Datenimport und Datenexport – TecArt Handbuch

Datenimport und Datenexport

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Unter den Punkten Import und Export der Administration können verschiedene Daten in das TecArt-System eingefügt und zentral exportiert werden. Der Export selbst dient dabei nur der Datensicherung als Backup.

Datenimport

Den Datenimport rufen Sie über die Administration > Import auf. Dabei öffnet sich ein neues Fenster mit verschiedenen Registerkarten.

Import von CSV Daten

CSV-Import
Den CSV-Import nutzen Sie für den generellen Import von Daten in Listenform. Dabei können Sie auch bereits bestehende Datensätze aufgrund verschiedener Merkmale aktualisieren. Der Import ist momentan für die Module Kontakte, Accounts, Verträge, Tickets, Projekte, Ressourcen, Angebote, Aufträge, Rechnungskonten, Kassenbuch-Einträge und Artikelverwaltung möglich. Sprechen Sie uns an, wenn Sie andere Daten über CSV-Dateien importieren möchten. Ein Import von strukturierten und verknüpften Daten ist nicht möglich, da es sich meist um Daten aus Datenbanken handelt. Hierfür müssen entsprechende Abschätzungen getroffen werden, wie die Daten effektiv und kosteneffizient übernommen werden können. Bei der Verwendung von Microsoft Excel lesen Sie bitte diesen Abschnitt, bevor Sie einen Import oder eine Aktualisierung Ihrer Daten vornehmen.

Schrittfolge für den Datenimport

  1. Wählen Sie zuerst die zu importierende CSV-Datei auf Ihrem lokalen Laufwerk aus.
  2. In der Regel werden Daten innerhalb einer CSV-Datei automatisch mit ; Semikolon getrennt. Sollten Sie eine andere Trennung, wie Tabulator oder Komma , nutzen, müssen Sie dies beim Zu importierenden Dateityp auswählen.
  3. Bei Felder eingeschlossen von brauchen Sie in der Regel nichts ändern. Diese Angabe bezieht sich auf Felder Ihrer CSV-Datei in der mehrere Daten in nur einem Feld eingetragen sind. Diese werden auch mit ; Semikolon getrennt, müssen aber in " eingeschlossen werden, da sonst weitere Felder belegt würden.
    • Feld1;Feld2;Feld3 ergibt Feld 1 = Feld1 | Feld 2 = Feld2 | Feld 3 = Feld3
    • Feld1;"Feld2;Feld3" ergibt Feld 1 = Feld1 | Feld 2 = Feld2;Feld3 | Feld 3 =
  4. Wählen Sie nun das Modul, für welches Sie Daten importieren möchten aus. Sollte Ihr Modul nicht aufgeführt sein, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung.
  5. Die Importart gibt die Art der Verwendung der Daten an. Neue Daten importieren und vorhandene aktualisieren durchsucht die Daten aufgrund verschiedener Merkmale (Daten aktualisieren). Nur neue Daten importieren - vorhandene werden nicht geändert nutzen Sie meistens für den nachträglichen Import neuer Daten um die von Ihnen gepflegten Daten nicht zu ändern. Möchten Sie generell neu beginnen, nutzen Sie die Option Alle Daten löschen und neue importieren. Dabei gehen alle Verknüpfungen bestehender Daten im TecArt-System verloren. Bei dieser Variante haben Sie die Option des sicheren Löschens. Aktivieren Sie diese, so werden die Daten in den globalen Papierkorb verschoben. Ist diese Option nicht aktiviert, werden die Daten direkt aus der Datenbank gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
  6. Gegebenenfalls müssen Sie noch den Importzeichensatz anpassen. Dieser sollte in der Regel auf iso-8859-1 stehen und enthält die deutschen Zeichen. Dies richtet sich aber auch nach den verwendeten Zeichensätzen Ihres Programms, mit dem Sie die CSV-Datei erstellt haben. Weitere Hinweise hierzu finden Sie auf der Webseite http://de.wikipedia.org/wiki/ISO_8859-1
  7. Mit Klick auf Weiter starten Sie den Dateiupload und gelangen zum nächsten Fenster.


