Aufgaben – TecArt Handbuch

Aufgaben

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Modul Aufgaben
Im Modul Aufgaben werden sowohl Ihre, als auch fremde Aufgaben, die mit Ihnen im Zusammenhang stehen, verwaltet. Das Modul besteht aus fünf Registerkarten. In ihnen werden die Aufgaben dargestellt.

Auf der Registerkarte Eigene Aufgaben stehen alle Ihnen zugeordneten Aufgaben. Neue Aufgaben, die Sie von anderen Mitarbeitern empfangen, jedoch noch nicht bearbeitet haben, werden zusätzlich in der Registerkarte Neue Aufgaben angezeigt. Überfällige Aufgaben filtert eine Übersicht aller Aufgaben, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde. Diese werden gleichzeitig in den anderen Registerkarten rot angezeigt.

Sollten Sie Aufgaben an andere Mitarbeiter vergeben, so sehen Sie den Bearbeitungsstand in Vergebene Aufgaben. Sollte das Fälligkeitsdatum überschritten sein, wird die entsprechende Aufgabe rot gekennzeichnet. In den anderen Registerkarten werden diese Aufgaben nicht angezeigt. In der Registerkarte Weitergeleitete Aufgaben befinden sich jene Aufgaben, die Sie von einem Mitarbeiter erhalten haben, die jedoch von Ihnen weiter delegiert wurden.

Auch in den Aufgaben ist es möglich, die Registerkarten anzupassen. Nähere Informationen finden Sie unter Objektregisterkarten.


Tipp! Über die rechte Maustaste können Sie eine markierte bestehende Aufgabe kopieren. Dabei werden alle Daten übernommen.


Daten in der Übersicht

Anpassung der Spalten

Anpassen der Spalten über Button
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig verschieben. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

Gruppierungen

Anpassung über Kontextmenü
Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.


Tipp! Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.


Tipp! Die Spalte Erledigt gesamt zeigt Ihnen den Erledigungsstatus der Aufgabe unter Berücksichtigung aller zuständigen Mitarbeiter an.


Farbliche Anzeigen und Status

Aufgaben können in verschiedenen Farben dargestellt werden. Die Darstellung ist abhängig von ihrem jeweiligen Status und Fälligkeitsdatum.

Farbe Beschreibung
Schwarz
Schwarz und Fett Aufgabe wurde von anderem Mitarbeiter angelegt und Ihrem Benutzer zugewiesen. Sobald Sie die Aufgabe öffnen und speichern, wird dieser nur noch schwarz dargestellt.
Rot Aufgaben deren Fälligkeitsdatum erreicht ist, werden generell rot eingefärbt.
Rot und fett Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden und deren Fälligkeitsdatum erreicht ist, werden rot und fett dargestellt. Nehmen Sie die Aufgabe an, erscheint sie rot, wenn Sie das Fälligkeitsdatum anpassen, wird die Aufgabe wieder schwarz eingefärbt.
Grau Grau werden erledigte Aufgaben angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Aufgabe erst grau wird, wenn alle Zuständigen die Aufgabe erledigt haben.
Serie.gif Das Symbol wird im Betreff angezeigt, wenn es sich bei der Aufgabe um eine Serienaufgabe handelt.
Erinnerung.jpg Wenn eine Erinnerung für die Aufgabe gesetzt wird, erscheint das Symbol im Betreff. Sobald die Vorlaufzeit der Aufgabe erreicht wird, erscheint die eingestellte Erinnerung und die Glocke verschwindet aus dem Betreff.

Weiterführende Funktionen des Kontextmenüs

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie die entsprechende Aufgabe öffnen müssen.

  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen, neue Aufgaben anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Kopieren - Die Angaben der Ursprungsaufgabe werden in eine neue Aufgabe übernommen.
  • Löschen - Der markierte Datensatz wird gelöscht.
  • Bestätigung - Die Aufgabe kann angenommen, abgelehnt oder keine Bestätigung eingetragen werden.
  • Priorität - Legen Sie über Niedrig, Normal oder Hoch die Wichtigkeit Ihrer Aufgabe fest.
  • Status - Setzen Sie den Aufgabenstatus auf Erledigt, In Bearbeitung, Nicht begonnen, Wartet auf jemand anderen oder zurückgestellt.
  • Termin erstellen - Aus der markierten Aufgabe wird ein Termin erzeugt. Die in der Aufgabe hinterlegten Informationen werden in den Termin automatisch übernommen.
  • Anruf erstellen - Aus der markierten Aufgabe wird ein Anruf erzeugt. Die in der Aufgabe hinterlegten Informationen werden in den Anruf automatisch übernommen.
  • Wiedervorlagen - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für die Aufgaben an, mit der Möglichkeit neue zu erzeugen.
  • Wiedervorlagen hinzufügen - Erstellung einer Erinnerung für eine Aufgabe.
  • Berechtigungen anzeigen - Zeigt die aktuellen Zugriffsrechte nur für Administratoren nach Mitarbeiterwahl an.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Grundfunktionen

