E-Mail – TecArt Handbuch

E-Mail

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Modulansicht E-Mail
Im Modul E-Mail versenden und empfangen Sie Ihre E-Mails und verwalten Ihre E-Mail-Konten. Dieses Modul ist ähnlich wie andere E-Mail-Programme aufgebaut, damit Sie sich auch hier schnell zurecht finden. Aufgerufen wird das Modul über die Modulleiste E-Mail.

Untergliedert ist dieses Modul in vier wesentliche Bereiche. Diese sind die Symbol- und Bedienleisten unterhalb Ihrer Modulleiste, der Ordnerbereich links, welcher sich wiederum in lokale Ordner und eventuelle IMAP-Konten mit seinen Ordner aufteilt. Darüber hinaus gibt es rechts den Bereich der E-Mails oben und dem eventuell eingeblendeten Vorschaubereich darunter.

E-Mail senden und empfangen

E-Mails senden

Ihre geschriebenen E-Mails werden, wenn in Ihren E-Mail-Optionen nicht anders angegeben, im Postausgangsordner zwischengespeichert. Um diese zu versenden bzw. auch außerhalb der in Optionen angegebenen automatischen Abholung E-Mails zu empfangen, betätigen Sie einfach Senden/Empfangen im Modul E-Mail.

Wahlweise können Sie über die Schaltfläche Sendeoptionen.gif einzelne Sende- und Empfangsbefehle steuern. So können Sie z.B. nur E-Mails versenden oder empfangen oder auch nur ein bestimmtes eingerichtetes Konto abrufen.


Tipp! Senden Sie E-Mails aus einem Kontakt oder einem Projekt heraus, werden diese auch ohne eingerichtete Filter direkt in diesem Objekt abgespeichert. Darüber hinaus greifen auch weiterhin mögliche eingerichtete Filter.


E-Mails empfangen

In der Regel werden alle empfangenen E-Mails in einem Posteingang abgelegt. Dies gilt sowohl für POP3-E-Mails, welche im lokalen Posteingang abgelegt werden, wie auch für IMAP-E-Mails, welche, je nach Ordneranordnung auf dem E-Mail-Server, meistens auch einen Posteingang enthalten.

Es kann vorkommen, dass verschiedene E-Mails durch die Markierung als SPAM im speziellen SPAM-Ordner landen oder durch Ihre E-Mail-Filtereinstellungen bereits beim Empfang weiterverarbeitet werden.

Spam

Als Spam werden unerwünschte, in der Regel auf elektronischem Weg übertragene Nachrichten bezeichnet, die werbenden Inhalt besitzen, dem Empfänger unverlangt zugestellt bzw. massenhaft versandt wurden.

Ein hundertprozentiger Schutz vor Spam-Mails ist leider nicht möglich, aber es gibt zwei Möglichkeiten das Ganze etwas einzuschränken. Die erste Möglichkeit besteht darin, einen E-Mail-Filter anzulegen, der alle E-Mails herausfiltert, deren Betreffs spamtypische Begriffe (z.B. Kredit) enthält. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Spam-Mails mit der rechten Maustaste zu markieren und im Kontextmenü den Eintrag Als Spam markieren auszuwählen. Dies führt dazu, dass die Spam-Mail sofort in den Ordner Spam verschoben wird. Das Gleiche geschieht, wenn Sie in der Spalte Spam auf den Punkt der betreffenden E-Mail klicken.

Der Spam-Filter des TecArt-Systems ist ein selbstlernender Spam-Filter. Sollte mal eine E-Mail versehentlich im Spam-Ordner gelandet sein, können Sie diese ebenfalls über das Kontextmenü oder die Spalte Spam wieder demarkieren. Die E-Mail wird sofort in den Posteingang verschoben. Um den Spam-Filter schneller aufzubauen, kann auch der umgekehrte Weg gegangen werden und E-Mails über das Kontextmenu Markieren > als nicht-Spam deklarieren.

Als zusätzlichen Schutz empfiehlt es sich Spam-Mails gar nicht erst zu öffnen, da dadurch dem Absender bestätigt werden kann, dass die E-Mail-Adresse noch benutzt wird.


Tipp! Befindet sich der Absender der E-Mail in Ihren persönlichen Kontakten oder in den Kontakten des TecArt-Systems, wird jede E-Mail dieses Absenders generell nicht als Spam behandelt.