Achtung! Vor dem Import müssen Sie für neue Objekte entsprechende Rechte in den Zugriffslisten einstellen und die zu verwendenden Rechte als Standard im entsprechenden Modul (z.B. Moduleinstellungen für Kontakte und Personen#Kontakte) festlegen. Sollen die zu importierenden Daten unterschiedliche Rechte erhalten, können Sie die Datensätze teilen und jeweils andere Standardzugriffsrechte für den Import festlegen.


Feldzuordnung
Im nun folgenden Abschnitt weisen Sie Ihre Daten der jeweiligen Spalte Ihrer CSV-Datei einem Feld innerhalb des TecArt-System zu. Dies machen Sie, indem Sie jeweils eine Feldbezeichnung im Fenster CSV Felder und ein Feld des TecArt-Systems im Fenster System Felder markieren und in der Mitte der Zuordnungsfenster den Button > drücken. Nun ist auf der linken Seite das bereits verwendete Feld ausgegraut und mit dem Feld des TecArt-Systems verbunden.

Dies wiederholen Sie so oft, bis Sie alle gewünschten Felder zugeordnet haben. Klicken Sie anschließend auf Weiter um den Import zu starten. Den aktuellen Import-Status sehen Sie anhand der folgenden Fortschrittsanzeige. Am Ende des Imports wird Ihnen ein Importbericht ausgegeben.

Eine fehlerhafte Feldzuordnung können Sie lösen, wenn Sie im Feld System Felder den Eintrag markieren und auf Zuordnung löschen klicken. alle Zuordnungen löschen entfernt alle gesetzten Zuordnungen. Über Standardzuordnung versucht das TecArt-System die Felder Ihrer CSV-Datei mit den Feldern des TecArt-System automatisch zu verbinden.

Über den Button Vorschau öffnet sich ein neues Fenster. In diesen erhalten Sie eine Vorschau für den Import und können einsehen, ob die Daten der CSV auch in die richtigen Felder des TecArt-Systems eingespielt werden. Ist dies der Fall können Sie die Vorschau schließen und den Import mittels Importieren starten.


Hinweis! Importiert werden nur Daten in Felder, welche zum Zeitpunkt des Imports nicht schreibgeschützt sind. Diese Einstellung nehmen Sie in der Felderverwaltung vor. Nach dem Import können Sie diese Felder gern wieder schützen.


Tipp! Über die Button Zurück und Weiter im Bereich Ihrer Daten, können Sie die Datensätze vor dem Import betrachten und sehen die entsprechenden Ergebnisse im Bereich System Felder.


Import von Pflichtfeldern

Möchten Sie beispielsweise Ihre bestehenden Artikel aus Ihrer Warenwirtschaft in das TecArt-System importieren, ist auf die jeweiligen Pflichtfelder im TecArt zu achten. Daten werden in das System nur importiert, wenn alle notwenidgen Pflichtfelder in der CSV-Datei angegeben worden. Dies gilt als Sicherheit, damit wichtige Daten beim Import nicht vergessen werden. Bei den Artikeln ist ein Pflichtfeld die Mehrwertsteuer respektive Umsatzsteuer. Pflichtfelder können natürlich auch für alle anderen Module festgelegt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer Felderverwaltung.

Neuimport von mehreren Personen zu einem Kontakt

Abbildung 1. Korrekter Aufbau der CSV-Datei.

Möchten Sie mehrere Personen zu einem Kontakt importieren, so ist es wichtig, dass der Aufbau Ihrer CSV-Datei korrekt ist, damit das TecArt-System bestehende Dubletten erkennt bzw. weiß welche Person zu welchen Kontakt gehört. Grundlegend empfehlen wir für die bessere Übersichtlichkeit sich entsprechende Tabellenkopfspalten anzulegen. Beispielsweise Firma, Adresse, PLZ, Ort, Vorname und Nachname. Je nachdem welche Kontakt- oder Personendaten Sie importieren möchten, können Sie die CSV-Datei mit weiteren Spalten erweitern. Unter diesen Kopfspalten tragen Sie dann die jeweiligen Daten ein, welche im TecArt-System importiert werden sollen. Beim späteren Import ist es dabei wichtig, die Option Ersten Datensatz überspringen anzuwählen, da ansonsten versucht wird die Daten der Kopfspalten mit zu importieren.


