E-Mail-Vorlagen – TecArt Handbuch

E-Mail-Vorlagen

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Administration E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen können Sie über die Administration > Vorlagen und der Registerkarte E-Mail-Vorlagen einstellen und Verwalten. Diese nutzen Sie für E-Mail-Signaturen oder um wiederkehrende Standard-E-Mails vorzubereiten, in denen Sie nur eventuelle Ersetzungen von Namen etc. vornehmen möchten.

Um E-Mail-Vorlagen zu erstellen, benötigen Sie Grundkenntnisse in der Erstellung von Templates bzw. den Umgang mit HTML. Sie können sowohl Text- als auch HTML-Templates erstellen. Dabei können verschiedene Systemdaten in die Templates integriert werden.


Tipp! Benutzen Sie zur Bearbeitung ggf. den internen Text- und HTML-Editor. Diesen können Sie über Ihre persönlichen Einstellungen einschalten.


E-Mail-Signatur

Weshalb können Sie keine einfache E-Mail-Signatur erstellen, sondern müssen eine E-Mail-Vorlage nutzen?

In vielen Systemen ist es so, dass jeder Mitarbeiter die eigene Signatur einstellen muss. Dabei werden Vorgaben gemacht und die Mitarbeiter in ihrem E-Mail-Programm aufgefordert die Signatur zu ändern. Im TecArt-System ist dies anders. Hier können Sie eine E-Mail-Signatur für alle Mitarbeiter anlegen. Bei einer Änderung wird diese eine Vorlage geändert und automatisch haben alle Mitarbeiter mit der nächsten neuen E-Mail eine geänderte Signatur.

Variable Angaben, wie Namen, Telefonnummer, Standort, E-Mail-Adresse oder Berufsbezeichnung werden durch Platzhalter frei definiert und für jeden Mitarbeiter individuell ersetzt.

Grundlagen der E-Mail-Vorlagen

Sie sind in der Anzahl Ihrer Vorlagen nicht begrenzt. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordner und einer geeigneten Rechtevergabe auf den Ordner, ist es sehr einfach möglich, einzelne E-Mail-Vorlagen nur für einige Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.


Tipp! Möchten Sie die E-Mail-Vorlage, welche Sie als Signatur für ein E-Mail-Konto setzen, direkt als Administrator eintragen, ohne dass der Benutzer Zugriff darauf erhält, so können Sie die Leserechte auf die Vorlage entziehen.


E-Mail-Vorlagen-Name

Erstellen Sie als erstes einen Ordner. Die Bezeichnung des Ordners ist wird automatisch als Name der Vorlage übernommen. Der Name des Ordners ist frei wählbar. Setzen Sie danach auf den Ordner die gewünschten Leserecht. Nur die in den Benutzern oder Gruppen enthaltenen Benutzer können später die Vorlage auswählen und verwenden.

UTF-8 Format

Codierung UTF 8
Das TecArt-System arbeitet im UTF-8 Format. Um Sonderzeichen korrekt darstellen zu können, ist es besonders wichtig, dass Sie alle Templates im UTF-8 Format abspeichern.

Feldvariablen für die E-Mail-Signatur mit Vorlagen

Die Feldvariablen für E-Mail-Vorlagen sehen anders aus, als die Variablen für die Dokumentenvorlagen. Daher listen wir Ihnen hier einige entsprechende Variablen auf, die für die Vorlagengestaltung am häufigsten verwendet werden. Alle anderen Variablen entnehmen Sie bitte den Feldvariablen.

Variable Beschreibung
{$mailtext}
Diese Variable findet nur in Text-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet.
<!-- BEGIN MAILTEXT -->
Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere HTML-E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet. Diese Variable markiert den Beginn des Textes.
<!-- END MAILTEXT -->
Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung. Diese Variable markiert das Ende des Textes.
{$personalize}
Diese Variable wird sowohl in Text-, wie auch in HTML-E-Mails verwendet und leitet die automatische E-Mail-Personalisierung ein. In HTML-E-Mails darf diese Variable nie zwischen den beiden oberen Textvariablen stehen.

Die nachfolgenden Variablen werden häufig verwendet. Nutzen Sie in den Vorlagen nur die, welche in Ihrer Signatur auch variabel auftreten kann. Ihren Firmennamen z.B., müssen Sie nicht als Variable einsetzen, die Anschrift nur dann, wenn Sie mehrere Standorte abbilden wollen.

