E-Mail-Konto – TecArt Handbuch

E-Mail-Konto

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E-Mail Kontenübersicht
Bevor Sie eine E-Mail empfangen oder senden können, müssen Sie mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet haben. Dieser Abschnitt beschreibt Ihnen Schritt für Schritt die Einrichtung eines E-Mail-Kontos. Bitte halten Sie dafür die Zugangsdaten Ihres Anbieters/Providers bereit oder wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Diese Beschreibung ist eine allgemeine Darstellung. Die Einstellungen können auch durch Ihren Administrator durchgeführt werden. Es kann vorkommen, dass Sie nur wenige Einstellungen selbst vornehmen können. Je nach Ihren Rechten, können Ihnen entsprechende Menüpunkte nicht zur Verfügung stehen.

Klicken Sie auf Extras und dann E-Mail-Konten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle bereits eingerichtete E-Mail-Konten sehen. Diese können Sie von dort aus durch einen Doppelklick auf das bestehende Konto oder über Einstellungen... bearbeiten.

Neues Konto hinzufügen

E-Mail-Konto administrieren
Möchten Sie ein neues E-Mail-Konto einrichten, klicken Sie auf Hinzufügen.... Es öffnet sich ein weiteres Fenster für die Einstellungen.
  1. Stellen Sie als erstes den Kontotyp ein. Sie können zwischen POP3 und IMAP wählen. In der Regel verwenden Sie POP3. Für IMAP gibt es weitere Optionen zu beachten.
  2. Die Option Konto ist deaktiviert können Sie setzen, wenn Sie das E-Mail Konto temporär nicht nutzen möchten. Diese Option wird auch durch das System aktiviert, sobald die Verbindung zum E-Mail-Server mehrmals fehlgeschlagen ist. Die administrative Einstellung für die Angabe der Fehlerversuche finden Sie in den E-Mail-Optionen.
  3. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld und vergibt einen Namen für das Konto.
  4. In den Benutzerinformationen tragen Sie Ihren Namen ein. Dieser sowie ggf. die Organisation werden neben Ihrer E-Mail-Adresse auch an den Empfänger übermittelt. Sie haben die Möglichkei, eine abweichende Antwortadresse zu erfassen. Bitte tragen Sie die Mailadresse in der Form name@domain.de ein.
  5. Die Serverinformationen sind für Ihre Serveranmeldung notwendig. Wie Ihr Server heißt, erfahren Sie ebenfalls von Ihrem Provider. Die beiden Nummern, die Sie in den hinteren Eingabefeldern finden, bezeichnen Ports und werden vom System vorgegeben. Sie können die Standardeinstellungen übernehmen. In der Regel reichen die Standardeinstellungen aus. Werden Ihre E-Mails über verschlüsselte Verbindungen übertragen, wählen Sie zusätzlich die Art der Verschlüsselung TLS oder SSL. Dabei werden auch die Ports verändert.
  6. Tragen Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzername/Kontoname und Passwort) für den Posteingangsserver ein und wählen Sie einen Abrufintervall aus. Möchten Sie nur Kopien Ihrer E-Mails abrufen, müssen Sie das bei Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen bestätigen. Dies hat zur Folge, dass keine E-Mails durch dieses Konto gelöscht werden. Problematisch ist diese Einstellung jedoch, wenn Ihre Postfachgröße begrenzt ist.
  7. Die meisten Postausgangsserver fordern eine gesonderte Authentifizierung. Hierzu müssen Sie ggf. Ihre Zugangsdaten eintragen. Authentifizierung bedeutet, dass Sie beim Versenden von E-Mails nach einem Passwort gefragt werden. Aktivieren Sie den Haken mit der Maus und klicken Sie ebenfalls mit der Maus in den Kontonamen und das Passwortfeld. Die Daten werden automatisch vom Posteingangsserver übernommen.
  8. Über die Auswahl rechts neben der Port-Eingabe wählen Sie die Methode aus, welche zur Authentifizierung gegenüber dem E-Mail-Server verwendet werden soll. Als Auswahl stehen Ihnen hierbei PLAIN, LOGIN und CRAM-MD5 zur Verfügung. PLAIN/LOGIN übertragen die Zugangsdaten (Benutzername/ Passwort) im Klartext zum Server und sollten daher nicht ohne Verschlüsselung via SSL/TLS verwendet werden. Welche Methode(n) verwendet werden, erfahren Sie von Ihrem E-Mail-Provider.
  9. Wenn Sie als Kontotyp IMAP gewählt haben und ein Server-System einsetzen, steht Ihnen optional der Punkt Nachrichten im Hintergrund synchronisieren zur Verfügung. Wenn Sie diesen aktivieren, werden Nachrichten im Hintergrund vom E-Mail-Server synchronisiert. Wird dieser Punkt nicht gewählt, werden die E-Mails immer aktuell vom E-Mail-Server geholt und nur temporär gespeichert. Die E-Mails befinden sich weiterhin auf dem E-Mail-Server.
  10. Ein weiterer optionaler Punkt durch die Auswahl von IMAP legt fest, ob Sie entsprechenden IMAP-Systemordner erstellen wollen, wie Posteingang, Postausgang, Gesendete und Spam oder ob eventuell vom E-Mail-Server bereits vorgegebene Ordner genutzt werden sollen. Lassen Sie im Zweifel den Haken weg oder setzen Sie ihn erst dann, wenn die Ordner nicht bei Ihrem E-Mail-Konto vorhanden sind.
  11. Über den Bereich Signatur legen Sie für dieses Konto eine Standard-Signatur Ihres Unternehmens fest. Alternativ können Sie über die Schaltfläche Signatur Bearbeiten einen automatischen Text an Ihre E-Mails anhängen. Dies können z. B. Ihre Kontaktdaten sein. Möchten Sie die nicht beim Antworten oder Weiterleiten anfügen, müssen Sie dies ebenfalls hier festlegen. Es geht dabei nur eine der beiden Einstellungen, Vorlage oder Signatur. Eine Signatur kann nur aus einem einfachen Text bestehen. Über den Button E-Mail-Zertifikat können Sie die Sicherheit Ihrer E-Mails erhöhen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Signieren und verschlüsseln
  12. Haben Sie die Aktivitätenrechte für Ihr System gebucht und aktiviert, so erscheint das Feld Zugriffsrechte, in dem Sie die Standardzugriffsliste auswählen können.
  13. Wenn Ihre Eingaben vollständig sind, können Sie jetzt das Konto durch Speichern einrichten. Sie gelangen dann zu den E-Mail-Konten zurück.