Hinweis! Es kann vorkommen, dass Nachrichten in Ihrem Spam-Ordner landen, obwohl diese keine Spam sind. Oftmals werden mehrere Spamfilter ausgeführt. Die meisten Prüfungen werden dabei von Ihrem E-Mail-Server und als letzte Instanz der Filter des TecArt-Systems ausgeführt. Wurde also bereits eine E-Mail durch Ihren E-Mail-Server als Spam eingestuft, landet diese direkt in Ihrem Spam-Ordner. Hier findet der obige Tipp leider keine Anwendung mehr.


Neue E-Mail schreiben

Neue E-Mail

Neue E-Mail
Um eine neue E-Mail zu schreiben, müssen Sie zuerst eine leere E-Mail aufrufen. Hierfür haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sollten Sie nicht im Modul E-Mail sein, klicken Sie bitte auf Neu in der linken oberen Ecke und wählen dann E-Mail-Nachricht. Sind Sie bereits im Modul E-Mail genügt ein Klick auf Neue Nachricht. Weiterhin können auch aus den Objekten heraus, wie Kontakte, Projekte, Tickets und Rechnungen, E-Mails verfasst werden.


Tipp! Mit Strg+Alt+M können Sie von jeder Stelle im System aus eine neue E-Mail Nachricht verfassen.


Empfänger können Sie eintragen, indem Sie die E-Mail-Adresse in An... (erster Empfänger), CC... (Mail in Kopie) oder BCC... (Blindkopie) eintragen. Alternativ können Sie auch An..., CC... oder BCC... mit der anschließenden Suche nutzen. Mehrere E-Mail-Adressen trennen Sie dabei bitte wieder mit ;. Beachten Sie dabei, dass die E-Mail mindestens einen Empfänger in An... haben muss. Die Form muss immer empfänger@domain.land sein. Bei der Eingabe der Daten in die Empfängerzeile werden Ihnen Daten der Autovervollständigung vorgeschlagen. Dabei werden alle systemtechnischen E-Mail-Felder aus den Personen, Kontakten, dem persönlichen Adressbuch und der Benutzer herangezogen. Tragen Sie Daten wie Firma, Vorname, Nachname oder die Bezeichnung einer Verteilerliste in die jeweiligen Felder ein, werden Ihnen die gefundenen Personen bzw. Listen mit der entsprechenden E-Mail-Adresse angezeigt. Durch eine Markierung mit den Pfeiltasten und Enter oder der Maus, können Sie diese übernehmen. In einer neuen E-Mail steht Ihnen unter Extras die Option E-Mail-Adressen aus Liste übertragen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Bereich Verwendung von Verteilerlisten.

In der Schnelladressierung befinden sich E-Mail-Adressen, an die Sie erst vor kurzem geschrieben haben.

Legen Sie als Nächstes einen Betreff fest. Dieser wird in fast allen E-Mail-Programmen als wichtigste Zeile behandelt und angezeigt.


Hinweis! An... und Betreff sind Pflichtfelder, wenn Sie die E-Mail senden möchten. Für die Speicherung als Entwurf ist die Angabe des Betreffs ausreichend.


Im unteren Textfeld können Sie nun Ihre E-Mail verfassen. Je nach Einstellung in den Optionen oder durch Betätigung der Dropdown-Schaltfläche Format, können Sie hier eine Text- oder HTML-Nachricht schreiben.

Wahlweise können Sie an Ihre E-Mail auch Anhänge anfügen. Dies können Sie über Hinzufügen oder Datei hochladen tun. Wie Sie diese Funktionen nutzen, haben wir Ihnen ausführlich im Dokumentenmanagement beschrieben. Alternativ können Sie auch lokale Dokumente direkt mittels Drag&Drop in den Dokumentenbereich ziehen. Über die Schaltfläche Ext sm zip.gif können Sie den Anhang zu einem ZIP-Dokument zusammenfassen. Über das Dokumentenmanagement finden Sie auch eine Möglichkeit beschrieben, wie Sie ganze Ordner versenden können.


Hinweis! Die maximale Größe Ihrer E-Mail mit Anlagen ist durch verschiedene Faktoren begrenzt. Bitte achten Sie darauf, dass manche E-Mail-Empfänger nur bis maximal 40 MB empfangen können. Weiterhin wird der Versand Ihrer E-Mail ggf. durch Ihren E-Mail-Server, aber auch durch das TecArt-System selbst begrenzt. Die maximale Größe einer E-Mail aus dem TecArt-System beträgt standardmäßig 32 MB. Bei TecArt Serverversionen kann die Größe kostenpflichtig erhöht werden, jedoch empfehlen wir dies nicht. Um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder Dokumente mehreren Kontakten zur Verfügung zu stellen, können bspw. externe Benutzer in der Projektverwaltung verwendet werden.


