Dokumentenmanagement – TecArt Handbuch

Dokumentenmanagement

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Das Dokumentenmanagement ist eines der umfangreichsten Module, das Ihnen in den meisten Modulen des TecArt-Systems begegnet. An allen Stellen, an denen Sie Dokumente und Dateien einfügen oder bearbeiten können, ist das Dokumentenmanagement mit seinen Möglichkeiten und Rechten im Spiel. Dies betrifft im klassischen Sinne alle Benutzer, die über die Gemeinsamen Dokumente oder Eigenen Dokumente arbeiten. Dokumente können Sie aber auch an jedes Objekt (z. B. Kontakte, Projekte, Tickets, Rechnungen) oder jede Aktivität (z. B. Aufgaben, Termine, Anrufe) anhängen. Darüber hinaus wird dieses Modul auch in der Administration zur Erstellung und Bereitstellung von Vorlagen oder für Templates (z. B. E-Mail-Vorlagen, Benutzerbezogene Templates) benötigt.

Grundlagen

Um zu verstehen, wie das Dokumentenmanagement funktioniert, sind die beiden Bilder, unterhalb des Abschnitts, hilfreich. Grundlegend handelt es sich um zwei Ordnerstrukturen, die nebeneinander angeordnet sind. Unter gemeinsamen Dokumenten verstehen wir nicht nur den Menüpunkt Gemeinsame Dokumente, sondern alle Dokumente, die öffentlich, durch entsprechende Rechte freigegeben oder geschützt sind sowie von allen Benutzern des Systems aufgerufen werden könnten. Also auch die in Kontakten, Anrufen oder im Forum. Neben dieser öffentlichen Struktur hat jeder Benutzer seinen persönlichen Bereich über die eigenen Dokumente. Es besteht keine Möglichkeit, dass ein Benutzer in die Dokumente eines anderen Benutzers einsehen kann. Der Austausch ist nur über spezielle Funktionen der Zusammenarbeit möglich.

Dokumentenrechte

Den Dokumentenrechten haben wir einen eigenen Bereich gewidmet, in dem Sie die Rechtevergabe und sonstigen Einstellungsmöglichkeiten nachvollziehen können. Dieser ist besonders wichtig, wenn Sie den Zugriff auf verschiedene Dokumente und Ordner einschränken bzw. freigeben möchten.

Ordner und Strukturen

Die Symbole

Iconleiste
Symbol Funktion
Up.gif Aufwärts - geht jeweils eine Ordnerebene nach oben. Dabei wird immer die aktuelle Ebene im Dokumentenbaum farblich hinterlegt. Ist kein Ordner mehr hinterlegt, befindet man sich in der obersten Ebene.
Newfolder.gif Neuer Ordner - öffnet den Dialog, um einen neuen Ordner anzulegen.
Newdoc.gif Neues Dokument - öffnet den Dialog zum Erzeugen eines neuen Dokumentes aus einer Dokumentenvorlage. Neue Dokumente erstellen - Arbeit mit Dokumentenvorlagen
Cut.gif Ausschneiden - schneidet ein oder mehrere Elemente aus, um sie an eine andere Stelle zu verschieben. Ausgeschnittene Elemente sind ausgegraut.
Copy.gif Kopieren - kopiert ein oder mehrere Elemente in die Zwischenablage, um sie an einer anderen Stelle im TecArt-System wieder einzufügen.
Paste.gif Einfügen - fügt kopierte oder ausgeschnittene Elemente an der markierten Stelle ein.
Rename.gif Umbenennen - öffnet einen Dialog, um das markierte Element umzubenennen.
Editdoc.gif Eigenschaften - öffnet die Eigenschaften mit den Dokumentenrechten, um Details zu bearbeiten oder Rechte zu ändern.
Reload.gif Aktualisieren - aktualisiert die Ansicht in diesem Bereich. Dies benötigen Sie, wenn Sie parallel mit mehreren Fenstern arbeiten und ein Element z.B. aus den gemeinsamen Dokumenten in einen Termin verschieben.
Delete.gif Löschen - entfernt die markierten Objekte und verschiebt sie in Ihren persönlichen Papierkorb.
Delete2.gifTrash2.gif Papierkorb - enthält die gelöschten Elemente aus allen Bereichen, in denen Sie Elemente gelöscht haben. Ist dieser geleert, erscheint das Symbol mit geschlossenem Deckel.