Eine Aufgabe gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Im ersten Bereich legen Sie die Kontakt- und Betreffdaten fest. Der zweite Bereich definiert die Aufgabenzeit und den Bearbeitungsstand. Im unteren Bereich können Sie nähere Angaben zur Aufgabe eintragen sowie die Zuständigkeit Ihrer Mitarbeiter regeln. Hier sind Sie standardmäßig vordefiniert.

Weitere Informationseinblendungen und Einstellungen für Aufgaben können Sie über die persönlichen Einstellungen vornehmen.

Funktionen der verschiedene Button

  • Speichern und Schließen speichert vorgenommene Änderungen und schließt die Aufgabe gleichzeitig. Über diese Funktion werden ggf. interne Benachrichtigungen an andere Mitarbeiter versendet.
  • Speichern speichert nur die vorgenommenen Änderungen ab und setzt Werte des Timers oder der internen Benachrichtigung zurück. Es werden keine Aktionen, wie der Versand von Nachrichten ausgelöst.
  • Löschen löscht die bestehende Aufgabe, wenn Sie die notwendigen Berechtigungen besitzen oder Sie Mitglied in dieser Aufgabe sind.
  • Serientyp... ermöglicht es Ihnen, Serienaufgaben zu erstellen.
  • Extras beinhaltet weitere Funktionen.
    • Kopieren kopiert eine Aufgabe eins zu eins.
    • Planwerte sperren ermöglicht es, dass Projektzeiten nicht geändert werden können.
    • Planwerte freigeben ermöglicht die Bearbeitung von Projektzeiten für jeden Zuständigen.
    • Anruf erstellen erstellt aus der Aufgabe einen Anruf.
    • Termin erstellen erstellt aus der Aufgabe einen Termin.
    • Protokoll ist auswählbar, wenn das Zusatzfeature gebucht ist und zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen der Aufgabe für ausgewählte Benutzer an. Nähere Informationen erhalten Sie über Nützliches.
    • Sicherheit ist nur bei Buchung der Aktivitätenrechte und aktivierten Sicherheitseinstellungen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Objekt- und Aktivitätenrechte.
  • Drucken druckt die Aufgabe samt Informationen auf einem fest definierten Vordruck. Dieser ist nicht anpassbar.

Besonderheiten für einzelne Felder

  • Der Timer kann genutzt werden, um die tatsächliche Arbeitszeit an einer Aufgabe zu erfassen. Es kann immer nur ein Timer je Benutzer laufen. Die Zeiten werden alle 36 Sekunden (= 0,01 Stunden) automatisch zwischengespeichert. Eine Zeiterfassung ist immer möglich, auch wenn die Aufgabe selbst nicht gespeichert werden kann. Dabei wird immer die Zeit auf den jeweiligen Benutzer geschrieben.
  • Im Feld Geleistet wird die erfasste Zeit aus dem Timer alle 36 Sekunden zwischengespeichert. Diese Zeit kann auch manuell geändert werden. Die Zeit entspricht der insgesamt geleisteten Zeit des Benutzers für diese Aufgabe.
  • Der Kulanzwert beschreibt einen prozentualen Wert, der von den Gesamtkosten der Aufgabe abgezogen werden kann. Er nimmt einen Wert zwischen 0,00% und 100% an. Er gilt für die Gesamtzeit der Aufgabe aller Benutzer.
  • Im Feld Erledigt wird der Erledigungsstatus des aktuellen Benutzers der Aufgabe angezeigt. Er zeigt nicht den Gesamterledigungsstatus der Aufgabe.
  • Die Erinnerung ist beim Erzeugen einer neuen Aufgabe die Zeit, in der die Erinnerung, vor dem Erreichen der Fälligkeitszeit, für alle Benutzer eingestellt wird. Wird diese nicht gesetzt, ist sie für keinen Zuständigen gesetzt. Spätere Änderungen haben nur noch Einfluss auf die Erinnerungszeit jedes einzelnen Benutzers.

