Dokumentenvorlagen – TecArt Handbuch

Dokumentenvorlagen

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Dokumentenvorlagen
Die Verwaltung Ihrer Dokumentenvorlagen funktioniert nach demselben Prinzip wie das Dokumentenmanagement. Sie können daher entsprechende Dokumentenrechte setzen, welche Ihnen in der Modulbeschreibung Dokumentenmanagement näher erklärt werden.

Die gemeinsamen Dokumentenvorlagen können Sie unter der Administration > Vorlagen > Dokumentenvorlagen verwalten. Möchten Sie eigene Vorlagen erstellen gehen Sie grundlegend nach demselben Prinzip vor, müssen die Vorlagen aber unter Eigene Dokumente im Systemordner Entwürfe speichern.

In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der hier voreingestellten Vorlagen und Ordnern. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte.

Die folgenden ZIP-Dokumente liefern Ihnen zwei kleine Beispiele, welche Sie auch in Ihrem TecArt-System finden sollten. Sample-Excel-Vorlage.xml ist eine Vorlage für die Nutzung in Tabellenkalkulationen und Sample-Word-Vorlage.rtf wird für Textdokumente verwendet. In beiden Dokumenten können Sie entsprechende Ersetzungen vornehmen.


Achtung! In Dokumenten vom Content-Type Text können Ersetzungen der Variablen vorgenommen werden. Zu diesen zählen: RTF, XML, TXT, HTML, CSS, JS, POT etc. In Dokumente mit dem Suffix wie .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .PPT, .PPTX, .BIN, .EXE etc. können keine Daten aus dem TecArt-System übertragen werden.


Tipp! Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im DOC-, DOCX- oder DOT-Format und speichern Sie diese im RTF-Format ab. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen. In jedem TecArt-System befindet sich eine Mustervorlage mit dem Namen Vorlage_Briefbogen.rtf.


Ordnerstruktur und Rechte

Es gibt keine Beschränkungen im Zusammenhang mit Ordnern, Unterordnern oder dem Dokumententyp. Sie können beliebige Strukturen erstellen und selbst PDF-Dokumente in die Vorlagen einbinden. Lediglich bei oben genannten Dateitypen können Sie Ersetzungen durchführen.

Damit ein Benutzer Zugriff auf einen Ordner und/oder ein Dokument erhält, ist es wichtig, dass entsprechende Lese- und Schreibrechte (Dokumentenrechte) auf die Ordner und jeweiligen Dokumente erteilt werden. Bei der Erstellung eines Dokumentes werden dann nur die Vorlagen angezeigt, für die der Mitarbeiter das entsprechende Leserecht besitzt.

Aufbau einer Variable

  • Variablen in Dokumenten beginnen immer mit <# und enden immer mit #>

Variablen für die Dokumente

Der generelle Aufbau der Variable setzt sich aus dem Modul und dem Feldnamen zusammen. Einzelne Bereiche werden immer mit einem Punkt . getrennt. Die nachfolgenden Variablen können Sie in Dokumentenvorlagen verwenden.

Modulbezeichnung Feldvariable
Kontakte contact
Person person
Adresse address
Projekte project
Verträge contract
Angebote offer
Trouble-Tickets ticket
Ressourcen resources
Benutzer user
Gruppendaten group
Systemdaten system

Beispiele für die Verwendung der Feldvariablen in einem Dokument

Für die Bearbeitung der Dokumente mit automatischer Übernahme von Daten aus dem TecArt-System ist es wichtig, Felder anhand der folgenden Beispiele anzulegen. Alle Variablen, inklusive weiterer Systemvariablen, finden Sie über die Übersicht Variablen.

Beispiel Beschreibung
<#contact.company#> Liefert den Firmennamen des Kontaktes, welcher für die Erstellung des Dokumentes ausgewählt wurde.
<#project.user21#> Liefert den Inhalt des benutzerdefinierten Feldes User21 des Projektes, welcher für die Erstellung des Dokumentes ausgewählt wurde.
<#contract.start#> Liefert das Startdatum des Vertrages in dem das Dokument gerade erstellt wird.
<#offer.maturity#> Liefert das Ablaufdatum des Angebotes in dem das Dokument gerade erstellt wird.
<#user.name#> Ersetzt den angezeigten Namen des aktuellen oder ausgewählten Benutzers im aktuellen Dokument. Dies wird z.B. für die Unterschrift genutzt.
<#system.date_medium#> Liefert das aktuelle Datum für die Erstellung des Dokumentes.
<#group.5.address#> Liefert die aktuelle Anschrift des Mitarbeiters, welcher das Dokument erstellt unter der Voraussetzung, dass dieser Mitglied in der Gruppe mit der ID:5 ist.

Die Feldnamen für Ihre benutzerdefinierten Felder können Sie in der Administration unter Felder entnehmen. Gern erstellen wir als Service für Sie Ihre Vorlagen. Setzen Sie sich dazu bitte mit unserem Support in Verbindung.