Tipp! Möchten Sie eine CSV-Vorlage für die Aufbereitung der Daten und den späteren Import nutzen, so führen Sie gerne einen Export über das Kontextmenü im Kontaktmodul durch. Blenden Sie sich vorher die entsprechenden Spalten ein.


Sollen nun mehrere Personen zu einem Kontakt importiert werden, so ist es wichtig, dass die Firmenbezeichnung und Adressdaten des Kontakts identisch sind, damit das System eine Zuordnung der Person zum Kontakt vollziehen kann. In der Abbildung 1 sehen Sie die korrekte Struktur der CSV-Datei, damit Personen zum gleichen Kontakt importiert und nicht mehrere Kontakte angelegt werden. Wichtig ist außerdem, dass Sie beim Import eine Dublettenprüfung festlegen. Hierbei können Sie beispielsweise die Felder Firma, Adresse, Ort und PLZ swoie bei den Personenfeldern den Nachnamen wählen.

Abbildung 2. Unterschiedliche Firmenbezeichnungen, daher kann keine Zuordnung der Person zum Kontakt erfolgen.

Sollten bei Ihnen doch mehrere Kontakte angelegt worden sein, dann hat dies etwas mit den Daten in Ihrer CSV-Datei zu tun. In der nebenstehenden Abbildung 2 erhalten Sie ein Beispiel dafür, wie eine CSV-Datei nicht aussehen darf. Dabei ist festzustellen, dass der Firmenname immer wieder anders geschrieben wurde. Leerzeichen im oder nach dem Firmennamen, Bindestriche, Sonderzeichen etc. können verursachen, dass es sich nicht mehr um die gleiche Firma handelt und daher mehrere Kontakte angelegt werden. Die gleiche Problematik besteht natürlich auch bei sonstigen Daten bzw. Feldern, welche über die Dublettenprüfung festgelegt wurden. Je nachdem wie Sie die Dublettenprüfung eingestellt haben, prüft das System die jeweiligen Felder und vergleicht, ob die Daten identisch sind. Ist dies nicht der Fall wird ein neuer Kontakt mit der entsprechenden Person angelegt.

Daten aktualisieren

Möchten Sie Datensätze nur aktualisieren, empfehlen wir Ihnen lediglich mit dem System-Nummernfeld und den zu aktualisierenden Datenfelden zu arbeiten. Überprüft werden für jeden Import zuerst diese Nummern, bevor die Dublettenprüfung greift. Stimmt die Nummer mit einer Nummer eines Objektes in Ihrem TecArt-System überein und haben Sie die Auswahl Neue Daten importieren und vorhandene aktualisieren gewählt, werden alle zugeordneten Felder mit den Daten aus Ihrer CSV-Datei überschrieben.

Aktualisierung von Kontakten

Für die Aktualisierung von Kontakten benötigen Sie lediglich das Nummernfeld sowie die zu aktualisierenden Daten. Möchten Sie z.B. das Feld Umsatz für einige Kontakte aktualisieren, werden nur die Felder Kontakt - Nummer und Kontakt - Umsatz miteinander verknüpft. Dabei werden die Daten des Umsatzfeldes mit den Daten aus Ihrer CSV-Datei überschrieben.

Aktualisierung von Personen

Für die Aktualisierung von Personen benötigen Sie die Kontakt-Nummer, den Vornamen und Nachnamen der Person sowie die zu aktualisierenden Daten. Möchten Sie z.B. das Feld Newsletter für einige Personen aktualisieren, werden nur die Felder Kontakt - Nummer, Person - Vorname, Person - Nachname und Person - Newsletter miteinander verknüpft. Dabei werden die Daten des Newsletterfeldes mit den Daten aus Ihrer CSV-Datei überschrieben.