Erweiterte Funktionen

Timer

Mit Hilfe des Timers können die Bearbeitungszeiten für Ihre Aufgabe gemessen und dokumentiert werden. Über die persönlichen Einstellungen können Sie diese Funktion aktivieren. Weitere Informationen erhalten Sie unter Zeiterfassung mit Timer.

Eigene Notizen

Eigene Notizen sind private Notizen für jeden Zuständigen. Sie sind nur für diesen sichtbar. Aktiviert werden diese in den persönlichen Einstellungen.

Registerkarten Status und Zeiten

In der geöffneten Aufgabe können Sie sich im unteren Bereich weitere Registerkarten anzeigen lassen. Die Register Status und Zeiten aktivieren Sie in den persönlichen Einstellungen. Auf der Registerkarte Status werden für jeden Zuständigen oder Betrachter der Aufgabe, entsprechende Informationen gebündelt erfasst. Zu diesen zählen die Bestätigung, der aktuelle Aufgabenstatus, die prozentuale Erledigung, die geplante sowie die geleistete Zeit und abschließend die letzte Änderung an der Aufgabe. Über das Kontextmenü Bearbeitungsmodus ein können die Planzeiten für jeden Zuständigen an der Aufgabe eingestellt werden. Den Bearbeitungsmodus können Sie über das Kontextmenü Bearbeitungsmodus aus beenden. Die Registerkarte Zeiten zeigt das Tagesprotokoll für die erfassten Zeiten. So können auch an einer längerfristigen Aufgabe tagesaktuelle Zeitauswertungen durchgeführt werden. Über den Bearbeitungsmodus können auch neue Zeiten direkt eingetragen werden. Entscheidend ist für die Gesamtzeit der Aufgabe die Kombination der Einzelzeiten mit dem Feld der gesamt geleisteten Zeit. So können bei Korrekturen der Gesamtzeit nach unten auch negative Tageszeiten erfasst werden.

Aufgaben anlegen und bearbeiten

Aufgabe erstellen

Neue Aufgabe
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie die Schaltfläche Neu oder die rechte Maustaste und dann auf Neu. Alternativ können Sie eine neue Aufgabe z. B. auch über die Modulleiste Neu > Aufgabe oder die Tastenkombination Strg+Alt+T anlegen.

Legen Sie zunächst den Betreff Ihrer Aufgabe fest. Wahlweise können Sie einer Aufgabe auch mehrere Kontakte, einem Projekt und über die Umschaltfunktion Ticket einem Ticket bzw. bei Auftrag einen Auftrag zuordnen.

Des Weiteren planen Sie die Laufzeit der Aufgabe. Hierzu können Sie Start- und Enddatum festlegen. Für eine Projektabrechnung besteht die Möglichkeit, auch geplante Stunden sowie geleistete Stunden einzutragen. Diese haben Auswirkung auf die anfallenden Kosten in Projekten und werden mit den Stundensätzen der zuständigen Mitarbeiter berechnet. Ebenfalls in diesem Bereich, können Sie nähere Angaben zur Aufgabe machen (z.B. Status, Priorität).

Machen Sie nun Angaben zur Erinnerung an eine Aufgabe. Sollten Sie den Haken gesetzt haben, erhält der Zuständige eine Erinnerung. Wahlweise können Sie für die Aufgabe bei einer Vergabe der Zuständigkeit an einen anderen Mitarbeiter, eine Systemnachricht per E-Mail verfassen lassen. Möchten Sie dies nicht, entfernen Sie bitte den Haken bei benachrichtigen. Private Aufgaben, die durch andere Mitarbeiter nicht eingesehen werden sollen, markieren Sie durch Anklicken des Kontrollkästchens Privat.


Tipp! Alle zuständigen Mitarbeiter arbeiten mit einer Aufgabe. Markieren Sie eine Aufgabe als Privat, in denen es noch andere Mitarbeiter gibt, können diese die Aufgabe ebenfalls sehen und bearbeiten.


Das Feld Notizen ermöglicht Ihnen, nähere Angaben zur Aufgabe einzutragen. Zu jeder Aufgabe stehen Ihnen eigene Notizen zur Verfügung. Ggf. müssen Sie diese über die persönlichen Einstellungen einblenden. Weiterhin können Sie auch Anhänge per Drag & Drop oder Drücken des Buttons Datei(en) hochladen bzw. Alle Dokumente hinzufügen. Informationen zum Umgang mit Dokumenten finden Sie unter Dokumentenmanagement.