Haben Sie Ihre E-Mail verfasst, können Sie diese über ein E-Mail-Konto versenden oder speichern. Nutzen Sie mehrere E-Mail-Konten, so können Sie über die Dropdown-Schaltfläche Konto ein Konto auswählen. Gesendete Objekte werden je nach Einstellung in den E-Mail-Optionen sofort versandt oder im Postausgangsordner zwischengespeichert. Gespeicherte E-Mails werden im Ordner Entwürfe abgelegt. Wahlweise können Sie vor dem Senden eine Gewichtung Ihrer Nachricht über die Dropdown-Schaltfläche Priorität angeben und/oder eine Lese- bzw. Empfangsbestätigung anfordern.


Tipp! E-Mails werden beim Schreiben jede Minute automatisch in den lokalen Entwürfen zwischengespeichert und durch Senden dort gelöscht. Gelegentlich kann es vorkommen, dass Entwürfe liegen bleiben. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail nicht eventuell doch gesendet wurde und löschen Sie den liegen gebliebenen Entwurf einfach.


Achtung! Eine Änderung des Autosave-Ordners ist nicht möglich. Die Dokumente werden jederzeit im lokalen Entwürfe Ordner gespeichert, unabhängig vom eingesetzten Kontotyp oder der eingestellten Ordnerzuordnung.


E-Mail als Entwurf oder E-Mail-Vorlage speichern

Schreiben Sie oft E-Mails mit dem gleichen Inhalt, so können Sie sich eine E-Mail vorbereiten und diese mittels Klick auf das Speichern-Symbol Slide save.gif als Entwurf oder E-Mail Vorlage speichern. Wie Sie Entwürfe dauerhaft behalten und Ihre E-Mails verwenden können, lesen Sie bitte weiter unten im Abschnitt E-Mails bearbeiten.

Gespeicherte E-Mails können Sie dann in der Modulansicht E-Mail im Ordner Entwürfe des jeweiligen E-Mail-Konto mit einfachem Klick auf die zu verwendende E-Mail auswählen und über Bearbeiten entsprechend erneut anfassen um z. B. den endgültigen Empfänger festzulegen, Namen nachzutragen oder sonstige Daten zu ändern. Gehen Sie dann auf Senden, wird die E-Mail klassisch versendet. Ihr Originalentwurf bleibt dabei unverändert in den Entwürfen erhalten.

E-Mail als E-Mail-Vorlage oder Entwurf speichern

Speichern Sie die E-Mail als E-Mail-Vorlage ab, so werden Sie im nachfolgenden Schritt nach dem Speicherort gefragt. Wählen Sie dieses entsprechend aus und klicken Sie auf Speichern und Schließen. Über den Button Neu legen Sie einen neuen Ordner an. Wurde die E-Mail als .eml-Datei in dem entsprechenden Ordner abgelegt und Sie möchten diese weiter bearbeiten, dann wählen Sie die .eml-Datei mit einem Rechtsklick an und navigieren Sie zu Bearbeiten.

Wenn Sie nun über E-Mail > Neu eine neue E-Mail erstellen, so steht Ihnen die E-Mail-Vorlage rechts oben über das Dropdownfeld Vorlage zur Verfügung.

E-Mails bearbeiten

E-Mail Bearbeitungsmodus
E-Mails, welche sich in Ihren Postfächern befinden, können Sie jederzeit durch einfachen Klick auf die zu bearbeitende E-Mail und Klick auf den Button Bearbeiten verändern. Danach öffnet sich die E-Mail im Bearbeitungsmodus. Nun können Sie alle Änderungen an der E-Mail vornehmen und diese wieder Senden oder Speichern.

Haben Sie E-Mails aus den Entwürfen bearbeitet und speichern den neuen Entwurf ebenfalls ab, müssen Sie den alten Entwurf separat löschen.

E-Mail-Vorlagen

Wie die Signaturvorlagen eines E-Mail-Kontos können auch beliebige E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Diese werden über die E-Mail-Vorlagen bereitgestellt. Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Sie oben das Konto wählen. Dabei wird ggf. eine für dieses Konto eingestellte Signatur vorgetragen. Nutzen Sie dann das nächste Dropdown-Menü und wählen Sie ggf. die Form der hinterlegten Vorlage (z.B. HTML) und im rechten Dropdown-Menü die zu verwendende Vorlage aus. Diese ersetzt die eingetragene Signatur durch die vorgefertigte Vorlage. Anlagen und Betreffs sind bei diesen Vorlagen nicht möglich.