Neue Ordner anlegen

Neuen Ordner erstellen.
Um einen neuen Ordner anzulegen, müssen Sie die Ebene auswählen, in der der Ordner angelegt werden soll. Die aktuelle Ebene ist immer farblich hinterlegt. Eine Ebene nach oben gelangen Sie entweder durch einen Klick auf den entsprechenden Ordner oder durch das Symbol Aufwärts Up.gif. Möchten Sie in die oberste Ebene gelangen, müssen Sie diesen Button Up.gif so lange drücken, bis kein Ordner mehr markiert ist.

Ein neuer Ordner wird immer unterhalb des markierten Ordners angelegt. Klicken Sie nun auf das Symbol Neuer Ordner Newfolder.gif oder nutzen Sie im rechten Bereich das Kontextmenü und wählen Sie darin den Eintrag Neu > Ordner. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen des neuen Ordners eintragen können. Nach einem Klick auf Ok wird der Ordner angelegt. Er erbt automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Änderungen können Sie über die Dokumentenrechte vornehmen.

Umbenennen von Ordnern und Dokumenten

Element Umbenennen
Wollen Sie einem Element einen neuen Namen geben, führen Sie bitte folgende Schritte durch. Markieren Sie als erstes das gewünschte Dokument oder den Ordner. Klicken Sie dann auf das Symbol Umbenennen Rename.gif oder nutzen Sie die rechte Maustaste und wählen hier den Eintrag Umbenennen. Daraufhin öffnet sich das Fenster Umbenennen. Geben Sie einen neuen Namen ein und bestätigen Sie diesen mit Ok. Das Objekt wird nun mit neuen Namen angezeigt.

Kopieren und Einfügen von Ordnern und Dokumenten

Dokumente verschieben mit Drag&Drop
Möchten Sie ein Dokument oder Ordner kopieren bzw. ausschneiden, markieren Sie das Dokument oder den Ordner und klicken anschließend auf das entsprechende Icon Kopieren Copy.gif bzw. Ausschneiden Cut.gif. Weiterhin können Sie die rechte Maustaste mit dem Kontextmenü nutzen. Markieren Sie den Ordner, in den Sie das Dokument oder den Ordner einfügen möchten und betätigen Sie den Button Einfügen Paste.gif. Das Dokument erscheint in dem von Ihnen ausgewählten Ordner. Bei Ordnern werden automatisch auch die Unterordner und Dateien des Ordners kopiert oder verschoben. Die neu eingefügten Elemente erhalten automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Sie müssen diese ggf. wieder neu anpassen.

Eine weitere Möglichkeit steht Ihnen mittels Drag & Drop-Funktion zur Verfügung. Dazu markieren Sie die gewünschten Elemente auf der rechten Seite der Ordner- und Dokumentenübersicht und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf den gewünschten Ordner in der linken Baumstruktur.

Hinzufügen von Dateien

Dateien Hinzufügen
Wechseln Sie an die Stelle innerhalb Ihres TecArt-Systems, an der Sie eine Datei hinzufügen wollen. Über den Button Hinzufügen können Sie Dateien innerhalb des TecArt-Systems kopieren. Sei es von einem Ordner in einen anderen oder als Anhang an eine E-Mail.

Im Fenster Dateiauswahl markieren Sie nun das Modul, aus dem Sie Dokumente in den aktuellen Ordner kopieren möchten. Dabei werden Ihnen nur die zur Verfügung stehenden Modulbutton eingeblendet. In den eigenen und gemeinsamen Dokumenten untergliedert sich das Fenster in die zwei Bereiche Ordnerstruktur und Dokumente. In allen anderen Modulen haben Sie die Möglichkeit, über Suchfilter die gewünschten Objekte einzugrenzen, um dann im gewünschten Objekt die Ordnerstruktur und Dateien angezeigt zu bekommen. Durch Anklicken markieren Sie die gewünschten Dateien und fügen sie über Hinzufügen Ihrem Ordner oder der E-Mail zu.

Eine andere Methode ist die Vorgehensweise über die rechte Maustaste. Hierbei suchen Sie die zu kopierenden Dateien oder Ordner und markieren diese. Über Kopieren oder Ausschneiden können Sie die markierten Dokumente in eine Zwischenablage bringen. Wechseln Sie zum gewünschten Ort, an dem Sie die Dokumente wieder einfügen möchten. Über das Kontextmenü betätigen Sie die Schaltfläche Einfügen, um die Elemente aus der Zwischenablage einzufügen.


