Auswertungen – TecArt Handbuch

Auswertungen

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Auswertungen und Optionen
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Die Auswertungen ermöglichen es Ihnen, interessante, geschäftsspezifische Auswertungen über Ihre erfassten Daten zu generieren. In diesem Modul werden Ihnen eine Reihe allgemeiner Auswertungen bereitgestellt. Für weitere individuelle Auswertungen aufgrund Ihrer selbst generierten Felder und eingetragenen Daten, für spezielle Berechnungen, Wahrscheinlichkeiten etc. bitten wir Sie unseren Support zu kontaktieren. Er berät Sie gern.


Tipp! Einfache Auswertungen über ein Modul können Sie in jedem Modul über die Möglichkeiten von Formeln in Feldern und den Filterfunktionen vornehmen. Diese Daten können Sie schnell und einfach über die Druck- und Exportfunktion weiter bearbeiten.


Nachdem Sie Ihre Einstellungen zu Ihrer Auswertung vorgenommen haben, können Sie sich über den Button Auswerten das Ergebnis im unteren Fenster anzeigen lassen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die ausgewerteten Daten in verschiedenen Formaten zu öffnen. Sind mehrere Auswertungsvorlagen hinterlegt, können ggf. andere Vorlagen vor dem Export ausgewählt werden.


Hinweis! Den Zugriff auf Auswertungen können Administratoren regeln. Daher kann die angezeigte Anzahl von Auswertungen je Mitarbeiter unterschiedlich sein.

Voreingestellte Standardauswertungen

Ihr TecArt-System wird mit verschiedenen Standardauswertungen ausgeliefert. In diesem Abschnitt lesen Sie, was Sie genau auswerten können.

Auswertung Beschreibung
Anwesenheit des Mitarbeiters nach Zeitraum Die Auswertung gibt Ihnen die Onlinezeit eines Mitarbeiters im TecArt-System über einen bestimmten Zeitraum aus. Berücksichtigt und abgezogen werden dabei Tage wie Feiertage oder bei vorhandenen Urlaubs- und Dienstplanungsmodulen Urlaub, Krank und sonstige betriebliche Abwesenheiten. Ihnen wird die durchschnittliche Anwesenheitsdauer in Tagen und Wochen im Vergleich zur eingetragenen Tagesarbeitszeit des Mitarbeiters ausgegeben.


Hinweis! Bitte beachten Sie, dass die Auswertung nur ein Anhaltspunkt für Mitarbeiter ist, die täglich im System arbeiten. Die ausgegebenen Zeiten können mit der tatsächlichen Arbeitszeit auch abweichen.


Für die Auswertung gelten aktuell folgende Parameter
  • Termine
    • Werden berücksichtigt, wenn der Status Abwesend ist.
    • Ist in der Auswertung die Option Berücksichtige nur erledigte Termine gesetzt, muss der abwesende Termin erledigt sein, um berücksichtigt zu werden.
    • Wird ein Termin berücksichtigt, so wird die Terminzeit, die außerhalb der Login-Zeit liegt, auf die Onlinezeit drauf gerechnet.
  • Private Termine
    • Ist in der Auswertung die Option Private Termine nicht berücksichtigen gesetzt, werden die Zeiten alle privaten Termine mit Status Gebucht und Abwesend, die innerhalb der Login-Zeiten liegen, von der Onlinezeit abgezogen.
    • War man während des privaten Termins nicht eingeloggt, wird die Zeit nicht abgezogen.
    • Die Bestätigung oder Erledigung spielen bei privaten Terminen keine Rolle.
  • Serientermine
    • Serientermine werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
    • Wird ein Termin aus einer Serie herausgelöst und werden Änderungen vorgenommen, ist dieser wie ein Einzeltermin (s.o.) zu betrachten.
Meine Anwesenheit nach Zeitraum Über diese Auswertung können Sie sich über einen bestimmten Zeitraum die Onlinezeit im TecArt-System ausgeben lassen. Berücksichtigt und abgezogen werden dabei Tage wie Feiertage oder bei vorhandenen Urlaubs- und Dienstplanungsmodulen Urlaub, Krank und sonstige betriebliche Abwesenheiten. Ihnen wird die durchschnittliche Anwesenheitsdauer in Tagen und Wochen im Vergleich zur eingetragenen Tagesarbeitszeit ausgegeben.
Für die Auswertung gelten aktuell folgende Parameter
  • Termine
    • Werden berücksichtigt, wenn der Status Abwesend ist.
    • Es werden nur erledigte Termine berücksichtigt.
    • Wird ein Termin berücksichtigt, so wird die Terminzeit, welche außerhalb der Login-Zeit liegt, auf die Onlinezeit drauf gerechnet.
  • Private Termine
    • Private Termine werden mit Status Gebucht und Abwesend innerhalb der Login-Zeiten immer von der Onlinezeit abgezogen.
    • War man während des privaten Termins nicht eingeloggt, wird die Zeit nicht abgezogen.
    • Die Bestätigung oder Erledigung spielen bei privaten Terminen keine Rolle.
  • Serientermine
    • Serientermine werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
    • Wird ein Termin aus einer Serie herausgelöst und werden Änderungen vorgenommen, ist dieser wie ein Einzeltermin (s.o.) zu betrachten.


