Angebote – TecArt Handbuch

Angebote

Aus TecArt Handbuch

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Angebotsübersicht
Register Letzte 20 Angebote
Um in das Modul Angebote zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Angebote. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit Registerkarten. Darunter auch die Registerkarte Angebotsübersicht, die Ihnen einen Überblick über alle Angebote gibt. Wenn Sie die Registerkarte Letztes Angebot auswählen, gelangen Sie zum zuletzt bearbeiteten Angebot. In der Registerkarte Letzte 20 Angebote finden Sie eine Liste mit den 20 zuletzt bearbeiteten Angeboten.


Hinweis! Die Anzahl und Reihenfolge der Registerkarten kann von Benutzer zu Benutzer durch individuelle Einstellungen anders aussehen. Im Standard sind diese drei Registerkarten immer vorhanden.


Tipp! Über die rechte Maustaste können Sie zu jedem Angebot eine Wiedervorlage hinterlegen. Weiterhin werden Ihnen Angebote mit abgelaufener Bindefrist, die vom Status her offen sind, in der Übersicht rot angezeigt.


Daten in der Übersicht

Anpassung der Spalten

Anpassen der Spalten über Button
Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch - und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig verschieben. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

Gruppierungen

Anpassung über Kontextmenü
Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.


Tipp! Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.


Farbliche Anzeigen und Status

Angebote können in verschiedenen Farben dargestellt werden. Mit der Buchung der Artikelverwaltung und in Verbindung der Felder Bearbeitungsstand, Status und Angebotsbindefrist, erfolgt die automatische Farbgebung. Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Status finden Sie unter Bearbeitungsstände und Button. Ohne Buchung der Artikelverwaltung wird nur zwischen den beiden Farben Rot und Schwarz unterschieden.

Farbe Beschreibung
Schwarz Im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung wird das Angebot schwarz dargestellt.
Rot Angebote mit abgelaufener Angebotsbindefrist und gleichzeitig im Bearbeitungsstand 3 - Versendet sowie dem Status offen, werden generell rot eingefärbt.
Orange Angebote im Bearbeitungsstand 1 - Erstellt werden orange dargestellt. Diese wurden zur Prüfung abgegeben.
Orange und fett Angebote im Bearbeitungsstand 2 - Geprüft werden orange und fett dargestellt. Sie sind bereit zum Versand.
Grün Angebote im Bearbeitungsstand 3 - Versendet werden solange grün dargestellt, wie die Angebotsbindefrist sich in der Zukunft befindet und darüber hinaus der Status offen oder nicht gesetzt ist. Wurde keine Angebotsbindefrist festgelegt oder liegt diese in der Vergangenheit, wechselt die Farbe automatisch auf rot. Wird der Status verändert, wechselt die Farbe auf grau.
Grau Angebote im Bearbeitungsstand 4 - Beantwortet oder 5 - Abgelöst werden grau dargestellt. Gleiches gilt, wenn das Angebot sich noch im Bearbeitungsstand 3 - Versendet befindet und der Status ein anderer als offen oder nicht gesetzt ist.

Weiterführende Funktionen des Kontextmenüs

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie das entsprechende Angebot öffnen müssen.

  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Bearbeiten - Dieser Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich dieses Angebot direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Angebote, können Änderungen an den gewählten Angeboten gleichzeitig vorgenommen werden (Massenbearbeitung).
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen neue Angebote anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Ordnervorlage - Wenn Sie mehrere Angebote markieren und anschließend eine Ordnervorlage auswählen, werden die beinhaltenden Ordner in dem Angebot neu erstellt. Existiert bereits ein Ordner mit gleichem Namen oder generell Dokumente, bleiben diese mit ihren Einstellungen vorhanden.
  • Kopieren - Erstellung einer 1 zu 1 Kopie eines Projekts. Informationen der unteren Registerkarten (Aktivitäten, Verknüpfungen etc.) werden nicht mitkopiert.
  • Wiedervorlagen - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für das Angebot an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen.
  • Wiedervorlagen hinzufügen - Erstellung einer Erinnerung für das Angebot.
  • Sicherheit - Der Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung und zeigt Ihnen die aktuellen Zugriffsrechte an. Wenn Sie entsprechende Rechte besitzen, können Sie die Zugriffsliste und Nutzungsrechte ändern.
  • Berechtigungen anzeigen - Zeigt die aktuellen Zugriffsrechte nur für Administratoren nach Mitarbeiterwahl an.
  • Zusammenführen - Mehrere Angebote können zu einem Angebot zusammengefasst werden, wenn Sie die Artikelverwaltung verwenden, sich das Angebot im Bearbeitungsstand 0, 1 oder 2 befindet und es sich um den gleichen Kontakt inkl. der Personenerweiterung handelt.
  • Protokolle - Sind auswählbar, wenn das Zusatz-Feature gebucht und aktiviert ist und der Benutzer das Recht hat, Protokolle aufzurufen. Diese Funktion zeigt den tatsächlichen Verlauf aller Änderungen des gewählten Datensatzes an. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter Protokollfunktion.
  • Drucken - Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Export - Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Es werden alle angezeigten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportiert, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. Weitere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung der Druck- und Exportfunktion.
  • Aktualisieren - Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.


