Dienstplanung – TecArt Handbuch

Dienstplanung

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Wenn Sie in das Modul Dienstpläne wechseln, finden Sie dort die drei Registerkarten Dienstplan, Durchlaufplan und Besondere Dienstpläne. Abteilungsleiter und Geschäftsführung sehen darüber hinaus zusätzlich die Registerkarte Korrekturen. Für die Einstellung der Dienstpläne sind viele administrative Voreinstellungen notwendig, welche direkt oder indirekt mit diesem Modul im Zusammenhang stehen. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben Ihnen die Arbeit mit den Dienstplänen.

Dienstpläne

Dienstplanung Übersicht
Der Dienstplan liefert Ihnen eine, nach Kalenderwochen, geordnete Übersicht über die Dienstzeiten Ihrer Mitarbeiter und zeigt Ihren Mitarbeitern die Dienstzeiten an.

Nachdem Sie am unteren Bildrand die entsprechende Abteilung und Kalenderwoche ausgewählt haben, können Sie nun die Arbeitszeiten einsehen oder festlegen. Ihnen werden in einer Abteilung nur die Personen angezeigt, welche durch die Abteilungsadministration oder durch den Durchlaufplan zugewiesen wurden. Unterschieden wird in der Dienstplanung zwischen Mitarbeitern, die nur ein Leserecht für den Dienstplan haben, Mitarbeitern, die selbst einen Wunschdienst eintragen können und Mitarbeitern, die für alle in der Abteilung enthaltenen Mitarbeiter den Dienstplan schreiben dürfen.

Wunschdienst eintragen

Hinzufügen eines Wunschdienstes
Haben Sie als Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten ggf. Wünsche für Ihren Dienstplan eintragen zu dürfen, gehen Sie wie folgt vor um Ihren Wunschdienst vorzuschlagen.

Klicken Sie nach der Wochenauswahl auf den gewünschten Tag um Ihren Wunsch zu schreiben. Es öffnet sich ein Fenster, in welches Sie die entsprechende Arbeitszeit eingeben können. Für Teildienste können Sie ggf. die zweite Zeitzeile nutzen. Durch einen Klick auf Speichern und Schließen wird die Zeit im Dienstplan eingetragen. Ihr Wunschdienst ist nun gelb hinterlegt und muss noch durch den Abteilungsleiter genehmigt werden.

Die Dienstzeit wird automatisch in allen Abteilungen eingetragen, in denen Sie ggf. noch tätig sind. Nutzen Sie eine Teilzeit in einer und eine andere Zeit in einer anderen Abteilung, so können Sie dies nur in den Bemerkungen eintragen. Um weitere Teildienste schreiben zu können, müssen Sie am selben Tag auch weitere Zeiten eintragen, indem Sie neben die vorhandene Zeit im Dienstplan klicken.

Dienstplan als Abteilungsleiter schreiben

Als Abteilungsleiter klicken Sie nach der Wochenauswahl auf den gewünschten Tag um eine Dienstzeit zu schreiben. Es öffnet sich ein Fenster, in welches Sie die entsprechende Arbeitszeit eingeben können. Für Teildienste können Sie ggf. die zweite Zeitzeile nutzen. Über das Kontrollkästchen Benutzer über Dienstplanänderung benachrichtigen, können Sie dem Benutzer eine Information via E-Mail über Änderungen zusenden lassen. Durch einen Klick auf Speichern und Schließen wird die Zeit im Dienstplan eingetragen.

Die Dienstzeit wird automatisch in allen Abteilungen eingetragen, in denen der Mitarbeiter beschäftigt ist. Möchten Sie eine Teilzeit in einer und eine andere Zeit in einer anderen Abteilung eintragen, so können Sie dies nur in den Bemerkungen eintragen. Um weitere Teildienste zu schreiben können Sie am selben Tag auch weitere Zeiten eintragen, indem Sie neben die vorhandene Zeit im Dienstplan klicken.


