemeinsamen Nenner bilden, also die Rechte enthalten, welche alle Benutzer erhalten sollen. Alle anderen Rechte sollten Sie mit entsprechenden Gruppen zuweisen.

Sie werden darüber ggf. auch Gruppen anlegen, welche gar keine Rechte enthalten, sondern Sie direkt im Bereich der Dokumente, Vorlagen oder Objekte verwenden werden.

Siehe auch:

Benutzer einrichten

Legen Sie nun Ihre gesamten Mitarbeiter als Benutzer an. In die Benutzerinformationen tragen Sie dabei alle relevanten Benutzerdaten ein, welche Sie später ggf. für Vorlagen oder E-Mail-Signaturen verwenden möchten.

Pflichtangaben für die Benutzer sind:
Login > Benutzername für die Anmeldung
Passwort > Vergeben Sie ein Passwort, denn sonst kann sich ein neu angelegter Benutzer ohne Passwort einloggen
Angezeigter Name > Wird in allen Bereichen angezeigt
E-Mail-Adresse > Wird für interne Nachrichten, z.B. für die Terminzuweisung, verwendet

Weisen Sie danach die entsprechenden Benutzerrechte zu. Sie können nun die bereits angelegten Gruppen verwenden. Selbstverständlich könnten Sie hier auch einzelne Rechte vergeben, dies sollten Sie jedoch nur in wenigen Fällen machen.


Hinweis! Aktivieren Sie unbedingt den Haken "Gruppenrechte übernehmen", damit die Rechte auch gültig werden.


Hinweis! Den Benutzer "root" können Sie deaktivieren, wenn Sie mindestens einen weiteren Benutzer mit Administratorenrechten eingerichtet haben.


Siehe auch:

E-Mail-Konten einrichten

Richten Sie nach den Benutzern entsprechende E-Mail-Konten ein. Sie können E-Mail-Konten als POP3-, IMAP- oder Gruppen-Konten für IMAP oder POP3 einrichten.

Für die Einrichtung benötigen Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Server, Benutzernamen und Passwort. Parallel können Sie auch die Optionen einstellen. Die Einrichtung der E-Mail-Vorlagen wird an späterer Stelle erklärt. Erst danach können Sie diese in den Optionen festlegen. Dazu müssen Sie später die E-Mail-Konten erneut bearbeiten.


Hinweis! Für die Zusammenarbeit mit Microsoft Exchange Servern gelten besondere Einstellungen, damit ein reibungsloser E-Mail-Abruf möglich ist.


Siehe auch:

Festlegung der systemweiten Sicherheit

Sie haben nun die grundlegenden Benutzerdaten, Rechte und E-Mail-Einstellungen vorgenommen. Bevor sich nun die Benutzer einloggen dürfen, sollten Sie ggf. die systemweiten Sicherheitseinstellungen überarbeiten.

Aktuell ist für Ihr System eher eine mittlere Sicherheit eingestellt. Sie können diese beliebig verringern oder noch wesentlich erhöhen. Dafür stehen Ihnen einige zentrale Einstellungen zur Verfügung wie auch Einstellungen für einzelne Benutzer.

Siehe auch:

Automatische Funktionen festlegen

Die automatischen Funktionen, Automatismen, sind grundlegend eingerichtet. Diese dienen dazu, Ihr System aktuell zu halten und entsprechend gelöschte Objekte und Dokumente abschließend zu löschen. Weiterhin dienen Sie zum automatischen Abruf von E-Mails.

Bitte kontrollieren Sie diese und stellen Sie ggf. weitere Daten ein. In den weiterführenden Links gibt es darüber hinaus Querverweise zu den Bereichen, auf die diese Einstellungen Auswirkungen haben.

Siehe auch:

Moduleinstellungen für Objekte

Bevor Sie die ersten Kontakte importieren können, ist es notwendig die gebuchten Module erstmalig grundlegend einzustellen. Hierfür können Sie Registerkarten festlegen, den Umgang verknüpfter Aktivitäten bestimmen und weiterführende Einstellungen vornehmen.

Dieser Punkt, sowie die nachfolgenden Punkte Felder festlegen und Listen bearbeiten und Zugriffsrechte für Objekte festlegen sehen wir als Vorbereitung vor dem ersten Kontaktimport.

Stellen Sie die grundlegenden Rechte der Module ein, fassen Sie Aktivitäten zusammen und legen Sie fest, auf welchen Registerkarten Sie welche Daten erfassen wollen und wie diese heißen sollen. Nur Registerkarten mit einer Bezeichnung werden Ihnen angezeigt.

Siehe auch:

Felder festlegen und Listen bearbeiten

Um das TecArt-System an Ihre Unternehmensstruktur und -vorgänge anzupassen, empfehlen wir Ihnen Ihre Listen und Felder zu verwalten und nach Ihren individuellen Bedürfnissen zu gestalten. Listen sind Daten für Drop-Down-Menüs wie z.B. die Anreden "Frau", "Herr", "Familie" etc. Weitere Listen könnten z.B. Ihre Produkte oder Zahlungsbedingungen sein.