Registerkarten und Ansichten

Registerkarten in einem Angebot
Angebotsregisterkarte Beschreibung
Das Angebotsfenster untergliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie, neben einem Kalender, mehrere Registerkarten mit angebotsspezifischen, allgemeinen Daten. In den ersten Registerkarten werden die allgemeinen Daten zu einem Angebot abgespeichert. Änderungen in der Ansicht könnten sich nur durch weitere oder andere Felder und administrative Einstellungen ergeben. Die Registerkarte Beschreibung dient Ihnen als freies Feld. Hier können Sie viele zusätzliche Informationen zu einem Angebot abspeichern.

Im unteren Bereich des jeweiligen Angebotes finden Sie die Angebotsdokumente. Hier können Sie zu jedem Angebot die relevanten Daten im Bereich Dokumente abspeichern und pflegen. Dabei können Sie alle Annehmlichkeiten des Dokumentenmanagement nutzen. Mit der Nutzung der Artikelverwaltung befinden sich im unteren Bereich mindestens zwei Registerkarten. Neben den bestehenden Registerkarten können Sie auf der rechten Seite über den kleiner Pfeil weitere Objektregisterkarten anlegen und finden dort ggf. weitere Registerkarten sowie Einstellungsmöglichkeiten vor.

Buttons in der Angebotsmaske

In der nachfolgenden Auflistung erhalten Sie eine Information zu den zur Verfügung stehenden Buttons der Angebotsmaske:

  • Berechne Fomeln - Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Angebot neu berechnet.
  • Vorschau erstellen - Es wird ein Vorschau-Dokument im PDF-Format erzeugt.
  • Bearbeiten - Durch Klick auf diesen Button, wechselt das TecArt-System in den Bearbeitungsmodus.
  • Zur Prüfung - Der Vertrag wird in den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben. Informationen zu weiteren Buttons in Verbindung mit den Arbeitsschritten finden Sie im Abschnitt Bearbeitungsstände und Button.
  • Kopieren - Erstellung einer 1 zu 1 Kopie eines Angebots. Zusätzlich zu den Informationen aus der Vertragsmaske werden außerdem alle Artikel mit in den kopierten Vertrag übernommen.
  • Wiedervorlagen Aktive Wiedervorlagen2 - Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen für das Angebot an, mit der Möglichkeit neue zu erzeugen. Bei Färbung des Symbols wird eine Anzahl an aktiven Wiedervorlagen angezeigt.
  • < und > - Über diese beiden Buttons können Sie zum vorigen oder nächsten Monat im Kalender springen.
  • Suchen - Über diesen Button können Sie, anhand des Filters und des Suchbegriffs, alle Angebote im System durchsuchen. Nach Ausführung der Suche erscheint ein Fenster mit den entsprechenden Suchergebnissen. Nach Auswahl des gewünschten Angebots und Klick auf Ok öffnet sich das ausgewählte Angebot in einem neuen Fenster. Alternativ können Sie den Haken beim Checkfeld Im neuen Fenster öffnen entfernen, damit das Angebot im selben Fenster aufgerufen wird.

Angebote anlegen, bearbeiten und löschen

Angebote verfassen und bearbeiten ohne Artikelverwaltung

Neues Angebot
Dokumente in einem Angebot
Ein neues Angebot können Sie über den Button Neu in der Modulleiste oder über die Angebotsübersicht unten links erstellen. Außerdem kann ein neues Angebot direkt aus einem Kontakt, Ticket, Projekt oder Auftrag heraus angelegt werden. Öffnen Sie dazu bspw. einen Kontakt durch einen Doppelklick in der Übersicht, für den Sie das Angebot anlegen möchten. Klicken Sie im Anschluss auf die Registerkarte Angebote und links unten auf den Button Neu, um mit dem Anlegen des Angebotes zu beginnen. Bei dieser Methode werden automatisch die Kontaktdaten in das dafür vorgesehene Feld des Angebotes übernommen. In allen Fällen öffnet sich das Angebotsfenster, in dem Sie alle für Sie wichtigen Daten eintragen können.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf Speichern. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, zu Ihrem Angebot noch Dokumente hinzuzufügen. Wie das funktioniert, finden Sie unter Kopieren und Einfügen von Ordnern und Dokumenten.

Um ein bereits bestehendes Angebot zu bearbeiten, öffnen Sie es durch einen Doppelklick und betätigen den Button Bearbeiten. Das Angebot wechselt daraufhin in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können.