Eigene Dokumentenvorlagen

Eigene Dokumentenvorlagen erstellen Sie nach demselben Prinzip, wie die globalen Dokumentenvorlagen. Sie können die gleichen Variablen der Module, Benutzer und Gruppen verwenden. Als Speicherort der Vorlage wechseln Sie in das Modul Eigene Dokumente und Speichern Sie die Vorlagen im Systemordner Entwürfe ab.

Wollen Sie nun neue Dokumente aus Ihren eigenen Vorlagen erzeugen, finden Sie Ihre Vorlagen auf der Registerkarte Eigene Vorlagen im Dialog für ein neues Dokument, direkt neben Gemeinsame Vorlagen.

Wichtiger Hinweis bei der Anwendung und Prüfung

Da sich überall kleine Fehlerteufel einschleichen können, möchten wir Ihnen an dieser Stelle ein paar häufig auftretende Probleme bei der Benutzung und Erstellung von Vorlagen auflisten. Manche mögen sehr logisch erscheinen, haben es aber in unsere Hitliste der typischen Fehler geschafft.

Fehlerbeschreibung Mögliche Ursachen
Die gewählte Variable liefert keine Ergebnisse zurück. Der Ort im Dokument bleibt leer.
  • Die Variable enthält Schreibfehler in der Form. Achten Sie auf <# und #> sowie den Punkt zur Trennung und richtige Schreibweisen.
  • Die Variable wurde in Ihrer Vorlage durch Vertippen, Formatierung oder Kopieren zerstört. Geben Sie die gesamte Variable ohne Unterbrechung und ohne Verschreiben nochmals ein.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage keinen Kontakt angegeben. Sie müssen im Feld Kontaktauswahl die Suche betätigen.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage kein Projekt angegeben. Sie müssen im Feld Projektauswahl die Suche betätigen.
  • Das gewünschte Feld enthält keine Daten und ist leer. Überprüfen Sie die Datenfelder auf Inhalte.
  • Sie erstellen das Dokument am falschen Ort. Um z.B. Daten aus einem Vertrag zu übernehmen, müssen Sie das Dokument in diesem Vertrag erzeugen. Nur bei der Verwendung von Kontakt-, Personen- und Projektfeldern ist dies nicht erforderlich.
Die gewählte Personenvariable liefert keine Ergebnisse zurück. Der Ort im Dokument bleibt leer.
  • Bitte beachten Sie die oberen allgemeinen Hinweise.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage keinen Kontakt mit einer Person angegeben. Sie müssen im Feld Kontaktauswahl die Suche betätigen und eine Person auswählen.
  • Ihr Kontakt besitzt keine Personen. Legen Sie eine Person mit Daten an.
  • Das gewählte Feld in der Person ist leer. Überprüfen Sie die Datenfelder auf Inhalte.
Die Variablen werden wieder als Variablen ausgegeben
  • Das gewählte Dokumentenformat entspricht nicht den oben angegebenen Bedingungen.

Tipps für RTF-Dokumente

Problematik

Die Verwendung von RTF-Dokumenten kann durchaus sehr viel Speicherplatz in Anspruch nehmen. Dies hängt mit dem RTF-Filter von Word zusammen. Bilder werden im Dokument doppelt gespeichert. Einmal im Orginalformat und zum anderen im Windows Metafile Format (WMF), welches diese Dateigröße verursacht.

Lösung

Achtung! Die folgende Anleitung gilt als Tipp. Änderungen an der Registry erfolgen auf eigene Gefahr, da Sie tief in das System eingreifen. Wir empfehlen strikt nach der Anleitung zu verfahren.


Um die Dateigröße des RTF-Files zu verkleinern, gibt es die Möglichkeit das WMF-Format über die Registry zu ignorieren. Dadurch werden Bilder nur noch im Originalformat gespeichert.

Führen Sie hierfür folgende Funktionen aus:

  • Öffnen Sie die Registry Ihres Betriebssystems. Wählen Sie hierzu Start und geben Sie im Suchfeld "regedit" ein. Wählen Sie nun Enter auf Ihrer Tastatur.
  • Es öffnet sich nun ein Fenster. Bitte wählen Sie folgende Struktur "Hkey_Current_User\Software\Microsoft\ Office\Version(z. B. 14.0)\Word\Options".
  • Klicken Sie auf die rechte Maustaste > Neu > Neue Zeichenfolge.
  • Legen Sie als Namen "ExportPictureWithMetafile" fest.
  • Wählen Sie nun die Datei mit der rechten Maustaste an, klicken Sie auf ändern und tragen Sie beim Wert die Ziffer "0" ein.
  • Melden Sie ihr Windows-Konto ab- und wieder neu an. Hierdurch wird die geänderte Einstellung geladen. Sollte dies nicht ausreichen, so starten Sie Windows einmal komplett neu.
  • Starten Sie Microsoft Word, öffnen Ihr Dokument und speichern Sie dies als neue Datei im RTF-Format ab.
  • Sie werden nun feststellen, dass das Dokument um ein vielfaches kleiner ist als zuvor.

Siehe auch