Hinweis! Sollte die Schaltfläche Einfügen nicht sofort zur Verfügung stehen, klicken Sie einfach nochmals mit der rechten Maustaste in den Bereich, in dem Sie die Elemente einfügen möchten. Bei vielen oder großen Elementen benötigt der Server im Hintergrund Zeit, diese in die Zwischenablage zu kopieren.


Datei(en) hochladen

Dateien hochladen
Wechseln Sie an die Stelle innerhalb Ihres TecArt-Systems, an der Sie Ihre Dateien in das System hochladen wollen. Sobald Sie den Button Datei(en) hochladen drücken, öffnet sich ein Browserfenster. In diesem Fenster können Sie die Datei oder mit der Shift-Taste bzw. Strg-Taste mehrere lokale Dateien markieren um diese von Ihren lokalen Laufwerken in das System zu laden.

Je nach Größe der Datei kann das eine Zeit lang dauern. Der aktuelle Fortschritt wird Ihnen angezeigt. Sobald die Datei in das System geladen wurde, aktualisiert sich das Fenster.


Hinweis! Die maximale Upload-Größe über diese Funktion beträgt nahezu 1 GB.


Dateien mit Drag&Drop einfügen

Drag&Drop vom lokalen Rechner
Mittels Drag & Drop können Sie, wie bei Datei(en) hochladen, Dokumente direkt von Ihrem lokalen Laufwerk in den gewünschten Bereich Ihres Dokumentenmanagements ziehen. Diese Funktion steht Ihnen auch bei Anlagen an eine E-Mail zur Verfügung.


Hinweis! Die maximale Upload-Größe über diese Funktion beträgt nahezu 1 GB.


Verknüpfungen

Verknüpfung erstellen

Verknüpfung erstellen
Um eine Verknüpfung, wie bei Windows zu erstellen, markieren Sie die entsprechende Datei mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Kopieren. Wechseln Sie in das entsprechende Verzeichnis, in dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Klicken Sie erneut auf die rechte Maustaste > Verknüpfung erstellen.

Eine Verknüpfung in den Dokumentenordner des entsprechenden Moduls, ist ebenfalls möglich. Sie wählen beispielsweise Anrufe, öffnen einen hinterlegten Anruf und auf der rechten Seite wählen Sie Dokumente.


Hinweis! Bitte beachten Sie, dass verknüpfte Ordner in der linken Ordnerstruktur visuell nicht als Verknüpfungen dargestellt werden. Auch Verknüpfungen, die sich in bereits verknüpften Ordnern befinden, werden ohne Verknüpfungsmerkmal angezeigt


Umbenennung und Verschiebung der Quelldatei

Haben Sie eine Datei dementsprechend verknüpft, können Sie den Dateinamen im Nachhinein ändern. Hierzu rufen Sie das Kontextmenü über das Klicken der rechten Maustaste auf und wählen Sie den Menüpunkt Umbenennen. Geben Sie anschließend einen neuen Namen ein. Sie werden feststellen, dass sich durch die Änderung des Namens, die Bezeichnung der jeweiligen Verknüpfungen entsprechend ändert.


Hinweis! Eine Umbenennung von Verknüpfungen ist nicht möglich.


Wenn Sie über das Kontextmenü die Datei mit Aktionen und Ausschneiden anwählen und die Datei in einem anderen Ordner Einfügen, erhalten Sie einen Hinweis, dass sich die Pfade der Verknüpfungen abändern. Dieses Fenster können Sie mit Ja oder Nein bestätigen.

Erstellung von Verknüpfungen mit gleichen Dateinamen

Dokumenten-Identifikationsnummer
Haben Sie bspw. zwei Dateien mit gleichen Dateinamen und liegen diese in verschiedenen Ordnern, können Sie zu jeder Quelldatei eine Verknüpfung anlegen. Da es sich um den gleichen Dateinamen handelt, erhält die jeweilige Datei eine Dokumenten-Identifikationsnummer. Wie im Bild zu sehen, ist der Dateiname mit einer entsprechenden Nummer am Ende des Dateinamens gekennzeichnet. Über Rechtsklick > Eigenschaften > Erweitert können Sie jederzeit nachvollziehen, mit welcher Quelldatei Ihre Verknüpfung verbunden wurde.


Hinweis! Eine Verknüpfung einer Datei im gleichen Ordner ist nicht möglich. Sie erhalten auf dem Bildschirm eine entsprechende Fehlermeldung.


