Begriffserklärung – TecArt Handbuch

Begriffserklärung

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E-Mail Farben

E-Mails werden zur einfachen Unterscheidung in vier Farben dargestellt. Aber was sagt die Farbe aus?

  • Rot sind alle E-Mails, die mit der Priorität Hoch versendet worden sind. Zu diesen zählen auch interne E-Mails mit der Information, dass Benutzer mehrfach das Passwort falsch eingegeben haben.
  • Grün werden E-Mails dargestellt, die vom System erzeugt worden sind. Hierzu zählen Benachrichtigungen für einen neuen Termin, eine neue Aufgabe oder einen Anruf.
  • Blau sind die E-Mails mit der Priorität niedrig oder die, die durch ein TecArt-System versendet worden sind. Das können auch externe E-Mails anderer Nutzer der TecArt Software sein.
  • Schwarz werden alle externen E-Mails sowie sonstigen E-Mails angezeigt.

Aufbau einer E-Mail

Einfache Nutzung und doch oft verwechselt. Was bedeutet was und wie ist der normale Umgang?

  • VON - steht für den Absender einer E-Mail. Er ist für den Inhalt und die richtige Anrede der folgenden Felder zuständig.
  • AN - Alle Empfänger in An sind die direkten Empfänger und sollten auf den Inhalt einer E-Mail reagieren.
  • CC - Die Empfänger in Kopie sind nicht direkt am Inhalt der E-Mail beteiligt. Für sie ist die E-Mail nur zur Information. Von ihnen wird keine Bearbeitung erwartet.
  • BCC - Die Blindkopie an weitere Empfänger ist eine versteckte Möglichkeit, Informationen an Empfänger zukommen zu lassen. Diese Informationen werden in der E-Mail und im Quelltext einer E-Mail selbstverständlich nicht angezeigt. Solche E-Mails lassen sich anhand dieser Empfänger nicht filtern.
  • AN oder CC - Diese E-Mails lassen sich Filtern, da direkt auf die Empfänger eingegangen werden kann.
  • Datum - E-Mails haben mehrere Angaben. Es gibt sowohl ein Sendedatum sowie ein Empfangsdatum. Nicht alle E-Mail-Programme zeigen beide Daten. Daher kann eine Sortierung der E-Mails in verschiedenen Programmen unterschiedlich aussehen. In der Regel sollte der Posteingang, nach dem Empfang der E-Mail, im E-Mail-Programm sortiert werden.
  • Betreff - Die Betreffzeile ist eine der wichtigsten Angaben und sollte aussagekräftig sein. Wenn es um ein neues Thema geht, vermeiden Sie, auf diese E-Mail zu antworten. Schreiben Sie eine neue E-Mail oder verändern Sie den Betreff auf das neue Thema, um sich und dem Empfänger eine Chance für den Inhalt zu geben.
  • Message-ID - Diese ID ist eine weltweit eindeutige ID Ihrer E-Mail und ist im Quellcode enthalten. Anhand dieser ID wird Ihre E-Mail identifiziert. Im TecArt-System werden diese IDs gespeichert um den Abruf oder das Löschen zu dokumentieren. Ein Abruf einer bereits abgerufenen E-Mail wird so unterbunden.

E-Mail-Protokolle

POP3

Post Office Protocol Version 3 ist ein Übertragungsprotokoll, über das E-Mails von einem E-Mail-Server abgeholt werden. POP3 ist in der Funktionalität sehr beschränkt und erlaubt nur das Auflisten, Abholen und Löschen von E-Mails am E-Mail-Server. Die Vorgehensweise des E-Mail-Abrufs unterscheidet sich vor allem dadurch, dass die Notwendigkeit der Empfangsbereitschaft des Clients wegfällt sowie der korrekte Empfang einer E-Mail nicht mehr bestätigt werden muss.

Wie auch SMTP ist POP3 recht simpel. Es setzt die Authentifizierung des Benutzers über Benutzernamen und Passwort voraus. Nutzername und Passwort werden ungeschützt als Klartext übertragen.

POP3 bei Wikipedia

IMAP

Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Im Gegensatz zu POP3 verbleiben die E-Mails auf dem Server und werden dort verwaltet. Für das Versenden von E-Mails muss ein anderes Protokoll (z.B. SMTP) verwendet werden.

Da alle Daten weiterhin auf dem Server verbleiben, zeigen – auch bei der Benutzung von mehreren Clients – alle den gleichen, aktuellen Datenbestand einer Mailbox an. Zudem wird eine lokale Speicherung der Daten unnötig und erweiterte Möglichkeiten, wie das Durchsuchen von E-Mails werden serverseitig durchgeführt.

IMAP bei Wikipedia

SMTP

Das Simple Mail Transfer Protocol, das zum Austausch von E-Mails in Computer-Netzwerken dient, wird dabei vorrangig zum Einspeisen und zum Weiterleiten von E-Mails verwendet. Dabei sind, wie auch bei anderen Verfahren, Absender- und Empfängeradresse frei wählbar und eine Authentifizierung findet nicht statt. Aus diesem Grund ist die Verlässlichkeit der Absenderangabe einer E-Mail nicht gegeben, was sich Spam-Versender zunutze machen.

SMTP bei Wikipedia

SSL / TLS

Das Transport Layer Security bzw. sein Vorgängername Secure Sockets Layer, ist ein hybrides Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung im Internet. TLS 1.0, 1.1 und 1.2 sind die standardisierten Weiterentwicklungen von SSL 3.0 (TLS 1.0 steht neu für SSL 3.1). SSL wird also nun unter dem Namen TLS weiterentwickelt.

SSL/TLS bei Wikipedia

Siehe auch