Textbausteine

Textbausteine sind eine weitere Möglichkeit, Texte zu verwalten und schnell an bestimmten Stellen einzufügen. In einer neuen E-Mail nutzen Sie dazu die Tastenkombination Alt+V oder den Button Textbausteine.

Automatische personalisierte Ansprache

Personalisierung einstellen
Über die Variable {$personalize} in E-Mail-Vorlagen ist eine automatisierte und personalisierte Ansprache in E-Mails möglich. Diese Variable wird automatisch bei der Angabe einer E-Mail-Adresse ausgefüllt. Dabei wird versucht, anhand des Vornamen, eine geschlechtliche Einordnung vorzunehmen. Die automatische Anrede kann durch verschiedene Eingaben und Änderungen weiterhin beeinflusst werden. So wird durch mehrere E-Mail-Adressen eine Alternativanrede gewählt. Über den Anredetyp können Sie zwischen verschiedenen Anreden wählen. Die Geschlechterwahl ermöglicht, bei Fehleinschätzung der Vornamendatenbank, die Änderung bzw. bei mehreren Adressen dennoch die direkte Anrede der ersten Person der eingetragenen E-Mail-Adressen. Dabei ist die Personalisierung so intelligent, dass sie mit lernt und unbekannte Vornamen sowie Unisex-Vornamen anhand der Häufigkeit der Verwendung geschlechtlich einordnet. Ein weiteres Merkmal ist die Zuordnung des Anredetyps zur E-Mail-Adresse, damit Sie nicht ständig bei bekannten E-Mail-Adressen den Typ wechseln müssen.

Eigene Personalisierungen können Sie über das Menü Extras > Personalisierung... generieren. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit eine Anrede für alle Benutzer verfügbar zu machen.

Für eine neue Personalisierung nutzen Sie den Button Neu. Vergeben Sie für Ihre eigene Personalisierung zunächst einen Namen. Tragen Sie in die Felder Männlich, Weiblich und Allgemein die gewünschten Anreden ein. In den jeweiligen Drop-Down-Menüs stehen darüber hinaus einige Platzhalter bereit. Sie können die Personalisierung auch als Standard festlegen.


Tipp! Die Variable kann auch ohne Vorlage in eine leere E-Mail eingefügt werden. Dazu nutzen Sie den Button Newuser.gif um an die gewünschte Stelle im Text die Anrede zu setzen. Wird oder wurde eine E-Mail-Adresse gewählt, wird die Variable durch die Anrede automatisch ausgefüllt.


Signieren und verschlüsseln

Mit dem TecArt-System können Sie E-Mails signieren und verschlüsseln. Für diesen Bereich haben wir einen eigenen Abschnitt Signieren und verschlüsseln, indem Sie alle Informationen rund um Signaturen, die Beauftragung eines Zertifikates, Einspielung und Verwaltung dieser und die verwendeten Verschlüsselungsmechanismen erfahren.

Sind alle Voraussetzungen getroffen E-Mails zu signieren oder zu verschlüsseln, können Sie in jeder E-Mail die gewünschte Methode auswählen. Schreiben Sie aktuell eine neue E-Mail, befindet sich rechts oben der Button Extras. Klappen Sie diesen aus und wählen Sie die gewünschte Option Nachricht signieren oder Nachricht verschlüsseln.

Die gewählten Optionen werden je E-Mail-Adresse gespeichert und solange verwendet, bis Sie eine oder beide Optionen in einer neuen E-Mail wieder abwählen. Gehen Sie dazu erneut auf Extras.

Weitere Details finden Sie auf der Seite E-Mails signieren und/oder verschlüsseln.

Serien-E-Mail erstellen

Eine Beschreibung zur Erstellung von Serien-E-Mails finden Sie in den Kontakten.

E-Mail antworten oder weiterleiten

Beispiel einer Antwort-E-Mail
Sie können auf eingegangene E-Mails über Antworten oder Weiterleiten entsprechend reagieren. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte E-Mail vorab mit einfachem Klick.

Beim Antworten wird automatisch die Absenderadresse in An... übernommen. Beim Verwenden von Allen Antworten werden alle Absender- und Empfänger-E-Mail-Adressen in dieses Feld übernommen.

Möchten Sie eine E-Mail weiterleiten, werden alle Inhalte sowie Anhänge in eine neue E-Mail übernommen. Für diese können Sie, wie unter Neue E-Mail erläutert, die gewünschten Empfänger auswählen.

