E-Mail-Filter – TecArt Handbuch

E-Mail-Filter

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E-Mail Filter
Mit Hilfe der Filter-Funktion im Modul E-Mail über den Punkt Extras und Filter... können Sie eingehende, wie ausgehende E-Mails nach frei definierbaren Kriterien automatisch filtern. Diese Kriterien funktionieren auch, je nach Einstellung des TecArt-Systems, wenn Sie als Benutzer ausgeloggt sind.

Grundlagen für die Arbeit mit Filtern

Filterübersicht

Haben Sie die Filter geöffnet, wird Ihnen eine Übersicht über Ihre Filter und entsprechende Reihenfolge angezeigt. Haben Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, können Sie spezielle Filter für jedes E-Mail-Konto einrichten. Generell ist unter Filter für Konto Alle ausgewählt. Über das Dropdown-Menü können Sie ggf. ein anderes Konto wählen. Sollten Sie einen Filter nur für ein E-Mail-Konto eingerichtet haben oder einrichten wollen, so wählen Sie hier das entsprechende Konto aus.

Sollten Sie mehrere Filterregeln für ein E-Mail-Konto eingerichtet haben, so können Sie über Nach oben und Nach unten die Reihenfolge der Filter festlegen.


Hinweis! In Ihrem System kann es globale Filtereinstellungen geben. Die Filter werden von den globalen über die eigenen von oben nach unten abgearbeitet. Maximal können 50 Filter nacheinander durchlaufen werden.


Um einen Filter zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie den entsprechenden Filter und klicken danach auf Bearbeiten oder Löschen.

Neuer Filter

Neuen E-Mail-Filter einrichten
Wählen Sie bitte als erstes das Konto aus, für das der Filter gelten soll. Alternativ können Sie auch die Voreinstellung Alle übernehmen. Klicken Sie Neu an. Daraufhin öffnet sich das Fenster mit der Bezeichnung Filter bearbeiten.
  1. Vergeben Sie zuerst einen eindeutigen Namen, mit dem der Filter später in der Übersicht angezeigt wird.
  2. Als nächsten Schritt legen Sie fest, ob dieser Filter die eingehenden oder ausgehenden Nachrichten überprüfen soll.
  3. Legen Sie fest, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen oder nur einer der nachfolgenden.
  4. Nun können Sie die Regeln für den Filter festlegen. Über die Button Mehr und Weniger können Sie die Anzahl der Regeln nach Ihrem Bedarf festlegen. Eine Regel baut sich jeweils von Links nach Rechts auf.
    1. Legen Sie zunächst fest, welcher Teil einer E-Mail überprüft werden soll. Sie haben die Wahl zwischen:
      • Betreff - Die Betreffzeile einer E-Mail wird durchsucht.
      • Von - einem bestimmter Absender.
      • An - einen bestimmten Empfänger.
      • CC - an einen bestimmten Empfänger in Kopie.
      • An oder CC - an einen bestimmten Empfänger oder Empfänger in Kopie
      • Datum - Datum der E-Mail.
    2. Im nächsten Schritt können Sie die Bedingungen eingrenzen. Die Auswahl ist abhängig von Ihrer Entscheidung beim ersten Schritt.
    3. Im dritten Schritt legen Sie das Auswahlkriterium fest. Dabei kann es sich um ein Wort, eine E-Mail-Adresse, ein Datum oder ähnliches handeln. Haben Sie im zweiten Schritt ist in Kontakten oder ist nicht in Kontakten gewählt, dann können Sie diesen Schritt überspringen.
  5. Im unteren Feld legen Sie nun die auszuführenden Aktionen fest, die mit den zutreffenden E-Mails durchgeführt werden sollen. Hierbei können Sie einem Filter auch mehrere Aktionen zuweisen. So können Sie z.B. eine E-Mail zu einem bestimmten Projekt verschieben und sie gleichzeitig an einen Kollegen, der mit Ihnen an diesem Projekt arbeitet, weiterleiten.
  6. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit einem Klick auf Speichern. Sie befinden sich nun wieder im Fenster Filter. Suchen Sie Ihren Filter und aktivieren oder deaktivieren Sie ihn ggf. in der Spalte Aktiviert.