Tipp! Die jeweils zuletzt eingetragenen Zeiten werden dabei gespeichert. Somit können Sie bei jedem Mitarbeiter schnell die jeweils gleichen Dienstzeiten eintragen.


Wunschdienst bestätigen

Hat ein Mitarbeiter einen Wunschdienst vorgetragen, so ist dieser gelb unterlegt und muss durch Sie als Abteilungsleiter genehmigt werden. Dazu müssen Sie die eingetragene Zeit anklicken und durch Speichern und Schließen bestätigen. Wiederholen Sie dies ggf. für alle eingetragenen Zeiten in dieser Zelle, bis diese nicht mehr gelb hinterlegt ist. Erst durch Ihre Bestätigung des Wunschdienstes erhält dieser Gültigkeit für den Mitarbeiter. Bei einer eventuell genutzten Zeiterfassung werden auch nur die bestätigten Dienstzeiten in der Berechnung berücksichtigt.

Dienstzeit löschen

Einen Dienst können Sie löschen, in dem Sie die entsprechende Zeit anklicken und durch betätigen des Button Löschen die entsprechende Zeit löschen.

Urlaub / Krankheit

Sofern Sie das Modul Urlaubsplanung aktiviert haben, werden in den Dienstplan automatisch die beantragten und genehmigten Urlaubstage eingetragen. Diese können dann an dieser Stelle nicht verändert werden. Die automatischen Eintragungen werden in verschiedenen Farben dargestellt. Alternativ können Sie über die Auswahl Abwesend auch Eintragungen wie Urlaub in die Bemerkung schreiben. Alle Abwesenheiten werden in diesem Fall farblich rot hinterlegt.

Durchlaufplan

Der Durchlaufplan ist für die Gruppen gedacht, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit verschiedene Abteilungen durchlaufen. Das betrifft zum Beispiel Auszubildende und die Praktikanten. Administriert werden diese Benutzer über die Gruppenverwaltung. Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf die Dienstpläne können den Durchlaufplan ansehen und mit Hilfe der unteren Auswahl den Monat und das Jahr auswählen.

Durchlaufplan bearbeiten

Durchlaufplan
Durchlaufplan bearbeiten
Gepflegt wird der Durchlaufplan von einem Benutzer mit administrativen Rechten. Nachdem Sie am unteren Bildrand den Monat und das Jahr ausgewählt haben, können Sie den Mitarbeiter einer Abteilung zuweisen. Schultage müssen nicht extra eingetragen werden, sofern Sie die entsprechenden Schulblöcke eingerichtet und zugewiesen haben. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Schulzeiten.

Klicken Sie für das Zuweisen das entsprechende Anfangsdatum in der Zeile des Mitarbeiters. Es öffnet sich dabei ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum und die Abteilung zuweisen können.


Hinweis! Die Abteilung hat Vorrang vor den Schulzeiten und überschreibt diese. Diese Information ist wichtig, wenn nachträglich Schulzeiten administriert werden, da diese nur sichtbar sind, wenn die Abteilung wieder entfernt wird.


Wahlweise können Sie weitere Abwesenheiten für den Auszubildenden eintragen. Diese können als abwesend oder anwesend gezählt werden. Dies ist vor allem für eine aktivierte Zeiterfassung notwendig. Wird als Arbeitszeit gezählt wählen Sie immer dann, wenn der entsprechende Mitarbeiter nicht anwesend ist und somit keiner Abteilung zur Verfügung steht und die eingetragene Abwesenheit aber als Arbeitszeit gezählt wird (z.B. Weiterbildung, Prüfung etc.).

Nach dem Zuweisen erscheint dieser Mitarbeiter für den angegebenen Zeitraum in der Dienstplanung der Abteilung. Dort können ihm nun entsprechende Arbeitszeiten durch einen Abteilungsleiter zugewiesen werden. Zeiten in denen der Mitarbeiter in einer Abteilung nicht verfügbar ist, werden schwarz dargestellt. Dies ist z.B. der Fall, wenn der Mitarbeiter von Dienstag bis Freitag einer Abteilung zugewiesen wurde. Somit ist dieser Montag, Samstag und Sonntag nicht in der Abteilung verfügbar.