Je nach gewählter Methode erscheint vor dem ursprünglichen Betreff ein AW für Antwort oder WG für Weitergeleitet.

E-Mail-Anhänge öffnen und speichern

Anhänge weiter verwenden
Anhang zu Benutzter
Anhang zu einem Modul kopieren
Um Anhänge in E-Mails zu öffnen oder zu speichern, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. In der Vorschau der E-Mails im unteren Fensterbereich, werden Ihnen neben den E-Mail-Details, auch die Anhänge in Form einer Box Anhangsymbol.gif auf der rechten Seite angezeigt. Des Weiteren finden Sie die Anhänge von empfangenen E-Mails im unteren Bereich einer geöffneten E-Mail.

Wenn Sie auf die Box Anhangsymbol.gif klicken, werden Ihnen die angehängten Anlagen angezeigt. Durch einem Klick auf eine der Anlagen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie den Anhang öffnen oder innerhalb des TecArt-Systems weiterverwenden wollen.


Tipp! Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Anlage, so können Sie die Datei direkt auf Ihrer Festplatte speichern bzw. über den TecArt-Starter sofort öffnen.


Nutzen Sie die Möglichkeit, das Dokument einem Benutzer zuzuordnen, öffnet sich ein Auswahlfenster Ihrer Mitarbeiter und Kollegen. Durch Speichern und Schließen wird das Dokument in die eigenen Dokumente in den Ordner Eingang der ausgewählten Personen kopiert.

Möchten Sie das Dokument einem anderen Modul zuordnen, nutzen Sie entsprechend Zu Modul. Daraufhin wird Ihnen die Suche für die von Ihnen nutzbaren Module angezeigt. Filtern Sie anhand der Suchmöglichkeiten und Ihrer Filter das gewünschte Objekt heraus und markieren Sie das entsprechende Objekt. Nach Bedarf können Sie neue Unterordner anlegen oder vorhandene Unterordner auswählen und ggf. einen neuen Dokumentennamen vergeben. Mit Einfügen wird das ausgewählte Dokument im ausgewählten Ordner abgelegt.

Dateien können aus einer geöffneten E-Mail heraus auch direkt kopiert werden. Hierzu klicken Sie den Anhang mit der rechten Maustaste an und kopieren. Jetzt können Sie ein beliebiges Zielverzeichnis auswählen. Durch erneuten Klick auf die rechte Maustaste und Einfügen wird die Datei in das Verzeichnis kopiert.

E-Mail nachverfolgen, drucken, suchen

E-Mail nachverfolgen

E-Mails nachverfolgen
E-Mail Erinnerungsfenster
Eine Nachverfolgung können Sie nutzen, um sich zu einem bestimmten Termin an eine E-Mail erinnern zu lassen. Die Nachverfolgung verhält sich dann so, wie eine Aufgabe oder wie ein Kalendereintrag. Sie erhalten zum gesetzten Zeitpunkt eine Erinnerung.

Um sich an eine E-Mail erinnern zu lassen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die entsprechende E-Mail öffnen und in der Menüzeile den Eintrag Wiedervorlage hinzufügen wählen. Einfacher geht es, wenn Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag Wiedervoprlage hinzufügen wählen. Daraufhin öffnet sich das Fenster Wiedervorlage in dem Sie das Datum und die Uhrzeit der Erinnerung auswählen sowie eine Bemerkung hinterlassen können. Anschließend bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf Speichern und Schließen. Automatisch erscheint hinter der E-Mail in der Übersicht eine rote Fahne zur Nachverfolgung.

Wenn die Erinnerung nicht mehr nötig ist, reicht es die E-Mail als erledigt zu kennzeichnen. Dazu öffnen Sie wie oben beschrieben das Fenster Wiedervorlage und setzen hier das Häkchen bei Erledigt. Nachdem Sie Ihre Wahl mit Speichern und Schließen bestätigt haben, wird aus der roten Fahne ein grünes Häkchen. Alternativ können Sie auch die entsprechende E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag Als erledigt kennzeichnen wählen oder auf die rote Fahne klicken.

E-Mail drucken

Um E-Mails zu drucken, markieren Sie die gewünschte E-Mail. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Druckersymbol.gif oder verwenden Sie die rechte Maustaste und Drucken. Danach öffnet sich die ausgewählte E-Mail in einem separaten Fenster. In diesem können Sie nun weitere Einstellungen vornehmen.

