Dokumentenrechte – TecArt Handbuch

Dokumentenrechte

Aus TecArt Handbuch

Wechseln zu: Navigation, Suche
Dokumentenrechte

Hinweis! Vor der ersten Systemnutzung müssen generelle Dokumentenrechte für alle Module innerhalb des TecArt-Systems definiert werden. Diese Einstellung nimmt ein Administrator für das Dokumentenmanagement vor. Bitte lesen Sie daher diesen Abschnitt sehr aufmerksam. Ohne die Grundeinstellung ist es später nicht möglich, dass andere Mitarbeiter Dokumente auch in Aufgaben oder Terminen sehen und lesen können.

Wir empfehlen Ihnen daher generell für alle Mitarbeiter Lese-, Lösch- und Bearbeitungsrechte einzuräumen und erst in den einzelnen Modulen wie Kontakte, Projekte oder gemeinsame Dokumente die Rechte einzuschränken.


Über die Schaltfläche Eigenschaften Editdoc.gif oder die rechte Maustaste Eigenschaften werden Ihnen für ein markiertes Objekt Informationen und Einstellungsmöglichkeiten angezeigt.

Allgemeine Eigenschaften

Allgemeine Eigenschaften
In der Registerkarte Allgemein erhalten Sie weiterführende Informationen zu jedem Dokument. Im Feld Kategorie können Sie eine generelle Zuordnung des Dokuments vornehmen. Die Kategorien kann Ihr Administrator in den Listen verwalten. In den Feldern Kurzbeschreibung und Stichwörter können Sie eigene Angaben zum Dokument machen. Die Kurzbeschreibung dient Ihnen als Schnellüberblick zum Inhalt des Dokuments. Stichwörter helfen Ihnen bei der Volltextsuche, Dokumente schneller zu finden.

Im Feld Text wird der enthaltene Text eines Dokumentes automatisch ausgelesen, sofern er nicht geschützt ist. Die automatische Texterfassung funktioniert nur in Dokumenten, für die diese freigegeben ist. So können z. B. aus PDF-Dokumenten mit gesperrter Textentnahme keine Angaben entnommen werden.


Tipp! In den TecArt-Server-Systemen können Sie über eine OCR-Texterkennung gescannte Dokumente, wie Faxe, Briefe oder Vertragsunterlagen auslesen lassen. Hierfür wird eine entsprechende Lizenz in Ihr System eingespielt. Setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung.


Dokumentensicherheit

Auf der Registerkarte Sicherheit können Sie die Rechte der Ordner und Dokumente vergeben und bearbeiten. Neue Ordner oder Dokumente erhalten immer automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Sie können sowohl Gruppen, als auch einzelnen Personen Rechte erteilen oder entziehen. Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst die Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie an diese Gruppe die entsprechenden Rechte. Wählen Sie anschließend den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie ihn zu den berechtigten Benutzern hinzu. Nun können Sie ihm dieselben Rechte verweigern.


Achtung! Benutzerrechte haben Vorrang vor Gruppenrechten.


Im Feld Berechtigungen für... können Sie folgende individuelle Rechte einstellen.

  • Lesen – vergibt das Leserecht für einen Ordner oder ein Dokument. Dieses Recht setzt automatisch auch das Sichtrecht mit. Wer ein Dokument nicht lesen darf, kann es auch nicht sehen.
  • Bearbeiten – ermöglicht es, Elemente zu verändern oder in einem Ordner auch neue Dokumente zu erstellen.
  • Löschen – vergibt das Recht, entsprechende Elemente zu entfernen.

Die Änderungen für einen Benutzer oder eine Gruppe werden durch den Button Übernehmen gespeichert. Wahlweise können Sie die eingestellten Rechte für alle untergeordneten Ordner und Dokumente übernehmen.


Tipp! Vergeben Sie so viele Rechte wie möglich über Gruppen. Dies macht auch eine spätere Änderung der generellen Zugriffsrechte einfacher. So können Sie immer einem bestimmten Personenkreis Rechte einräumen. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator über die Details. Mehr erfahren Sie im Themengebiet Sicherheit.


Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken, die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer, nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.

Erweiterte Eigenschaften

Dokumente dokument eigenschaften erweitert.jpg
Auf der Registerkarte Erweitert erhalten Sie weiterführende Information zu Ihrem Dokument, wie der direkte Pfad des Dokuments, Erstellungs- und Bearbeitungszeit.

