Abwesenheitsnotiz – TecArt Handbuch

Abwesenheitsnotiz

Aus TecArt Handbuch

Wechseln zu: Navigation, Suche
Neue Abwesenheitsnotiz
Sollten Sie über einen längeren Zeitraum nicht im Büro sein, können Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Diese wird automatisch an jeden gesendet, der Ihnen eine E-Mail schickt. Um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, klicken Sie im E-Mail Modul auf Extras > Abwesenheitsnotiz. Es öffnet sich ein Eingabefenster.

Wählen Sie nun als erstes aus, für welches E-Mail-Konto die Abwesenheitsnotiz gelten soll. Sie können für jedes E-Mail-Konto eine eigene Abwesenheitsnotiz oder durch die Auswahl Alle eine allgemeine Abwesenheitsnotiz für alle eingerichteten E-Mail-Konten erstellen. Alle sollten Sie jedoch dann nicht verwenden, wenn Sie ein eingerichtetes E-Mail-Konto haben, das auch andere Benutzer eingerichtet haben. (z.B. Vertrieb, Support, Technik, info etc.)

Legen Sie zunächst den Zeitraum Ihrer Abwesenheit fest. Dabei wird jeweils das aktuelle Datum vorgetragen. Nun beginnen Sie mit der Abwesenheitsnotiz. Legen Sie einen Betreff fest. Im Feld Nachricht können Sie Ihre Abwesenheitsnachricht verfassen. Um Ihre Abwesenheitsnotiz zu aktivieren, müssen Sie einen Haken in das entsprechende Kästchen setzen. Mit dem Haken bei Nur bekannten E-Mail Adressen antworten grenzen Sie die Abwesenheitsnotiz auf bestehende E-Mail-Adressen ein, die im TecArt-System gespeichert sind. Wahlweise können Sie festlegen, ob Sie jedem Absender nur ein Mal täglich antworten möchten. Dies empfiehlt sich immer dann, wenn Sie mehrere E-Mails pro Tag auch während Ihrer Abwesenheit erhalten.


Hinweis! Auf interne Benachrichtigungen des TecArt-Systems erfolgt generell keine Abwesenheitsnotiz, auch wenn die Option interne E-Mails direkt zustellen nicht aktiviert wurde.


Tipp! Im Nachrichtentext oder im Betreff können Sie die Platzhalter {$start_date} und {$stop_date} verwenden. So können Sie dieselbe Abwesenheitsnotiz immer wieder verwenden und das Datum wird automatisch durch das eingestellte Datum ersetzt.


Im unteren Bereich können Sie eine Vertretung festlegen bzw. eine alternative E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass wichtige E-Mails trotz Ihrer Abwesenheit umgehend beantwortet werden. Im linken Eingabefeld können Sie, durch einfaches Anklicken, einen Benutzer auswählen. Alternativ können Sie auch eine E-Mail-Adresse in das rechte Eingabefeld eingeben. Dies empfiehlt sich z.B., wenn Sie eine dringende E-Mail erwarten oder nicht wünschen, dass Ihre E-Mails von jemand Anderem gelesen werden.

Nachdem Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern. Wenn alle Eingaben richtig waren, erhalten Sie die Meldung Änderungen gespeichert, die Sie einfach mit einem Klick auf Ok bestätigen können. Nun schließen Sie das Fenster Abwesenheitsnotiz durch einen Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke.


Achtung! Sollten Sie nach dem Klick auf den Button Speichern die Fehlermeldung Abwesenheitsnotiz kann nicht aktiviert werden. Bitte kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator erhalten, kann dies folgende Gründe haben.
1. Sie haben noch kein E-Mail-Konto eingerichtet. Dies ist aber unbedingt nötig, da Sie ohne E-Mail-Konto keine E-Mails empfangen können. Sollte dies der Grund sein, richten Sie bitte umgehend ein E-Mail-Konto ein. Die genaue Vorgehensweise finden Sie unter E-Mail Konto einrichten.
2. Ihr Systemadministrator hat die Funktion Automatisch E-Mails abholen nicht aktiviert, so dass Ihre E-Mails auf dem E-Mail-Server liegen bleiben. In diesem Fall setzen Sie sich bitte umgehend mit Ihrem Systemadministrator in Verbindung. Weitere Hinweise finden Sie unter den erweiterten Einstellungen.


Siehe auch