Angebote verfassen und bearbeiten mit Artikelverwaltung

Angebot mit Artikelliste
Beispiel einer Artikelliste mit Einzelartikeln, Gruppen und Sonderposten
Haben Sie das Rechnungsmodul bzw. die Artikelverwaltung gebucht, können Sie auf die Artikel Ihrer Artikelverwaltung zurückgreifen und Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen aus unterschiedlichen Artikeln und Sonderposten zusammenstellen. Um die Artikelliste in den unteren Registerkarten für ein Objekt zu verwenden, muss die Preisberechnung auf Ja gestellt sein. Dieses Feld finden Sie meistens rechts oben in der jeweiligen Maske oder als positioniertes Feld auf Registerkarte 1 Ihres Vorgangs/Objekts. Einzige Ausnahme sind die Vorgänge, wie Rechnungen, in denen die Artikelliste immer angezeigt wird. Für jedes Angebot, jeden Auftrag und Vertrag können Sie individuell entscheiden, ob Sie die Artikelliste nutzen wollen.

Als Artikel bezeichnen wir Waren und Dienstleistungen, die zum Standardsortiment des Unternehmens gehören. Artikel die einzigartig oder modifizierte Standardartikel sind, werden als Sonderposten im System deklariert. Zeilen und Gruppenzeilen unterstützen die Übersichtlichkeit und die Bildung von Gruppen.


Hinweis! Artikel, Sonderposten, Zeilen und Gruppenzeilen können nur im Status 0 – In Bearbeitung bei Angeboten, Verträgen und in Vorgängen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. In Aufträgen können weitere Artikel zusätzlich im Status 3 - Erteilt hinzugefügt werden.


Die Artikelliste im Überblick

Artikelfelder

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen je nach Methode des Einfügens oder der Bearbeitung die folgenden Felder zur Verfügung:

Beschriftung Beschreibung
Menge Anzahl der Artikel - Nummerischer Wert, welcher negativ, null und positiv sein kann. Sie können auch Werte mit Nachkommastellen eingeben. Die Menge definiert keine Größen, wie kg, Stück oder Paletten. Diese richten sich ggf. nach der individuell Artikel angegebenen Einheit.
Bezeichnung Benennung des Artikels aus der Artikelliste. Wird keine individuelle Beschreibung angegeben, wird die Bezeichnung für Druckvorlagen verwendet.
Artikelnummer Nutzung der Artikelnummer aus der Artikelliste oder Vergabe einer eigenen einmaligen Artikelnummer. Auf Basis dieser Nummer werden Auswertungen zu Artikeln durchgeführt.
Einkaufspreis Diesen können Sie mit angeben um spätere Auswertungen für Gewinnspannen berechnen zu können.
Steuersatz Als Steuersatz werden die zur Verfügung und Nutzung vorgesehenen Steuersätze vorgegeben. Andere Steuersätze können über die Moduleinstellungen durch Ihren Administrator ergänzt bzw. angepasst werden.
Originalpreis Entspricht dem vorgegebenen Preis aus Ihrer Artikelliste. Ausgehend von diesem Feld erfolgt die Berechnung des Rabatts und der Einzelpreise (Netto und Brutto).
Rabatt Sie können zwischen prozentualem und monetärem Rabatt wählen. Gibt es einen Originalpreis, werden automatisch die Einzelpreise für Netto und Brutto berechnet.
Einzelpreis (EUR Netto) Durch Eintragung oder Änderung des Netto-Einzelpreises wird automatisch der Brutto-Einzelpreis und ggf. ein Rabatt berechnet.
Einzelpreis (EUR Brutto) Durch Eintragung oder Änderung des Brutto-Einzelpreises wird automatisch der Netto-Einzelpreis und ggf. ein Rabatt berechnet.
Intervall Angabe des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums. Die vorgegebene Liste kann durch einen Administrator über die Listenverwaltung ergänzt bzw. angepasst werden.
Drucken Ist der Haken gesetzt, wird der Artikel und eine mögliche Beschreibung auf dem Dokument ausgegeben. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Preis eingerechnet, jedoch nicht auf dem späteren Dokument dargestellt. Bitte beachten Sie hierbei ggf. weiterführende Druckfunktionen in Artikelgruppen.

Achtung! Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

Beschreibung kopieren Bei der Erstellung eines Sonderpostens aus einem Artikel Ihrer Artikelliste heraus, können die vorhandenen Beschreibungen des Artikels übernommen werden um sie anzupassen. Übernehmen Sie die Beschreibung nicht, wird sie dennoch im Original verwendet.
Bezeichnung kurz Individuelle Kurzbezeichnung für den Artikel zur Verwendung im Druck.
Bezeichnung lang Individuelle Möglichkeit zur näheren Beschreibung des Artikels.
Notizen Möglichkeit eigene Notizen zu erfassen.
Bedeutung der Spaltentitel
Beschriftung Beschreibung
Gesamt (EUR Netto) Menge multipliziert mit dem Einzelpreis (EUR Netto)
Gesamt (EUR Brutto) Menge multipliziert mit dem Einzelpreis (EUR Brutto)
Drucken Die Funktion entspricht derselben, wie in der Einzelansicht des Artikels. Sie haben über die Spalte die Möglichkeit schnell den Druck jedes Artikels zu regeln.