Nachdem Sie je nach Bedarf Ihre Listen gestaltet haben, können Sie nun Ihre benötigten individuellen Felder anlegen. Die benannten Felder werden z.B. in den Stammdaten Ihrer Module angezeigt. Die zuvor angelegten Listen, dienen dann als Auswahllisten verschiedener Sachverhalte in den Feldern. Sie können natürlich auch die bereits bestehenden Felder nutzen und nur wenn nötig neue Felder hinzufügen.

Je Registerkarte stehen Ihnen mindestens 16 Felder zur Verfügung. Davon 8 Felder links und rechts, jeweils von links oben nach links unten und rechts oben nach rechts unten. Wenn Sie HTML-Kenntnisse besitzen, können Sie auch individuellere Anpassungen, wie bspw. mehrere Kontrollkästchen in einer Zeile vornehmen. Hierbei handelt es sich um weiterführende Einstellungen über benutzerdefinierte Templates, bei denen wir Sie auch gern bei der Einrichtung unterstützen können.

Siehe auch:

Zugriffsrechte für Objekte festlegen

Kommen wir noch einmal zurück auf den Bereich der Systemeinstellungen. Im Schritt Festlegung der systemweiten Sicherheit haben Sie die Sicherheit für Ihr gesamtes System eingestellt.

Da Sie nun die Benutzer und Gruppen administriert und die Grundeinstellungen der Objekte vorgenommen haben, können nun auch die Rechte für die Zugriffe auf unterschiedliche Objekte eingestellt werden.

Hierzu wechseln Sie im Administrationsbereich wieder zurück zu System > Zugriffslisten und stellen diese wie gewünscht ein. Zugriffslisten sind Muster für die Vergabe von Rechten. Hier empfiehlt es sich grundlegend mit Gruppen zu arbeiten, da Sie später, neue Mitarbeiter nur den gewünschten Gruppen zuordnen müssen und nicht alle Rechte, z. B. der Kontakte, überarbeiten müssen.

Abschließend zu diesen Einstellungen müssen Sie ggf. nochmals Ihre gewünschte Standard-Zugriffsliste über die Module festlegen.

Siehe auch:

Datenimport - Kontaktdatenimport

Sie haben ab Schritt Ersteinrichtung des TecArt-Systems#Moduleinstellungen für Objekte Ihre Module grundlegend eingestellt und können nun damit beginnen die Kontakte zu importieren. Erst nach detailliertem und bedachten Anlegen von Feldern, Listen und Registerkarten ist es gewährleistet, dass Ihre Daten ordnungsgemäß und vollständig aus anderen Datenquellen übernommen werden können.


Hinweis! Auch für Kontaktdaten aus MS Outlook empfehlen wir Ihnen den CSV-Import. Diese Daten lassen sich z. B. in MS Excel schnell und einfach überarbeiten.


Gehen Sie wie folgt vor:
  • Als ersten Schritt empfehlen wir Ihnen einen Kontaktexport um eine Musterdatei zu erhalten. Beachten Sie dazu auch die Hinweise im Handbuch.
  • Übertragen Sie danach Ihre Kontaktdaten in das Muster. Über Filter haben Sie die Möglichkeit Fehler zu finden, Daten nachzutragen oder entsprechende Doppeleinträge zu entfernen. Aus Erfahrung wissen wir, dass viele Exporte aus anderen Systemen oft fehlerhaft sind. Investieren Sie daher auch die notwendige Zeit in diesen Bereich, denn eine schnelle Überarbeitung ist nur in dieser Ansicht möglich. Legen Sie je Person/Abteilung eine Zeile an, auch wenn das Unternehmen selbst mehrfach mit den selben Kontaktdaten vorkommt.
  • Speichern Sie die Datei als CSV-Datei ab. Je nach Version werden die Daten mit unterschiedlichen Trennzeichen gespeichert. In deutschen MS Excel-Versionen ist dies das "Semikolon"  ; , in englischen Versionen das "Komma" , . Nur diese Trennzeichen werden beim Import beachtet. Kontrollieren Sie die Datei z.B. danach nochmals mit einem Text-Editor.
  • Nun können Sie die Datei importieren. Eventuell machen Sie einen Probeimport mit wenigen Zeilen, aber vielen Besonderheiten wie enthaltene Umlaute, Sonderzeichen, mehrere Personen etc.


Hinweis! Die Rechte für die importierten Daten werden jeweils auf Grundlage der voreingestellten Zugriffslisten je Modul festgelegt. Möchten Sie Daten mit unterschiedlichen Rechten importieren, nehmen Sie mehrere Imports vor und wechseln zuvor die jeweilige Standard-Zugriffsliste. Die Rechte lassen sich auch später noch über die Massenbearbeitung einstellen oder ändern.


Siehe auch:

Dokumentenrechte

Bitte beachten Sie dringend die Moduleinstellungen für Dokumente, wenn Sie zum ersten Mal Ihre Dokumentenrechte einstellen.

Diese Rechte sind ausschlaggebend für alle nachfolgenden Bereiche und haben auf diese entsprechende Auswirkungen. Sie stellen die oberste Ebene einer Ordnerstruktur da. Darunter befinden sich dann die gemeinsamen Dokumente, Kontakte, Projekte, aber auch Aufgaben, Termine, also alles, an was Sie Dokumente anhängen können.