E-Mail suchen oder filtern

E-Mail Suche
Um in Ihrem Postfach nach einer bestimmten E-Mail zu suchen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie in der Symbolleiste den Bereich aus, der durchsucht werden soll. Grenzen Sie die Suche durch die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten ein. Anschließend geben Sie bei enthält einen Suchbegriff ein. Nun können Sie entweder die Suche mit Enter starten oder die Lupe Lupensymbol.gif nutzen.

Auf demselben Weg filtern Sie auch bestimmte E-Mails heraus. Am einfachsten geht es, indem Sie unter Anzeigen: auswählen, welche E-Mails Sie sehen möchten (z. B. alle mit hoher Priorität). Sollten Sie hier nicht fündig werden, können Sie die Suche auch verfeinern. Dazu gehen Sie, wie oben beschrieben vor.


Tipp! Sie suchen eine abgelegte E-Mail bei einem Kontakt, Ticket oder einem Projekt? Grenzen Sie Ihre Suche auf Kontakte, Tickets oder Projekte ein. Alternativ können Sie auch die Globale Suche verwenden.


E-Mails umbenennen, kopieren, verschieben, speichern

E-Mail Betreff umbenennen

E-Mail Kontextmenü
E-Mail umbenennen
Wurde die Option Betreff änderbar im Administrationsmenü aktiviert, ist es möglich, den Betreff einer empfangenen bzw. gespeicherten E-Mail direkt zu editieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie im Kontextmenü Betreff ändern. Tragen Sie in das erscheinende Dialogfeld den neuen Betreff der E-Mail ein und bestätigen Sie die Änderung mit Ok. Der geänderte Betreff wird nur im TecArt-System gespeichert, d. h. es erfolgt keine Änderung des Betreffs in der E-Mail, die in einem IMAP-Konto liegt.

Der ursprüngliche Betreff lässt sich über Wiederherstellen zurücksetzen.


Tipp! Wurde der Betreff einer E-Mail geändert, dann wird dieser im Vorschaubereich der E-Mail fett und unterstrichen dargestellt. Durch einen Klick auf den Betreff kann zwischen dem ursprünglichen und dem neuen Betreff gewechselt werden.


E-Mail kopieren oder verschieben

E-Mail kopieren oder verschieben
E-Mail zu Kontakt kopieren
Eingegangene oder versendete E-Mails können Sie jederzeit zu einem Benutzer oder einem anderen Modul mit entsprechenden Zugriffsrechten verschieben oder kopieren. Dies sollten Sie von Zeit zu Zeit für die Pflege eines guten Kundenkontakts oder einer guten Projektpflege tun, wenn Sie keine automatischen E-Mail-Filter eingerichtet haben.


Tipp! Nutzen Sie die Möglichkeit und richten sich entsprechende E-Mail-Filter ein, um E-Mails automatisch zu Kontakten, Projekten und Tickets verschieben zu können. Dies können Administratoren auch über die globalen E-Mail-Filter tun.


Tipp! Schreiben Sie eine E-Mail direkt aus einem Kontakt, Ticket, Auftrag oder Projekt heraus, wird diese E-Mail auch direkt darin abgelegt, vollkommen unabhängig von der E-Mail-Adresse oder eingerichteter E-Mail-Filter. So besteht die Möglichkeit, eine E-Mail aus Kontakt 1 zu erzeugen und eine E-Mail-Adresse eines Kontaktes 2 zu wählen. Nach dem Versand der E-Mail befindet sich diese automatisch im Kontakt 1, bei eingerichtetem E-Mail-Filter auch automatisch im Kontakt 2.


Um eine E-Mail zu verschieben oder zu kopieren, markieren Sie diese. Mit der rechten Maustaste können Sie die gewünschte Funktion auswählen. Wenn Sie eine oder mehrere E-Mails zu einem Modul kopieren bzw. verschieben wollen, öffnet sich ein entsprechendes Dialogfenster. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, nach einem bestimmten Objekt zu suchen. Dazu können Sie auf Ihre bestehenden Filter zurückgreifen oder Schnellfilter verwenden, um das gewünschte Objekt zu finden. Mit einem Doppelklick auf das entsprechende Objekt, wird die E-Mail direkt abgelegt, in Kontakten, Projekten, Aufträgen und Tickets auf der jeweiligen Registerkarte E-Mails bzw. Aktivitäten und in Angeboten und Verträgen in den Dokumenten.