Achtung! Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.

Alles drucken Diese Spalte wird Ihnen bei der Verwendung von Gruppenzeilen angezeigt. Wenn die Haken bei Drucken und Alles drucken nicht gesetzt sind, erscheint lediglich der Gruppenpreis auf dem Dokument. Ist Drucken aktiviert, wird im Dokument die Bezeichnung des Artikels in der Gruppe angezeigt. Wird zusätzlich Alle drucken aktiviert, werden alle Informationen zum Artikel wie Einzelpreis und Menge mit ausgegeben.
Kalkulation Diese Spalte zeigt eine mögliche automatische Berechnung eines Artikels in Abhängigkeit zur Fälligkeit als Information an.
Ein Beispiel: Sie bieten Ihrem Kunden eine monatliche Dienstleistung an. Dieser möchte jedoch nur quartalsweise zahlen. Also verbleibt der Artikel im Intervall monatlich und die Fälligkeit im Objekt selber wird auf quartalsweise gesetzt. Demzufolge wird der monatliche Preis multipliziert mit der Menge und der Monate. Natürlich funktioniert dies auch, wenn Sie einen jährlichen Intervall haben und diesen auf den Monat für Ihren Kunden umlegen möchten.
Farbliche Anzeige der Artikel

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Ja nach Status Ihres Objektes können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

Farbe Beschreibung
Schwarz Im Status 0 - in Bearbeitung wird ein Standardartikel so dargestellt.
Ab Status 1 - Erstellt kann es sich auch um einen deaktivierten oder später aktualisierten Artikel aus der Artikelverwaltung handeln. Durch die gewollte Verwendung wird dieser als "Standardartikel" betrachtet.
Rot Ein eigener Sonderposten, Artikel der Artikelliste mit Ihren Änderungen und eingefügte Zeilen werden generell rot dargestellt. Dabei ist der Bearbeitungsstatus egal.
Orange Nur im Status 0 - In Bearbeitung werden Artikel Ihrer Artikelverwaltung orange angezeigt, wenn diese zwischenzeitlich geändert wurden. Gleichzeitig wird Ihnen am unteren rechten Rand die Möglichkeit angeboten die Artikel automatisch zu aktualisieren. Nach einer Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als "Standard" verwendet.
Grau Dieser Artikel ist nicht mehr verfügbar oder soll ggf. nicht mehr verwendet werden und wird als deaktivierter Artikel grau eingefärbt.
Bei der Übergabe von Artikeln aus einem Angebot zu einem Auftrag und weiter in einen Vertrag, erfüllt die Farbe gleichzeitig die Anzeige bereits übergebener Artikel. Sie sollten also auch nicht mehrfach verwendet werden.

Artikel einfügen, bearbeiten und löschen

Artikel hinzufügen
Über den Button Artikel hinzufügen in der Artikelliste öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der Strg-Taste und klicken Sie auf Einfügen. Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button Einfügen und Schließen werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch. Der Button Abbrechen schließt das Fenster ohne Änderungen.


Hinweis! Wenn Sie das Recht besitzen, Artikel anlegen zu dürfen, erscheint zusätzlich unten links der Button Neu.


Sonderposten aus Artikeln
Sonderposten aus einem Artikel erstellen
Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Artikel hinzufügen, wie beschrieben, Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen. Sofort werden die ausgegrauten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch Speichern übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes wird durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden erneut gesetzt.

Einfügen von Sonderposten
Einfügen eines einmaligen Artikels (Sonderposten)
Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button Sonderposten hinzufügen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf Speichern. Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Objektes wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.
Einfügen von Zeilen
Zeile hinzufügen
Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandzeile einzufügen, klicken Sie auf den Button Zeile hinzufügen. Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.
Bearbeitung von Artikeln
Einen Artikel bearbeiten
Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick tätigen oder über das Kontextmenü auf den Punkt Öffnen klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen an der Menge, dem Rabatt, der Drucken-Option und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Wenn es sich beim Artikel um einen Sonderposten handelt, stehen Ihnen nach dem Öffnen alle Felder und Berechnungsfunktionen zur Bearbeitung zur Verfügung. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf Speichern übernommen. Befindet sich der geänderte Artikel in einer Gruppe, wird auch deren Summen neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen, indem Sie im Kontextmenü auf Bearbeitungsmodus ein klicken. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge des gewünschten Artikels, können Sie die Artikelanzahl erhöhen oder vermindern. Wie bereits im Fenster "Artikel bearbeiten" unterscheiden sich die Änderungsmöglichkeiten bei Artikeln und Sonderposten. Den Bearbeitungsmodus können Sie entweder durch Schließen bspw. des Angebots oder über das Kontextmenü Bearbeitungsmodus aus beenden.

Artikel aktualisieren
Artikelansicht mit Button Stammartikel aktualisieren
Artikelansicht nach Aktualisierung
Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere Feld der Artikel betreffen.