Eigenschaften von Verknüpfungen und Quelldateien

Datei:Beispiel.jpg
Das angezeigte Bild ist ggf. nicht mehr aktuell und wird demnächst ausgetauscht.
Eigenschaften eines Dokuments
Wie für Quelldateien gibt es auch für Verknüpfungen Dokumenteneigenschaften. Sie erreichen diese durch den Rechtsklick auf die Datei und Eigenschaften. Hierzu zählen die Reiter Allgemein, Sicherheit, Erweitert, Abonnement und Verknüpfungen.

Über den Reiter Verknüpfungen in der Quelldatei, können Sie Verknüpfungen einsehen und löschen. Mit der Option Verknüpfungen in eigenen Dokumenten ausblenden werden eigene Dokumente nicht mit berücksichtigt.

Dokumentenmanagement und Verlauf

Versionsansicht eines Dokumentes
Da es sich bei dem System um ein Dokumentenmanagement handelt, können Sie Dokumente jederzeit zurückverfolgen. Das Bild zeigt Ihnen ein Dokument mit bereits mehreren Versionen. Um zur Ansicht der Versionen zu gelangen, genügt es, die Datei mit der rechten Maustaste anzuklicken. Wählen Sie nun Ansicht > Versionen.

In der Detailansicht werden Ihnen Informationen über die letzten Aktivitäten eines Dokumentes angezeigt. Dazu zählen auch, wer ein Dokument zuletzt angesehen oder Änderungen vorgenommen hat. In den archivierten Versionen werden die Dokumentenstände mit letzten Änderungen dokumentiert. Um eine ältere Version wieder herzustellen, betätigen Sie einfach die Schaltfläche Wiederherstellen. Dabei wird die jeweilige Version als aktuelles Dokument mit neuer Versionsnummer eingefügt. Die letzten Bearbeitungsstände bleiben immer erhalten.


Hinweis! Für die automatische Versionserzeugung benötigen Sie den TecArt-Starter und die Webschnittstellen. Alternativ wird die Bearbeitung eines Dokumentes über WebDav ebenfalls versioniert. In älteren Versionen des TecArt-CRM Company und TecArt-CRM Enterprise existiert eine Versionierung über den Samba Share. Um eine manuelle Version zu erstellen, öffnen Sie das Dokument über Lesen/Speichern, speichern Sie dieses mit demselben Dateinamen zwischen und laden Sie es erneut in Ihr System.


Löschen und Wiederherstellen von Ordnern und Dokumenten

Persönlicher Papierkorb
Zum Löschen von Elementen markieren Sie diese bitte und klicken dann auf das Symbol Löschen Delete.gif oder nutzen Sie die rechte Maustaste und den Button Löschen. Gelöschte Objekte werden in den persönlichen Papierkorb verschoben, die Sie jederzeit über das Symbol Papierkorb Trash2.gif aufrufen können.

Um ein Objekt wiederherzustellen, wechseln Sie bitte in den Papierkorb und markieren Sie das gewünschte Objekt. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen den Punkt Ausschneiden. Sie können den Papierkorb schließen und das Objekt in dem Ordner einfügen, in dem es sich befinden soll. Der Nutzer hat die Möglichkeit, jederzeit die gelöschten Dokumenten und Ordner an beliebiger Stelle des TecArt-Systems wiederherzustellen, solange sich diese im persönlichen Papierkorb befinden.

Leeren Sie gelegentlich Ihren Papierkorb über Papierkorb leeren, damit er nicht so viel Speicherplatz belegt. Sollten Sie diesen bereits geleert haben und Sie haben ein Dokument versehentlich entfernt, so wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Er kann Ihr Dokument nach dem Leeren des Papierkorbs, je nach Systemeinstellung, bis maximal 365 Tage danach wiederherstellen.


Achtung! Löschen Sie ein Dokument, so löschen Sie auch gleichzeitig die Verknüpfungen, den gesamten Verlauf und weitere Versionen.


Neue Dokumente erstellen

Arbeit mit Dokumentenvorlagen

Neues Dokument aus einer Vorlage

Hinweis! Bevor Sie ein neues Dokument erstellen können, müssen Sie Zugriff auf die Vorlagen in Ihrem System haben. Hierbei können Sie Vorlagen nutzen, bei denen entsprechende Datenfelder Ihres TecArt-Systems automatisch befüllt werden.