Hinweis! Sind in einem Kontakt mehrere Personen mit demselben Vor- und Nachnamen, erhalten beide Personen die Angabe aus der CSV-Datei. Dabei werden die zuletzt importierten Daten der CSV-Datei gesetzt


Einstellbare Dublettenprüfung

Dublettenprüfung
Sollten Sie ohne das Nummernfeld Ihrer Objekte arbeiten oder die Nummer nicht wissen, werden während des Imports die in der Dublettenprüfung eingestellten Felder überprüft. Alle hier markierten Felder müssen exakt übereinstimmen, damit es sich um eine Dublette handelt. Je mehr Felder Sie angeben um so aufwendiger ist die Prüfung. Wir empfehlen jedoch immer den Import anhand einer eindeutigen Nummer zu vollziehen. Bei dem Modul Kontakte muss beispielsweise immer die Nummer oder zu mindest eine Firmenbezeichnung für die Dublettenprüfung herangezogen werden, wenn Sie beim Import neue Daten importieren und aktualisieren möchten. Eine Aktualisierung von Verträgen ist nur mittels Vertragsnummer korrekt möglich.

Hinweise für die Datenangaben in Ihrer CSV-Datei

Einige Daten aus Ihrer CSV-Datei müssen besonders aufbereitet werden, damit diese importiert werden können. Die Ausgabe von Daten kann vom Import abweichen. Hintergrund ist die Verarbeitung der Daten für Ihre Benutzer und in der Datenbank. So können Ihre Benutzer nichts mit den Angaben 0 oder 1 anfangen, wenn die Person einen Newsletter erhalten soll oder eben nicht. In einem Export dieser Daten werden die Angaben zu Nein für 0 und Ja für 1. Ähnlich verhält es sich für die Art der Speicherung der Daten, welche Sie in der Felderverwaltung angegeben haben.

Feldtyp Datenanzeige CSV-Datei
Kontrollkästchen Ja
Nein
1
0
Drop-Down-Liste mit Listenwert=Index TecArt-Business Cloud
TecArt-Business Server
TecArt-Business mit Enterpriseoption
0
1
2
Drop-Down-Liste mit Listenwert=Wert TecArt-Business Cloud
TecArt-Business Server
TecArt-Business mit Enterpriseoption
TecArt-Business Cloud
TecArt-Business Server
TecArt-Business mit Enterpriseoption
Drop-Down-Liste der Liste Benutzer mit Angabe der Benutzer-ID Goldschmied, Anne
Müller, Franz
8
2
Drop-Down-Liste Mehrfachauswahl TecArt-Business Cloud
TecArt-Business Server
TecArt-Business mit Enterpriseoption
"TecArt-Business Cloud;TecArt-Business Server;TecArt-Business mit Enterpriseoption"

Die Werte müssen in Zeichen (z.B. ") eingeschlossen werden. Dies sollte Ihr Programm (z.B. MS Excel) automatisch machen.

Verknüpfungsfeld (Kontaktsauswahl, Projektauswahl etc. TecArt GmbH
Adam Wies - Privatschule am Dom
65
79
Für die Zuordnung der Objektverknüpfung ist es notwendig die Objekt-ID anzugeben. Diese Information erhalten Sie in jedem Objekt rechts oben neben dem ?-Zeichen.

Fehlerbehebung

Import-Zusammenfassung zeigt 0 importierte/aktualisierte/übersprungene Datensätze

Beim Import von Kontakten kann es vorkommen, dass der Vorgang beendet und in der Zusammenfassung angezeigt wird, dass 0 Datensätze importiert/ aktualisiert und übersprungen wurden.

Dieser Fall kann eintreten, wenn beim Import von Kontaktdaten für das Feld Firma keine Daten vorhanden sind. Dies kann durch das Feld Firma selbst oder durch Personen-Daten wie Vorname und Nachname erfolgen.

Das muss sowohl beim Neuimport als auch der Aktualisierung von Kontaktdaten angegeben werden.

VCard-Import

VCard Import
Den Import von VCF-Dateien können Sie über diese Registerkarte vornehmen. Dabei wählen Sie über Datei hochladen einzelne .vcf Dateien aus oder nutzen die Möglichkeit mehrere .vcf Dateien in einer ZIP-Datei zusammenzufassen.

Der Datenimport funktioniert so, dass beim Import der Firmenname überprüft wird. Stimmt dieser mit dem Firmennamen eines anderen Kontaktes überein, handelt es sich um ein Duplikat. Mehrere Personen eines selben Unternehmens werden dementsprechend unter dem selben Firmennamen angelegt.