Sobald Stammartikel verändert wurden, erhalten Sie nach einem Rechtsklick auf den entsprechenden Artikel die Kontextmenü-Auswahl Artikelposten Aktualisieren. Davon unberührt bleiben geänderte und somit selbst erstellte Sonderposten. Bestätigen Sie die Auswahl, werden die aktuellen Daten zum Artikel aus der Artikelverwaltung geladen und im Hintergrund eingefügt. Die Artikelfarbe ändert sich wieder auf schwarz und der Button wird ausgeblendet.

Löschen von Artikeln

Nur im Status 0 - In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf Löschen oder über die Entf-Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf-Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Status besitzen, müssen Sie dieses in den Status 0 - In Bearbeitung zurückweisen. In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

Gruppierung von Artikeln

Gruppenzeile einfügen
Anzeige gruppierte Artikel in der Liste
Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B. um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt aber keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, fügen Sie diesen nun unter beiden Gruppen ein und verschieben diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

Gruppe erzeugen

Mit Hilfe des Button Gruppenzeile hinzufügen öffnet sich ein Fenster in dem Sie Menge, Bezeichnung, Steuersatz, Rabatt, Intervall und Bezeichnung lang für die nähere Beschreibung der Gruppe, eintragen können.

Der Gesamtpreis der Gruppe errechnet sich automatisch anhand der Einzelpreise und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf Speichern werden drei Zeilen Gruppenbeginn, Ihre Bezeichnung mit der Gruppennummer und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag & Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Die Verschiebung der gesamten Gruppe ist nicht möglich. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden. Steht hingegen die Gruppenbezeichnung drunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.


Achtung! Die Einstellungen des Intervalls in der Gruppenzeile überschreiben den Intervall der enthaltenen Artikel. Das heißt, wenn ein Standardartikel normal monatlich 100,- € kostet, Sie jedoch in der Gruppe einen jährlichen Intervall wählen, wird der Artikelpreis auf den jährlichen Intervall gesetzt. In diesem Beispiel werden dann 100 € pro Jahr statt 1.200,- € für den Artikel berechnet.


Hinweis! In Rechnungen selbst findet der Intervall keine Anwendung. Das Feld steht Ihnen dort nicht zur Verfügung, da es sich immer um eine aktuelle Einzelabrechnung handelt.


Drucken und alles Drucken

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuert die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer bei verschiedenen Kombinationen, dass mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

Szenario Beschreibung Drucken Alles Drucken Ergebnis
1 Artikel eingefügt in Gruppe aktiviert aktiviert Artikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreise werden für diesen Artikel ausgegeben. Wählen Sie nicht für alle Artikel diese Optionen aus, kann es vorkommen, dass die ausgegebenen Einzelpreise am Ende nicht die Summe der Gruppenzeile ergeben.
2 Artikel eingefügt in Gruppe aktiviert deaktiviert Nur die Beschreibungen der Einzelartikel werden ausgegeben. Zusatzinformationen könnten nur in Textform über Variablen ausgelesen werden.
3 Artikel eingefügt in Gruppe deaktiviert deaktiviert Keine Information zu diesen Artikeln wird für den Druck verwendet.
4 Gruppenzeile aktiviert nicht verfügbar Die eingetragenen Informationen der Gruppenzeile werden für den Druck ausgegeben, wie für einen einzelnen Artikel außerhalb der Gruppen auch.
5 Gruppenzeile deaktiviert nicht verfügbar Keine Information der Gruppenzeile wird für den Druck verwendet. Verwenden Sie dieses Szenario in Verbindung mit dem ersten Szenario, werden die Einzelartikel wie gewohnt ausgegeben und die Gruppierung dient Ihnen lediglich zur besseren Übersicht ohne weitere Funktion.


Achtung! Die Anzeige der Artikeldaten in Ihrem Dokument ist abhängig von den verwendeten Variablen und Bedingungen in den genutzten Systemvorlagen. Eingetragene Texte und Druckinformationen an jedem Artikel werden daher nur bedingt beachtet.


Rabatte und optionale Artikel

Das TecArt-System bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu gewähren. So können Sie für einzelne Artikel als auch für Gruppen individuelle prozentuale oder monetäre Rabatte eintragen. In verschiedenen Vorgängen können Sie darüber hinaus auf den gesamten Betrag einen Rabatt hinterlegen.

Die Rabattfunktion können Sie auch nutzen um optionale Artikel anzubieten. In Kombinationen mit Gruppenartikeln und den Schaltern für Alles drucken bzw. Drucken schaffen Sie Optionen, in denen der Posten auf Ihrem Dokument erscheint, aber nicht in den Gesamtbetrag eingerechnet wird. Wenn Ihr Kunde den optional angebotenen Artikel kaufen möchte, entfernen Sie den Rabatt bzw. erhöhen die Menge und automatisch wird der Artikel in Ihrer Berechnung berücksichtigt.