Für die Ablage einer E-Mail in den Dokumenten, auch in den Modulen Kontakte, Projekte, Aufträge und Tickets, markieren Sie den gewünschten Eintrag. Alternativ können Sie auch einen Dokumentenordner auswählen. Falls gewünscht, ändern Sie im unteren Teil des Fensters den Betreff der E-Mail, die verschoben oder kopiert werden soll. Bestätigen Sie die Ausführung mit Einfügen.


Hinweis! Eine erhebliche Arbeitserleichterung ist die Zuordnung der E-Mails aufgrund der vorhandenen E-Mail-Adressen. Dabei werden bestimmte Objekte vorausgewählt. Gehen Sie beim Kopieren oder Verschieben wie oben beschrieben vor.

Möchten Sie eine E-Mail einem Kontakt zuordnen, werden Ihnen automatisch alle Kontakte angezeigt, zu denen die E-Mail-Adresse im System hinterlegt ist. Bei den Projekten werden alle angezeigt, in denen die Personen Projektmitglied sind. Ausgenommen werden hier die eigenen Mitarbeiter, da diese in den meisten Projekten vertreten sind. Aufgrund der E-Mail-Adresse des Anfragestellers werden bei den Tickets automatisch die entsprechenden Einträge vorausgewählt.


E-Mail intern weiterleiten
Möchten Sie eine oder mehrere E-Mails zu einem Benutzer kopieren bzw. verschieben, wählen Sie die gewünschten E-Mails aus und anschließend eine der Funktionen Verschieben zu Benutzer oder Kopieren zu Benutzer. Daraufhin öffnet sich das Fenster Benutzer wählen. Sie wählen einen oder mehrere Benutzer aus und bestätigen mit Speichern und Schließen. Auf Wunsch können Sie sich eine Lesebestätigung schicken lassen.

E-Mail Speichern, Ausschneiden oder Einfügen

Möchten Sie E-Mails als .eml-Dokument ablegen, bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten. Bei der ersten Variante können Sie E-Mails zu einem Modul, wie oben beschrieben, kopieren oder verschieben und dabei die Funktion der Dokumentenablage verwenden. Zusätzlich besteht die Option, vor der Bestätigung direkt einen Unterordner des Dokumentenbereiches des ausgewählten Moduls auszuwählen. Dabei wird die E-Mail sowohl als Dokument, als auch in der Registerkarte E-Mail abgespeichert.

E-Mail einfügen
Eine zweite Möglichkeit ist, eine E-Mail an beliebiger Stelle des TecArt-Systems als .eml-Dokument zu speichern. Hierzu wählen Sie die gewünschte E-Mail mittels rechter Maustaste aus und im Kontextmenü Ausschneiden oder Kopieren. Wechseln Sie an die gewünschte Stelle in den Dokumentenbereich (z. B. Dokumente an Aufgaben, Anrufen oder gemeinsame Dokumente). Betätigen Sie auf der rechten Seite die rechte Maustaste und nutzen Sie im Kontextmenü Einfügen. Das Dokument wird nun als .eml-Datei abgelegt.


Hinweis! Nach einer ausschließlich als .eml-Datei abgelegten E-Mail können Sie nur noch über die Volltextsuche der Dokumente suchen. Die Suche über E-Mail funktioniert nur für E-Mails in den Registerkarten E-Mail eines Objektes.


E-Mails importieren

Für den Import von E-Mails aus MS Outlook können Sie unser Tool für den Outlook Daten-Export nutzen. Liegen Ihre E-Mails im .eml-Format eines anderen E-Mail-Programms vor, können Sie diese einfach mittels Drag & Drop in das Modul E-Mail ziehen. Sie werden dann automatisch in das TecArt-System geladen und im ausgewählten Ordner angezeigt. Gehen Sie auf den entsprechenden E-Mail-Ordner im TecArt-System. Ziehen Sie die Mails via Drag & Drop in den Listenbereich des E-Mail-Moduls.

E-Mail Ansicht

Ansicht mit Lesebereich
Der Button Ansicht ermöglicht es Ihnen, über die beiden Menüpunkte Lesebereich anzeigen und Lesebereich ausschalten die Vorschau der E-Mail ein- bzw. auszublenden. Bei eingeschaltetem Lesebereich wird dabei die markierte E-Mail im unteren Bereich des E-Mail Fensters angezeigt, ohne jede E-Mail direkt öffnen zu müssen.
Quelltextansicht einer E-Mail
Über den Menüpunkt Nachrichten-Quelltext werden weitere Informationen über Ihre markierte E-Mail angezeigt. Dies kann sehr nützlich bei fehlerhaft dargestellten oder zurückgeleiteten E-Mails sein, um den genauen Fehlergrund auszulesen.