Variable Feldbezeichnung
{$name} Angezeigter Name
{$company} Firma
{$department} Abteilung
{$firstname} Vorname
{$surname} Nachname
{$address} Anschrift
{$postcode} PLZ
{$city} Ort
{$tel1} Telefon
{$fax} Fax
{$tel2} Mobiltelefon
{$email} E-Mail-Adresse
{$profession} Berufsbezeichnung
{$group.5.tel1} Telefonnummer der Gruppe mit der ID 5
{$group.7.city} Ort der Gruppe mit der ID 7


Hinweis! Variablen können Sie aus den Benutzerinformationen oder Gruppeninformationen nutzen. Dabei werden allerdings immer alle Gruppenvariablen einer Vorlage ersetzt, unabhängig ob ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist oder nicht.


Prüfung von Bedingungen

Mit der Nutzung von Prüfungen können Sie Ihre Vorlagen noch weiter flexibilisieren und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

Funktion Funktionsbeschreibung
{if} {/if} Beginn einer Überprüfungsfunktion nach der Regel Wenn-Dann. Jedes {if} muss mit einem {/if} abgeschlossen werden.
{elseif} Der {if}-Bedingung können beliebig viele {elseif}-Bedingungen vor dem Abschluss mit {/if} folgen.
{else} {else} stellt einen bedingungslosen Abschluss dar und kann verwendet werden. Lässt man diese Bedingung weg und keine der oberen Bedingungen trifft zu, wird nichts geschrieben.
Operator Bedeutung
== ist gleich
 != ist ungleich
> größer als
< kleiner als
>= größer oder gleich
<= kleiner oder gleich
=== identisch

Beispiele für die Verwendung in Ihren E-Mail-Vorlagen

Beispiel Beschreibung
{if $department != ""}{$department}
{/if}
Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer Text-Vorlage ausgeblendet.
{if $department != ""}{$department}<br>{/if}
Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer HTML-Vorlage ausgeblendet.
{if $login == "anne"}
{$custom1}
{$custom9}
{$custom10}
{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer Text-Vorlage ausgegeben.
{if $login == "anne"}
{$custom1}<br>
{$custom9}<br>
{$custom10}{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer HTML-Vorlage ausgegeben.
{if $city == "Erfurt"} Besuchen Sie Thüringen.
{elseif $city == "Dresden"} Besuchen Sie Sachsen.
{else} Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Bundesland.
{/if}
Ist die Stadt des Benutzers Erfurt, wird der erste Satz ausgegeben, ist diese Dresden, dann der zweite Satz. Trifft keine der Bedingungen zu, wird der dritte Satz ausgegeben.

Vorlagengestaltung

In einem Ordner werden jeweils beide E-Mail-Vorlagen, sowohl als HTML-Vorlage, wie auch die Text-Vorlage abgelegt. Je nach Einstellung des Benutzers in den E-Mail-Optionen bzw. auf Grundlage der empfangenen E-Mail, wird entweder die HTML-Vorlage oder die Text-Vorlage verwendet. Gibt es in einem Ordner nur eine der beiden Vorlagen, so muss der Benutzer beim verfassen einer neuen E-Mail die Auswahl für Text oder HTML treffen.

HTML-Vorlage erstellen

Ergebnis der E-Mail HTML-Vorlage
Für eine HTML-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.html. HTML-Templates bestehen aus statischem HTML-Quellcode. Bei HTML-Templates ist darauf zu achten, dass alle URL-Pfade von Links absolut anzugeben sind. Absolut bedeutet inklusive http://www.. Bilder fügen Sie direkt ein ohne Pfadangaben. Dabei müssen sich diesem im selben Verzeichnis befinden, wie Ihre index.tpl.html-Datei auch. Somit ergibt sich beispielsweise der Ausdruck src="bildname.jpg"

Auch ist bei HTML-Templates darauf zu achten, dass Sie keine TAGs <html>, <body>, </html>, </body> sowie alles, was zwischen <head> und </head> steht (inkl. der TAGs) nicht benutzen können. Bei der Verwendung von CSS-Stylesheets ist zu berücksichtigen, dass CSS-Formatierungen unmittelbar als STYLE-Attribut am jeweiligen HTML-TAG zu verwenden sind.