Rabatte können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden. So sind auch Rabatte auf bereits rabattierte Artikel möglich, indem Sie um den Artikel eine Gruppe bilden und die Gruppe ebenfalls rabattieren.

Zudem gibt es seit Version 4.6 auch die Möglichkeit in Angeboten, Verträgen und Aufträgen einen Artikel als optionalen Artikel zu deklarieren. Hierzu öffnen Sie den Artikel im entsprechenden Vorgang. Setzen Sie den Haken bei "Optional". In Verbindung mit der optionalen Artikelschleife können Sie parallel zu Ihrer Angebots-, Vertrags- oder Auftragsberechnung, weitere Artikel (optionale Artikel) ausgeben. Optionale Artikel werden demnach nicht bei der Berechnung für den Netto- und Bruttopreis bei einmaligen Artikeln oder Artikel mit Intervall herangezogen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit zum regulären Angebotspreis weitere optionale Artikel anzubieten, die nicht in die letztendliche Berechnung des Angebotspreis einfließen.

Artikel mit Intervallen und Serien

Artikel können Informationen zu Abrechnungsintervallen enthalten. Nicht in jedem Modul werden diese verwendet und darüber hinaus können verschiedene Berechnungsgrundlagen herangezogen werden. Kombinationen zur Fälligkeit bei Angeboten und Verträgen sowie bei Laufzeiten in den Aufträgen haben Einfluss auf die Ausgabe von Werten. Bitte beachten Sie darüber hinaus auch die Informationen bei der Verwendung von Gruppenzeilen. Beispielhaft finden Sie in der folgenden Tabelle einige Anwendungen.

Szenario Beschreibung Fälligkeit/Laufzeit des Objektes Intervall des Artikels Ergebnis
1 Angebot oder Vertrag monatlich monatlich Die Summe des Artikels entspricht auch der Intervallsumme. In der Kalkulationsspalte wird keine Berechnung angezeigt.
2 Angebot oder Vertrag jährlich monatlich Die monatlichen Werte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate multipliziert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das zwölffache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
3 Angebot oder Vertrag monatlich jährlich Die jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein zwölftes und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
4 Angebot oder Vertrag quartalsweise jährlich Die jährlichen Werte der Artikel werden durch die Anzahl der Monate dividiert. Der Intervallbetrag ist ein viertel und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
5 Angebot oder Vertrag jährlich quartalsweise Die Quartalswerte der Artikel werden mit der Anzahl der Monate (Jahr) multipliziert und durch die Anzahl der Monate (Quartal) dividiert. Der Intervallbetrag erhöht sich um das vierfache und in der Kalkulationsspalte wird die Berechnung angezeigt.
6 Angebot oder Vertrag einmalig einmalig Wird in mindestens einer der beiden Felder der Wert einmalig verwendet, so erfolgt die Berechnung auch nur einmalig unabhängig davon, welche Kombination (einmalig - jährlich, monatlich - einmalig etc.) letztendlich gewählt wurde.
7 Rechnung, Gutschrift etc. nicht möglich nicht verfügbar Die übertragenen Werte werden einmalig in einen Vorgang eingebunden. Intervalle ergeben sich nur aus Verbindungen mit Verträgen oder Aufträgen.
8 Auftrag 12 Monate monatlich In Aufträgen wird zur Berechnung des Auftragsvolumens die Laufzeit eines Vertrages herangezogen. Der monatliche Betrag der Artikel wird mit der Anzahl der Monate der Laufzeit multipliziert und ggf. um weitere einmalige Beträge addiert.


Hinweis! Intervalle, Laufzeiten und Fälligkeiten wurden durch Ihre Administratoren individuell festgelegt. Hierbei können weitere Intervalle wie beispielsweise halbjährlich (6 Monate), 2 Jahre (24 Monate) oder ähnliches hinzugefügt werden. Das TecArt-System liefert die oben genannten Standardwerte aus.



Zusammenführen von Angeboten

Das Angebotsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Angebote im Status 0 - In Bearbeitung, 1 - Erstellt und 2 - Geprüft zu einem Angebot zu vereinen. Beachten Sie bitte, dass nur Angebote zusammengeführt werden können, die dem gleichen Kontakt zugeordnet sind. Dabei werden auch einzelne Ansprechpartner unterschieden. Die Zusammenführung der Angebote ist nur dann sinnvoll, wenn Sie diese mit Artikeln erstellen.

Wählen Sie für die Angebotszusammenführung in der Übersicht die gewünschten Angebote mit gedrückter Strg-Taste bzw. der Shift-Taste aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Zusammenführen. Es öffnet sich nun ein neues Angebot in welches Ihre Artikel der unterschiedlichen Angebote zusammengeführt werden. Weiterhin werden auch die gleich lautenden Daten, wie die Kontaktdaten, übernommen. Die Datensätze, aus denen Sie dieses Angebot erstellt haben, werden dabei nicht gelöscht. Es stehen Ihnen alle Optionen zur Verwendung oder Änderung offen.