Besondere Dienstpläne

Besonderer Dienstplan
Besondere Dienstpläne können Sie für Mitarbeiter nutzen, die z.B. Bereitschaftsdienst haben. Hierbei werden Mitarbeiter abteilungsübergreifend in einem Dienstplan erfasst. Die Leserechte jedes besonderen Dienstplans werden in den Moduleinstellungen der Dienstplanung festgelegt. Die Dienstzeiten können in der jeweiligen Abteilung des Mitarbeiters oder hier eingetragen werden. Sie werden automatisch in den jeweils anderen Plan übernommen.

Eintragung von Events und Notizen

Haben Sie die Berechtigung den Dienstplan zu schreiben, so können Sie Events in den besonderen Dienstplan mit aufnehmen. Hierzu klicken Sie bitte in der Zeile Event auf das gewünschte Feld. Nach Klick öffnet sich ein Dialogfenster. In diesem können Sie den Zeitraum festlegen und über das Dropdwon-Feld ein entsprechendes Event auswählen. Außerdem ist die Eintragung einer Beschreibung möglich. Die Auswahl des Feldes Event lässt sich über die Liste Events pflegen.

Ebenfalls ist auch die Eintragung einer Notiz möglich. Hier stehen Ihnen der Zeitraum, ein Dropdown-Feld mit Auswahl der Notiz sowie eine Beschreibungsfeld zur Verfügung. Die Auswahl für das Feld Notiz lässt sich über die Liste Zeiten bearbeiten.

Eintragung von MoD (Manager on Duty)

Speziell für die Hotelbranche gibt es die Eintragung des Manager on Duty. Dieser ist als aktueller Ansprechpartner im Hotel zu sehen, wenn einmal der aktuelle Leiter nicht zur Verfügung steht, weil er beispielsweise im Urlaub ist. Dadurch erhalten Mitarbeiter eine Information an wen Sie sich wenden können. Das TecArt-System bietet die Möglichkeit den MoD ab 7:30 Uhr oder 20:00 Uhr einzutragen.

Zeitkonto

Zeitkonto
Korrekturen der Zeiterfassung
Guttage korrigieren
Stunden korrigieren
Das Zeitkonto zeigt einen aktuellen Stand der Mehr- oder Minderarbeit jedes Mitarbeiters an. Dabei werden die eingetragenen und durch einen Abteilungsleiter bestätigten Arbeitszeiten zur Berechnung herangezogen und entsprechend vordefinierter Regelungen ausgegeben. Durch entsprechende Mehr- oder Minderarbeit verändert sich der Stand dem aktuellen Dienstplan entsprechend.

Über die Korrekturen können Mitglieder der Geschäftsführung/Personalführung die Zeitkonten der einzelnen Mitarbeiter verändern. Dies kann aus Zwecken der Auszahlung von Mehrarbeit oder Gutschrift von Überzeit abweichend vom Dienstplan erfolgen. Hierzu werden einem Mitarbeiter entsprechend Gut- oder Minuszeiten an einem Tag eingepflegt.

Je nach Einstellung der Zeiterfassung können Sie Gut- und Minuszeiten anhand von Tagen oder Minutengenau einpflegen. Verwenden Sie diese Korrekturen auch bei der erstmaligen Nutzung der Zeitberechnung um die vorhandenen Daten eines anderen Systems für Ihre Mitarbeiter zu übernehmen. Wählen Sie zunächst den entsprechenden Benutzer aus und tragen Sie die Gut- oder Minuszeit mit einem entsprechenden Datum ein, für wann diese gültig werden soll. Minuszeiten werden mit einem führenden - (Minus) eingetragen.

Siehe auch