Tipp! Um alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch einem Kontakt zuzuordnen, empfehlen wir Ihnen diese nur zum entsprechenden Kontakt zu kopieren. Durch Verschieben wissen Sie nicht, welche E-Mail Sie erhalten haben.


Hinweis! Im TecArt-System wird Ihnen durch ein Filtersymbol vor einer E-Mail angezeigt, dass diese durch einen Filter bearbeitet wurde. Nähere Informationen erhalten Sie in den zusätzlichen E-Mail-Informationen. Zudem werden auch interne Systemnachrichten des TecArt-Systems gefiltert.


E-Mail Filter für Kontakte und Tickets

Möchten Sie, dass eingehende E-Mails direkt zum Kontakt kopiert werden, dann richten Sie folgenden persönlichen oder globalen Filter ein. Legen Sie links oben entsprechend fest, ob der Filter für eingehende oder ausgehende Nachrichten angewendet werden soll.

  • Von - ist in Kontakten - zu entsprechenden Kontakt kopieren

Für ausgehende E-Mails verwenden Sie nachfolgenden Filter.

  • An oder CC - ist in Kontakten - zu entsprechenden Kontakt kopieren


Hinweis! Bitte beachten Sie, dass die gefilterte E-Mail bei jedem Kontakt abgelegt wird, wo die entsprechende Mail-Adresse in den vorgesehen E-Mail-Standardfeldern hinterlegt wurde. Befindet sich bspw. die E-Mail-Adresse in 20 Kontakten, so wird die jeweilige E-Mail auch in diesen 20 Kontakten abgelegt. Das hat Auswirkungen auf den zur Verfügung stehenden Speicherplatz.


Auch eingehende und ausgehende E-Mails lassen sich automatisch zu den Tickets kopieren. Auf Grundlage der Ticketnummer im Betreff, werden sie entsprechend zugeordnet. Treffen Sie ebenfalls die Auswahl, ob der Filter für eingehende oder ausgehende Nachrichten greifen soll.

  • Betreff - enthält - zu entsprechenden Ticket kopieren

E-Mail Filter Aktionen

In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Information darüber, welche Aktionen Sie über einen Filter ausführen können und was diese genau bedeuten.

Aktion Bedeutung
Zu entsprechenden Kontakt kopieren/verschieben E-Mails werden zum Kontakt kopiert/verschoben, wenn die E-Mail-Adresse im Kontakt enthalten ist.
Zu entsprechenden Ticket kopieren/verschieben E-Mails werden zum Ticket kopiert verschoben, wenn die Ticketnummer im Betreff der E-Mail einem Ticket zugehörig ist.
Zu entsprechenden Projekt kopieren/verschieben E-Mails werden zum Projekt kopiert/verschoben, wenn die E-Mail-Adresse beim Mitglied des Projektes hinterlegt wurde. Die E-Mail wird dabei jedoch nur beim zuerst gefundenen Projekt abgelegt. Eine parallele Ablage von E-Mails in mehreren Projekten, über einen automatischen Filter, ist nicht möglich.
Zu diesem Kontakt kopieren/verschieben Die E-Mail wird zum ausgewählten Kontakt kopiert/verschoben.
Zu Projekt kopieren/verschieben Die E-Mail wird zum ausgewählten Projekt kopiert/verschoben.
In Ordner kopieren/verschieben Die E-Mail wird in den ausgewählten Ordner kopiert/verschoben.
Zu Benutzer kopieren/verschieben Die E-Mail wird zum ausgewählten Benutzer kopiert/verschoben.
Nachricht als Spam/als nicht Spam markieren Die E-Mail wird als Spam oder nicht Spam markiert. Bei Markierung als Spam ist sie im Spam-Ordner zu finden.
Nachricht weiterleiten an Die gefilterte E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Nachricht zur Nachverfolgung markieren Die Nachricht erhält dadurch eine Markierung (Fahne) und kann leichter wiedergefunden werden.
Nachricht als gelesen markieren Die E-Mail wird als gelesen markiert.
Nachricht als beantwortet markieren Die E-Mail Nachricht erhält den Hinweis, dass diese E-Mail beantwortet wurde.
Nachricht löschen Die E-Mails werden nach Aktivierung dieser Option im Papierkorb vom jeweiligen-Mail-Konto verschoben. Spam-E-Mails werden direkt aus dem TecArt-System gelöscht und nicht im Papierkorb oder den gelöschten Objekte abgelegt.