Tipp! Lässt man die Datumsauswahl rechts oben leer, wird immer nur der aktuelle Tag ausgewertet.

Arbeitszeit nach Kategorie und Projekt In dieser Auswertung erhalten Sie Ergebnisse über die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum in Projekten. Dabei können Sie einzelne Projekte oder mehrere Projekte auswählen. Über Kategorien können Sie die einzelnen Leistungen genauer einschränken. In dieser Auswertung wird jedoch keine Aufschlüsselung von Zeiten in Aufgaben vorgenommen, sondern nur die Gesamtzeit ausgewertet. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.
Buchungsliste Ressourcen Die Buchungsliste gibt für die ausgewählten Ressourcen im entsprechenden Zeitraum eine Liste aus.
Erweiterter Aufgabenstatus Über den erweiterten Aufgabenstatus erhalten Sie, nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt, die erbrachte Gesamtleistung an einer bestimmten Aufgabe. Die Aufgaben können Sie aufgrund eines Zeitraums, Projektes und/oder nach Kunden einschränken.
Kontakte ohne Aktivität Durch diese Auswertung erhalten Sie schnell eine Liste, die Ihnen alle Kontakte auflistet, die in einem bestimmten Zeitraum keine Aktivitäten aufweisen. Dabei können Sie zwischen den Aktivitäten Termine, Aufgaben, Anrufe und E-Mails wählen. Alle angehakten werden entsprechend in die Auswertung einbezogen. Gibt es in einem Kontakt keine der angehakten Aktivitäten im ausgewählten Zeitraum, wird dieser im Ergebnis angezeigt.
Modulaktivitäten Die Auswertung Modulaktivitäten ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, die Ihnen die Verknüpfungen ausgehend von den Modulen Kontakte, Projekte oder Tickets zu ausgewählten Aktivitäten wie Termine, Aufgaben, Anrufe, Notizen, externen und internen Aktionen anzeigt. Zusätzlich können Sie die Liste, sowohl nach Kategorien und Abteilung eingrenzen als auch eigene Filterabfragen kreieren.
Projektaktivitäten Die Projektaktivitäten listen alle Aktivitäten eines ausgewählten Projektes in einem bestimmten Zeitraum auf.
Tagesaktivitäten In den Tagesaktivitäten werten Sie die geleisteten Zeiten in allen Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe) der einzelnen Mitarbeiter aus. Diese Zeiten werden tagesaktuell aufgeschlüsselt. Dabei werden auch Aufgaben, an denen mehrere Tage gearbeitet wurde, nach der erfassten Tageszeit aufgeschlüsselt. Über die Optionsfelder können Sie verschiedene Aktivitäten ein- bzw. ausschließen. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.
Meine Tagesaktivitäten In meinen Tagesaktivitäten werten Sie die geleisteten Zeiten in allen Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe) aus. Diese Zeiten werden tagesaktuell aufgeschlüsselt. Dabei werden auch Aufgaben, an denen mehrere Tage gearbeitet wurde, nach der erfassten Tageszeit aufgeschlüsselt. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.