Als Letztes sollten Sie noch die Zuständigkeit der Aufgabe festlegen. Wählen Sie dazu aus dem rechten Bereich die zuständigen Mitarbeiter aus. Vergeben Sie die Aufgabe nur an eine andere Person und haben selbst nichts mit der Aufgabe zu tun, müssen Sie selbst nicht in der Zuständigkeit verbleiben. Den Status können Sie über Vergebene Aufgaben einsehen. Bestätigen Sie zum Schluss Ihre Eingaben durch einen Klick auf Speichern und Schließen.

Neue Serienaufgabe erstellen

Aufgabenserie
Möchten Sie eine Aufgabe zu einer Serienaufgabe machen, so legen Sie, wie oben beschrieben, eine Aufgabe an und richten vor dem Speichern über den Button Serientyp, eine Serie ein. Sie können nun Angaben zur Dauer der Serie, dem Intervall sowie dem Serienmuster machen. Eine Serienaufgabe wird durch das Zeichen Serie.gif gekennzeichnet.

Wird die Serienaufgabe auf Erledigt gesetzt, so wird anhand des eingestellten Intervalls, eine neue Aufgabe erzeugt. Wahlweise können Sie auch, vor Erledigung einer Aufgabe und nach überschreiten der Fälligkeit, eine neue Aufgabe erstellen lassen. Diese Festlegung treffen Sie in Ihren Einstellungen.

Aus einer Aufgabe einen Anruf oder Termin erstellen

Über den Menüpunkt Extras können aus einer Aufgabe heraus direkt ein neuer Anruf bzw. ein neuer Termin erstellt werden. Dabei werden die in der Aufgabe eingetragenen Daten Betreff, Projekt, Ticket, Auftrag, Kategorie, Kontakte, Notizen und Zuständige direkt in den neuen Anruf bzw. den neuen Termin übernommen.


Hinweis! Damit die Übergabe der Daten korrekt funktioniert, muss die Aufgabe vorher gespeichert worden sein. Benutzen Sie dazu bitte den Button Speichern.


Bestehende Aufgabe editieren

Aufgabe Kontextmenü
Durch einen Doppelklick auf die zu bearbeitende Aufgabe im Übersichtsfenster, öffnen Sie die Aufgabe zur Bearbeitung. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Speichern und Schließen, um das Bearbeiten der Aufgabe abzuschließen, die Änderungen zu speichern und das Fenster zu schließen. Wenn der Haken bei benachrichtigen gesetzt ist, wird automatisch eine E-Mail an die Zuständigen versendet. Um die vorgenommenen Änderungen zu verwerfen, muss lediglich das Aufgabenfenster geschlossen werden. Über den Button Speichern werden die getätigten Angaben gespeichert und das Fenster bleibt zur weiteren Bearbeitung geöffnet. Es wird keine Benachrichtigung versendet.

Die Bearbeitung einer Aufgabe ist so geschützt, dass immer nur eine Person eine Aufgabe bearbeiten kann. Hat eine weitere Person eine Aufgabe bereits in Bearbeitung, wird für alle anderen ein Hinweis eingeblendet. Dabei werden die Button ausgeblendet und Änderungen an Einstellungen und den Notizen sind vorübergehend nicht möglich. Eine Bearbeitung kann über den Chat angefragt werden.

Mit Hilfe eines Rechtsklick auf eine Aufgabe in der Aufgabenübersicht lassen sich einzelne Eigenschaften der Aufgabe auch direkt ändern, ohne diese erst öffnen zu müssen.

  • Unter Bestätigung können Sie direkt wählen, ob Sie die Aufgabe annehmen, ablehnen oder auch keine Auswahl treffen möchten.
  • Die Priorität der Aufgabe kann über das Kontextmenü auf die Werte Niedrig, Normal oder Hoch gesetzt werden.
  • Sie können den Status der Aufgabe festlegen.

Aufgabenerledigungsstatus

Der Aufgabenstatus ist mitunter nicht einfach zu verstehen. Hintergrund ist die mögliche Art der Verwendung und Zuteilung der Aufgaben.