Hinweis! Dokumente oder individuell eingestellte Feldwerte werden nicht in das neue Angebot überführt. Diese müssen Sie nach Ihren Wünschen neu auswählen bzw. hinzufügen.


Massenbearbeitung

Hinweis! Die Massenbearbeitung kann nur bei Angeboten im Status 0 - In Bearbeitung angewendet werden.

Massenbearbeitung von Feldinhalten
Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. verfügbar. In der Dokumentenverwaltung und in den Aktivitäten, wie Termine, E-Mails, Aufgaben, Anrufe und Notizen ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern/zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Bitte beachten Sie den unten stehenden Hinweis! Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die Strg-Taste bzw. Shift-Taste gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie Bearbeiten... aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung wird Ihnen immer der Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.


Achtung! Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte.


Hinweis! Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten- und Kundenverträge), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Weiterhin müssen Objekte sich im selben Bearbeitungsstatus (z. B. Rechnung in Bearbeitung) befinden. Andernfalls erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.


Löschen von Angeboten

Wollen Sie ein Angebot löschen, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und klicken hier auf den Button Löschen. Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage mit Ok bestätigt haben, wird das entsprechende Angebot gelöscht. Voraussetzung zum Löschen ist ein entsprechendes Löschrecht.

Workflow der Angebote

Für Angebote gibt es innerhalb des TecArt-Systems die Möglichkeit, auf Workflows zurückzugreifen. Diese Option steht Ihnen in automatisierter Form, nur im Zusammenspiel mit den gebuchten Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen, zur Verfügung. Manuell können Sie auch ohne diese Module Workflows durch die Nutzung der Felder Status und Bearbeitungsstand abbilden.

Nutzen Sie in einem Angebot die Artikelverwaltung, können Dokumente automatisch erstellt werden. Über eingebundene Button können die Daten eines Angebotes in Folgeangebote, Aufträge sowie Verträge überführt werden, um im weiteren Verlauf bis zur Erstellung von Rechnungen genutzt zu werden.

Bearbeitungsstände und Button

Im Angebotsmodul unterscheiden wir zwischen fünf Bearbeitungsstatus. Davon sind 1 - Erstellt, 2 - Geprüft und 3 - Versendet als individuelle Arbeitsschritte definiert und können so vom 2- bis 6-Augen-Prinzip durch Berechtigungen abgebildet werden. Als Beispiel, erstellt ein Mitarbeiter ein Angebot, übergibt dieses an den Abteilungsleiter, der prüft es und abschließend wird es urch einen Vertriebsmitarbeiter an den Kunden versandt. So können Aufgabenbereiche und -befugnisse der Mitarbeiter genau definiert werden.

Bearbeitungsstand Beschreibung
0 - In Bearbeitung Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Das Angebot wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert. Nach Fertigstellung kann auf den Button Zur Prüfung geklickt werden. Danach kann der Bearbeitungsstatus, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 1 - Erstellt, 2 - Geprüft oder 3 - Versendet wechseln. Gleichzeitig wird im Fall der automatischen Dokumentenerstellung das Angebot erzeugt.
1 - Erstellt In diesem Status kann das erstellte Angebot geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich. Bei möglichen Fehlern und notwendigen Anpassungen kann das Angebot mit Hilfe des Buttons Zurückweisen wieder auf den Status 0 - in Bearbeitung zurückgesetzt werden. Sind keine Änderungen mehr notwendig, erfolgt über den Button Geprüft die Übergabe zum nächsten Bearbeitungsstatus. Danach kann der Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 2 - Geprüft oder 3 - Versendet wechseln.
2 - Geprüft Angebot und Dokument können nun einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Das Angebot kann mit Hilfe des Buttons Zurückweisen wieder auf den Status 0 - in Bearbeitung zurückgesetzt oder über Versenden in die nächste Bearbeitungsstufe übergeben werden. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Versendet.
3 - Versendet Im oberen Bereich des Angebotes wird nun der Button Status mit den verfügbaren Status angezeigt. Gleichzeitig wird auf der Registerkarte Artikelliste die Option Folgeangebot ermöglicht. Ein versendetes Angebot ist rechtskräftig und kann daher nur durch ein Folgeangebot verändert werden.

Über die Änderung des Status wird der Bearbeitungsstand des Angebotes in 4 - Beantwortet geändert.

4 - Beantwortet Artikel beantworteter Angebote können nun weiter verwendet werden. Sie haben in diesem Bearbeitungsstatus die Möglichkeit für Folgeangebot, Vertrag erstellen, Zu Vertrag hinzufügen, Auftrag erstellen und Zu Auftrag hinzufügen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich nicht mehr. Alle Funktionen stehen Ihnen, unwesentlich welcher Angebotsstatus, zur Verfügung. Das System schränkt Sie nicht in der Verwendung ein. Sie können selbst bei einem abgelaufenen und durch ein Folgeangebot abgelösten Angebot, Artikel in Aufträge oder Verträge überführen.