Kontoinformationen einiger E-Mail-Provider

Provider Posteingangsserver
POP3/IMAP
Port Posteingang Postausgangsserver
SMTP
Port Postausgang Kontoname Postausgangsserver-
authentifizierung
T-Online POP3: securepop.t-online.de
IMAP: secureimap.t-online.de
SSL; Port 995
SSL; Port 993
securesmtp.t-online.de SSL; Port 465 ihre-e-mail-adresse@ihredomain.de Ja
STRATO POP3: pop3.strato.de
IMAP: imap.strato.de
SSL/TLS; Port 995
SSL/TLS; Port 993
smtp.strato.de SSL/TLS; Port 465 ihre-e-mail-adresse@ihredomain.de Ja
GMX POP3: pop.gmx.net
IMAP: imap.gmx.net
SSL; Port 995
SSL; Port 993
mail.gmx.net SSL; Port 465 ihre-e-mail-adresse@ihredomain.de Ja
Gmail POP3: pop3.gmail.com
IMAP: imap.gmail.com
SSL; Port 995
SSL; Port 993
smtp.gmail.com SSL; Port 465 oder 587 Benutzername@gmail.com Ja
WEB.DE FreeMail POP3: pop.web.de
IMAP: imap.web.de
SSL; Port 995
SSL; Port 993
smtp.web.de TLS; Port 587 Benutzername Ja
Liste mit POP3- und SMTP-Servern

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Ordner

Wenn Sie auf die Schaltfläche Ordner... klicken, können Sie für das markierte Konto andere Ordner festlegen. Sie können auch eigene Ordner anlegen und sie über die Ordnerauswahl dem entsprechenden E-Mail-Konto zuweisen.