Datenimport aus Outlook

Einen schnellen und komfortablen Weg Outlook-Daten von Microsoft Outlook Programmen oder Microsoft Exchange-Servern zu übertragen bieten wir Ihnen mit dem Outlook-Importer. Sie können mit diesem auch grundlegend Kontaktdaten importieren. Aus Erfahrung wissen wir aber, dass diese Daten nicht immer sauber gepflegt werden. Daher empfehlen wir Ihnen den Import mittels CSV-Datei.

Import einer bereits gesicherten TecArt-Datenbank

Vorhandene Datenbank importieren
Hier können Sie bereits vorhandene Datenbank-Sicherungen, die Sie aus dem TecArt-System exportiert haben, wieder über Datei hochladen in das System übernehmen. Über Weiter werden alle Daten der aktuellen Datenbank durch die gesicherte Datenbank überschrieben.


Achtung! Eine selektive Datenrückspielung ist über diese Methode nicht möglich. Die Einspielung der kompletten Datenbank spielt alle Informationen, jedoch keine E-Mails und Dokumente ein. Es kann jedoch vorkommen, dass solche Datensätze zu nicht mehr vorhandenen E-Mails und Dokumenten noch vorhanden sind.
Die Rückspielung setzt alle Daten auf den Stand der Datensicherung zurück. Dies sind Daten der Benutzer, Rechte und Passwörter der Benutzer, Objekte, Termine, Aufgaben, Notizen, Anzeigen, persönliche Einstellungen etc.

Bitte wenden Sie sich im Fall einer gezielten Datenrückspielung an die Mitarbeiter unseres Supports.


Datenexport

Hinweis! Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für das Backup-Modul erworben haben. Bei Buchung des Backup-Moduls wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.

Datenexport von E-Mails und Dokumenten

Modul Export
Die TecArt GmbH sichert bei allen TecArt-Systemen die Daten täglich. Dennoch haben wir für Sie die Möglichkeit geschaffen, die Datenbank und alle in Ihrem TecArt-System enthaltenen Dokumente und E-Mails zu sichern. Ein Export der Datenbank kann jederzeit durchgeführt werden. Für E-Mails und Dokumente ist ein Export nur bei einer Größe von bis zu 1 Gigabyte möglich. Für Daten über 1 Gigabyte, muss TecArt aufgrund der notwendigen Zeit zur Erstellung und damit verbundenen Serverlasten, ein manuelles Backup durchführen, welches Ihnen dann als Download bereitgestellt wird. In diesem Fall ist der Export der Daten kostenpflichtig. Für Fragen wenden Sie sich an unseren Support.

Um einen Export (maximal 1 Gigabyte) der E-Mails und Dokumente zu erhalten, klicken Sie bitte auf Export beantragen. Ein Download-Link wird Ihnen nach Abschluss des Exports (in der Regel am Folgetag) per E-Mail an die E-Mail-Adresse zugesandt, welche als Standard-E-Mail-Adresse unter Ihrem Benutzernamen hinterlegt ist. Bitte beachten Sie, dass die Datengröße und Dauer einer Sicherung sehr lange dauern kann, vor allem, wenn Sie viele Daten in Ihrem System haben. Bitte stoßen Sie die Exportbeantragung daher nicht mehrfach an.

Datenexport der Datenbank

Die Datenbank können Sie über Hier downloaden auf Ihrem Rechner jederzeit sichern. Mit der Datenbank werden Sie in der Regel nichts anfangen können, da diese in einer verschlüsselten Form ausgegeben wird und die Daten selbst nur wieder innerhalb des TecArt-Systems entschlüsselt werden können.


Hinweis! Die Datensicherung in TecArt-Server-Systemen sollte über entsprechende Backup-Server geregelt werden


Tipp! Möchten Sie Ihre Daten strukturiert exportieren um Sie z.B. in einem anderen System zu verwenden, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung. Er berät Sie gern über die Möglichkeiten von strukturierten Daten und Schnittstellen zu anderen Systemen


Datenexport der Kontakte

Einen Export aller Kontakte inklusive Personen und Beschreibungsfelder des TecArt-Systems erhalten Sie über den Button Exportieren. Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert, welche Sie dann beispielsweise mit Microsoft Excel öffnen. Hierzu nutzen Sie bitte den im Themengebiet Datenimport/Datenexport beschrieben Workflow.