Abonnement

Abonnement
Möchten Sie über Änderungen an einem Ordner oder einer Datei per E-Mail informiert werden, dann können Sie das über die Abonnementfunktion festlegen. Die Einstellungen müssen pro Dokument bzw. Ordner über das Kontextmenü Eigenschaften im Register Abonnement vorgenommen werden. Sie haben die Möglichkeit, Benutzer und Gruppen automatisch informieren zu lassen. Um bspw. einem Nutzer Informationen über Änderungen per E-Mail zu senden, markieren Sie ihn in dem Dropdown-Liste und gehen auf Hinzufügen. Wählen Sie danach den Benutzer an, damit dieser blau hinterlegt ist. Sie haben daraufhin weiter unten noch eine Einstellung für die Benachrichtigung. Sie können wählen zwischen:
  • Keine,
  • Bei jeder Änderung,
  • 1 Mal pro Tag.

Bestätigen Sie den Vorgang mit Übernehmen, wenn Sie weitere Nutzer hinzufügen wollen. Über Speichern und Schließen können Sie den Vorgang beenden.


Tipp! Wenn Sie eine Datei abonniert haben, wird diese mittels eines Sterns dargestellt, der sich vor dem jeweiligen Dateinamen befindet.


Hinweis! Der Automatismus zur Indizierung der Dokumente wird stets nachts durchgeführt, um Performanceeinschränkungen zu vermeiden. So werden nachts erst neue Benutzer und Gruppen für die Abonnementfunktion übernommen. Dies bedeutet, dass Benachrichtigungen zur Änderung eines Dokuments, erst ab dem nächsten Tag berücksichtigt werden können.


Verknüpfungen

Verknüpfungen
Wenn nun für eine Quelldatei eine Verknüpfung angelegt wird, erhalten Sie in den Eigenschaften einem zusätzlichen Reiter Verknüpfungen. Über diesen Reiter können Sie die Verknüpfungen einsehen und löschen. Durch Klicken auf das Löschen-icon.jpg, können Sie den Löschvorgang ausführen. Hierzu erscheint nochmals ein Hinweis, ob Sie die Verknüpfung wirklich löschen möchten.

Assistent

Möchten Sie mehrere Dokumentenverknüpfungen anlegen oder Eigenschaften der Dokumente verändern, können Sie das mit Hilfe des Assistenten tun.

Aufrufen des Assistenten

Halten Sie die Taste Strg. gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste die jeweiligen Dateien an, die Sie über den Dokumentenassistenten bearbeiten möchten. Nach einem Rechtsklick wählen Sie Aktionen > Assistent.

Kontextmenü Assistent

Es öffnet sich ein Fenster. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine genaue Aufstellung der Funktionalität.

Feldbezeichnung Beschreibung
Dateiname: Eingabe eines Dateinamen.
Erstellungsdatum: Wählen Sie ein Datum und eine dazugehörige Uhrzeit aus.
Kategorie: Auswahl einer Dokumentenkategorie. Standardmäßig stehen Keine, Briefe, Faxe und Vorlagen zur Verfügung.
Titel: Legen Sie den Dokumententitel fest.
Kurzbeschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung zu den Dokumenten ein.
Text: Hier wird der Inhalt Ihres Dokuments ausgegeben. Z. B. der Text eines Word- oder Excel-Dokuments. Texte werden mittels OCR-Texterkennung ausgelesen. Weitere Informationen finden Sie im Bereich OCR-Texterkennung.
Verknüpfungen: Über diesen Punkt können entsprechende Verknüpfungen in andere Objekte, wie Projekte oder Kontakte eingesehen und über den Button Verknüpfung erstellen, angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumentenrechten.
zurück und weiter Bei Markierung mehrerer Dokumente und Öffnen des Assistenten navigieren Sie über die Button zurück und weiter zum vorigen oder nachfolgenden Dokument.
Beenden Möchten Sie den Assistenten schließen, wählen Sie den Button Beenden.
Assistent


Tipp! Über die speziellen Zugriffsrechte können Sie den Dokumenten-Assistenten für jedes hochgeladene Dokument aktivieren.


Verknüpfung über den Assistenten erstellen

Verküpfung
Wenn Sie den Button Verknüpfung erstellen klicken, gelangen Sie zu dem Fenster für die Verknüpfungen. Oberhalb des Fensters werden Ihnen die Hauptmodule angezeigt, wie Gemeinsame Dokumente, Kontakte und Projekte. Auf der linken Seite des Fensters haben Sie die Auswahl des jeweiligen Vorgangs. Treffen Sie Ihre entsprechende Auswahl und gehen Sie anschließend auf Einfügen.

Mit der Option Verknüpfungen in eigenen Dokumenten ausblenden werden Verknüpfungen, die mit Dokumenten aus dem Modul Eigene Dokumente durchgeführt worden sind, entsprechend in der Übersicht der Verknüpfungen ausgeblendet.


Hinweis! Über den Assistenten können Sie keine Verknüpfungen zu Aktivitäten, wie Termine, Aufgaben und Anrufe, festlegen.