An der Stelle, an der Sie das neue Dokument erstellen wollen, klicken Sie auf den Button Neues Dokument Newdoc.gif oder Sie nutzen im rechten Bereich das Kontextmenü und wählen den Eintrag Neu > Dokument aus Vorlage aus. Es öffnet sich ein Dialogfeld für die Erstellung.


Hinweis! Das automatisches Ersetzen von Daten, kann nur in entsprechenden Dokumenten mit Variablen erfolgen. Dabei können Sie an jeder Stelle Ihres TecArt-Systems auf Daten eines Kontaktes oder Projektes zugreifen. Um Daten aus einem Vertrag, Angebot oder Ticket nutzen zu können, müssen Sie das Dokument im entsprechenden Objekt erstellen.


Sie müssen nur die Daten auswählen, die in Ihrem Dokument ersetzt werden sollen. Vergessen Sie eine Angabe oder sind diese nicht mit entsprechenden Daten befüllt, können diese Felder auch nicht in Ihrer Dokumentenvorlage ersetzt werden. Wählen Sie zunächst einen Kontakt und die gewünschte Person aus. Sie haben dabei die Möglichkeit zwischen der Kontaktanschrift oder einer eventuell abweichenden Personenanschrift zu wählen. Diese Einstellung wird über bestimmte Felder in der Vorlage geregelt. Wählen Sie keine der beiden Optionen oder liegt keine abweichende Personenanschrift vor, wird automatisch die Kontaktanschrift genutzt. Wahlweise können Sie zusätzliche Projektdaten im Dokument ausfüllen lassen.

Nutzen Sie die Möglichkeit der automatischen Eintragung Ihrer Personendaten im Dokument, wie z.B. Ihren Namen oder die direkte Durchwahl, so lassen Sie die Einstellungen bei Benutze Userdaten von unverändert. Andernfalls können Sie hier auch ein Schreiben für eine andere Person vorbereiten. Vergeben Sie abschließend noch einen Dokumentennamen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Bei der Wahl der Vorlage können Sie zwischen Gemeinsame Vorlagen und Eigene Vorlagen wählen. Durch Bestätigen mit Ok wird das Dokument erzeugt.


Achtung! Die getroffenen Auswahlmöglichkeiten haben keinen Einfluss auf den Speicherort. Das Dokument wird nicht automatisch einem Kontakt oder Projekt zugeordnet. Erstellt wird es immer an dem Ort, an dem Sie den Dialog begonnen haben.


Wie Sie eigene Dokumentenvorlagen erstellen, erfahren Sie im Kapitel Eigene Dokumente sowie unter Dokumentenvorlagen. Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebene Vorgehensweise für Dokumentvorlagen und nicht für Systemvorlagen gilt. Systemvorlagen finden bei der automatischen Dokumentenerstellung für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Verträge Anwendung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Systemvorlagen .

Serienbriefe erstellen

Eine Anleitung zum Erstellen von Serienbriefen finden Sie in den Kontakten.

Suche von Dokumenten

Einfache Suche

Dokumenten Suche
Sie können Dokumente über verschiedene Möglichkeiten suchen. Dazu steht Ihnen am unteren Bildschirmrand eine Optionszeile zur Verfügung. Im Feld Suche geben Sie Ihre Suchbegriffe ein. Mehrere Begriffe trennen Sie einfach durch Leerzeichen.

Über das Dropdown-Feld können Sie zwischen Volltextsuche und Schnellsuche wählen. Die Volltextsuche bezieht den Dokumententext in die Suche mit ein. Dies geschieht jedoch nur für ausgelesene und indizierte Dokumente. Texte auf Bildern, in gescannten Dokumenten, Faxe oder Dokumente mit geschützten Texten, können nur mit einer zusätzlichen OCR-Texterkennung in die Volltextsuche eingebunden werden. Ob Ihr System über eine OCR-Texterkennung verfügt, erfragen Sie bei Ihrem Administrator.

Um die Suche auf den aktuellen Ordner zu beschränken, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Nachdem Sie alle Suchkriterien festgelegt haben, starten Sie die Suche durch Betätigen der Enter-Taste. Daraufhin werden Ihnen alle Dokumente und Ordner angezeigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen.


Hinweis! Sollten Ihnen keine Ergebnisse gezeigt werden, wiederholen Sie die Suche ggf. mit anderen Einschränkungen. Durchsucht werden stets auch Bereiche aus anderen Modulen.


Erweiterte Suche

Sie können ebenfalls eigene Filter erstellen. Durch den Klick auf den Button Erweiterte Suche öffnet sich die benutzerdefinierte Suche.