An dieser Stelle empfiehlt es sich die Rechte generell für alle Mitarbeiter so einzustellen, dass diese Schreib-, Lese- und Löschrechte erhalten.

Sie können die Rechte später, z. B. für die Ordner der gemeinsamen Dokumente oder durch Ordnervorlagen für Objekte, nach unten weiter individualisieren.

Siehe auch:

Ordnervorlagen für Objekte

Ordnervorlagen können Sie für fast alle Module, wie Kontakte, Projekte, Ressourcen, Tickets, Angebote, Aufträge oder Verträge anlegen. Im Bereich Administration > Vorlagen können Sie diese verwalten. Ordnervorlagen dienen dazu, bestimmte Strukturen aufzubauen um bei unterschiedlichen Projekttypen z.B. unterschiedliche Ordnerstrukturen angezeigt zu bekommen.

In diese Vorlagen können Sie auch schon entsprechende Dokumente integrieren oder individuelle Rechte einstellen, so dass nicht jeder in alle Order einsehen darf.

Siehe auch:

Dokumentenvorlagen

Dokumentenvorlagen sind Dokumente, in denen Sie automatische Ersetzungen von Daten aus Ihrem TecArt-System vornehmen können, oder auch allgemeine Dokumente ohne Ersetzungen.

Diese können Sie nun gestalten und mit entsprechenden Variablen versehen. Dabei können Sie wie gewohnt auch mit Ordnerstrukturen und Zugriffsrechten arbeiten.

Weiterhin gibt es die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeiter auch ihre eigenen Dokumentenvorlagen erstellen können.

Siehe auch:

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen können Sie an Stelle von Signaturen verwenden. Die Signaturen konnten Sie bereits bei der Einrichtung der E-Mail-Konten einstellen. An Stelle dieser Signaturen kann man auch auf einheitliche Vorlagen zurückgreifen.

In einer E-Mail-Vorlage können Sie mit Variablen arbeiten um beispielsweise Daten wie Namen oder E-Mail-Adressen der unterschiedlichen Benutzer automatisch einzufügen. Somit erarbeiten Sie eine Vorlage, welche bei allen Mitarbeitern gleich ist.

Siehe auch:

Feiertage pflegen

Unsere TecArt-Software kann weltweit eingesetzt werden. Da es für jedes Land, eine bestimmte Region oder jedes Bundesland in Deutschland neben den einheitlichen Feiertagen auch unterschiedliche Feiertage gibt, ist es notwendig diese mindestens ein Mal pro Jahr zu pflegen.

Diese Pflege bezieht sich auf die Einrichtung von Feiertagen ganz speziell für Ihre Region oder bei unterschiedlichen Standorten mit unterschiedlichen Regelungen auch auf verschiedene Gruppen.

Pflegen Sie die Feiertage auch dann, wenn Sie nicht mit der Dienst- und Urlaubsplanung arbeiten. In diesen beiden Fällen haben die Daten Auswirkung auf die Berechnung.

Die Feiertage werden Ihnen aber auch als gebuchte oder freie Termine in Kalendern angezeigt.

Siehe auch:

Urlaubsplanung aktivieren

Das Modul Urlaubsplanung ist ein recht umfangreiches Modul. Dieses können Sie nur richtig einrichten, wenn Sie zuvor entsprechende Gruppen, Abteilungen, Genehmigungsverfahren, Zeiten etc. eingerichtet haben.

Die Einstellungen für die Urlaubsplanung sind ähnlich diesen ersten Schritten aufgebaut. Einige Schritte werden sich sicherlich wiederholen bzw. können Sie aufgrund Ihrer erfolgreichen Ersteinrichtung überspringen.

Die einzelnen Arbeitsschritte sind daher in unserem Handbuch aufgelistet, welches wir Ihnen generell sehr gern ans Herz legen wollen.

Siehe auch:

Schlusswort

Soweit Sie erfolgreich Ihr System administriert haben, gibt es noch weitere Funktionen in Ihrer TecArt-Software über die Sie sich informieren können. Sehen Sie unter Aktivitäten die Anwesenheit und Login-Daten Ihrer Mitarbeiter ein. Verschaffen Sie sich unter Auswertungen einen Überblick z. B. über die getätigten Aufgaben über einen Zeitraum hinweg oder finden Sie wichtige Systeminformationen unter der gleichnamigen Rubrik. Weiterhin steht Ihnen eine Auflistung von gelöschten Objekten bereit.

Sie haben die ersten grundlegenden Schritte in der Administration Ihres TecArt-Systems absolviert. Wir hoffen, unsere kleine Einweisung hat Ihnen weitergeholfen und Sie sicher durch unser Online-Handbuch navigiert. Für weitere benutzerabhängige Einstellungen empfehlen wir Ihnen, sich weiterhin in unserem Online-Handbuch zu informieren.

Nun wünschen wir Ihnen viel Spaß mit Ihrer TecArt-Software

Siehe auch