Folgeangebot erstellen

In den Bearbeitungständen 3 - Versendet und 4 - Beantwortet erscheint in der Artikelliste unten links der Button Folgeangebot. Sie haben die Möglichkeit, aus allen Artikeln des Angebotes oder nur aus ausgewählten Artikeln, ein oder mehrere Folgeangebote zu erstellen.

Markieren Sie zunächst die gewünschten Artikel der Artikelliste, die Sie in ein Folgeangebot überführen möchten. Um alle Artikel überführen zu können, müssen Sie alle oder keine Artikel markieren. Befindet sich in Ihrer Markierung eine Gruppenzeile, wird immer die gesamte Gruppe inkl. aller darin befindlichen Artikel in das Folgeangebot übernommen. Werden hingegen nur einzelne Artikel einer oder mehrerer Gruppen markiert, werden diese als Einzelartikel übernommen.

Klicken Sie nach der Markierung auf Folgeangebot. Nun öffnet sich ein neues Angebot mit den Angaben des Ursprungsangebotes. Dabei werden Daten, wie Kontakt, Projekt, Datum, Ablaufdatum, Fälligkeit, Angebotsart und Preisberechnung sowie allen markierten Artikeln übernommen. Das neue Angebot befindet sich sofort im Bearbeitungsmodus und im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung. Wenn Sie das Folgeangebot versenden, wird der Status des Ursprungsangebotes auf abgelöst durch neues Angebot gesetzt. Sobald Sie das neue Angebot gespeichert haben, können Sie die Artikel der Artikelliste, wie oben beschrieben, anpassen.

Auftrag oder Vertrag erstellen

Angebot mit Verträgen und Aufträgen
Im Bearbeitungsstand 4 - Beantwortet erscheinen neben den beschriebenen Button Folgeangebot bis zu vier weitere Button, abhängig von Ihren gebuchten Modulen. Wenn Sie das Vertragsmodul nutzen, stehen Ihnen die beiden Button Vertrag erstellen und Zu Vertrag hinzufügen zur Verfügung. Beim Auftragsmodul erscheinen die Button Auftrag erstellen und Zu Auftrag hinzufügen.

Markieren Sie zunächst die gewünschten Artikel der Artikelliste, die Sie überführen möchten. Um alle Artikel zu überführen, können Sie alle oder keine Artikel markieren. Befindet sich in Ihrer Markierung eine Gruppenzeile, wird immer die gesamte Gruppe inkl. aller darin befindlichen Artikel übernommen. Werden hingegen nur einzelne Artikel einer oder mehrerer Gruppen markiert, werden diese als Einzelartikel übernommen.

Wenn Sie auf den Button Vertrag erstellen bzw. Auftrag erstellen klicken, öffnet sich ein neuer Vertrag bzw. Auftrag. Dieser übernimmt automatisch die Angaben aus dem Angebot, wie bspw. Kontakt, Projekt, Preisberechnung und die markierten Artikel. Informationen zur weiteren Bearbeitung finden Sie in den verlinkten Kapiteln der Verträge und Aufträge.

Über die Button Zu Vertrag hinzufügen bzw. Zu Auftrag hinzufügen wird ein Auswahlfenster geöffnet, in dem Ihnen alle verfügbaren Verträge bzw. Aufträge des Kontakts angezeigt werden, unabhängig vom Status. Markieren Sie nun einen gewünschten Vertrag bzw. Auftrag und gehen auf Auswählen. Es öffnet sich der ausgewählte Datensatz und die markierten Artikel werden zu den bestehenden Artikeln hinzugefügt.

Wichtig zur Beachtung ist in diesem Fall, die unterschiedliche Vorgehensweise in den verschiedenen Bearbeitungsstatus

  • Die Artikel werden im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung, 1 - Erstellt und 2 - Geprüft dem aktuellen Vertrag/Auftrag hinzugefügt. Es wird kein neuer Vertrag/Auftrag angelegt.
  • Befindet sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 3 - Erteilt, werden die Artikel dem Auftrag hinzugefügt. Es wird kein neuer Auftrag angelegt.
  • Die Artikel eines Vertrages werden im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert nicht hinzugefügt, sondern es wird automatisch ein Folgevertrag im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung erzeugt. Der Ursprungsvertrag erhält mit der Aktivierung des Folgevertrages den Bearbeitungsstand 5 - Abgelöst.
  • Befindet sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 4 - Erledigt, werden die ausgewählten Artikel in Form eines neuen Unterauftrages angelegt.


Achtung! Bitte achten Sie darauf, dass in bestehenden Verträgen und Aufträgen das Feld Preisberechnung auf Ja gestellt wurde, da ansonsten die Artikel und Preise nicht übergeben werden können.


Objekt- und Aktivitätsrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen und E-Mails. Die Objekte bilden die anderen Module, wie bspw. Kontakte, Projekte, Tickets, Angebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an welcher Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Rechte über die Listenansicht ändern
Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.


Achtung! Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.


Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Siehe auch