Anpassung der Spalten

Anpassen der Spalten über Button
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig verschieben. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

Gruppierungen

Anpassung über Kontextmenü
Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.


Tipp! Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.


Hilfreiches im Zusammenhang mit Dokumenten

Dokumente direkt bearbeiten

Kontextmenü
Mit Hilfe des TecArt-Starters und der Webschnittstellen können Sie Dokumente direkt bearbeiten.

Die Bearbeitung von Dokumenten kann sowohl in den Reitern Eigene Dokumente und Gemeinsame Dokumente, als auch in den Objekten und Aktivitäten erfolgen.

Wenn Sie direkt ein Dokument in einem Objekt oder einer Aktivität bearbeiten wollen, öffnen Sie bitte den entsprechenden Datensatz und betätigen den Button Alle Dokumente. In dem sich zu öffnenden Fenster sind alle bereits abgelegten Dokumente für den Datensatz zu finden.. In den Reitern Eigene Dokumente und Gemeinsame Dokumente erübrigt sich die Betätigung des Buttons, da Sie sich bereits im Auswahlfenster befinden.

Wählen Sie ein neues oder bestehendes Dokument über einen Rechtsklick auf Bearbeiten aus. Sofort öffnet sich Ihre Standardanwendung, aus dem lokalen Temp-Ordner heraus, für die Bearbeitung des Dokuments. Welches Programm startet, ist abhängig vom Dateiformat, den vorinstallierten Programmen und Ihren Einstellungen im Betriebssystem.


Achtung! Um mit einem externen Programm, wie bspw. Microsoft Word Dokumente bearbeiten zu können, muss im Reiter Einstellungen - Allgemein die Option Benutze internen Editor deaktiviert sein.


Sobald Sie eine Datei über das Kontextmenü mit Bearbeiten auswählen, wird das Dokument für die weitere Bearbeitung im System gesperrt. Sie erhalten dafür direkt eine Hinweismeldung. Wurde die Datei noch nicht manuell freigegeben, können Sie die Bearbeitung des Dokuments über einen Doppelklick auf die Datei fortsetzen und müssen nicht extra das Kontextmenü dafür aufrufen.

Nach dem Beenden der Überarbeitung des Dokuments, speichern Sie dieses bitte wie gewohnt und schließen das Dokument. Markieren Sie im Fenster Dokumente Ihre bearbeitete Datei. Über den Rechtsklick auf Freigeben können Sie das Dokument für die anderen Benutzer freischalten. Gleichzeitig erfolgt automatisch eine Versionierung, so dass Ihr Ursprungsdokument erhalten bleibt. Ihr Administrator kann darüber hinaus eine automatische Freigabe für gesperrte Dokumente festlegen. Dabei wird der zuletzt gespeicherte Stand der Datei freigegeben. Um einen Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie stets Ihre bearbeitete Datei selbst freigeben.

Beachten Sie bitte, dass der TecArt-Starter sich erst beenden lässt, wenn alle bearbeiteten Dokumente wieder freigegeben wurden. Befinden sich noch Dokumente in Bearbeitung und Sie möchten den TecArt-Starter beenden, so erfolgt ein Hinweis, dass noch nicht alle Dokumente freigegeben wurden. Über den Button "ignorieren" können Sie den TecArt-Starter trotzdem schließen. Bitte vergewissern Sie sich jedoch vorher, ob alle Dokumente gespeichert wurden.


Tipp! Gesperrte Dokumente können Sie sich jederzeit im Startbildschirm oder in der Symbolleiste über das Icon „Dokumente mit Status in Bearbeitung“ anzeigen lassen. Der Administrator sieht hingegen alle Dokumente, die über die jeweiligen Benutzer gesperrt worden sind.


Für die Livebearbeitung der Dokumente wurde im TecArt-System eine technische Grenze bei Dateien mit einer Speicherkapazität von mehr als 10 MB, aufgrund von WebDav und variierender Internetgeschwindigkeiten, gesetzt. Diese Grenze kann in Serversystemen erhöht werden. Das Dokument öffnet sich beim Klick auf Bearbeiten nicht sofort, sondern wird in einem von Ihnen definierten Order heruntergeladen. Öffnen Sie das Dokument und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Fügen Sie es nach dem Speichern Ihrer Bearbeitung über den Button Datei(en) hochladen oder per Drag & Drop mit dem gleichen Dokumentennamen wieder ein. Die Version wird dann automatisch hochgezählt.