  1. Die klassische Aufgabe ist eine einfache, nur mit einer eigenen Zuständigkeit vergebene Aufgabe. Welche Arbeit habe ich zu erledigen?
  2. Eine weitere Variante ist die Aufgabe mit mehreren Zuständigen am Anfang und dem klaren Ziel, dass eine Person in der Zuständigkeit diese Aufgabe erledigt. Dabei spielt es keine Rolle wer dies tut.
  3. Die dritte Variante ist eine klassische Gruppenaufgabe, in der alle oder zumindest ein Teil der zuständigen Mitarbeiter Arbeiten an dieser Aufgabe ausführen.

Diese drei Varianten müssen und können abgebildet werden. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass eine Aufgabe nur dann zu 100% erledigt ist, wenn alle beteiligten Personen diese mit 100% erledigt haben.

  1. Für den ersten Fall stellt dies kein Problem dar, da nur der eine Zuständige diese Aufgabe auf Erledigt setzt.
  2. Im zweiten Fall muss die Person, die sich der Aufgabe annimmt, die anderen Zuständigen aus der Aufgabe entfernen. In diesem Moment werden durch das Entfernen der Häkchen der Erledigungsstatus der anderen Zuständigen auf 100% gesetzt und nur die verbleibende Person ändert den Status erst mit tatsächlicher Erledigung.
  3. In der dritten Variante ist die Aufgabe für alle Beteiligten solange zu sehen, bis alle einzelnen Zuständigen die Aufgabe mit 100% abgeschlossen haben, auch wenn einzelne Personen die Aufgabe bereits auf Erledigt gesetzt haben. Soll eine Aufgabe bereits im Vorfeld ausgeblendet werden, so ist wie unter 2. zu verfahren.

Zeiterfassung mit dem Timer

Aufgaben anpassen
Aufgaben Timer
Aufgabenstatus
In die Aufgaben integriert ist eine Timerfunktion. Mit dieser Funktion können Sie automatisch Arbeitszeiten erfassen, die Ihnen in den Projekten einen aktuellen Kostenstand geben oder über die Auswertungen aufgeschlüsselt werden können.

Den Timer aktivieren Sie in Ihren persönlichen Einstellungen. Hierbei haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten:

  • Timer aktivieren - aktiviert Ihren Timer generell in den Aufgaben und blendet diesen zur Nutzung ein.
  • Timer automatisch starten - startet Ihren Timer mit dem Öffnen der Aufgabe.


Hinweis! Zeiten über den Timer können nur je Aufgabe erfasst werden. Das heißt, dass Sie zwar mehrere Aufgaben öffnen können, jedoch in nur einer Aufgabe der Timer laufen darf. Starten Sie versehentlich mehrere Timer, erhalten Sie eine Hinweismeldung und einer der Timer wird automatisch gestoppt.


In Ihren Aufgaben ist nun der Timer zu sehen. Rechts neben dem Timer gibt es, je nach aktuellem Status, die Tasten Play, Pause und Stopp. Mit diesen können Sie Ihren Timer individuell steuern. Durch Drücken der Stopp-Taste wird die bis dahin aktuell erfasste Zeit auf 0 zurückgesetzt. Die bis dahin gespeicherte Zeit wird nicht gelöscht. Die Zeit des Timers wird alle 36 Sekunden = 0,01 Stunden im Feld der geleisteten Stunden zwischengespeichert. Dabei wird Ihre Gesamtzeit entsprechend addiert.

Über die Registerkarten Status und Zeiten in jeder Aufgabe, können Sie die geplante und geleistete Zeit jedes einzelnen Mitarbeiters einsehen. Unter Zeiten wird Ihnen darüber hinaus die geleistete Zeit anhand der täglichen Arbeit an dieser Aufgabe aufgeschlüsselt, die Sie über die Auswertungen auswerten können. Die zusätzlichen Informationen in einer Aufgabe aktivieren Sie ebenfalls über Ihre persönlichen Einstellungen.

Timer starten und stoppen

Der Timer kann zu jeder Zeit über die entsprechenden Tasten gestartet oder gestoppt werden. Sobald Sie den Status der Aufgabe auf in Bearbeitung setzen, wird generell der Timer gestartet. Dies ist unabhängig von Ihren persönlichen Einstellungen. Haben Sie in den persönlichen Einstellungen den automatischen Timerstart aktiviert, wird dieser nur bei bestehenden Aufgaben im Status in Bearbeitung gestartet, sobald Sie die Aufgabe öffnen. Der Timer stoppt, sobald Sie die Aufgabe schließen oder die Stopp-Taste drücken. Über Speichern und Schließen oder über das X können Sie die Aufgabe beenden. Die geleistete Zeit wird dabei automatisch abgespeichert und dies unabhängig davon, ob Sie in diesem Moment auch die Änderungsberechtigung hätten.