Tipp! Lässt man die Datumsauswahl rechts oben leer, wird immer nur der aktuelle Tag ausgewertet.

Wochenbericht Wochenberichte sind die elektronische Erfassung der Aktivitäten von Auszubildenden. Diese müssen während der Ausbildung in einem Unternehmen ein Berichtsheft pflegen. Um dieses Berichtsheft elektronisch abzubilden, wurde diese Auswertung erschaffen. Hierbei legen Sie Projekte an, die im Projektnamen mindestens den Begriff Wochenbericht enthalten müssen. Weisen Sie diesem Projekt nur einem Auszubildenden und dem jeweiligen Betreuer, die entsprechenden Lese-, Lösch- und Bearbeitungsrechte zu. Im Projekt muss der Auszubildende täglich eine Aufgabe pflegen und in der geleisteten Zeit die Gesamtarbeitszeit vermerken. In den Notizen werden die Tagesaktivitäten erfasst. Um den Wochenbericht zu erstellen, wird im Wochenbericht die gewünschte Zeit eingetragen und die Inhalte der Aufgaben werden entsprechend ausgegeben. Der Auszubildende braucht den Wochenbericht nur noch zu drucken.
Detaillierte Projektauswertung (kostenpflichtig) Über die detaillierte Projektauswertung können alle erfassten Zeiten der Aktivitäten beliebig gefilterter Projekte ausgewertet werden. Verschiedene Filter- und Gruppierungsfunktionen ermöglichen die Zeitangaben bis auf einzelne Mitarbeiter und die Zeitangaben in verschiedenen Ausgabeformaten.
Ticket-Abrechnung (Kostenpflichtig) Die Auswertung für alle Tickets arbeitet mit dem Modul Tickets zusammen. Sie können grundlegend mit den Filtern der Tickets arbeiten oder eigene Schnellfilter erstellen. Darüber hinaus werden für die Auswertung alle Aktivitäten angesprochen und ausgegeben. Wahlweise sind alle Felder des Moduls direkt in der Auswertung abrufbar und können mit ausgegeben werden. Diese Auswertung ist also eine Kombination aus allen Feldern der Tickets sowie allen Aktivitäten, die den Tickets zugewiesen wurden.


Hinweis! Arbeitszeiten in Terminen werden nur berücksichtigt, wenn der Termin erledigt wurde. Die Angerechnete Zeit wird dabei zwischen dem Start und Stopp genommen. Bei ganztägigen Terminen wird hingegen nur die in der Benutzerverwaltung hinterlegte Arbeitszeit des Mitarbeiters genommen. Verwenden Sie daher ggf. einen ganztägigen Termin so, dass Sie mit entsprechenden Zeiten arbeiten.


Neue Auswertungen

Derzeit befinden sich nur standardisierte Auswertungen im System. Hierzu zählen immer Auswertungen, die auf Standardfelder aufbauen und so in allen Systemen gleich sind. Individuelle Felder und individuelle Auswertungen sind so komplex, so dass Sie als Anwender schon tiefgreifende Kenntnisse besitzen müssen, um Ihre individuelle Auswertung erstellen zu können. Um neue Auswertungen zu erstellen, bitten wir Sie unseren Support zu kontaktieren. Er wird Ihnen in der Vorbereitung der Daten bis hin zur Beratung und individuellen Einstellungen behilflich sein.

Export von Auswertungen

Ergebnisse einer durchgeführten Auswertung können in verschiedenen Formaten zur weiteren Verwendung exportiert werden, u. a. als Excel- oder Word-Dokument. Die genauen Export-Möglichkeiten können in Abhängigkeit der Auswertung variieren.

In Abhängigkeit von den dargestellten Daten sind einige Punkte zu beachten. So kann es vorkommen, dass Excel führende Nullen (z. B. in Telefon-Vorwahlen) nicht anzeigt. Um deren Darstellung beizubehalten, müssen für die betroffene Spalten/ Zellen entsprechende Formatierungen konfiguriert werden. Eine Anleitung hierzu finden Sie in den Support-Seiten für Microsoft Office.

Siehe auch