E-Mail Filter aktivieren und deaktivieren

E-Mail Filter aktivieren oder deaktivieren

Achtung! Nutzen Sie die Funktion E-Mail-Filter zum ersten Mal, so müssen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Aktivierte Filter beim Senden/Empfangen anwenden setzen.


Einzelne Filter aktivieren oder deaktivieren Sie, in dem Sie den gewünschten Filter markieren und in der Spalte Aktiviert den Haken setzen oder entfernen. Bitte beachten Sie, dass aktivierte Filter, ohne die generelle Aktivierung aller Filter, nicht funktionieren können.

Haben Sie einen aktivierten Filter, der E-Mails in einen Ordner verschiebt oder kopiert und Sie löschen anschließend diesen Ordner, so wird der Filter für kommende E-Mails weiterhin ausgeführt und die E-Mails werden in den jeweiligen Ordner verschoben oder kopiert.

E-Mail Filter-Protokoll

Filter-Protokoll
Das Filter-Protokoll dokumentiert, welche Filter ausgeführt wurden. Damit haben Sie eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit. Es werden jedoch nur die letzten 1000 Einträge angezeigt. Bei einer Suche werden alle vorhandenen Einträge berücksichtigt.

Um das Filter-Protokoll nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor. Im Fenster Filter klicken Sie bitte auf Filter-Protokoll. Daraufhin öffnet sich das Fenster Filter-Protokoll. Setzen Sie hier einen Haken in das Kästchen Filter-Protokoll aktivieren und bestätigen Sie durch einen Klick auf Schließen. Ab diesem Zeitpunkt werden alle gefilterten E-Mails hier protokolliert.

E-Mail Filter nachträglich anwenden

Manuelle Ausführung

E-Mail Filter nachträglich anwenden
Um einen Filter nachträglich auf einen E-Mail-Ordner anzuwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  1. Markieren Sie durch einen Klick den entsprechenden Filter.
  2. Wählen Sie am unteren Fensterrand bei Ausgewählten Filter anwenden auf einen entsprechenden Ordner aus.
  3. Klicken Sie dann auf Jetzt ausführen.
  4. Das Filter-Protokoll dokumentiert, welche Filter ausgeführt worden sind.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass der Filter nur auf den angegebenen Ordner und nicht auf Unterordner ausgeführt wird.


Automatische Ausführung

E-Mail Filter durch einen Automatismus anwenden
Eine weitere Möglichkeit ist die Funktion Automatismus.... Mit dieser können ausgewählte Filter automatisch und nachträglich über mehrere Ordner ausgeführt werden.


Hinweis! Der Automatismus ist nur in wenigen Fällen für Ihre E-Mail-Filter notwendig. Nutzen Sie diesen z. B. für deaktivierte Filter oder zur zeitgesteuerten Ausführung um sich über einen Filter alle eingegangenen E-Mails weiterzuleiten. Aktive Filter werden beim Eintreffen neuer E-Mails generell ausgeführt.

Der Automatismus ist nicht für generell aktive Filter notwendig, um eingehende E-Mails zu Kontakten zu kopieren.

Führen Sie die Filter mittels Automatismus nur mit Bedacht für IMAP-Konten aus. Da sich die E-Mails in IMAP-Konten auf dem E-Mail-Server befinden, würde ein Automatismus z. B. alle 5 Minuten die E-Mails abholen um diese ggf. zu filtern. Hierbei besteht die Gefahr der Speicherplatzüberschreitung.


  1. Markieren Sie durch einen Klick den entsprechenden Filter.
  2. Klicken Sie auf den Button Automatismus....
  3. Wählen Sie eine Zeitspanne aus, um den Filter regelmäßig in dieser Zeit auszuführen.
  4. Markieren Sie die gewünschten Ordner, für die der Filter automatisch ausgeführt werden soll. Mehrere Ordner können Sie mit gedrückter Strg-Taste auswählen.
  5. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern und Schließen

Siehe auch