Verschieben/Kopieren

Kopieren oder Verschieben zu Modul/Benutzer
Möchten Sie ein Dokument zu einem entsprechendes Modul bzw. zu einen Benutzer verschieben oder kopieren, dann markieren Sie die Datei mit der rechten Maustaste und navigieren Sie zu Aktionen. Sie haben die Möglichkeit zwischen folgenden Funktionen zu wählen:
  • Zu Benutzer verschieben,
  • Zu Benutzer kopieren,
  • Zu Modul verschieben,
  • Zu Modul kopieren.

Haben Sie eine Auswahl getroffen, öffnet sich ein neues Fenster. Nun wählen Sie bitte das entsprechende Modul (gemeinsame Dokumente, Kontakte, Projekte etc.) aus und klicken auf einfügen. Die Datei wird entsprechend der Aktion verschoben oder kopiert.

Dokumente und Ordner mittels E-Mail versenden

Möchten Sie ausgewählte Dateien direkt an eine neue E-Mail anhängen, markieren Sie diese zuvor wie gewohnt. Nutzen Sie die rechte Maustaste und drücken Sie den Button Aktionen > Per E-Mail versenden. Es öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster, in dem Ihre Dokumente angehängt sind.


Tipp! Sie können auch Ordner per E-Mail versenden. Aus Ordnern werden automatisch ZIP-Dokumente erstellt. Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, alle angehängten Dokumente einer E-Mail über den ZIP-Button Ext sm zip.gif zu packen.


Link per E-Mail versenden

Link per E-Mail versenden
Möchten Sie nur den Link zu der entsprechenden Datei versenden, dann wählen Sie bitte Aktionen > Link per E-Mail versenden. Der Link kann ausschließlich im TecArt-System aufgerufen werden. Senden Sie den Link an einen externen E-Mail Client, so wird Ihnen nur der entsprechende Pfad angezeigt.

Aufgrund der eingeschränkten Rechte unter Eigene Dokumente steht diese Funktion ausschließlich in allen Objekten und den Gemeinsamen Dokumenten zur Verfügung.


Hinweis! Durch diese Funktion sparen Sie Speicherplatz, da nur eine Verlinkung zum Dokument oder Ordner ausgeführt wird.


Dateien packen und entpacken

Kontextmenü
Zip-Dokument
In Ihrem TecArt-System können Sie schnell und einfach ZIP-Dokumente erstellen. Hierfür markieren Sie die gewünschten Dokumente und Ordner mittels Shift-Taste oder gedrückter Strg-Taste und der Maus. Haben Sie alle gewünschten Dokumente ausgewählt, drücken Sie die rechte Maustaste für das Kontextmenü und nutzen Sie dort die Funktion Aktionen > Packen. Es wird nun ein ZIP-Dokument erstellt. Gegebenenfalls benennen Sie dieses Dokument um, da automatisch ein Name vergeben wird.

ZIP-Dokumente können Sie auch direkt in Ihrem TecArt-System entpacken. Hierfür genügt es, die Datei mit der rechten Maustaste anzuklicken. Wählen Sie Aktionen > Entpacken oder öffnen Sie über Ansicht > Versionen das Versionsfenster und klicken auf den Button Datei entpacken.

Verschlüsselung von Dokumenten

Um Dateien und Dokumente im TecArt-System noch weiter abzusichern, bietet das TecArt-System an, entsprechende Dateien via OpenSSL zu verschlüsseln. Dies kann beispielsweise bei hochsensiblen Daten wichtig sein, auf die auch interne Mitarbeiter keinen Zugriff erhalten sollen.

Wählen Sie zum Verschlüsseln die entsprechenden Dokumente aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Aktionen > Verschlüsseln. Danach öffnet sich die Benutzerauswahl mit den bekannten und hinterlegten E-Mail-Zertifikaten. Über die Mehrfachauswahl können die gewünschten Benutzer ausgewählt werden. Wird die Verschlüsselung gestartet und ist sie erfolgreich, wird die Originaldatei überschrieben und eine ENC-Endung angehangen sowie alle Versionen und die indizierten Informationen gelöscht. Nur Nutzer mit dem entsprechenden Schlüssel können Dateien wieder entschlüsseln.

Für das Entschlüsseln markieren Sie die Dokumente und gehen im Kontextmenü auf Aktionen > Entschlüsseln. Das ENC-Dokument wird mit den entschlüsselten Informationen überschrieben und steht entsprechend der Rechte den Benutzern zur Verfügung.

