Accounts – TecArt Handbuch

Accounts

Aus TecArt Handbuch

Wechseln zu: Navigation, Suche

Das Modul Accounts dient dem Management von allgemeinen und persönlichen Passwörtern für zugriffsberechtigte Mitarbeiter. Hören Sie auf mit der Zettelwirtschaft, einem Passwort für viele Zugänge oder unberechtigten Weitergabe von Zugängen im Unternehmen. Über dieses Modul verwalten Sie die notwendigen Passwörter, auf die verschiedene Mitarbeiter Zugriff erlangen müssen. Pflegen Sie die Accounts, um bei einer Änderung keine Sperrung durch einen anderen Mitarbeiter zu verursachen.


Achtung! Bedenken Sie, dass Sie immer Spuren im Netz hinterlassen und es nur eine Frage der Zeit ist, dass jemand an Ihr Passwort gelangt.
Wählen Sie stets ein Passwort, welches nicht sehr einfach und logisch ist. Nehmen Sie also nicht den Namen eines Angehörigen, Ihres Haustieres oder Ihr Autokennzeichen.
Eine wahllose Anordnung von kleinen und großen Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen mit einer Mindestlänge von acht Zeichen ist schwer zu knacken. Geben Sie Ihr Passwort nicht weiter, auch nicht an Ihren Administrator und schreiben Sie es nicht auf!


Hinweis! Alle Passwörter werden durch ein geheimes, 256-Bit symmetrisches, internes Verschlüsselungsverfahren in der Datenbank abgelegt. So haben auch Personen mit Zugriff auf die Datenbank niemals Zugang zu Ihren persönlichen Passwörtern.


Zugang zu Ihren Passwörtern

Authentifikation für Accounts
Bevor die Übersicht eingetragener Accounts angezeigt wird, müssen Sie erneut Ihr Passwort eingeben, welches Sie auch für die Anmeldung am TecArt-System benutzen. Dies dient dem Schutz vor unberechtigten Zugriff, sollten Sie mal Ihren Arbeitsplatz für kurze Zeit verlassen und Ihren Rechner nicht vor unberechtigtem Zugriff schützen.

Accountübersicht und Detailansicht

Übersicht Ihrer Accounts
Detailansicht eines Accounts
In der Übersicht werden die Accounts gezeigt, auf die Sie entsprechende Leserechte besitzen. Mit einem Doppelklick auf einen Account öffnet sich die Detailansicht mit ausführlichen Informationen sowie den hinterlegten Zugangsdaten. Diese werden nur über den Button anzeigen eingeblendet

Über die Suchfunktion am unteren Rand der Übersicht können Sie nach Begriffen suchen. Diese können mit den Zugangskontotypen kombiniert werden. Die Liste der Zugangskontotypen können berechtigte Administratoren Ihren Bedingungen anpassen.

Weiterführende Funktionen des Kontextmenü bei Accounts

Über das Kontextmenü der Accountliste können Sie eine Vielzahl weiterer Funktionen aufrufen, die für die Arbeit mit dem System hilfreich sind. Unter anderem haben Sie die Möglichkeit:

  • Öffnen - Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.
  • Neu - Wenn Sie das Recht besitzen neue Accounts anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.
  • Löschen - Der markierte Datensatz wird gelöscht.
  • Berechtigungen anzeigen - Zeigt die aktuellen Zugriffsrechte nur für Administratoren nach Mitarbeiterwahl an.
  • Bearbeitungsmodus ein - Sie können durch Doppelklick auf einen Datensatz, den Eintrag direkt in der Listenansicht bearbeiten.
  • Aktualisieren- Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden könnten.

Accounts anlegen und bearbeiten

Neuer Account
Um einen neuen Account anzulegen, wechseln Sie zunächst in die Accountverwaltung. Dort können Sie nach der Eingabe Ihres Kennwortes über den Button Neu einen neuen Account einrichten. Füllen Sie die entsprechenden Felder aus und beenden Sie Ihre Angaben mit Speichern. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die eben gemachten Eingaben durch entsprechende Rechte über die neue Registerkarte Sicherheit zu beeinflussen. Haben Sie dies geändert, möchten Sie keine Änderungen vornehmen oder ist der Account Privat, können Sie Ihre Eingaben mit Speichern und Schließen beenden.

Die Felder setzen sich wie folgt zusammen:

Feld Beschreibung
Betreff Der Betreff ist eine kurze Beschreibung des Accounts.
Kontakt Der Kontakt kann optional dem Account zugeordnet werden. Er dient der klassischen Zuordnung, jedoch nicht der Verknüpfung in das Modul Kontakte. Nutzen Sie diese Einstellung, wenn Sie mehrere Kundenzugänge verwalten müssen.
Kontotyp Der Kontotyp spezifiziert die Art des Accounts bzw. deren Verwendung. Administratoren können die Listenwerte anpassen.
Referenz/URL Handelt es sich um eine Webseite, können Sie hier eine URL inklusive http://, ftp://, https:// etc. eingeben. Sie können das Feld auch als Freifeld nutzen. URLs können nur mit der Protokollangabe direkt aufgerufen werden.
Benutzername Gibt den Benutzernamen, Login, Nutzer des Accounts an.
Passwort Das Passwort ist die eigentliche Angabe für die Verwaltung der Accounts.
Sicherheitsfrage Haben Sie auf einer Webseite eine Sicherheitsfrage hinterlegen müssen, so können Sie diese hier abspeichern.
Antwort Hierbei handelt es sich um die Antwort auf die Sicherheitsfrage. Bei Kundenkennwörtern an Hotlines empfehlen wir Ihnen die Angabe ebenfalls hier zu speichern.
Zugriffsrechte Über die Zugriffsrechte wählen Sie die grundlegenden Zugriffsberechtigungen, die als Vorlage übernommen werden sollen, aus. Nach dem Speichern des Accounts können Sie in der Registerkarte Sicherheit weitere Sicherheitseinstellungen vornehmen oder Ihren Bedürfnissen anpassen.
Privat Der Haken Privat legt fest, ob es sich um einen privaten Account handelt. Ist dies der Fall, so wird der Account keinem anderen Mitarbeiter, unabhängig der gesetzten Rechte über die Sicherheit, eingeblendet. Dieses Feld sehen Sie nur in selbst angelegten Accounts. Fremde Accounts können Sie nicht auf privat setzen. In der Übersicht werden private Accounts mit einem Icon gekennzeichnet, so dass eine schnelle Unterscheidung von allgemeinen und privaten Accounts erfolgen kann.
Notizen Machen Sie in diesem Freifeld weitere Notizen und Angaben, die Sie für die Zugänge benötigen.

Objektrechte

Über das Register Sicherheit bei Objekten und unter Extras > Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.


Achtung! Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.


Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann vorkommen, dass Sie einzelne Rechte, aufgrund bestimmter Begebenheiten, anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes
Eine Möglichkeit, entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben, besteht über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an der Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandener Datensätze können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Registerkarte Sicherheit am Beispiel eines Tickets
Die über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes, über die Registerkarte Sicherheit des Objektes bzw. unter Extras > Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie einem Kollegen oder einer Gruppe Berechtigungen wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer, nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu Übernehmen.


Achtung! Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.


Achtung! Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat, weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.


Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm dieselben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button Übernehmen.

Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

Siehe auch