Zeiten für Aufgaben planen, bearbeiten und sperren

Als Projektleiter oder Aufgabenkoordinator können Sie in Aufgaben Zeiten planen. Diese Zeiten können in Projekten mit der geleisteten Zeit verglichen werden. Oder Sie liefern einen entsprechenden Überblick über die Planzeiten Ihrer Mitarbeiter, auch ohne Projekt.

Um Planzeiten für Benutzer zu hinterlegen, legen Sie zunächst eine Aufgabe an und speichern diese ab. Nachdem Sie diese gespeichert haben, werden Ihnen im Aufgabenstatus alle zuständigen Mitarbeiter angezeigt.


Hinweis! Es empfiehlt sich, selbst weiterhin Mitglied der Aufgabe zu sein oder zumindest entsprechende Bearbeitungsrechte aller zuständigen Mitarbeiter zu besitzen, sonst können Sie keine Zeiten pflegen bzw. die geänderte Aufgabe speichern.


Im Aufgabenstatus können Sie in der Spalte Geplant, durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeit, eine Planzeit eintragen. Gegebenenfalls müssen Sie zuvor über das Kontextmenü in den Bearbeitungsmodus ein wechseln. Planen Sie eine Zeit auch für sich, dann tragen Sie diese bitte in das Aufgabenfeld Geplant ein.


Achtung! Die geplanten und geleisteten Zeiten können alle Mitarbeiter über das Feld Geplant im oberen Bereich der Aufgabe bearbeiten und verändern. Diese Zeit hat vor denen im Status eingetragenen Zeiten Vorrang und überschreibt diese. Möchten Sie verhindern, dass die zuständigen Mitarbeiter der Aufgabe Ihre geplanten Zeiten verändern, dann sperren Sie diese in jeder Aufgabe über den Button Extras > Planwerte sperren. Für die erneute Bearbeitung geben Sie diese über Planwerte freigeben wieder frei.


Aufgaben anderer Mitarbeiter einsehen

Aufgaben Zugriffsrechte
Filtermöglichkeiten
Durch die Netzwerkfähigkeit der TecArt-Systeme können Sie alle angelegten Aufgaben Ihrer Mitarbeiter einsehen und diesen auch Aufgaben zuweisen, sofern Sie die Berechtigung für diese Funktionen erhalten haben.

Die Freigabe dieser Funktion regelt jeder Mitarbeiter für sich und kann anderen Mitarbeitern Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte einräumen. Diese Einstellungen können Sie über die persönlichen Einstellungen vornehmen.

Besitzen Sie entsprechende Berechtigungen, dann können Sie für die Ansicht der Aufgaben im Hauptfenster (am unteren Bildschirmrand) aus den Dropdown-Menüs Abteilung oder Benutzer, den gewünschten Mitarbeiter auswählen. Sie sehen nun die Komplettübersicht aller Aufgaben des Mitarbeiters. Über die Felder Suchen oder Kategorie lassen sich die Ergebnisse anhand von Schlagwörtern weiter einschränken.

Aufgabe ablehnen oder löschen

Möchten Sie eine Aufgabe löschen oder nur nicht durchführen? Dann können Sie Aufgaben über das Feld Bestätigung auch ablehnen. In diesem Fall wird die Zuständigkeit aus der Aufgabe entfernt. Waren Sie alleine zuständig, erhält der Ersteller der Aufgabe die Aufgabe mit eigener Zuständigkeit zurück. Dies geht natürlich nicht, wenn Sie eine selbst erstellte Aufgabe sich selbst ablehnen wollen.

Eine Aufgabe kann auf verschiedene Arten gelöscht werden. Ist die Aufgabe geöffnet, dann klicken Sie einfach auf den Button Löschen und bestätigen Sie das erscheinende Dialogfeld mit Ok. Außerdem kann eine Aufgabe direkt über das Feld Löschen des Kontextmenüs entfernt werden, das durch einen Rechtsklick auf die zu löschende Aufgabe im Übersichtsfenster erscheint. Die Aufgabe wird nach dem Bestätigen der Meldung mit Ok gelöscht.

Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Siehe auch