Über Entschlüsseln und Herunterladen wird Ihr Dokument entschlüsselt und automatisch in einem von Ihnen definierten Ordner lokal abgelegt. Die Datei bleibt im TecArt-System weiterhin verschlüsselt. Um eine entschlüsselte Datei, die lokal geändert wurde, wieder in das System einzufügen, wählen Sie die verschlüsselte Datei aus und klicken im Kontextmenü auf Aktionen > Hochladen und Verschlüsseln.

{{Hinweis|Die Verschlüsselung von Dokumenten ist nur für den Austausch innerhalb des TecArt-Systems gedacht. Eine Entschlüsselung lokal auf einem PC-, MAC- oder in einem anderen CRM-System, kann nicht erfolgen. Möchten Sie einem Partner oder Kunden die Dateien verschlüsselt via E-Mail zusenden, nutzen Sie die Funktion für die Verschlüsselung von E-Mails.

Assistent

Der Assistent stellt eine Zusammenfassung der Eigenschaften des Dokuments dar. Über das Kontextmenü Aktionen > Assistent können Sie den Assistenten aufrufen. In diesem ist es möglich, die Kategorie, den Titel oder eine Kurzbeschreibung auszuwählen sowie entsprechende Stichwörter zu ergänzen, Dokumententexte auszulesen und Verknüpfungen zu erstellen. Weitere Informationen zu den genauen Funktionen finden Sie im Abschnitt Assistent.

Abonnement für Dateien

Sie haben die Möglichkeit, sich automatisch per E-Mail über Änderungen an Dokumenten informieren zu lassen. Weitere Informationen erhalten Sie in den Dokumentenrechten.

OCR-Texterkennung

Das TecArt-System liefert grundlegend schon eine OCR-Texterkennung mit, die beispielsweise Text und Excel-Dokumente durchsuchen kann. Über die kostenpflichtige Zusatzlösung OCR-Texterkennung kann eine Schnittstelle zu einer professionellen OCR-Texterkennung zur Verfügung gestellt werden. Es besteht somit zusätzlich die Möglichkeit, auch Bilder, PDF-Dokumente und sonstige Dateien zu durchsuchen. Um weitere Informationen zur OCR-Texterkennung zu erhalten, wenden Sie sich gerne an unseren Vertrieb.

Bildbetrachter

Dokumente Bildbetrachter
Ein Bestandteil des Dokumentenmanagements ist die Bildvorschau. Um sie nutzen zu können, muss das betreffende Bild im TecArt-System gespeichert sein. Sie müssen daher z.B. Bilder einer E-Mail erst in Ihren Eigenen Dokumenten oder in den Gemeinsamen Dokumenten speichern.

Wenn Sie doppelt auf ein Bild klicken, öffnet sich das Programm zur Bildvorschau. Am unteren Bildrand sehen Sie eine Reihe von Schaltflächen, über die Sie die Funktionen des Programms steuern können. Die Bilder des Ordners werden automatisch im Bildbetrachter vorgeladen.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um das Programm zu nutzen. Mit den ersten beiden Schaltflächen können Sie zwischen den Bildern im Verzeichnis wechseln. Sollte das von Ihnen gewählte Bild nicht ganz auf den Bildschirm passen, empfiehlt sich ein Klick auf die Schaltfläche Optimale Höhe Slide size optimal.gif. Das Bild wird dann in der Höhe angepasst. Durch Anklicken der Schaltfläche Tatsächliche Größe Slide size true.gif wird das Bild wieder in seine ursprüngliche Größe zurückversetzt.

Button Beschreibung
Slide left.gifSlide right.gif Zum vorherigen oder nächsten Bild gelangen.
Slide size optimal.gifSlide size true.gif Bild an die Bildschirmgröße anpassen oder Originalgröße anzeigen.
Slide diashow.gif Diashow starten.
Slide zoom in.gifSlide zoom out.gif Über die Schaltflächen Plus und Minus können Sie die Größe des Bildes Ihren Vorstellungen anpassen.
Slide rotate right.gifSlide rotate left.gif Bild drehen.
Slide dark.gifSlide light.gif Bild heller bzw. dunkler stellen.
Slide delete.gif Bild löschen.
Slide print.gif Bild drucken.
Slide save.gif Bild speichern/downloaden.
Slide edit.gif Originalbild ersetzen, speichert das geänderte Bild ab.

Siehe auch