Kontosymbol Beschreibung
Inbox.gif Posteingang In diesem Ordner werden Ihre empfangenen E-Mails standardmäßig abgelegt.
Sent.gif Gesendet In diesem Ordner werden Ihre gesendeten E-Mails abgespeichert, sofern Sie die entsprechenden E-Mail-Optionen eingestellt haben. Andernfalls werden gesendete E-Mails automatisch gelöscht.
Deleted.gif Papierkorb In diesen Ordnern werden Ihre gelöschten E-Mails bis zum endgültigen Löschen zwischengespeichert. Dabei werden, je nach eingerichteter Ordnerzuweisung eines E-Mail-Kontos, auch mehrere Papierkörbe angezeigt. IMAP-Konten besitzen oft einen eigenen Papierkorb.
Draft.gif Entwürfe In diesem Ordner werden Ihre Entwürfe gespeichert. Dies geschieht immer dann, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und diese statt zu senden mit Speichern schließen. Darüber hinaus werden neue E-Mails, die Sie schreiben, jede Minute in diesem Ordner zwischengespeichert. Bei IMAP-Konten werden die gespeicherten Entwürfe direkt im IMAP-Konto zur Verfügung gestellt.
Junk.gif Spam Im Spam-Ordner landen Mails, die Sie als SPAM markiert haben. Diese sollten Sie von Zeit zu Zeit durchsehen und gegebenenfalls löschen.
Outbox.gif Postausgang Im Postausgang befinden sich alle E-Mails, die Sie nach dem Schreiben gesendet haben. Erst durch eine automatische Einstellung in einer gewünschten Zeit oder durch Drücken von Senden/Empfangen, werden diese mittels SMTP versandt.
Let1.gif Sonstige Sonstige Ordner und dessen untergeordnete Ordner werden immer mit diesem Symbol ohne weitere Bedeutung dargestellt.

Standard

Über die Schaltfläche Als Standard können Sie ein markiertes E-Mail-Konto als Standardabsender festlegen. Wenn Sie mehrere Konten eingerichtet haben und eine E-Mail schreiben, wird diese E-Mail-Adresse immer als erstes für eine neue E-Mail verwendet. Selbstverständlich können Sie diese dann auch über ein anderes Konto versenden.

Kontotest

Kontotest Fertigmeldung
Sie können Ihr Konto jetzt markieren und durch den Button Kontotest... ausprobieren. Dabei wird sowohl der Empfang, als auch das Senden überprüft. Sollten Fehler auftreten, können diese mehrere Ursachen haben. In den meisten Fällen, sollten Sie Ihre Benutzernamen und Passwörter prüfen. Aber auch die Serverdaten werden häufig falsch festgelegt. Bitte überprüfen Sie zunächst alle Eingaben nochmals oder prüfen Sie die Erreichbarkeit Ihres Providers über die eingetragenen Serverdaten.

Sonstige Einstellungen

Sie können eingerichtete Konten über die beiden Kontrollkästchen im unteren Bereich des Fensters E-Mail-Konten wahlweise in das Senden oder Empfangen von E-Mails einbeziehen. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie eine alte E-Mail Adresse noch abfragen, jedoch nur noch über eine neue senden wollen.

E-Mail Passwort ändern

Kontextmenü mit Option Passwort ändern
Passwort ändern
Dieser Punkt wird eingeblendet, wenn Sie das SMTP-, IMAP- und POP3-Passwort für ein E-Mail-Konto eigenständig verändern dürfen, jedoch keinen Zugriff auf die E-Mail-Konten haben. Hierbei wird keine Rücksicht auf unterschiedliche Passwörter für die einzelnen Protokollarten genommen. Eine Änderung des E-Mail Zugangspasswortes ist auch nur in besonderen Fällen erforderlich. In der Regel haben Sie als Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Daten Ihres E-Mail-Kontos oder dürfen generell das gesamte E-Mail-Konto bearbeiten.

Haben Sie keinen Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto, dürfen jedoch das Zugangspasswort ändern, klicken Sie unter Extras auf den Button Passwort ändern....

Wählen Sie zunächst das gewünschte E-Mail-Konto über das Dropdown-Feld aus. Nur bei mehreren eingerichteten E-Mail-Konten, werden Ihnen diese in dem Auswahlfeld angezeigt. Tragen Sie nun Ihr neues Passwort ein und wiederholen Sie den Vorgang im zweiten Feld. Schließen Sie Ihre Eingaben mit Speichern ab.

Siehe auch