Hinweis! Bilder für HTML-Templates werden in derselben Ebene, wie die index.tpl.html Datei abgespeichert. Diese werden beim schreiben einer E-Mail automatisch integriert und versendet.


{$personalize},<br />
<!-- BEGIN MAILTEXT --><br />
<br />
<!-- END MAILTEXT --><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<br />
{$firstname} {$surname}<br />
<br />
MEINE GmbH<br />
{if $department != ""}{$department}<br />{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}<br />
{$profession}<br />
{$address}, {$postcode} {$city}<br />
Telefon: +49 361 123456-80<br />
Telefax: +49 361 123456-90<br />
{if $tel2 != ""}{$tel2}<br />{/if}
E-Mail: <a href="mailto:{$email}">{$email}</a><br />
Web: <a href="http://www.tecart.de" target="_blank">www.tecart.de</a><br />
<br />
Amtsgericht Meincity HRB 110112<br />
USt-IdNr. DE201312456<br />
Vertreten durch Max und Marie Schmidt<br />
<br />
<a href="http://www.tecart.de/de/trust-in-cloud/" target="_blank"><img src="siegel-trust-in-cloud.gif" border="0" alt="" width="137" height="66" /></a>

Text-Vorlage erstellen

Ansicht einer E-Mail-Text-Vorlage
Für eine Text-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.txt. Bearbeiten Sie diese Datei z.B. in einem Editor so, wie Sie eine normale Text-Signatur erstellen und verwenden würden. In dieser Datei dürfen Sie keine HTML-Tags verwenden.
{$personalize},

{$mailtext}

Mit freundlichen Grüßen 

{$firstname} {$surname}

MEINE GmbH
{if $department != ""}{$department}
{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}
{$profession}
{$address}, {$postcode} {$city}
Telefon: +49 361 123456-80
Telefax: +49 361 123456-90
{if $tel2 != ""}{$tel2}
{/if}
E-Mail: {$email}
Web: http://www.tecart.de

Amtsgericht Meincity HRB 110112
USt-IdNr. DE201312456
Vertreten durch Max und Marie Schmidt

E-Mail-Vorlagen via .eml-Datei

E-Mail als Vorlage speichern

Wie Sie eine E-Mail als Vorlage speichern erfahren Sie im Abschnitt E-Mail als Entwurf oder E-Mail-Vorlage speichern.

E-Mail Vorlage bearbeiten

Möchten Sie Ihre bereits bestehende E-Mail-Vorlage bearbeiten, führen Sie bitte einen Rechtsklick auf die .eml-Datei aus und wählen Sie Bearbeiten. Es öffnet sich nun der interne Editor. Sie können nun Daten wie Betreff, E-Mail-Text oder Anlagen hinzufügen. Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt Anlagen und Verknüpfungen. Über das Speichern-Symbol Slide save.gif können Sie Ihre E-Mail-Vorlage nun speichern und die vorhandene damit überschreiben.

Anlagen und Verknüpfungen

Ebenfalls ist es möglich Dateien und Dateiverknüpfungen über einen extra Ordner namens Attachments in der E-Mail-Vorlage abzulegen. Hierbei legen Sie in dem Ordner, wo sich bereits Ihre .eml-Datei befindet, einen neuen Ordner mit der Bezeichnung Attachments an. Fügen Sie nun in diesem Ihre Dateien oder Dateiverknüpfungen ein. Durch Verknüpfungen besteht der Vorteil, dass die Datei beispielsweise von einem Benutzer in den gemeinsamen Dokumenten bearbeitet werden kann, ohne dass ein Administrator Änderungen vornehmen muss. Erstellen Sie nun eine neue E-Mail und wählen die entsprechende Vorlage aus, so können Sie feststellen, dass die hinterlegten Datei und Dateiverknüpfungen nun als Anlage angezeigt werden.

Dienstleistungshinweis

Gern erstellen wir Ihnen als Serviceleistung Ihre Referenzvorlage. Setzen Sie sich dazu bitte mit unserem Support in Verbindung. Weitere Mustervorlagen finden Sie in Ihrem TecArt-System.