E-Mail Historie und Symbole

Das E-Mail Modul protokolliert automatisch die Historie einer E-Mail und stellt diese mit unterschiedlichen Symbolen dar.

Symbol Beschreibung
Anhang.jpg In der E-Mail ist ein Anhang enthalten. Das Symbol kann unter Umständen auch bei eingebetteten Bildern erscheinen.
Let1.gif Ungelesene E-Mail.
Filter.gif E-Mail wurde gefiltert.
Outbox.gif E-Mail wurde weitergeleitet.
Inbox.gif E-Mail wurde beantwortet.
Zur nachverfolgung.jpg E-Mail ist zur Nachverfolgung markiert. Ggf. wurde eine entsprechende terminliche Erinnerung erstellt.
Erledigt.jpg E-Mail wurde erledigt.
Head-informationen.jpg Nur die Kopf-Informationen (Header) wurden bei einem IMAP-Konto abgerufen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall kein Filter ausgeführt werden kann, da die E-Mail noch nicht vollständig heruntergeladen wurde.

In der Voransicht bzw. in der geöffneten E-Mail werden weiterführende Informationen zu den Symbolen angezeigt. So wird bspw. angezeigt, wann die E-Mail zu welchem Kontakt, vom welchen Benutzer, zu welcher Zeit zugeordnet wurde. Weiterhin werden Weiterleitung, Antwort, Ablage des Anhangs und die Nachverfolgung bzw. Erledigung angezeigt. Aufgrund der Fenstergröße kann es vorkommen, dass die Mailhistorie ausgeblendet wird. In der geöffneten E-Mail können unter Extras > Protokoll die Einträge eingesehen werden.

Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Besonderheiten bei der automatischen Rechtevergabe im E-Mail Modul

Wenn die Sicherheitsrechte für E-Mails aktiviert wurden, muss Ihr Administrator Zugriffslisten erstellen und sie den entsprechenden E-Mail-Konten zuweisen. Wurde im E-Mail Konto keine Zugriffsliste eingetragen, werden die Rechte von allen Zugriffslisten gezogen, die für den Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Es werden sozusagen die Rechte der Zugriffslisten addiert. Darf Max Mustermann beispielsweise fünf Zugriffslisten anwenden und der Filter greift für sein eingerichtetes Konto, so werden alle Rechte aus den fünf Zugriffslisten, auf die entsprechende E-Mail übernommen. Zusätzlich werden die Eigentumsrechte vom Benutzer, in diesem Fall Max Mustermann, übernommen. Sind keine Zugriffslisten für sämtliche Nutzer und Mailkonten hinterlegt, greift immer das Besitzrecht. Darüber hinaus haben Administratoren immer einen Zugriff auf die Mails im Kontakt. Die entsprechenden Rechte werden erst nach der Ausführung eines Filters vergeben. Ob eine E-Mail gefiltert wurde, erkennen Sie an der Mailhistorie bzw. an dem kleinen Trichtersymbol vor der E-Mail. Ist eine Mail noch ungefiltert im Posteingang, so existiert unter Extras der Eintrag Sicherheit nicht.

Um die Vorgehensweise der Rechtezuweisung verständlicher darzustellen, haben wir Ihnen einige Szenarien zusammengestellt.

Szenario Beschreibung Zugriffsliste Ergebnis
1 E-Mail geht direkt an die Geschäftsführung eine Zugriffsliste mit ausschließlich Rechten der Geschäftsführung Nur die Geschäftsführung sieht die E-Mail im Kontakt.
2 E-Mail geht an einen Mitarbeiter. eine Zugriffsliste mit Rechten des Mitarbeiters und der Geschäftsführung Mitarbeiter und die Geschäftsführung sehen die E-Mail im Kontakt.
3 E-Mail geht an Mitarbeiter und Geschäftsführung mit unterschiedlichen E-Mail-Konten. Je Konto besteht eine eigene Zugriffsliste jeweils mit Rechten des Mitarbeiter und der Geschäftsführung Rechte desjenigen werden gesetzt, dessen Filter zuerst ausgeführt wird. Die Zugriffsrechte werden nicht addiert. Über das Filterprotokoll kann geprüft werden, welcher Filter gegriffen hat.
3a Wenn zuerst der Filter von der Geschäftsführung reagiert, sieht der Mitarbeiter die E-Mail nicht im Kontakt.
3b Wenn zuerst der Filter von dem Mitarbeiter reagiert, sehen der Mitarbeiter und die Geschäftsführung die E-Mail im Kontakt.

Siehe auch